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Biblioteconomía y Documentación

Descripción: Apuntes de Documentación. El museo para funcionar correctamente debe tener una estructura documental que incluya los elementos descriptivos, legales, históricos, administrativos, ... que confluyen en las piezas del museo.
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Tema 8. Estructura del sistema documental del museo
El museo para funcionar correctamente debe tener una estructura documental que incluya los elementos
descriptivos, legales, históricos, administrativos, ... que confluyen en las piezas del museo.
Las piezas proporcionan información administrativa (forma de ingreso, fecha, fuente de ingreso, lugar de
procedencia, autorización administrativa, valoración de la pieza, número de inventario, signatura topográfica),
información descriptiva (nombre y materia del objeto, dimensiones, número de de elementos, descripción de
la pieza, autor, fecha de realización, lugar), información histórica (de la pieza antes de llegar al museo),
información sobre la conservación del objeto (informe inicial, informe del tratamiento aplicado, informe de la
recuperación), información gráfica (fotos iniciales para admitir la pieza, fotografías de inventario una vez
admitida), información clasificatoria (tipología de la pieza: estilo imperio, juegos de mesa, mobiliario,...). A lo
largo de la vida de la pieza en el museo se va incrementando la documentación.
Desde el primer momento se plantea un problema de organización:
a) con los documentos: hay documentos de tipo muy diverso; ¿los mantenemos juntos?, ¿los organizamos en
diversas categorías?.
b) Con los datos en sí: hay datos muy distintos. Dos tipos principales: información permanente (fecha ingreso,
forma, nombre de la pieza,...) e información repetible o acumulable (informes de restauración, documentación
gráfica,...). ¿Mantenemos los datos unidos en una sola ficha de catalogación, o los separamos por categorías?.
a) La organización por dossieres resulta cómoda para los investigadores. Navascués, en 1942, redactó unas
normas en las que se planteaban varios niveles de organización documental: inventario, ficha de registro, ficha
del catálogo sistemático, catálogo monográfico (carpeta con todo sobre el objeto). Este último nivel fue
adoptado en muchos museos. También es cómodo para el archivero pero tiene problemas:
− el dossier no es en sí mismo una forma de archivo sino de presentación de los documentos.
− En la práctica, multiplica el trabajo (se recurre a los archivos paralelos de cada departamento).
Por ello, parece más adecuado separar la documentación relativa a cada tipo de gestión.
b) Con los datos en sí mismos ocurre lo mismo; es físicamente imposible mantenerlos juntos (no caben en la
ficha) y es poco útil (multiplica el trabajo). También conviene separar: información invariable (ficha general
de inventario), información variable.
A la hora de ordenar la documentación en el museo hay que reflexionar sobre el tipo de documentos, su
finalidad, el tipo de gestiones que se realizan en el museo, y el modo en que se quieren controlar esos procesos
de gestión. Todo ello para tener controlada la información y no repetir pasos. Esta reflexión da lugar a la
estructura documental de cada centro (gran diversidad). Mientras el trabajo ha sido manual era imposible la
unificación documental. Ahora con los sistemas informáticos en el museo no se puede transferir la
catalogación, pero sí compartir información. Por ello, son necesarios la unificación de sistemas documentales
y de lenguajes de catalogación.
Han surgido intentos de unificación en la catalogación de los fondos de cada museo.
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Pero el museo tiene procesos de gestión mucho más amplios. Se necesitan programas de gestión global de los
museos.
Hasta el momento ha habido dos problemas en la informatización de los museos: que lo dise aban los
informáticos, y que se adaptaban a la idiosincrasia concreta de cada institución.
El museo debe proponer al informático la estructura que necesita para controlar la información y la gestión de
las piezas.
Cada pieza en cada museo tienen una función distinta, pero su análisis documental ha de ser semejante. Lo
mismo ocurre con los fondos administrativos.
Esta visión global del museo como centro documental nos permite afirmar que el museo tiene varios tipos de
fondos: museográficos (la colección), documentales, bibliográficos y administrativos.
Si obviamos estos últimos, vemos que junto a los documentos primarios se generan muchos secundarios
(instrumentos de control,...) que podrían ser iguales sin tener en cuenta el tipo de fondo. Al margen de la
catalogación de las piezas:
− los fondos deben ser controlados en su secuencia vital. Ingreso, movimientos y baja.
− Acumulamos información: contexto de las piezas, estudios sobre ellas, tratamientos que reciben,...
El museo es cada vez menos un centro de investigación y más un centro de información. Hay un
replanteamiento de la organización museística, una sistematización de la información y la documentación y,
por tanto, del trabajo.
El camino principal es analizar qué se hace con las colecciones ordinariamente en el museo: acumulación de
conocimientos e información sobre los objetos, controlar el ciclo vital de los objetos (ingreso, movimientos,
baja).
Tema 9. Fondos museográficos
*INGRESO
Es una de las tareas que más tiempo precisa y más difícil de sistematizar pues la situaciones pueden ser de lo
más diverso.
Hay dos formas básicas de ingreso: asignación y depósito. Además, ocasionalmente, entran piezas de manera
temporal (depósitos no registrables).
Asignación: es la decisión del titular de un museo de que la pieza pase a formar parte de la colección del
mismo. Presenta variantes, que en casi todos los casos recogen las fórmulas legales a través de las cuales la
pieza entra.
− Asignación por decomiso: bienes recuperados por el Estado que provienen por decomiso. Las dos fuentes
básicas son las excavaciones ilegales y el contrabando de obras de arte.
− Compra: es la forma más usual. Es un contrato bilateral. Se rige por dos principios legales:
− Derecho de tanteo: derecho preferente que tiene la administración de Estado para adquirir un bien que su
propietario quiere enajenar.
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− Derecho de retracto: el Estado puede a posteriori deshacer una transacción que no se ha notificado.
− Dación: pagar impuestos con bienes materiales.
− Excavación: se realiza a través de las excavaciones arqueológicas. Se suele considerar un solo bloque el
conjunto de materiales de una sola campa a de excavación.
− Legado y donación: en estos casos el museo debe acreditar su propiedad mediante los datos necesarios
firmados por el donante. Los legados testamentarios son las donaciones que se realizan a la muerte de una
persona a través del testamento, que será el derecho por el que el museo legitimará la propiedad de un objeto.
Tanto las donaciones como los legados se aceptan por órdenes ministeriales.
− Ordenación o reordenación: decisión del titular del museo de cambiar la adscripción de los fondos (paso de
un museo a otro). En los museos estatales de gestión transferida, la administración gestora (opinión no
vinculante para la administración del Estado) y la Junta Superior de Museos deben aprobarla.
Ej.− Traslado de El Guernica del Prado al Reina Sofía.
− Permuta: contrato por el cual cada una de las partes se obliga a dar una cosa a cambio de recibir otra. Según
la Ley 16/85 los Bienes de Interés Cultural del Estado son inalienables. Excepciones previstas por la propia
Ley:
− las transmisiones que efectúen entre sí las administraciones públicas.
−Permutas de bienes entre diferentes estado (visto bueno de la Junta de calificación, valoración y exportación
de bienes del PHE, de los académicos de BB.AA. y de la Academia de la Historia).
− Premios: concursos de pintura, ...en cuyas bases figura la integración de la obra ganadora a un museo (muy
frecuente en peque os museos).
− Usucapión (o prescripción adquisitiva): adquieren la propiedad de un bien por posesión continuada de un
objeto de buena fe si el propietario de la pieza no la reclama.
Ej.− Expedientes de recuperación de obras incautadas durante la guerra civil.
− Alta por reintegración: fragmentos inventariados individualmente que luego se descubre que forman parte
de una pieza mayor. Se da un sólo número a toda la pieza. Los números de registro nuevos son altas por
reintegración.
− Cambio de adscripción: identifica los ingresos en colección de piezas de uso común que pasan a ser bienes
de Patrimonio Histórico (entre administraciones). Es frecuente en museos de ciencia y tecnología. Cuando un
objeto ha tenido una función (ej.− máquina de escribir) y al perder sus cualidades deja de ser utilizado, se
lleva a la colección del museo.
− Ofrenda: muy común en los museos eclesiásticos.
− Producción propia: muchos museos producen sus propias piezas (Museo Nacional de Reproducciones
Artísticas, Museos de Ciencia y Tecnología −maquetas,...−). Es habitual en museos de Ciencia y Técnica,
donde se suelen elaborar maquetas con fin didáctico.
− Recolección: frecuente en museos de ciencias. Naturales, etnográficos,...
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Depósito: ingreso de bienes que no son, ni tienen por qué ser, propiedad del museo y quedan allí
depositados por el tiempo que se establezca. El Código Civil lo denomina comodato. Aunque hay diferencias:
con el depósito no puedes hacer ningún uso legal del bien depositado; con el comodato sí. Los depósitos están
regulados por el artículo 9 del Reglamento de Museos y, en teoría, pueden ser de bienes del Estado, bienes de
la administración gestora o bienes de terceros.
− Depósito de titularidad pública: sólo se hace un acta de depósito.
− Depósitos de terceros (personas físicas o instituciones): se hace un contrato administrativo que debe ser muy
claro: indicar si es depósito o comodato, descripción detallada de las obras, responsable del transporte,
duración del contrato, disposición de las obras −si el museo puede manejarlas como suyas o no−, si va a
existir posibilidad de levantamiento temporal del depósito −con qué periodo de aviso,...−, tasación de las
obras establecida de mutuo acuerdo y que debería actualizarse, establecer qué ocurre en caso de
incumplimiento del contrato.
Hay que evitar la admisión de depósitos condicionados.
Entradas temporales (depósitos no registrables): no van a formar parte de la colección. La diferencia entre
depósito y entrada temporal es que en esta última se establece un contrato en el que normalmente no se define
el tiempo de depósito. Finalidad:
− para estudio (precauciones).
− Exposición.
− Conservación (piezas que se llevan a restaurar a nuestro museo).
− Depósito judicial: el museo los custodia (no estudio, ni fotografía, ni exposición,...).
− Depósitos previos a adquisiciones de colecciones.
Estas entradas son esporádicas y no se considera necesario hacer inventario.
FONDOS MUSEOGRÁFICOS: INGRESO EN COLECCIONES (fotocopia 4).
− Recepción de la oferta: inicio teórico de la operación. En la realidad, antes de la recepción de la oferta, suele
ser el museo el que busca las piezas.
− Base de datos de preingresos: indicamos qué tipo de fondo es (museográfico o documental) y se procede a
su inscripción en el fichero. Si está automatizado, se abre inmediatamente la
− Base de datos Archivo administrativo: da un número a la pieza.
− Nº de registro: dos opciones un objeto o más de un objeto. Algo básico es el
− Informe del Departamento de investigación: donde se certifica si la pieza/s interesa para el museo o no.
FONDOS MUSEOGRÁFICOS: ENTRADAS TEMPORALES (fotocopia 5).
Hay una tercera forma de ingreso, que son las entradas temporales que, a veces, acaban formando parte de las
colecciones. El proceso de entrada comienza cuando la pieza llega al museo. En ese momento, abrimos la
BASE DE DATOS de preingresos para proceder a la inscripción del depósito. Esta debe conllevar la
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