Contas a Pagar - Apostilas - Contabilidade, Notas de estudo de Contabilidade. Universidade São Marco (UNIMARCO)
Maracana85
Maracana856 de Março de 2013

Contas a Pagar - Apostilas - Contabilidade, Notas de estudo de Contabilidade. Universidade São Marco (UNIMARCO)

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Apostilas de Contabilidade sobre o estudo teórico sobre auditoria, controle interno em geral e controle interno focado na estrutura de contas a pagar.
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Como Elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa de revenda de material de casa de ração situada

Resumo:

Esta pesquisa tem por objetivo, nos trazer um embasamento teórico sobre auditoria, controle interno em geral e controle interno focado na estrutura de contas a pagar para fornecer base para a elaboração e implantação de um controle interno no setor de contas a pagar, que traga maior qualidade e confiabilidade nas informações em uma empresa revendedora de material para animais situada em vila velha/ES, e conta com tópicos relatando sobre a origem e importância da auditoria, origem e importância do controle interno, controle interno no setor de contas a pagar onde visa estudo sobre controles e testes que tragam confiabilidade e qualidade nas informações e uma forma de bloqueio contra fraudes e erros que possam torna- se em eventuais problemas administrativos e financeiros para a empresa, e os método que serão utilizados para obter conhecimento na formação e implantação da estrutura de controle de contas a pagar. Sempre visando a qualidade e confiabilidade das informações.

Introdução

De acordo com estudos feitos as empresas para terem um bom funcionamento e uma boa qualidade para se manter no mercado e garantir seu futuro tem necessariamente que adotar uma pratica de controle interno para toda a sua atividade. Para manter a organização e a linha do seu trabalho evitando fraudes e erros.

Para garantir essa qualidade e manter essa linha as empresas estão investindo e inovando em meios de controle interno e auditoria interna que trazem mais qualidade na forma de atingir a atividade principal da empresa com maior qualidade e mais aceitação no mercado. E com isso trazendo informações de qualidade para a as tomadas de decisões de seus administradores que dão continuidade ao sucesso da empresa.

Justificativa

Analisando a empresa de casa de ração situada em Aribiri, Vila Velha nota-se que não a um controle para o setor de contas a pagar onde gera grandes problemas e prejuízos para

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empresa, com isso a necessidade de implantar um meio de controle interno no setor de contas a pagar que garanta a qualidade das informações necessárias para a tomada de decisão.

O Problema

Como elaborar um controle de contas a pagar para uma empresa comercial que traga maior qualidade e confiabilidade possível nas informações.

Objetivo de estudo

Auditoria

Controle interno focalizados na estrutura de contas a pagar

Campo de ação

Empresa comercial varejista que tem em sua atividade revenda de material de casa de ração.

Objetivo geral:

Fornecer uma estrutura de controle de contas a pagas que traga qualidade na informação e ajude na tomada de decisão dos sócios da empresa.

Objetivo especifico:

Estudo teórico de controle interno e auditoria da estrutura de contas a pagar.

Elabora um modelo de controle interno de contas a pagar

Implantar modelo de ordem de compra

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Implantar modelo de ordem de pagamento

Implantar o controle de confronto de ordem de compra com ordem de pagamento

Implantar um sistema de contas a pagar que traga todas as informações necessárias

Elaborar um estudo que possa auxiliar o conhecimento do empresário na analise do controle de contas a pagar para tomada de decisão.

Método de Abordagem.

Método dedutivo

Segundo Marconi, Marina de Andrade.

[“...] método dedutivo que, partindo das teorias e leis, na maioria das vezes prediz a ocorrência dos fenômenos particulares (conexão descendente)”.

Métodos de procedimento

Métodos históricos

[“...] para descobrir as causas da decadência da aristocracia cafeeira, investigam-se os fatores sócio-econômicos do passado”. (Lakatos, 1981:32)

Método qualitativo

“Cabe aprofundar a complexidade de fenômenos, Fatos e processos particulares e específicos de grupos mais ou menos delimitados em extensão e capazes de serem abrangidos intensamente” (Minayo, M. C. S., 1992. O Desafio do Conhecimento)

Revisão Analítica.

Pesquisar alguma parte hoje da estaca zero. Mesmo que exploratória, isto é, de avaliação de uma situação concreta desconhecida, em um dado local, alguém ou um grupo em algum lugar, já deve ter feito pesquisa iguais ou semelhantes, ou mesmo complementares de certos aspectos da pesquisa pretendida. “Uma procura de tais fontes, documentais ou bibliográficas, torna-se imprescindível para a não-duplicação de esforços, a não descoberta de idéias já expressas, a não-inclusão de lugares- comuns no trabalho”. (Marconi, Marina de Andrade)

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Pesquisa-ação.

Conforme Thiollent (1997): É um tipo de pesquisa social com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e na qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo

Técnicas

Observação direta intensiva

Observação: utiliza os sentidos na obtenção de determinados aspectos da realidade.

Entrevista: é uma conversação efetuada face a face. De maneira metódica; proporciona ao entrevistador, verbalmente, a informação necessária.

Observação direta extensiva

Questionário; constituído por uma série de perguntas que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do pesquisador.

Teste; instrumentos utilizados com a finalidade de obter dados que permitam medir o rendimento, a freqüência, a capacidade ou a conduta de indivíduos, de forma quantitativa;

Autor: Marconi, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho Científica. São Paulo: Atlas 7ª Edição, 2007.

Pesquisa documental.

“Trata-se de um método de coleta de dados que elimina, ao menos em parte,

a eventualidade de qualquer influência – presença ou intervenção do pesquisador – do conjunto das interações, acontecimentos ou comportamentos pesquisados, anulando a possibilidade de reação do sujeito à operação de medida”(Kelly apud Gauthier (1984: 296)

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Marco Teórico

Auditoria

Conceito e origem

Auditoria e um meio utilizado para mensurar a adequação e confiabilidade dos Registros contábeis.

Auditoria consiste no exame de documentos, livros e registros, inspeções, obtenção de informações e confirmações internas e externas, obedecendo a normas apropriadas de procedimento,objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas demonstrada, de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade, aplicados de maneira uniforme.( Hilário Franco e Ernesto Marra,1992.p.20)

Em virtude do aparecimento de grandes empresas e da taxação do imposto de renda baseado nos resultados apurados em balanço surgiu como conseqüência a necessidade de confirmação e da veracidade dos dados informados em suas demonstrações.

A auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, que, como dominadora dos mares e controladora do comércio mundial, foi a primeira a possuir as grandes companhias de comércio e a primeira também a instituir a taxação do imposto de renda, baseado nos lucros das empresas. ( HILÁRIO FRANCO E ERNESTO MARRA, 1992, p.33)

Com o crescimento do capitalismo as empresas tiveram a necessidade de saírem do grupo familiar e a partissem para novas formas de capitação de recursos que trazia com sigo a necessidade de informações mais confiáveis e consistentes com isso alavancaram a necessidade da auditoria. para que se fossem aplicados recursos nas empresas em crescimento no mercado; garantissem o retorno do recursos aplicado

Segundo Marcelo Cavalcanti Almeida, 1996. A auditoria surgiu como parte da evolução do capitalismo, com a expansão do mercado e o acirramento da concorrência, houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e aprimorar os controles e procedimentos internos em geral,

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principalmente visando à redução de custas e, portanto, tornando mais competitivos seus produtos no mercado; entretanto, para processar todas essas mudanças seria necessário um volume de recursos impossível de ser obtido por meio das operações lucrativas da empresa ou do patrimônio dos sócios. Por conseqüência a empresa teve de captar esses recursos junto a terceiros como bancos, financeiros ou abrindo o seu capital. No entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posição patrimonial e financeira, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo efetuada a administração financeira da empresa. Essa necessidade de informação e para o que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento e se tem garantia de retorno. Como conseqüência as demonstrações contábeis passaram a ter importância muito grande para os futuros investidores; como medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade técnica. Esse profissional que examina as demonstrações contábeis da empresa e emiti sua opinião sobre estas e chamado de Auditor Externo ou independente.

Auditoria Externa

A auditoria externa é aquela exercida por profissional liberal ou independente, sem qualquer subordinação com a empresa, tendo como objetivo primordial expressar a opinião se as demonstrações financeiras estão apresentadas de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceitos e se esses princípios foram aplicados de forma consistente em relação ao período analisado.

Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002. A auditoria externa tem por finalidade a emissão de um parecer sobre as demonstrações financeiras, preparadas inicialmente pela administração da empresa e tem como objetivo julgar as demonstrações financeiras apresentadas pela administração e informar independentemente sobre a posição financeira e os resultados das operações, o que e feito através do relatório de auditora.

Auditoria interna

Com a necessidade de maior controle nos procedimentos de trabalho da empresa e nos meios de formarem suas demonstrações, as grandes empresas sentiram a necessidade de uma auditoria mais periódica e corretiva para minimizarem erros e fraudes e aumentarem o grau de profundidade nas analises das demonstrações e nos meios de controle interno. Com isso ocorre o surgimento da auditoria interna.

A auditoria interna e uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle interno, das informações físicas, contábeis, financeiras, operacionais da organização, bem como de qualidade do desempenho das áreas em relação as atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidas para as mesmas. A ação da auditoria interna

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estende-se por todos os serviços, programas, operações e controles existentes na organização. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.10

A auditoria interna é uma função independente de avaliação criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um serviço e essa mesma organização. A proposta da auditoria interna é auxiliar os membros da administração a desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades. Para tanto, a auditoria interna lhes fornece análise, avaliações, recomendações, assessoria e informações relativas às atividade examinadas.WILLIAM ATTIE.1992.p.29.

O departamento de auditoria interna é parte integrante da organização e das funções, segundo as políticas traçadas pela administração. A declaração de finalidade, autoridade e responsabilidade para a auditoria interna aprova pela administração deve ser compatível com as normas para o exercício profissional da auditoria interna. .WILLIAM ATTIE.1992.p.29

Segundo ATTIE a auditoria interna tem por objetivo examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações, examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância as políticas, plano, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter,impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes, examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se necessário,comprovar sua existência real, verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica, examinar operações e programas e verificar se os resultados são compatíveis com os planos e se essas operações e esses programas são executados de acordo com o que foi planejado e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomados as providencias necessárias a respeito de suas descobertas.

Auditor interno

Os auditores internos são empregados da empresa, cujos registros e procedimentos examinam. Eles devem sua fidelidade principalmente à empresa. Seus trabalhos, suas remunerações e suas oportunidades para as promoções são todos controlados pela mesma administração que controla e supervisiona o departamento de contabilidade sob exame. Isto não quer dizer, que os auditores internos não possuam independência. A independência é tanto um estado de espírito quanto uma questão de separação organizacional. O alto grau de independência, tanto em organização como em atitude, é perfeitamente possível em um departamento de auditoria interna.( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k)

Auditor Externo

Uma empresa de auditores independentes é uma organização inteiramente independente da empresa que ela examina. Como organização de profissionais liberais, ela se reserva o direito de dirigir e controlar seus próprios empregados, sem interferência das empresas, suas clientes.

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Uma vez contratado o trabalho para exame, o auditor independente é livre para usar os métodos mais convenientes, e aumentar ou reduzir, a seu próprio critério, o volume e a natureza do trabalho que executa. Além disso, no relatório que apresenta, ao concluir seu exame, ele pode também se expressar sem recear outras conseqüências, a não ser a perda do cliente. Isto lhe dá considerável independência com relação àqueles cujos relatórios e atos estão sob seu exame, posição essa de menor subordinação que aquela do auditor interno.( http://www.guiacontabil.hpg.com.br/auditoria.doc - -1k)

Surgimento da Auditoria no Brasil

Aqui no Brasil, pouco se tem sobre divulgações de pesquisas referentes as origens da auditoria, sendo somente certo que teve origem inglesa.

Segundo Jund (2002c, p. 5): Apesar de formalmente organizada em 26 de março de 1957, quando formado o Instituto de Contadores Público no Brasil, em São Paulo, a auditoria foi oficialmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972, por regulamentações do Banco Central do Brasil, conselho Federal de contabilidade e Instituto dos Auditores Independentes.

Posteriormente, face ao desenvolvimento da economia e a abertura do Mercado de

capitais, com a entrada de grandes multinacionais a Auditoria passou a ser exigida pela matriz daquelas empresas em relação a suas filias aqui no Brasil. Com esse crescimento no mercado brasileiro ocorreram outras influencias que também contribuíram para o crescimento da auditoria no Brasil como Necessidades de financiamentos de empresas brasileiras através de entidades internacionais, Crescimento dos negócios ,necessidade de capital de giro e investimentos fixos, Criação das normas de auditoria para instituições financeiras, determinada pelo Banco Central do Brasil, Criação da CVM – Comissão de Valores Mobiliários, Promulgação da lei das sociedades anônimas ( lei 6.404) em 1976.

Normas de Auditoria

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As normas de auditoria em essência correspondem a todo o arcabouço teórico, doutrinário e prático no qual se apóia o auditor para emitir seu parecer sobre a revisão das demonstrações contábeis. Portanto sustentam todo o trabalho desenvolvido

Segundo Sergio Arnor Vieira. As normas de auditoria estão sustentadas em três pilares:

Gerais: descrevem os requisitos mínimos exigidos para desempenho da auditoria, entre os quais se incluem a competência técnica e a adequada preparação profissional.

Relativas ao parecer: Definem as formas como são preparados os pareceres de auditoria, o que dependerá das circunstâncias

Relativas ao trabalho de campo: explicitam as providências necessárias que conduzirão o trabalho da maneira mais adequada e racional possível. As normas relativas ao trabalho de campo prescrevem que deve ser efetuada a adequada avaliação do controle interno, como base de apoio para determinação da extensão dos trabalhos a serem executados

Segundo ATTIE (1992 p.56) As normas usuais de auditoria definidas para o exercício profissional da auditoria foram elaboradas pelo the institute of internal auditor, INC, baseado no fato de que a administração das empresas demonstra, em grau cada vez maior, aceitação da auditoria interna para a obtenção de opinião independente quanto à saúde da organização.

Tendo em vista esse fator. As normas usuais de auditoria têm por finalidade aclarar o conhecimento do papel e as responsabilidades dos auditores internos a todos os interessados, assim como estabelecer uma base para orientação e avaliação do desempenho da auditoria.

As normas usuais subdividem-se em cinco itens referentes a: independência, competência profissional, âmbito do trabalho, execução do trabalho, administração do departamento.

Controle interno

Origem do controle interno

Sabemos que todas as empresas inconscientemente possuem seus meios de controle interno mas em 1949 o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto de Contadores Públicos Certificados (AICPA) identificou a importante ligação entre o sistema de controle interno e os controles contábeis de uma organização e com isso inicia-se os pensamentos de organizar e instrutora meios de controle interno.

Segundo WILLIAM ATTIE,1992.p.217 Em 1978, o Security Exchange comission (SEC) enviou um relatório ao congresso que estabelecia um mandato para a melhoria do acompanhamento de controles internos e sugeria a criação de comitês independentes de auditoria. As empresas,

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principalmente bancos e conglomerados financeiros do exterior, têm adotado, cada vez em maior escala, fazer o acompanhamento dos controles internos por intermédio de comitês de auditoria

Conceito de controle interno

Controle interno e um plano de organização que possui métodos e medidas adotados pelas empresas para proteger seu patrimônio, garantir a eficiência operacional manter a política da empresa e trazer a exatidão e a veracidade de seus dados contábeis.

Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.50 O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

Segundo Almeida existem dois meio de controles contábil e administrativo são exemplos de controles contábeis sistemas de conferencia,aprovação e autorização, segregação de funções, controles físicos sobre ativos, auditoria interna. Controles administrativos são análises estáticas de lucratividade por linha de produtos, controle de qualidade, treinamento de pessoal, estudos de tempos e movimentos, análise das variações entre os valores orçados e os incorridos e o controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados conomicamente com isso demonstram os métodos utilizados que definem o que controle interno.

A importância do controle interno

Torna-se visível a importância do controle interno quando uma empresa se torna impossível quando uma empresa não pode garantir a continuidade do fluxo de operações e informação proposta por falta de organização e forma continua de trabalho.

Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon. TCC. UVV. O controle interno compreende o plano de organização que é o modo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura organizacional necessita corresponder a uma divisão, adequada e balanceada, de trabalho, de forma que sejam estabelecidas as relações de autoridade e responsabilidade entre vários níveis pelas parcelas de trabalho exigidas para a consecução dos objetivos da empresa coordenados por um conjunto de métodos e medidas que estabelecem os caminhos e os meios de comparação e julgamento para se chegar a determinado fim. A empresa, como um todo, pode ser caracterizada como a conjunção de vários subsistemas, que, por sua vez, compõe-se de uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar informações finais. O planejamento de um sistema, além de resultar num sistema eficiente, prático, econômico e útil, deve levar em conta a definição de procedimentos especificamente destinados para promover o controle sobre as operações e as atividade preferencialmente formalizadas através de manuais.

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Objetivo do controle interno.

O objetivo e de manter um controle das atividades da empresa através de salvaguarda dos interesses da empresa, a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis financeiros e operacionais, o estímulo a eficiência operacional e a aderência às políticas existentes.

Segundo Hilário Franco Ernesto Marra.1992.p.208 Objetivos primordiais dos controles internos são: fornecer á contabilidade dados corretos e conferir a exatidão da escrituração, evitar alcances, desperdícios, erros e, se ocorridos, identificá-los.

Esses objetivos aplicam-se aos controles instituídos no sistema contábil e financeiro. Se instituídos em outras áreas, como a administrativa, ou de produção, ou de expedição etc. outros objetivos serão identificados, mas todos eles podem ser resumidos num só: proteger o patrimônio da empresa.

Conforme analisado anteriormente o objetivo principal do controle interno e proteger o patrimônio da empresa.

Serão demonstrados alguns Princípios para alcançar o objetivo principal do controle interno.

Princípios utilizados para controle interno

Segundo Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p 51. Os princípios fundamentais de controles são segregação de responsabilidade, definição de rotinas, limitação ao Acesso aos Ativos, Segregação de funções, confronto dos ativos com os registros, auditoria interna e limitações do controle interno.

Serão mencionadas como citações as características de cada uma delas segundo Marcelo Cavalcante Almeida.

Responsabilidade: as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo ás novas circunstâncias. As razões para se definirem as atribuições são: assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidades; apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.51

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Rotinas internas: a empresa deve definir no manual de organização todas as sua rotinas internas. Essas rotinas compreendem. Formulários internos e externos, como por exemplo. Requisição de material ou serviços, formulário de cotação de preços, mapa de licitação,ordem de compra aviso de recebimento de material, mapa de controle de programação financeira, ficha de lançamentos contábeis, boletim de fundo fixo, carta de comunicação com os bancos; formulário de devolução de material, pedido de vendas adiantamento para viagem, relatório de prestação de contas de adiantamento para viagem instrução para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos, evidencias das execuções dos procedimentos internos de controle e procedimentos internos dos diversos setores da empresa como por exemplo contas a pagar, vendas fiscal. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.52

Acesso aos Ativos; a empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa representa. Manuseio de numerário recebido antes de ser depositado em conta corrente bancária; emissão de cheques sozinho (única assinatura) manuseio de cheques assinados, manuseio de envelopes de dinheiro de salários, custódia de ativos ( dinheiro em caixa, cautelas de títulos, estoques imobilizado Etc.) Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.53

Segregação de funções; a segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. os registros contábeis compreendem o razão geral e os registros inicial, intermediário e final. O acesso a esses registros representa as pessoas que o preparam ou manuseiam informações que servem de base para sua elaboração, em circunstância que lhes permitem modificar os dados desses registros. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.54

Confronto dos ativos com os registros; a empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.54

Auditoria interna; não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem alguém verificar periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. Os objetivos da auditoria interna são exatamente esses, ou seja verificar se as normas internas estão sendo seguidas, avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificação já existentes. Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.57

As limitações do controle interno são principalmente com a; conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa, os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas, funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias. . Marcelo Cavalcante Almeida.1996.p.57

Segundo Marcelo Cavalcante de Almeida mesmo que o sistema de controle interno da empresa seja o de maior qualidade possível os auditores externos tem que fazer o mínimo de testes para atender a seu parecer.

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Controle interno no setor de contas a pagar

Importância e conceito

A Importância do controle interno setor de contas a pagar e evitar prejuízos financeiros, fraude e perdas.

O conceito de contas a pagar é em si mesmo muito simples. Contas a pagar significa o dinheiro que a empresa deve, em contas e obrigações. Em contas a pagar estão incluídos dívidas contraídas com fornecedores de matérias primas e insumos, obrigações com o fisco e outras saídas previstas de dinheiro que devem ser bem analisadas e controladas pelo setor de contas a pagar em parceria com a tesouraria.

Esse controle financeiro é absolutamente primordial para a empresa possa diagnosticar problemas, estabelecer metas e buscar soluções. Uma tesouraria eficiente exerce esse controle financeiro, gerenciando os recursos financeiros da empresa, estabelecendo regras para o uso racional dos recursos disponíveis e sugerindo formas de aumentar as receitas e diminuir as despesas, inclusive com o investimento de recursos financeiros do caixa ou com a captação de recursos no mercado para suprir déficits. Os processos de controle financeiro exercidos pela tesouraria devem ser transparentes e embasados em conhecimento técnico e atualizado. Em resumo – a tesouraria deve ser capaz de gerenciar de forma eficaz contas a receber e contas a pagar, crédito cobrança, controles bancários, conciliação de caixa, controle de numerário, aplicações financeiras, empréstimos e financiamentos. Como área chave do gerenciamento empresarial e base da lucratividade das empresas, o controle financeiro precisa ser executado por profissionais especializados, treinados e competentes. Além disso, grande parte dos processos de controle financeiro de uma tesouraria tem hoje em dia o suporte de softwares específicos que facilitam a coleta, consolidação e análise de dados e informações financeiras de vários setores da empresa. www.contaspagar.com

Métodos de controle no setor de contas a pagar.

Os métodos de controles são examinar as condições de compras as formas de pagamentos, examinar confrontação de ordem de compra com nota fiscal de compra, conferir preços, cálculos e somas das notas e faturas dos fornecedores e dos prestadores de serviços e com

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isso fazer teste para caracterizar e confirmar a veracidade e necessidade de compra com isso evitando fraude e outros problemas.

Sendo sempre necessário fazer a conferencia do material físico e os registros contábeis referentes a composição de endividamento.

Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira freire, Roberta Maria Madalon, TCC, UVV 2002.p.20. Na conferência dos registros contábeis, verifica se todas as compras ou serviços foram creditados inicialmente em contas a pagar, se foram efetuados pagamentos sem ser a débito de contas a pagar, se as classificações das compras e dos serviços foram corretos nas contas de ativo e de despesas, ou se foram desviadas para contas incorretas

Para um controle mais completo do setor de contas a pagar são feitos testes e exames para confirmarem a necessidade e a veracidade das informações do setor. Alguma delas são: teste de adequacidade do volume de compras ( verificar se a necessidade de todo o volume), exame de pagamento, Exame de contra partidas anormais na liquidação, exame no controle dos saldos a pagar não-liquidados, verificação de passivos, remessas de cartas-circulares, exame de outras obrigações a pagar, exame das provisões, exame de papeis de trabalho e analise de riscos e fraudes ou seja todo ou qualquer tipo de método contábil ou administrativo que assegure a veracidade das informações e qualidade do trabalho pode ser utilizado para manter o controle interno no setor.

A seguir citações referentes a característica de cada exame ou teste citado a cima.

Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV.

O teste da adequacidade do volume de compras verifica se em função do volume de produção, compra ou em volume de vendas, houve exagero nas compras ou ocorreram desnecessariamente. Isso cabe a todo o meio de contas a pagar englobando as despesas fixas e variáveis se estão de acordo com a atividade da empresa, e com isso garantido a veracidade da demonstração e reduzindo o risco de ser efetuada alguma compra forjada para facilitar a diminuição dos pagamentos de impostos em cima do resultado esconde fraudes para manipular as saídas de caixa ou qualquer outra tentativa peculiar.

O exame de pagamento e feito para garantir a confirmação do pagamento se todos os pagamentos foram feitos com o devido controle estipulado pela administração da empresa. Se possuem copias de cheque, se o pagamento foi feito na devida data do vencimento e se foi autorizado pelo profissional responsável garantindo assim a responsabilidade da operação e a minimização de erros ou fraudes.

O exame de contrapartidas anormais na liquidação de contas a pagar e utilizado para a verificação dos pagamentos e forma de contabilização dos pagamentos, pois pagamentos anormais ou fora do prazo estipulado possuem descontos ou juros. Com isso o desembolso e feitor de forma diferenciada do previsto pelo controle de contas a pagar e tem que se

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contabilizado de forma adequada fazendo os devidos registros contábeis nas contas do passivo e de receita ou despesa de acordo com a operação.

Controle dos saldos a pagar não-liquidados para a verificação de contas a pagar já vencidas, que possuirão alterações na forma de contabilizar devido aos surgimentos das despesas financeiras referentes aos atrasos , colher informações que correspondam ao devido motivo do atraso dos pagamento e informações que possam evitar outras despesas financeiras que possam ocorre pelo mesmo motivo.

Verificação de Passivos Omitidos Verifica se as últimas compras ou as últimas despesas foram realmente contabilizadas e levadas seus valores para contas a pagar. Pesquisa os pagamentos feitos nos meses posteriores à data do balanço para verificar se foram feitos pagamentos de compras ou serviços realizados até a data do balanço e cujos valores não constaram como contas a pagar do balanço citado.

Remessas de cartas-circulares são utilizadas para confirmação de saldos em aberto com os seus fornecedores, créditos volumosos ou credito que voltem a atenção dos auditores para suspeitas de fraudes e irregularidades.

Exame das provisões Examina as provisões ou créditos feitos em contas a pagar no último mês do exercício, isto é, provisões de balanço, verifica se tais provisões são adequadas, ou se foram feitas para alterar o resultado de lucros e perdas. Por último, verificar se algumas dessas provisões foram estornadas logo nos primeiros meses do exercício seguinte.

Papeis de Trabalho da Empresa são para os administradores atestarem que todos os documentos contábeis foram contabilizados de forma correta e coerente.

Os papeis de trabalho fornecidos pela empresa fazem a listagem individual de todos os saldos de contas a pagar classificados por vencimentos, de modo que a soma dessa listagem coincida com o total da conta geral de contas a pagar ou com os saldos das diversas contas gerais a pagar. E emite uma declaração assinada pelo diretores da empresa de que todas as compras foram contabilizadas, todos os compromissos a pagar foram contabilizados, e de que não existem passivos omitidos.

Papeis de trabalho do Auditor são papeis utilizados pelos auditores que junto com o parecer tem como comprovação e garantia da veracidade os seus papeis de trabalho.

Os papeis de trabalho preparados pela auditoria e gerados pelo programa de trabalho da auditoria, traz um mapa discriminativo com erros e falhas encontrados no exame das condições das compras e ou serviços classificados incorretamente no ativo e na despesa. Relata sobre a adequacidade do volume da compras e sobre a contratação de serviços. As anormalidades verificadas no pagamento das contas. Mapa de débitos feitos em contas a pagar com contrapartidas anormais, contas a pagar vencidas e não liquidadas. Relação de passivos omitidos. Mapa de controle de expedição e respostas de cartas-circulantes pedindo confirmação de saldos de contas a pagar. Relato sobre anormalidades verificadas em outras contas a pagar e mapa discriminativo de provisões ou créditos em contas a pagar feitos no último mês do exercício social. Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV

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Fraudes. São muito comuns ocorrem fraudes e erros em sistemas e meios de controles financeiros. Os mais vistos são compra registradas contabilmente mas não efetuadas, compra de produtos desnecessários, parcerias entre fornecedores e funcionários afim de benefícios futuros e outros mas.

Segundo Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon,2002.TCC.UVV. Os tipos de fraudes encontrados em compras e contas a pagar : compras ou despesas não-efetuadas e/ou compras desnecessária, nas compras desnecessárias ou em quantidades superiores ás que seriam normais, procura-se com este procedimento favorecer determinados fornecedores a fim de que estes fornecedores distribuem posteriormente gratificações aos funcionários da empresa que concordaram com a emissão ou majoração da quantidade do volume de compras. Este tipo de fraude é geralmente descoberto quando se processam os testes de adequacidade do volume de compras . no caso de compras acima dos normais trata-se de uma frauda que se processa com a conivência do fornecedor. Quando a fraude é praticada em importações, as majorações de preços terão como finalidade beneficiar alguém com créditos no exterior. Forjar despesas a pagar para reduzir o lucro este tipo de fraude é orientada pelo empresário, geralmente tais lançamentos são feitos nos últimos dias do encerramento do exercício social e não se encontram perfeitamente documentos por comprovantes expedidos pelos fornecedores. Outros tipos fraudes são pagamentos a maior ou em duplicidade, emissão de cheque para pagar, mas o cheque é desviado e o pagamento não é processado e por último fazer lançamento de compra duas vezes.

Fechamento

Capitulo 1. Falar. Sobre a importância da Auditoria e do Controle interno.

Capitulo 2. Falara sobre a importância da estrutura de controle interno sistema de contas a pagar

Capitulo 3. Falaremos sobre a características do sistema de contas a pagar a ser implantado.

Capitulo 4 . padronização da nova estrutura de contas a pagar

Capitulo 5. Forma de implantação de nova estrutura de contas a pagar

Capitulo 6. Analise de avaliação da nova estrutura de contas a pagar

Capitulo 7. Estudo básico sobre como avaliar a nova estrutura de contas a pagar.

Capitulo 8. Análise de retorno e adaptação da nova estrutura e seu comportamento

na empresa.

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Referências bibliográficas

Auditoria Contábil , Editora.Atlas S.A 1992 autor. Hilário Franco e Ernesto Marra

Auditoria, Editora Atlas S.A 1996 autor. Marcelo Cavalcanti Almeida

Auditoria Interna. Editora Atlas S.A. 1992 Autor. William Attie

TCC. Controle interno nos setores de contas a receber e contas a pagar,Biblioteca UVV. Autores. Kelly Cristina Alves Pedrinha, Christiany Rosa de Oliveira Freire, Roberta Maria Madalon

Site: www.contaspagar.com

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