Anleitungen DATEV Kostenrechnung, Leitfäden, Projektarbeiten und Recherchen von Kostenrechnung

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1.1–1 zu DATEV Kostenrechnung classic

Schrittweise Anleitungen

zu

DATEV Kostenrechnung classic

1.2–2 zu DATEV Kostenrechnung classic

1 Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung

1.1 Kosten- und Leistungsrechnung - warum?

Zweck einer Kosten- und Leistungsrechnung ist es zum Beispiel

• den Erfolg durch den Vergleich der Kosten mit den erzielten Leistungen festzustellen, um dadurch eine Wirtschaftlichkeitskontrolle der Unternehmung zu ermöglichen,
• die Grundlagen für betriebliche Entscheidungssituationen zu liefern,
• die Selbstkosten der erbrachten Leistungen zu ermitteln, um eine Kalkulation des Angebotspreises zu ermöglichen bzw. Preisgrenzen (Untergrenze) festzulegen.

1.2 Kurzinformation zur Kosten- und Leistungsrechnung

Die Hauptaufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung ist es, die Geld- und Leistungs- (bzw. Waren-) Ströme eines Unternehmens sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen transparent und nachvollziehbar zu machen. Sie stellt eines der betriebswirtschaftlichen Hauptinstrumente für unternehmerische Entscheidungen dar.

Für die Einrichtung einer Kosten- und Leistungsrechnung wird die Struktur des Unternehmens, das abgerechnet werden soll, ganz oder teilweise in logischen Objekten oder Einheiten abgebildet: Die Kostenstellen repräsentieren dabei einzelne Organisationseinheiten wie Verwaltung, Produktion, Fuhrpark, Lager oder auch einzelne Mitarbeiter (-> Organigramm).

Die Kostenträger stehen dabei für die Aufgaben des abgebildeten Unternehmens, wie Baustellen, Produkte oder Projekte.

Als Basisdaten für die Betriebsabrechnung werden meistens die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung herangezogen. Diese Buchungen müssen dazu bei der Erfassung entweder direkt einer entsprechenden Kostenstelle bzw. einem Kostenträger zugeordnet werden (durch Eintrag in dem/den KOST-Feldern im DATEV- Buchungssatz) oder aber die Zuordnung/Verteilung auf eine oder mehrere Kostenstellen/-träger erfolgt automatisch durch hinterlegte Verteilungsschlüssel. Die Buchungen in der Finanzbuchführung dokumentieren im Allgemeinen den Geldfluss zwischen einem externen Objekt außerhalb und einem internen Objekt innerhalb des Unternehmens.

Der Geld- und Leistungsfluss zwischen den verschiedenen internen Objekten des Unternehmens wird in der Kostenrechnung über die innerbetriebliche Leistungsverrechnung abgebildet. Damit lassen sich Kosten und Leistungen von den erbringenden Kostenstellen auf die verursachenden Kostenstellen/-träger direkt umbuchen.

Eine andere Methode stellt die Umlage dar, die es ermöglicht, Kosten von einer Kostenstelle nach hinterlegten Verteilungsschlüsseln auf eine oder mehrere andere Kostenstellen/Kostenträger zu verteilen.

Diese unterschiedlichen Kosten- und Leistungsarten lassen sich nun in einer tabellarischen Darstellung (Zeilenstrukturplan) aufführen und dort um weitere Informationen ergänzen. So können z. B. zusätzlich Zuschlagssätze oder Planwerte hinterlegt werden, die in den Auswertungen berücksichtigt werden sollen. In dieser Tabelle stehen auch eine ganze Reihe von Rechenfunktionen zur Verfügung, die flexible, aussagekräftige Auswertungsformen ermöglichen, die gelegentlich auch den Rahmen der eigentlichen Kosten- und Leistungsrechnung verlassen (Provisionsabrechnungen, Fondsabrechnungen, etc.).

Die Auswertung („BAB“ = Betriebsabrechnungsbogen), die darüber erzeugt wird, ist eine Grundauswertung der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie ermöglicht eine autonome Betrachtung der elementaren Objekte

1.4–4 zu DATEV Kostenrechnung classic

Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung ist ein wichtiges Teilgebiet der Kostenrechnung. Sie dient als Bindeglied zwischen Kostenarten- und Kostenträgerrechnung. Die Hauptaufgaben der Kostenstellenrechnung bestehen in der Verteilung der primären Gemeinkosten auf die Kostenstellen sowie die mengenmäßige Erfassung und Bewertung der innerbetrieblichen Leistung und deren Weiterverrechnung auf die Kostenträger. Unter einer Kostenstelle versteht man einen definierten betrieblichen Teilbereich, dem innerhalb der Kostenrechnung zum Zwecke der Budgetierung, Steuerung und Kontrolle Kosten zugerechnet werden. Jede Kostenstelle hat einen Kostenstellenverantwortlichen. Hier wird gefragt: Wo sind die Kosten angefallen?

Beispiele für Kostenstellen: Fertigung, Verwaltung

Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung dient der Abrechnung aller betrieblichen Leistungen, sowohl der Absatzleistung als auch der innerbetrieblichen Leistungen. Die Kostenträgerrechnung gliedert sich auf in Kostenträgerzeitrechnung (welchen Erfolg habe ich mit welchem Produkt in der letzten Periode erzielt?) und in die Kostenträgerstückrechnung (wie viel hat mich ein einzelnes Stück gekostet?). Kostenträger sind solche Objekte, denen nicht nur Kosten, sondern auch Erlöse auf Grund der Prozess-Struktur zugeschrieben werden können, wie z. B. ein bestimmtes Produkt, Produktgruppen oder eine Fertigungslinie.

Untersucht wird hier: Wofür sind Kosten angefallen?

1.4 Kostenrechnungssysteme

Man unterscheidet die Kostenrechnungssysteme gewöhnlich in zweifacher Hinsicht: Grundlage ist einmal der Zeitbezug der verrechneten Kosten (vergangenheits- oder zukunftsbezogene Kosten). Als Folge entstehen dann

• Istkostenrechnungssysteme,
• Normalkostenrechnungssysteme,
• Plankostenrechnungssysteme.

Andererseits kann auch der Sachumfang der auf die Kostenträger verrechneten Kosten als Kriterium dienen (alle oder nur Teile der Kosten). Daraus ergeben sich

• Vollkostenrechnungssysteme,
• Teilkostenrechnungssysteme.

Eine Kombination der beiden Kriterien ist in der Regel gegeben. So kann eine Istkostenrechnung, ebenso wie eine Normal- oder Plankostenrechnung, als Voll- oder als Teilkostenrechnung aufgebaut sein.

1.4–5 zu DATEV Kostenrechnung classic

Istkostenrechnung

In der Istkostenrechnung werden die tatsächlich angefallenen Kosten der Periode verrechnet. Es handelt sich dabei um mit Ist-Preisen (beispielsweise Anschaffungspreisen) bewertete Ist-Verbrauchsmengen. Schwanken nun Preise oder Mengen, schlägt sich das direkt in den Ergebnissen dieser Rechnung nieder.

Eine reine Istkostenrechnung ist jedoch nicht immer sinnvoll, da bestimmte Kostenarten mit Durchschnitts- oder Plancharakter verrechnet werden (z. B. kalkulatorische Zinsen).

Normalkostenrechnung

Die Normalkostenrechnung ist ein Abrechnungsverfahren, bei dem anstatt der tatsächlich angefallenen Kosten die Normalkosten (Durchschnittsmenge x Durchschnittspreis) verrechnet werden. Normalkosten sind jene Kosten, die als Durchschnitt der Ist-Kosten vergangener Perioden errechnet werden.

Beim Einsatz einer Normalkostenrechnung kann durch die Feststellung von Über- und Unterdeckungen, die sich als Differenz zwischen Normal- und Ist-Kosten ergeben, eine Kostenkontrolle durchgeführt werden.

Plankostenrechnung

Eine Plankostenrechnung liegt vor, wenn der Kostenanfall auf Grund von Berechnungen und unter Einbeziehung zukünftiger Erwartungen vorausgeplant wird und somit die Kosten für die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger vorgegeben werden.

Die Plankostenrechnung ist ein Abrechnungsverfahren, in dem die vorher bestimmten Plankosten (Planmenge x Planpreis) nach Ablauf einer Abrechnungsperiode den Ist-Kosten gegenübergestellt werden. Die Plankostenrechnung ermöglicht es, Abweichungsursachen dem Management zu offenbaren und somit Kostensenkungsmaßnahmen auszulösen.

Die Plankostenrechnung kann als flexible Plankostenrechnung (Trennung nach variablen und fixen Kosten) bzw. als starre Plankostenrechnung (Beschäftigungsgrad bleibt konstant) durchgeführt werden.

Vollkostenrechnung

In der Vollkostenrechnung werden alle entstandenen Kosten den Kostenträgern bzw. Kostenstellen zugeordnet.

Die Vollkostenrechnung ist ein Kostenrechnungssystem, das sämtliche Kostenarten auf die einzelnen Kostenträger weitergibt. Die Einzelkosten werden regelmäßig erfasst und direkt auf die einzelnen Kostenträger verrechnet. Die Gemeinkosten gehen zunächst in die Kostenstellenrechnung ein und werden dort über Verrechnungs- und Zuschlagssätze auf die Kostenträger weiter verrechnet.

Folgende Typen werden unterschieden: Die Kostenartenrechnung befasst sich mit den verbrauchten Produktionsfaktoren. Sie dient der Erfassung und Gliederung der Kosten und umfasst Personalkosten, Materialkosten und kalkulatorische Kosten.

Die Kostenstellenrechnung ermittelt die Verteilung primärer und sekundärer Kostenarten auf Kostenstellen.

In der Kostenträgerrechnung werden Stück- und Selbstkosten bestimmt.

Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung ist ein System der Vollkostenrechnung. Sie definiert Bezugsgrößen (sog. Actions bzw. Prozesse) für den Gemeinkostenbereich und bewertet diese. Somit werden die Gemeinkosten verursachungsgerechter auf die jeweiligen Kostenträger verteilt, als dies in traditionellen Kostenrechnungssystemen der Fall ist.

1.5–7 zu DATEV Kostenrechnung classic

Deckungsbeitrag Als Deckungsbeitrag bezeichnet man den für ein Kalkulationsobjekt ermittelten Überschuss. Er berechnet sich aus der Differenz zwischen den direkt zurechenbaren Einzelerlösen und Einzelkosten. Direkte Kosten Die direkten Kosten werden auch als Einzelkosten bezeichnet, da sie dem jeweiligen Kostenträger oder der Kostenstelle direkt zugerechnet werden können. Einzelkosten Als Einzelkosten gelten jene Kosten, die einer bestimmten Endproduktart, z. B. einem Auftrag, einer Kostenstelle oder einem anderen konkreten Kalkulationsobjekt, eindeutig direkt zurechenbar sind. Fixkosten Die Fixkosten sind Kosten, die von der Kapazität einer Unternehmung abhängen. Sie verändern sich bei unterschiedlicher Auslastung der Kapazität (Beschäftigungsgrad) nicht. Gemeinkosten Gemeinkosten entstehen für mehrere unterschiedliche Kalkulationsobjekte gemeinsam, können also nicht für die einzelnen Kalkulationsobjekte separat erfasst werden. Gesamtkostenverfahren Das Gesamtkostenverfahren ist ein Abrechnungsverfahren der betrieblichen Erfolgsermittlung. Dabei wird den nach Kostenarten gegliederten Gesamtkosten der Wert der Leistung einer Abrechnungsperiode gegenübergestellt. Der Periodenerfolg stellt sich dann als Differenz aus der Gegenüberstellung dar. Herstellkosten Die Herstellkosten bezeichnen die Kosten, die im Zusammenhang mit der Produktion anfallen. In die Herstellkosten müssen sämtliche Material- und Fertigungskosten mit eingerechnet werden. Indirekte Kosten Die indirekten Kosten werden auch als Gemeinkosten bezeichnet und entstehen für unterschiedliche Kalkulationsobjekte gemeinsam. Sie können also nicht einem Kostenträger konkret zugerechnet werden. Innerbetriebliche Leistungen

Innerbetriebliche Leistungen sind Leistungen, die im Betrieb verbleiben und nicht Absatzleistungen sind. Sie werden meist von Hilfskostenstellen, aber auch von Hauptkostenstellen erbracht und stehen anderen Kostenstellen zur Verfügung. Kalkulation Die Kalkulation wird auch als Kostenträgerstückrechnung oder Selbstkostenrechnung bezeichnet. Die Kalkulation ermittelt die Kosten, die bei der Herstellung der Erzeugnisse je Mengeneinheit anfallen. Kalkulatorische Kosten Im Gegensatz zu den Grundkosten leiten sich die kalkulatorischen Kosten nicht unmittelbar von den Aufwendungen ab. Die kalkulatorischen Kosten repräsentieren innerhalb der Kostenrechnung wertmäßig den Verzehr von Kostengütern, für deren Bereitstellung jedoch keine Ausgaben anfallen. Kostenstellenumlage- verfahren

Das Kostenstellenumlageverfahren ist eine spezielle Methode zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen zwischen den Kostenstellen. Die Gesamtkosten von Vorkostenstellen werden anteilig auf jene Kostenstellen verteilt, die von dieser Vorkostenstelle Leistungen empfangen haben. Maschinenstundensatz- rechnung

Die Maschinenstundensatzrechnung ist ein spezielles Kalkulationsverfahren für maschinenintensive Fertigungshauptkostenstellen. Dabei setzt man die in den Fertigungshauptkostenstellen angefallenen Kosten zur Maschinenleistung in Bezug. Selbstkosten Allgemein bezeichnen die Selbstkosten die Summe aller für einen Kostenträger angefallenen Kosten. Die Selbstkosten umfassen neben den Herstellkosten auch Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten. Soll-Ist-Vergleich Der Soll-Ist-Vergleich ist ein in der Plankostenrechnung fest verankertes Instrument der Kostenkontrolle. Dieser Vergleich stellt periodenbezogen den für einzelne Kostenstellen und Kostenträger geplanten Kosten die Ist-Kosten gegenüber.

1.5–8 zu DATEV Kostenrechnung classic

Soll-Kosten Unter Soll-Kosten versteht man die geplanten Kostenvorgaben für die jeweilige Istbeschäftigung. Sondereinzelkosten Sondereinzelkosten sind die neben dem Fertigungsmaterial und den Fertigungslöhnen direkt dem Auftrag, bzw. dem Kostenträger zurechenbare Einzelkosten. Man unterscheidet zwischen Sondereinzelkosten der Fertigung und Sondereinzelkosten des Vertriebs. Stufenleiterverfahren Das Stufenleiterverfahren ist eine Variante des Kostenstellenumlageverfahrens. Es dient zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen und wird vor allem in Unternehmen angewandt, deren innerbetriebliche Leistungsströme nur in eine Richtung fließen. Variable Kosten Allgemein versteht man darunter Kosten, die sich mit der Änderung einer bestimmten Einflussgröße ändern. Umsatzkostenverfahren Das Umsatzkostenverfahren ist ein Abrechnungsverfahren der betrieblichen Erfolgsermittlung. Der Periodenerfolg wird dabei als Differenz zwischen den Erlösen und den Selbstkosten der abgesetzten Leistungen ermittelt. Verursachungsprinzip Das Kostenverursachungsprinzip enthält einen wesentlichen Gedanken der Kostenverteilung. Demnach dürfen entstandene Kosten nur jenen Kostenträgern bzw. Kostenstellen zugerechnet werden, die für diese Kosten verantwortlich sind, d. h. die diese Kosten verursacht haben. Wirtschaftlichkeits- kontrolle

Die Wirtschaftlichkeitskontrolle zählt zu den Hauptaufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie überwacht das Betriebsgeschehen dahingehend, ob die Kosten, die für die betriebliche Leistungserstellung anfallen, minimal sind. Zuschlagskalkulation Die Zuschlagskalkulation ist eine Form der Kostenträgerrechnung und wird besonders in Unternehmen mit Einzel- oder Serienfertigung angewandt. Zur Ermittlung der Stückkosten werden die Gesamtkosten in Einzelkosten und Gemeinkosten aufgeteilt. Die Einzelkosten werden dann direkt dem Kostenträger zugerechnet. Die Gemeinkosten dagegen müssen mit Hilfe von Zuschlagssätzen auf die Kostenträger verrechnet werden.

2.2–10 zu DATEV Kostenrechnung classic

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Daten zu hinterlegen.

• Wählen Sie zuerst den Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l KOST-Systeme. Im Register KOST-Systeme klicken Sie auf den Link Neues KOST-System anlegen. Hier können Sie insgesamt 9 KOST-Systeme anlegen.
• Haben Sie noch keine KOST-Stammdaten für diesen Mandanten hinterlegt, wird das KOST-System 1 automatisch angelegt, wenn Sie die Kostenstellen über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l Kostenstellen/träger zum ersten Mal beschriften. Unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung l KOST-Systeme können Sie die Standard-Einstellungen zu diesem KOST-System ändern.
• Sie übernehmen eine Mustervorlage (Branchenlösung) und passen den Bestand danach an die Besonderheiten des Unternehmens an (Kapitel 2.2.8).
• Sie duplizieren einen bereits vorhandenen Bestand und passen diesen an die betrieblichen Besonderheiten an (Kapitel 2.2.9).

Jedes KOST-System benötigt diverse Einstellungen (Steuerungsdaten), die die Berechnung und Auswertung steuern. Diese Einstellungen können Sie jederzeit ändern unter:

• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten oder
• Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme

Klicken Sie hier im Zusatzbereich in den Kontextbezogenen Links in der Gruppe Basisfunktionen auf den Link Ändern.

Sie können bis zu 9 verschiedene KOST-Systeme mit unterschiedlicher Ausprägung anlegen, z. B. mit einem unterschiedlichen Aufbau der Zeilenstruktur oder mit Kostenstellen/-trägern, die im KOST2-Feld im Buchungssatz erfasst wurden.

Alle KOST-Systeme eines Mandanten sind der gleichen Berater/Mandanten-Nr. zugeordnet und unterscheiden sich nur durch eine interne laufende Nummer.

Folgende Einstellungen werden im KOST-System in den Steuerungsdaten hinterlegt:

2.2.1 Steuerungsdaten – KOST-System

Für die Bearbeitung der Steuerungsdaten - KOST-System stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung.

Ziel Vorgehen Erläuterung / Hinweise

Allgemeine Daten

eines KOST-Systems

anlegen oder ändern

• Wählen Sie den Link Neues KOST- System anlegen

-oder-

• Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Ändern

Das Fenster Steuerungsdaten Neuanlage oder Änderung wird geöffnet. Bei der KOST- Systemneuanlage muss mindestens die Kurzbezeichnung eingegeben werden. Alle anderen Daten werden vorbelegt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen , um das System anzulegen.

KOST-System (1-9) • Die KOST-Systemnummer wird bei

der Neuanlage vorbelegt. Es können maximal 9 KOST-Systeme zu einem Bestand angelegt werden. Bei der

2.2–11 zu DATEV Kostenrechnung classic

Neuanlage kann die vorgeschlagene Nummer verändert werden (1-9).

Kurzbezeichnung • Die Kurzbezeichnung muss

eingegeben werden. Es sind max. 15 Stellen möglich.

Bei der KOST-System-Neuanlage muss mindestens die Kurzbezeichnung eingegeben werden. Alle anderen Daten werden vorbelegt.

Nummer • Übernehmen Sie hier die

vorgeschlagene Nummer oder geben Sie eine eigene Nummer ein. Jedes KOST-System muss eine eindeutige Nummer haben (max. 5- stellig).

Nachdem das KOST-System angelegt wurde, kann die Nummer nicht mehr geändert werden.

Zusatzbeschriftung für

Kostenstelle/-träger

• Sie können das Feld KOST1 oder KOST2 um eine zusätzliche Beschriftung ergänzen (max. 10 Stellen).

Wurde eine Zusatzbeschriftung eingegeben, wird diese in der Buchungszeile zu den Feldern KOST1 oder KOST2 angezeigt.

Feld für Kostenstelle/-

träger

• Vorbelegt ist KOST1, ändern Sie bei Bedarf auf KOST2 ab.

Eingaben unterstützen

und prüfen.

• Hier legen Sie fest, dass in den KOST-Feldern geprüft werden soll, ob das FIBU-Konto kostrelevant ist.

Das Feld ist bei der erstmaligen Anlage eines KOST-Systems vorbelegt. Werden danach weitere KOST-Systeme für den Bestand angelegt, ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert. Sie können es jedoch manuell aktivieren. Die Prüfung wird dann auf das neue KOST-System verlegt.

2.2.2 Steuerungsdaten - FIBU-Buchungen

Buchungen aus der FIBU auswerten ab Monat (MM/JJJJ ):

Das Startdatum Das Startdatum (MM/JJJJ) legt den Zeitpunkt fest, ab wann die Buchungen aus (Kanzlei)-Rechnungswesen in den Auswertungen von Kostenrechnung classic berücksichtigt werden. Grundsätzlich ist diese Funktion aktiviert und der erste Monat des Wirtschaftsjahres vorbelegt. Dadurch fließen automatisch alle kostrelevanten FIBU-Buchungen von (Kanzlei)-Rechnungswesen in die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung ein. Ein Import der Buchungsstapel ist nicht erforderlich.

Sollen aus bestimmten Gründen Buchungssätze nur in die Auswertungen der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen (z. B. kalkulatorische Kosten), erfassen Sie diese über das Menü mit der Funktion Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Stapel oder importieren sie mit der Funktion Bestand | Importieren | ASCII- Daten.

2.2–13 zu DATEV Kostenrechnung classic

KOST-Prüfung kann nicht deaktiviert werden:

Darf die KOST-Prüfung beim Belege Buchen nicht deaktiviert werden, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen KOST-Prüfung kann nicht deaktiviert werden.

Prüfungsumfang:

Unter Prüfungsumfang (Kontenbereiche) können Sie festlegen, ob die „Relevanten Konten“ oder die „Konten der Zeilenstruktur“, als kostrelevant beim Belege Buchen erkannt werden sollen.

Immer hinweisen, wenn Kostenstellen/-trägereingabe fehlt:

Markieren Sie das Kontrollkästchen Immer hinweisen , wenn Kostenstellen/-trägereingabe fehlt, wenn trotz bestehender Kontenverteilung für ein kostrelevantes Konto eine Hinweismeldung erscheinen soll.

Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz:

Unter Behandlung fehlerhafter Eingaben im Buchungssatz wird für fehlende/fehlerhafte Kostenstellen/- trägereingaben festgelegt, ob nur ein Hinweis angezeigt werden soll oder eine Fehlermeldung, die eine zwingende Korrektur des Buchungssatzes erfordert.

2.2.4 Steuerungsdaten - Einstellungen

Verwenden von Kostenstelle/-träger Vorjahr :

Dieses Feld ist erst im zweiten Wirtschaftsjahr nach der Jahresübernahme aktiv. Es ermöglicht bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen den Bezug auf Kostenstellen/-trägernummern im Vorjahr, die vom aktuellen Wirtschaftsjahr abweichen.

Beispiel: Im ersten Wirtschaftsjahr hat der Kostenträger Baustelle 1 die Nummer 50, im zweiten Wirtschaftsjahr hat die gleiche Baustelle aus organisatorischen Gründen die Kostenträgernummer 5000. Bei wirtschaftsjahresübergreifenden Auswertungen über beide Wirtschaftsjahre müssen die Werte des Kostenträgers 50 aus dem alten Jahr und die Werte des Kostenträgers 5000 aus dem neuen Jahr zusammengefasst werden. Dies erreichen Sie durch Aktivierung des Feldes Verwenden von Kostenstelle/-träger Vorjahr und durch entsprechende Schlüsselung im Ordner Stammdaten | Kostenstellen/-träger der Kostenstelle 5000 (Kapitel 2.3.1).

Kostenstellen/-trägeranlage in Nicht-KOST-Anwendungen (z. B. Belege buchen, Anlagenbuchführung) sperren:

Soll die Neuanlage von Kostenstellen/-trägern im Belege buchen und in Programmen, die eine Schnittstelle zur Kostenrechnung haben (z. B. Anlagenbuchführung, Auftragswesen), nicht zugelassen werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Eine Neuanlage von Kostenstellen über Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger ist weiterhin möglich.

Pro Kostenstelle/-träger optional mehrere Umlagen definieren:

Aktivieren Sie diese Option, wenn nicht das komplette Ergebnis einer Kostenstelle als Gesamtsumme umgelegt werden soll, sondern Teilergebnisse (z. B. Kostenarten) in mehreren Umlagen auf andere Kostenstellen/-träger verteilt werden müssen.

2.2–14 zu DATEV Kostenrechnung classic

Berechnen Umlagen mit variablen Anteilen nach aufgelaufenen Werten:

Umlagen mit variablen Anteilen werden normalerweise nach den Monatswerten in der Bezugszeile durchgeführt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, werden alle Umlagen mit variablen Anteilen nach den aufgelaufenen Werten berechnet (nur relevant, wenn Umlagen eingerichtet werden).

• M: Nach monatlichen Werten
• J1: Nach aufgelaufenen Werten – ganzjährig (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden Saldoart): Für das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle werden die positiven und negativen Monatswerte nach Vorzeichen getrennt summiert. Bezugskostenstellen, die in einem Monat keinen Wert auf der überwiegenden Seite aufweisen, erhalten für diesen Monat keinen Wert aus der Umlage. Für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.
• J2: Nach aufgelaufenen Werten – ganzjährig (Bezug: alle monatlichen Werte): Für das Verteilungsverhältnis der umzulegenden Kostenstelle werden die positiven und negativen Werte miteinander verrechnet. Bezugskostenstellen, deren Jahressaldo nicht der überwiegenden Seite entspricht, erhalten keine Werte aus der Umlage. Für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden alle Monate herangezogen, in denen Buchungen vorhanden sind.
• A1: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: monatliche Werte der überwiegenden Saldoart): Wie J1, aber für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden.
• A2: Nach aufgelaufenen Werten – Auswertungszeitraum (Bezug: alle monatlichen Werte): Wie J2, aber für die Ermittlung der aufgelaufenen Werte und für das Verteilungsverhältnis werden nur die Monate herangezogen, die im Abrufzeitraum angegeben wurden.

Vorteil von A1 und A2: bei mehrmaligem Abruf eines Zeitraums bleibt der Verteilerschlüssel und die zu verteilenden aufgelaufenen Werte gleich, auch wenn in den Folgemonaten schon weiter gebucht wurde. Ausführliche Beispiele zur Einrichtung von Umlagen siehe Kapitel 9.6.

Markieren Sie das Kontrollkästchen Summen (Basis/Bezüge) vorgeben für variable Umlagen mit aufgelaufenen Werten , wenn Sie bei den variablen Umlagen mit aufgelaufenen Werten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung| Umlagen die Summen für die Basiszeile und die Bezugszeile selbst vorgeben möchten.

Mehrfachzuordnungen in der Konsolidierung zulassen:

Hier legen Sie fest, ob und auf welchen Ebenen einer Konsolidierung Kostenstellen/-träger bzw. Konsolidierungselemente mehreren Elementen zugeordnet werden können.

Nur in der Ebene 1: Kostenstellen/-träger (Ebene 0) können mehreren Konsolidierungselementen der Ebene 1 zugeordnet werden (Standardeinstellung). Mehrfachzuordnungen von Elementen in allen nachgelagerten Ebenen (ab Ebene 2) sind nicht zulässig.

In allen Ebenen: Über alle Ebenen hinweg können die Elemente einer Konsolidierungsebene gleichzeitig mehreren Elementen der nachgelagerten Ebene zugeordnet werden.

In keiner Ebene: Mehrfache Zuordnungen von Elementen sind auf keiner Ebene erlaubt. Auch Kostenstellen/-träger können nicht mehreren Elementen der Ebene 1 zugeordnet werden.

2.2–16 zu DATEV Kostenrechnung classic

Ist dieses Feld nicht aktiviert, müssen Sie unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST- Vorjahreswerte auch für die Rechenzeilen die Vorjahreswerte erfassen oder aus dem Vorjahr auch die Werte der Rechenzeilen übernehmen. In einem neuen Bestand ist diese Option voreingestellt.

Außerdem legen Sie hier fest, wie mit Vorjahres- bzw. Budgetwerten in den Auswertungen verfahren werden soll.

2.2.6 Steuerungsdaten - Notizen

In den Notizen können Sie individuelle Informationen zum KOST-System hinterlegen.

2.2.7 Steuerungsdaten - Protokoll

In der Kategorie Protokoll können Sie sich alle Einstellungen in den Steuerungsdaten ansehen und drucken.

Sie können Ihre Angaben nachträglich unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten ansehen und teilweise ändern.

2.2.8 Übernahme einer Mustervorlage

Statt der Neuanlage eines KOST-Systems mit Import einer Systemlösung bzw. Einrichtung einer Zeilenstruktur (Kapitel 2.5 ff) können Sie für bestimmte Branchen auch von DATEV vorgefertigte und mit dem Programm mitgelieferte Mustervorlagen importieren. Sie können diese Mustervorlagen verwenden, um die Stammdaten zu übernehmen und an Ihre betrieblichen Gegebenheiten anpassen oder um sich Musterauswertungen anzeigen zu lassen. Im Programm Kostenrechnung classic stehen Ihnen folgende Mustervorlagen (Branchenlösungen) zur Verfügung:

• für das Bau-/Ausbaugewerbe
• für Autohäuser
• für Hotel- und Gaststätten
• für kommunale Unternehmen
• für Filialbetriebe
• nach PBV (Pflegebuchführungsverordnung)
• für Vereine
• für Stiftungen
• für Steuerberater
• für Architekten und Ingenieure
• für Speditionen
• für Apotheken
• für verschiedene Standard-Systemlösungen

Wie Sie eine Mustervorlage übernehmen, finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Mustervorlage ein und wählen Sie das Thema Mustervorlage einspielen.

Hinweis: Einige Mustervorlagen (z.B. Musterholz GmbH und Testholz) enthalten bereits Musterbuchungen („Bewegungsdaten“). Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sich sofort nach dem Importieren einer solchen Lösung Auswertungen anzeigen zu lassen, unabhängig davon, ob in dem FIBU-Bestand Buchungen vorhanden sind. Wird

2.3–17 zu DATEV Kostenrechnung classic

die Mustervorlage jedoch nicht zu Testzwecken genutzt, sondern als Vorlage für einen Mandantenbestand, wählen Sie beim Importieren die Option „Nur Stammdaten“, damit die Musterbuchungen nicht mit eingelesen werden.

2.2.9 Exportieren / Importieren - Speichern eines Bestands unter einem anderen

Ordnungsbegriff

Möchten Sie ein bereits angelegtes KOST-System auch für einen anderen Mandanten verwenden, oder für den bestehenden Mandanten ein weiteres KOST-System mit gleichen Stammdaten anlegen, können Sie das KOST- System duplizieren (Export/Import).

Informationen dazu finden Sie in der Menüleiste unter Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff KOST-System duplizieren ein und wählen Sie das Thema Bestehendes KOST-System unter neuer Nummer anlegen (Duplizieren).

2.3 Kostenstellen/-träger einrichten

Die Kostenstellen/-träger sind die Basis Ihrer Kosten- und Leistungsrechnung. Auf der Grundlage der eingerichteten Kostenstellen/-träger werden über die Buchführung die entstandenen Kosten, Umsätze und Leistungen eindeutig den betrieblichen Bereichen zugeordnet. Die Kostenstellen/-träger können Sie entweder selbst anlegen oder aus einem anderen Bestand übernehmen, wenn bereits ein Bestand in der Kosten- und Leistungsrechnung vorhanden ist, dessen Kostenstellen/-träger auch in dem neu angelegten Bestand verwendet werden können.

Tipp: Kostenstellen/-träger können Sie auch im ASCII-Format importieren, wenn die Daten als Datei vorhanden sind.

Unterschieden werden:

• Hilfskostenstellen (allgemeine Kostenstellen)
• Hauptkostenstellen
• Kostenträger

Die allgemeinen Kostenstellen (Hilfskostenstellen) unterstützen den betrieblichen Leistungsprozess, indem sie innerbetriebliche Dienstleistungen für andere Kostenstellen im Betrieb erbringen. Sie sind jedoch nicht direkt an der betrieblichen Leistungserstellung beteiligt (z. B. Verwaltung, Kantine, Sicherheitspersonal, Hausmeister).

In den Hauptkostenstellen findet der eigentliche Prozess der Leistungserstellung statt (z. B. Beschaffung, Fertigung, Vertrieb). Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die Leistungen der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen verrechnet und von dort, z. B. über einen Gemeinkostenzuschlag, auf die Kostenträger.

Kostenträger sind die Leistungen des Unternehmens (z. B. fertige / unfertige Erzeugnisse, Dienstleistungen).

Die Länge der Kostenstellen/-träger beträgt standardmäßig acht Stellen alphanumerisch. Im Menüpunkt Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme können Sie in den Kontextbezogenen Links unter Extras die Länge der Kostenstellen/-träger auf maximal 36 Stellen erhöhen. Die Erhöhung wirkt sich in allen Wirtschaftsjahren und allen KOST-Systemen des Mandanten aus. Das Verkleinern der Stellenanzahl ist nur durch das Einspielen einer vorher erstellten Datensicherung möglich.

2.3–19 zu DATEV Kostenrechnung classic

Optional können gleiche existierende Kostenstellen/-träger überschrieben werden.

Folgende Felder werden übernommen: Kostenstelle/-träger, Langbezeichnung, Kurzbezeichnung, Verantwortlicher, Bezugsgröße, Bebuchbar von, Bebuchbar bis. Folgende Felder werden nicht übernommen: Kostensätze, Auswertungen ohne Vorjahr, Kostenstelle Vorjahr und die Kostenstellen-Eigenschaften (falls vorhanden).

Wie Sie zur Übernahme vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstellen übernehmen ein und wählen Sie das Thema Kostenstellen/-träger aus anderen KOST-Beständen übernehmen.

Eine weitere Möglichkeit, Kostenstellen aus externen Quellen zu übernehmen, ist der Import der Kostenstellen per ASCII-Import. Wie Sie dazu vorgehen, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff ASCII-Import ein und wählen Sie das Thema Importverhalten beim ASCII-Import. Klicken Sie auf den Link Importieren von Datensätzen im ASCII-Format.

2.3.2.1 Löschen von Kostenstellen/-trägern

Sie können Kostenstellen/-träger im Stamm löschen, auch wenn sie schon in FIBU-Buchungssätzen verwendet worden sind. Diese Buchungen fließen dann bei einer BAB-Berechnung je nach Festlegung in den Stammdaten entweder auf die Sammelkostenstelle oder in die „nicht berücksichtigten Buchungen“.

Wie Sie eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger löschen können, finden Sie in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Hilfe | Inhalt, Index und Suchen. Geben Sie in der Registerkarte Suchen den Suchbegriff Kostenstelle löschen ein und wählen Sie das Thema Kostenstelle/-träger löschen.

Kostenstellen/träger können nicht gelöscht werden, wenn sie

• in einer IBL-Bewegung (innerbetriebliche Leistungsverrechnung) enthalten sind
• in einer Kontenverteilung verwendet werden
• in einer Umlage hinterlegt sind
• in einem Verteilschlüssel hinterlegt sind
• in einer KOST-Buchung eines bereits verarbeiteten KOST-Stapels enthalten sind
• als Sammelkostenstelle/-träger in den Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten festgelegt sind.

Um eine Kostenstelle/-träger trotzdem löschen zu können, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• in der IBL in den betroffenen Sätzen die Kostenstelle ändern oder die betroffenen Sätze komplett löschen
• in der Kontenverteilung die betroffene Kostenstelle ändern oder löschen
• die Zuordnungen in Umlagen löschen
• die Zuordnungen im Verteilschlüssel löschen
• die betroffenen Verarbeitungen zur Korrektur bereitstellen, die entsprechenden Sätze zu löschen oder die Kostenstelle zu ändern. Die geänderten Stapel müssen anschließend verarbeitet werden.
• in den Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten die Definition als Sammelkostenstelle/-träger herausnehmen.

2.4–20 zu DATEV Kostenrechnung classic

Hinweis zum KOST-Infosystem: Eine Übersicht darüber, wo Kostenstellen/-träger enthalten sind, finden Sie im Menüpunkt Extras | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Infosystem. Geben Sie in der Kategorie Kostenstellen/-träger die Kostenstelle, bzw. den Kostenträger ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren. Links sehen Sie die einzelnen Bereiche, in denen die Kostenstelle verwendet wird und die Anzahl, wie oft sie im jeweiligen Bereich vorkommt, z. B. IBL, Kontenverteilungen, Umlagen, Verarbeitungen, Bestand. Wenn Sie einen Bereich markieren, z. B. IBL, dann erhalten Sie auf der rechten Seite genaue Angaben, ob und an welcher Stelle die Kostenstelle bzw. der Kostenträger in diesem Bereich enthalten ist.

2.4 Relevante Konten

Nutzen Sie zur Erleichterung der Einrichtung den Import einer Systemlösung (siehe Kapitel 2.5.1), einer Mustervorlage (Kapitel 2.2.8) oder einer Zeilenstruktur, die aus der Kosten- und Leistungsrechnung exportiert wurde (siehe Kapitel 2.5.3), dann werden die relevanten Konten automatisch angelegt.

Relevante Konten müssen von Ihnen nur dann eingerichtet werden, wenn Sie die Zeilenstruktur selbst anlegen, das BWA-Schema aus (Kanzlei-)Rechnungswesen als Zeilenstruktur importieren oder eine Zeilenstruktur importieren, die nicht in der Kostenrechnung angelegt wurde.

Relevante Konten stellen Kontenbereiche der Finanzbuchführung dar, die in der Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt werden sollen. In der Regel werden nur kosten- und leistungsrelevante Buchungen aus der Finanzbuchführung in der Kosten- und Leistungsrechnung benötigt. Buchungen auf Bestandskonten sowie auf Konten im neutralen Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung bleiben deshalb für die Kostenrechnung unberücksichtigt. Im Dialogfenster Relevante Konten legen Sie die Kontenbereiche fest, die in die Kosten- und Leistungsrechnung einfließen sollen.

Relevante Konten, die von Ihnen in der Finanzbuchführung oder im KOST-Stapel mit Kostenstelle/-träger bebucht werden, müssen in der Zeilenstruktur einer Zeile zugeordnet werden, damit die Kontenwerte in die Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung einfließen.

Bevor Sie relevante Konten anlegen, sollten Sie folgende Fragen klären:

• Welche Konten benötigen Sie für die Zeilenstruktur? Alle Konten der Zeilenstruktur müssen zwingend in den Bereichen der relevanten Konten liegen.
• Welche Konten benötigen Sie für die Kontenverteilung? Alle Konten der Kontenverteilung müssen zwingend in den Bereichen der relevanten Konten liegen.
• Können noch weitere Konten für die Kosten- und Leistungsrechnung relevant sein?
• Werden Konten nur mit Mengen gebucht? Diese Konten müssen als statistische Konten bzw. Mengeneinheiten gekennzeichnet werden.
• Arbeiten Sie mit Faktor-2-Buchungen, bei denen Kostenstellen/-träger geschleppt werden?

Abgleich bei der BAB-Berechnung: Bei der Berechnung des Betriebsabrechnungsbogens wird geprüft, ob Buchungen zu Konten vorliegen, die nicht durch Abfragen in der Zeilenstruktur oder durch Kontenverteilung in die Wertermittlung einfließen, aber in Bereichen der relevanten Konten enthalten sind. Diese Buchungen fließen nicht in den BAB ein.

Sind Konten als Statistische Konten bzw. Mengeneinheiten gekennzeichnet, werden diese nicht umgerechnet, wenn die Auswertungen in einer anderen als der Basiswährung erfolgt.

Alle Buchungen auf Konten werden als Beträge gespeichert. Auch Kontenwerte von