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Inhalt: Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens, Grundlagen der Finanzbuchhaltung, Inventur, Inventar und Bilanz, Konto- und Kontenarten, Gewinn- und Verlustrechnung, Organisation der Buchführung.
Art: Skripte
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1 Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens 2 Grundlagen der Finanzbuchhaltung 3 Inventur, Inventar und Bilanz 4 Konto- und Kontenarten 5 Gewinn- und Verlustrechnung 6 Organisation der Buchführung
1 Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens^1
Zu den Aufgaben des Rechnungswesens zählen die wert- und mengenmäßige Erfassung, Überwachung und Auswertung der Geld- und Leistungsströme des gesamten Unternehmens. Es hat folgende Aufgaben zu erfüllen:
Um diesen verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden, unterteilt sich das Rechnungswesen in nachstehende Bereiche.
Bereiche des RechnungswesensBereiche des Rechnungswesens
FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung^ KostenrechnungKostenrechnung^ StatistikStatistik^ PlanungsrechnungPlanungsrechnung
Warum?
„Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchhaltung dem Kaufmanne! Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder gute Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“ (Johann Wolfgang von Goethe) Eine ordnungsgemäße Buchführung liefert die Informationsgrundlage über die Ertragssituation und die finanzielle Lage eines Unternehmens. Sie dient zum einen der Dokumentation der Geschäfts- vorfälle für unternehmensinterne und -externe Adressaten, zum anderen bildet sie auch die Pla- nungsgrundlage für Entscheidungen der Unternehmensleitung. Die Buchführung klärt folgende Fragen: Wie reich ist das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt? Erzielte das Unternehmen während des Jahres Gewinne oder Verluste?
Abbildung 1 Bereiche des Rechnungswesens
Aufgaben des Rechnungswesens Dokumentation Kontrolle Planungsgrund- lage Rechenschaftsle- gung/ Information
Für alle regelmäßig ablaufenden Geschäftsvorgänge, werden Konten (Rubri- ken) eingerichtet, z. B. Warenverkauf, Büromittelkosten. Die Konten können handschriftlich in einem Kassenbuch oder besser elektronisch in einem Com- puterprogramm erfasst werden. Seit 2004 muss die Einnahmen-Überschuss- Rechnung auf einem amtlichen Vordruck erfolgen. Es empfiehlt sich daher, die eigenen Konten den amtlichen Konten entsprechend einzurichten. In diesen werden Einnahmen und Ausgaben, ihrem zeitlichen Eintreten nach geordnet, untereinander festgehalten. Zusätzlich werden die Buchungen der (Bargeld-) Kasse und des Bankkontos notiert. Diese einzelnen Posten führt man anschlie- ßend in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammen. Die Differenz zwi- schen Einnahmen und Ausgaben ergibt den Gewinn oder Verlust.
Die einfache Buchführung ist mit einem weitaus geringeren Zeitaufwand ver- bunden als die doppelte Buchführung. Auch stellt sie für Unternehmer ohne kaufmännische Kenntnisse keine nennenswerte Hürde dar. Im Gegenzug dazu lassen sich mit der einfachen Buchführung jedoch keine betriebswirtschaftli- chen Auswertungen erstellen. Gebucht wird erst zum Zeitpunkt des Zahlungs- flusses. Ausgenommen hiervon sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, wie, z. B. Miete, Löhne und Abschreibungen auf Anlagevermögen.
Aus der Praxis... Elektronisches Kassenbuch bei Kleingründungen
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit bietet kostenlose Software für ein elektronisches Kassenbuch an, welches nach Eingabe der Einnahmen und Ausgabe automatisch den aktuellen Kassenstand berechnet. www.bmwi-softwarepaket.de/kleingruendungen (Quelle: BMWA (Hrsg.): Gründerzeiten -, Informationen zur Existenzgründung und –sicherung Nr. 38: Buchführung)
Eine Vereinfachung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht darin, dass das Betriebsvermögen nicht jedes Mal durch eine Inventur erfasst wird. Jedoch müssen die einzelnen Vermögensgegenstände gesondert aufgezeichnet werden. Dies geschieht unter Angabe von Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und der jährlichen Abschreibung.
Ähnlich wie schon bei der einfachen Buchführung wird auch bei der doppelten Buchführung mit Konten gearbeitet. Die doppelte Buchführung jedoch erfor- dert pro Geschäftsvorgang die Buchung auf mindestens zwei Konten. Bei- spiel: Eine Lieferantenrechnung wird bar bezahlt. Die Buchung erfolgt dann zum einen auf dem Konto für „Wareneinkäufe“ und zum anderen auf dem Konto „Kasse“. Jedes dieser Konten besitzt dabei eine Soll- und eine Haben- seite, in denen die Einnahmen bzw. Ausgaben erfasst werden.
Gesetzliche Grundlage
Der Großteil der Unternehmen unterliegt der gesetzlichen Buchführungspflicht nach Handelsgesetzbuch (HGB). Neben der doppelten Buchführungspflicht sind sie auch dazu verpflichtet eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlust- rechnung aufzustellen.
Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
Betroffen sind von dieser Regelung alle Kaufleute , die ein Handelsgewerbe betreiben. Hierzu zählt jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass er nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Dies bedeutet, dass ein Unternehmer, der sehr einfache und über- schaubare Geschäftsbeziehungen unterhält, nicht als Kaufmann gilt, z. B. der Inhaber einer kleinen Imbissbude. Jedoch sind alle Nicht-Kaufleute, deren Umsätze 350.000 € im Jahr übersteigen, oder deren Gewinne 30.000 € im Jahr überschreiten nach der Abgabenordnung (§141 AO) zur doppelten Buchfüh- rung verpflichtet. Genauso ist sie bei einer freiwilligen Eintragung ins Han- delsregister erforderlich.
Neben den Informationen für die Unternehmensleitung und dem Schutz der Gläubiger ist auch der Staat zur Ermittlung der Steuer an einer gesetzlich gere- gelten Buchführung interessiert.^3
Abbildung 2 Buchführungspflicht
Doppelte Buchführung Buchung auf zwei Konten
noch weitere Inventurverfahren, die innerhalb eines Zeitraums vorgenommen werden können. Für den Betrieb stellt dies eine Entlastung dar. Allerdings müssen die Ergebnisse wieder auf den Stichtag zurückgerechnet werden.
Die Ergebnisse der Inventur werden im Inventar festgehalten. Das Inventar stellt ein detailliertes mengen- und wertmäßiges Verzeichnis von Vermö- gen und Schulden eines Unternehmens dar. Vermögen und Schulden werden grundsätzlich getrennt aufgelistet. Die Differenz zwischen dem Vermögen ei- nes Unternehmens und seinen Schulden bildet das Eigenkapital des Betriebes.
Der Gesetzgeber verlangt zusätzlich zur Aufstellung des Inventars einen kurz gefassten und übersichtlichen Abschluss in Form einer Bilanz.^6 Diese er- möglicht einen schnelleren Überblick über das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden eines Unternehmens als es das Inventar kann. Vom Inventar zur Bilanz gelangt man wie folgt:
Aktiva Bilanz Passiva
.A. Anlagevermögen
B. Umlaufvermögen
A. Eigenkapital 270.000,-
B. Fremdkapital (Schulden)
365.000,-
Inventar Detailliertes Verzeich- nis des Vermögen und der Schulden eines Unternehmens
Abildung 4 Beispiel für eine Bilanz
Die Bilanz ist damit eine Kurzfassung des Inventars in Kontenform. Auf der linken Seite, sind die konkreten Vermögensgüter (Aktiva) aufgelistet, während auf der rechten Seite das Kapital (Passiva), der Wert dieser Güter, steht. Ge- gliedert ist das Kapital nach den Eigentumsverhältnissen. Eine ausführliche Version der Bilanz findet sich im HGB.
Während die Passivseite der Bilanz Auskunft über die Herkunft der finan- ziellen Mittel ( Finanzierung ) gibt, zeigt die Aktivseite die Verwendung die- ser Mittel ( Investierung ) auf. Die beiden Bilanzseiten, Aktiva und Passiva, entsprechen sich folglich in ihrem Wert.
Bilanz
Vermögen = Kapital oder Aktiva = Passiva
Bilanz
Vermögen = Kapital oder Aktiva = Passiva
Die linke Seite der Bilanz besteht aus den beiden großen Posten Anlagever- mögen und Umlaufvermögen und ist innerhalb dieser nach dem Verwen- dungszweck unterteilt (z. B. Gebäude, Anlagen, Roh-, Hilfs- und Betriebsstof- fe) und zusätzlich nach der Liquidität der einzelnen Posten, die von oben nach unten zunimmt. Die rechte Seite gliedert sich in die zwei großen Bereiche Ei- genkapital und Fremdkapital. Diese stellen eine Unterteilung nach Art der Finanzquelle dar (z. B. Kredite von Banken, Anzahlungen von Lieferanten). Zusätzlich ist diese Seite nach der Fristigkeit der einzelnen Kapitalposten ge- ordnet, wobei das Eigenkapital langfristig im Betrieb verbleibt, die Fremdkapi- talposten hingegen kurzfristiger Art sind.
Die Bilanz wird bei Einzelunternehmen anschließend vom Inhaber persönlich unterschrieben. Bei anderen Rechtsformen sind es die Geschäftsführer, bzw. der Vorstand. Inventar und Bilanz sind bei der Gründung oder Übernahme ei- nes Unternehmens aufzustellen. Weiterhin sind sie regelmäßig zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres und wenn das Unternehmen aufgelöst oder ver- kauft wird zu erstellen. Die Unterlagen sind für 10 Jahre aufzubewahren.
4 Konto- und Kontenarten 9
Um nicht bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall die gesamte Bilanz neu schrei- ben zu müssen, aber dennoch stets auf dem aktuellen Stand zu sein, bedient man sich verschiedener Konten.
Bilanz Kurzgefasste Gegen- überstellung von Vermögen (Mittelver- wendung) und Kapital (Mittelherkunft)
Abbildung 5 Bilanz
ellen Jahr ab und bereinigt das Ergebnis um Privatentnahmen und -einlagen während des Jahres, so erhält man den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjah- res.
5 Gewinn- und Verlustrechnung^10
Für die Berechnung von Gewinn oder Verlust eines Jahres gibt es noch eine weitere Möglichkeit der Ermittlung, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Hierbei stellt man den Ertrag eines Geschäftsjahres dem Aufwand des- selben Jahres in Kontoform gegenüber.
Auf der linken Seite der GuV werden sämtliche Positionen aufgelistet, die während des Jahres einen finanziellen Aufwand darstellen, z. B. Personalkos- ten, Miete, Ausgaben für Werkstoffe, etc. Diese vermindern das Eigenkapital. Auf der rechten Seite werden sämtliche übers Jahr erhaltenen Wertzuflüsse, die Erträge verzeichnet, z. B. Verkaufserlöse. Sie wiederum erhöhen das Eigenka- pital.
Übersteigt der Ertrag den Aufwand ergibt sich ein Gewinn. Dieser wird auf der Sollseite vermerkt, um für beide GuV-Seiten den gleichen Betrag zu erhalten. Entsprechen bedeutet ein über dem Ertrag liegender Aufwand einen Verlust und wird auf der Habenseite notiert. Der durch die GuV errechnete Gewinn muss die gleiche Höhe haben, wie der in der Bilanz ermittelte Gewinn.
Aufwand
Gewinn
Ertrag
GuV (mit Gewinn)
Aufwand
Verlust
Ertrag
GuV (mit Verlust)
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz Bestandteil des Jahres- abschlusses. Auch sie muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
6 Organisation der Buchhaltung^11
Folgende Grundorganisation der Buchhaltung findet in der Praxis Anwendung:
Gewinn- und Verlustrechnung Gegenüberstellung von Ertrag und Auf- wand
Abildung 6 Gewinn- und Verlust- rechnung
der GuV. In diese Konten überträgt man lediglich die Anfangsbestände der Eröffnungsbilanz.
Zum Erfassen und Verarbeiten der Buchführungsdaten bedient man sich eines Kontenrahmens, welcher als Gliederungs- und Organisationsplan für die ein- zelnen Konten funktioniert. Häufig verwendet wird der Industrie- Kontenrahmen (IKR). Für den Einzelhandel empfiehlt sich der Einzelshandels- Kontenrahmen (EKR). Der Kontenrahmen selbst besteht aus zehn Kontenklas- sen, diese sind mit den Ziffern von 0 bis 9 bezeichnet. Man unterscheidet die Klassen weiter in Kontengruppen, welche wiederum in einzelne Konten unter- teilt sind. Da der Kontenrahmen nicht vorgegeben ist, stellt sich jedes Unter- nehmen seinen eigenen Kontenplan auf. Dieser enthält an die Erfordernisse des Unternehmens angepasste Konten.
Kontenklasse 0,1,
Kontenklasse 8
Kontenklasse 6, 7
Kontenklasse 5
Kontenklasse 3, 4
Kontenklasse 9
Aktivkonten Passivkonten Ertragskonten Aufwands-konten V+G-KontoBilanz und KalkulationFrei für
Bilanzkonten Erfolgskonten
Abbildung 7 Kontenrahmen
Kommentare
(^1) Vgl. E NGELHARDT: Grundzüge der doppelten Buchhaltung S CHMOLKE / D EITERMANN: Industrielles Rechnungswesen
(^2) Vgl. E NGELHARDT: Grundzüge der doppelten Buchhaltung W ÖHE/ K USSMAUL: Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik Handelsgesetzbuch (HGB)
(^3) Die §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuches (HGB) und §§ 140 f. der Abgabenordung (AO) enthalten daher Vorschriften zur Buchhaltung. Darüber hinaus existieren noch weitere steuerrechtliche Vorschriften unter anderen im Einkommenssteuergesetz, Körperschafts- steuergesetz, Umsatzsteuergesetz.
(^4) Vgl. § 238 HGB, § 145 AO
(^5) Vgl. S CHNEIDER : Betriebliches Rechnungswesen für Einsteiger W OBBERMIN : Buchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzanalyse
(^6) Vgl. § 242 HGB
(^7) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Es handelt sich hierbei um offen stehende Rechungen für vom Unternehmen an Kunden erbrachte Leistungen.
(^8) Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind offen stehende Rechungen für von Lieferanten an das Unternehmen erbrachte Leis- tungen.
(^9) Vgl. E NGELHARDT: Grundzüge der doppelten Buchhaltung W ÖHE/ K USSMAUL: Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik
(^10) Vgl. S CHMOLKE/ D EITERMANN: Industrielles Rechnungswesen S CHNEIDER : Betriebliches Rechnungswesen für Einsteiger W ÖHE/ K USSMAUL: Grundzüge der Buchführung und Bilanztechnik
(^11) Vgl. E NGELHARDT: Grundzüge der doppelten Buchhaltung W OBBERMIN : Buchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzanalyse
Beyer, Horst-Tilo (Hg.): Online-Lehrbuch BWL, http://www.online-lehrbuch-bwl.de
