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1 Grundlagen der kaufmännischen Rechnungslegung
1.1 Adressaten der kaufmännischen Rechnungslegung
1.2 Aufgaben des Rechnungswesens
1.3 Gliederung des Rechnungswesens
2 Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens
2.1 Gesetzliche Grundlagen
2.1.1 Handelsrechtliche Vorschriften 2.1.2 Steuerrechtliche Vorschriften
3 Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ("GoB")
3.1 Dokumentationsgrundsätze
3.2 Bilanzierungsgrundsätze
3.3 Ordnungsgemäße computergestützte Buchhaltung
4 Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten
4.1 Buchführungspflicht der Kaufleute nach Handelsrecht
4.2 Steuerrechtliche Buchführungspflicht
4.3 Weitere Aufzeichnungspflichten
5 Organisation der Buchführung
5.1 Grund- und Hauptbuch
5.2 Nebenbuchhaltung (Nebenbücher)
5.3 Aufbewahrungspflichten
5.4 Aufbewahrungsfristen
5.5 Unterscheidung der Belege
5.6 Behandlung von Belegen nach den GoBs
6 Inventur und Inventar
6 Inventur und Inventar
6.1 Das Inventar
6.2 Begriffsunterscheidung Inventar / Inventur
6.3 Die Inventur: grundlegende Definition
6.4 Bewertung und Bewertungsvereinfachung
6.5 Besondere Arten der Inventur
7 Inventar => Bilanz und GuV
7.1 Bilanz
7.2 Bilanz und GuV
8 Die Ableitung der Buchungsmethodik
8.1 Buchungsregeln
8.2 Ableitung von Buchungssätzen
8.3 Beispiele für Buchungssätze
8.4 Die vier elementaren Buchungsfälle
8.5 Der Buchungskreislauf der Bilanz-Konten (siehe Anlagen)
8.6 Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital (siehe Anlagen)
9 Verbuchung von Abschreibungen
9.1 Arten der Abschreibungen
9.2 Buchungstechnik bei Abschreibungen
9.3 Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibung
9.4 Degressive und lineare Abschreibung
9.5 Geringwertige Wirtschaftsgüter (Bewertungsvereinfachung)
9.6 Übungen zu Abschreibungen
10 Die Umsatzsteuer
10.1 Umsatzsteuerpflicht
10.2 Systematik der Umsatzsteuer
10.3 Umsatzsteuer im Einkauf- und Verkaufsprozess
10.4 Verbuchung der Umsatzsteuer
11 Das Privatkonto
11.2 Gewinn-Ermittlungsmethode durch EK-Vergleich
11.2 Übungsfälle
12 Organisation der Buchführung
12.1 Der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR)
12.2 Der Kontenplan
13 Buchungen im Personalbereich
13.1 Ausweis- und Rechnungslegungspflichten
13.2 Übungsfälle zur Lohn-/Gehaltsverbuchung
14 Buchungen im Ein- und Verkaufsbereich
14.1 Zur Definition des Materialbegriffes
14.2 Buchungen der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
14.3 Buchungen des Warenverkehrs
14.4 Grundlagen zu (nachträglichen) Preisnachlässen
15 Zahlungen mit Skontoabzug
16 Buchungen im Sachanlagebereich
16.1 Buchungen neuer Anlagen (Anschaffung/Kauf)
16.2 Abgrenzung zu den geringwertigen Wirtschaftgütern
16.2 Abgrenzung zu den geringwertigen Wirtschaftgütern
16.3 Instandhaltung und Investition
16.4 Aktivierte Eigenleistungen
16.5 Abgang / Verkauf von gebrauchten Anlagegütern
16.6 Anlagenkauf mit „Inzahlunggabe“ gebrauchter Anlagen
17 Steuern im Unternehmen
18 Bestandsveränderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen
19 Zeitliche Abgrenzung
19.1 Vier Formen von Rechnungsabgrenzungsposten
19.2 Verbuchung von Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)
19.3 Übungsfälle zur Abgrenzung sonstiger Erträge / Aufwendungen
19.4 Rückstellungen
20 Wertberichtigung von Forderungen
20.1 Bewertung von Forderungen
20.2 Übung zu Forderungsausfällen
21 Übungsaufgaben aus ehemaligen Klausuren
Damit die Finanzverwaltung ihrer Aufgabe, Steuern gleichmäßig festzusetzen und zu erheben
nachkommen kann, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts
verpflichtet. Hierfür hat er unter anderem Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten
nachzukommen, die sich aus dem Handelsrecht, aus dem Steuerrecht und aus sonstigen
Rechtsvorschriften ergeben können.
Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in
Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z.B. CD, DVD, Disketten, EDV-
Magnetbänder).
Unter dem Begriff Buchführung versteht man die geordnete Dokumentation des betrieblichen
Geschehens durch „Bücher”, die mindestens in einem Grundbuch eine zeitnahe und geordnete
Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle gewährleistet und
die turnusmässige Erstellung eines Inventars beinhaltet.
Hierdurch ist gewährleistet, dass die Buchführung den Stand (Inventur) und die
Veränderungen („laufende Buchführung”) des Anlage - und Umlaufvermögens, des Eigen- und
Fremdkapitals sowie der Aufwendungen und Erträge abbildet. Auf der Grundlage der
Buchführung haben Kaufleute zum Schluss des Wirtschaftsjahres den Jahresabschluss zu
erstellen, der aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung besteht und bei
Kapitalgesellschaften bzw. bestimmten Personengesellschaften zusätzlich um einen Anhang
und ggf. einen Lagebericht zu erweitern ist. Bücher und Aufzeichnungen, die den Vorschriften
der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zu Grunde zu legen, soweit nach
den Umständen kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (sog.
Beweiskraft ).
2 Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens
2.1 Gesetzliche Grundlagen
2.1.1 Handelsrechtliche Vorschriften
HGB
und allgemeine GoB
Die für die Buchführung wichtigsten Vorschriften finden sich in den §§ 238 bis 263 sowie in
den §§ 264 bis 335b HGB.
GenG
PublG
AO
Verordnungen, EU-Recht
Die handelsrechtlichen Vorschriften sind im 3. Buch des Handelsgesetzbuches (= HGB) in
folgende Teile geregelt:
1. §§ 238–263 HGB: Grundlegende Vorschriften für alle Kaufleute
2. §§ 264–335b HGB: Zusätzliche Vorschriften für Kapitalgesellschaften
3. §§ 336–339 HGB: Zusätzliche Vorschriften für eingetragene Genossenschaften und weitere
Rechtsformenspezifische Vorschriften finden sich u. a. auch in den gesellschaftsrechtlichen
Regelungen des Handelsgesetzbuches für die offene Handelsgesellschaft (OHG) und die
Kommanditgesellschaft (KG), ferner für die Aktiengesellschaft im Aktiengesetz (AktG) sowie für
die GmbH im GmbHG.
Allgemein kann man sagen, dass für Kapitalgesellschaften wesentlich detailliertere und
spezifischere Regelungen gelten als für Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Dies
kann insbesondere mit dem viel größeren volkswirtschaftlichen Risiko begründet werden, das in
Kapitalgesellschaften präsent ist, insbesondere bei Insolvenz (Gläubigerschutz).
Die Buchhaltung ist stark reglementiert und von zahlreichen Rechtsquellen geregelt.
Hierbei ist die Gesamtheit aller Rechtsnormen, die die Rechnungslegung regeln, von Bedeutung.
Man unterscheidet dabei kodifiziertes Recht (Gesetze), Rechtsprechung und
Gewohnheitsrecht. Alle drei Arten von Rechtsnormen kommen im Rechnungswesen vor:
Handelsrecht Steuerrecht
Aktiengesetz (AktG)
GmbHG
EStG
KStG
UStG, GewStG
BewG
3 Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ("GoB")
3.1 Dokumentationsgrundsätze
Grundsatz der Richtigkeit:
Dieser verlangt richtige Verbuchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen (§ 239 Abs. 2 HGB).
Die "GoB" sind ein mehr oder weniger unbestimmter Rechtsbegriff (Generalklausel), der die Gesamtheit
der kodifizierten und nichtkodifizierten Vorschriften und Normen umschreibt, die für die Buchführung, die
Jahresabschlussgliederung, den Ansatz und die Bewertung im handelsrechtlichen Jahresabschluss
maßgebend sind. Man unterscheidet zwei Gruppen von „GoB“:
- Grundsätze, die der Dokumentation dienen sind der Grundsatz der Übersichtlichkeit, der Grundsatz
der Richtigkeit, der Grundsatz der Vollständigkeit und der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des
Belegwesens;
- Bilanzierungsgrundsätze sind der Grundsatz der Klarheit, der Grundsatz der Wahrheit, der
Grundsatz der Kontinuität und der Grundsatz der Vorsicht.
Grundsatz der Übersichtlichkeit:
Dieser verlangt eine solche Beschaffenheit der Buchführung, dass sie einem sachverständigen Dritten
innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des
Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung
verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 AO). Darüber hinaus fordert § 243 Abs. 2 HGB, dass
der Jahresabschluss klar und übersichtlich sein muß.
Grundsatz der Vollständigkeit: Dieser gebietet, sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge in den Jahresabschluss einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist (§ 246 Abs. 1 HGB). Dabei dürfen Bilanzierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im gesetzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommen werden.
Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot (Saldierungsverbot), wonach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mit Posten der Passivseite, von Aufwendungen mit Erträgen, von Grundstücksrechten mit Grundstückslasten zulässig ist (§ 246 Abs. 2 HGB).
Darüber hinaus sind alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen (und grundsätzlich auch einzeln zu bewerten).
3.2 Bilanzierungsgrundsätze
Grundsatz der Klarheit: Dieser schreibt vor, den Jahresabschluss klar und übersichtlich aufzustellen (§ 243 Abs. 2 HGB). Er dokumentiert sich u. a. in den Vorschriften einer Postengliederung nach vorgeschriebener Reihenfolge (§ 265 Abs. 1 HGB), in der Verpflichtung zu zutreffender und eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB), in der Pflicht zur Einhaltung der vorgeschriebenen Ausweisformen Kontoform für Bilanz ( § 266 Abs. 1 HGB) Staffelform für GuV-Rechnung (§ 275 Abs. 1 HGB) sowie in der Pflicht zur Beachtung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z. B. § 265 Abs. 3 HGB).
Grundsatz der Wahrheit: Dieser bezieht sich auf die materielle, inhaltliche Ordnungsmäßigkeit in bezug auf Ansatz- und Bewertungsfragen, umfaßt den Vollständigkeitsgrundsatz (§ 246 Abs. 1 HGB), das Verbot der Täuschung oder Irreführung Dritter (d. h., Pflicht zur Orientierung an der Generalklausel nach § 264 Abs. 2 HGB) und die Pflicht zu materiell richtiger Verbuchung von Geschäftsvorfällen und Gestaltung des Jahresabschlusses.
Grundsatz der Kontinuität: Dieser gliedert sich in Bilanzidentität (die die Übereinstimmung der Eröffnungsbilanz mit der Schlussbilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliederung, Ansatz und Bewertung fordert), formelle Kontinuität (welche die Beibehaltung von Gliederung und Postenbezeichnung im Zeitablauf verlangt) und in materielle Kontinuität (welche auf die Beibehaltung des Wertzusammenhangs durch Wertfortführung im Zeitablauf zielt).
- Belegzwang für Buchungen: Keine Buchung ohne Beleg.
- Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts.
- Datumspflicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg ist mit einem Ausstellungsdatum zu versehen.
- Unmißverständlicher Belegtext bei hinreichender Erklärung des Geschäftsvorfalls: Belege müssen in einer
lebenden Sprache gehalten werden (§ 239 Abs. 1 HGB), Aufstellung des Jahresabschlusses dagegen in deutscher
Sprache (§244 HGB). Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen muss eindeutig festliegen (§
239 Abs. 1 Satz 2 HGB).
- Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung.
- Korrekturverbot: Keine nachträgliche Veränderung einer Eintragung oder Aufzeichnung, so dass der
ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcher
Änderungen, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§
239 Abs. 3 Satz 2 HGB). Pflicht zum Storno fehlerhafter Eintragungen, Aufzeichnungen und Buchungen (der
fehlerhafte Vorgang ist aus Gründen der Klarheit und Übersichtlichkeit offen rückgängig zu machen).
Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Belegwesens: Damit sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB), müssen bei der Belegbehandlung folgende Regeln beachtet werden:
ergänzend: Bundesministerium der Finanzen (IV A 4 - S-0316 / 13 / 10003); Schreiben (koordinierter Ländererlass) vom 14.11.
4 Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten
4.1 Buchführungspflicht der Kaufleute nach Handelsrecht
nicht überschreiten, die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden.
Die Buchführungspflicht (§ 238 HGB) und die Pflicht zur Inventur und zur Führung eines Inventars (§§ 239, 240 HGB) sowie die Inventurvereinfachungsverfahren (§ 241 HGB) entfallen somit dann.
Gemäß § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Seit der Neuregelung des Kaufmannsbegriffes zum 1. Juli 1998 gelten diese Vorschriften für alle eingetragenen Kaufleute, d. h., für alle Gewerbetreibende. Als Kaufleute im Sinne der Buchführungsvorschriften sind anzusehen:
Die handelsrechtliche Buchführungspflicht trifft jedoch nur Kaufleute, deren Gewerbebetrieb nach Art und
Umfang eine kaufmännische Einrichtung erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB). Es handelt sich um einen
unbestimmten Rechtsbegriff (= qualitative/quantitative Kriterien: Kontokorrentverkehr, Kaufmännische
Betriebsführung, Vielzahl zu erbringender Leistungen, Vielzahl von Geschäftsverbindungen,
Bilanzsumme, Umsatzerlöse, Zahl der Arbeitnehmer, Zahl der Betriebsstätten etc.).
Durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) wurde ab 2009/2010 ein neuer § 241a HGB
mit eigenständigen handelsrechtlichen Grenzwerten eingeführt. Nach dieser Neuregelung brauchen
Einzelkaufleute (nicht Personengesellschaften) ,
die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
- Nach § 1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewerbetreibende, wobei die alte branchenbezogene Definition abgeschafft wurde;
- Land- und Forstwirte, die nach § 3 Abs. 2 HGB die Eintragung in das Handelsregister wegen ihres Geschäftsumfanges herbeigeführt haben (sogenannter „Kannkaufmann“);
- Handelsgesellschaften im Sinne des § 6 Abs. 1 HGB, d. h., alle Kapitalgesellschaften;
- Eingetragene Genossenschaften (§ 17 Abs. 2 GenG);
- Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Vereine sind (§53 Abs. 1 VAG).
1) 600.000 Euro Umsatzerlöse und
2) 60.000 Euro Jahresüberschuss/Gewinn
Die Regel ist zudem „nur“ eine rechtsformenspezifische Erleichterung; Kapitalgesellschaften sind hiervon nicht betroffen.
Damit insbesondere die Finanzverwaltung ihrer Aufgabe, Steuern gleichmäßig festzusetzen und zu
erheben nachkommen kann, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet. Hierfür hat er unter anderem Aufzeichnungs - und Buchführungspflichten
nachzukommen, die sich aus dem Handelsrecht, aus dem Steuerrecht und aus sonstigen
Rechtsvorschriften ergeben können.
4.2 Steuerrechtliche Buchführungspflicht
4.3 Weitere Aufzeichnungspflichten
EXKURS: In einer Vielzahl außersteuerlicher Gesetze und Rechtsverordnungen sind Pflichten zur Führung bestimmter Bücher und Aufzeichnungen vorgesehen, die als sog. abgeleitete Aufzeichnungspflichten auch für die Besteuerung zu erfüllen sind.
Beispielhaft können genannt werden: ■ Altenheime, Altenwohn- und Pflegeheime (Aufzeichnungen nach dem HeimG), ■ Apotheken (Herstellungs- und Prüfungsbücher), ■ Handelsmakler (Tagebücher), ■ Krankenhäuser( Bücher), ■ Lohnsteuerhilfevereine (Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben), ■ Spielbanken (Identifizierungs- und Aufzeichnungspflichten), ■ Hersteller von Wein (Wein- und Analysebücher).
Bei der steuerlichen Buchführungspflicht wird ferner die abgeleitete von der originären
Buchführungspflicht unterschieden.
Die abgeleitete (derivative) Buchführungspflicht ergibt sich aus § 140 AO: Wer nach anderen als den
Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
hat die damit auferlegten Verpflichtungen auch im Interesse der Besteuerung zu erfüllen. Daneben
beschreibt § 141 Abs. 1 AO eine originäre steuerliche Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmen
(Gewerbebetriebe) sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Größenmerkmale erfüllen.
Gesonderte steuerliche Aufzeichnungspflichten, die an sich keine eigentliche Buchführungspflicht sind,
die aber von der Buchführung wahrgenommen werden, bestehen hinsichtlich Warenein- und -ausgang
(Führung des Wareneingangsbuch und Warenausgangsbuch, §§ 143, 144 AO), aufgrund von
umsatzsteuerlichen Tatbeständen (§ 22 UStG, §§ 63 ff. UStDV), zur Berücksichtigung bestimmter
Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung, z. B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 und
Abs. 7 EStG), für Arbeitnehmerdaten auf dem Lohnkonto (§ 41 EStG, § 4 LStDV), für
Anbauverzeichnisse bei Land- und Forstwirten (§ 142 AO).
Die steuerliche Buchführungspflicht unterscheidet nicht nach Tätigkeit oder der Rechtsform, sondern nach dem dabei erzielten Erfolg. Allerdings beschränkt sich auch die steuerrechtliche Buchführungspflicht auf Gewerbetreibende. Anders als das Handelsrecht unterscheidet das Steuerrecht aber zwischen „normalem“ Gewerbebetrieb und der Land- und Forstwirtschaft. Nach § 141 AO ist buchführungspflichtig, wer
- pro Jahr über 600.000 Euro Umsatz macht oder
- selbstgenutzte landwirtschaftliche Flächen im Wert von über 25.000 Euro (ab 2004) besitzt,
festzustellen nach Bewertungsgesetz, oder
- pro Jahr 60.000 (50.000 Euro (2008 bis 2015) bzw. 30.000 Euro (2004 bis 2007)) Gewinn aus
Gewerbebetrieb oder Land- und Fortwirtschaft erzielt.
1 - 4 Lösungen: Grundlagen der Buchführung
- Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik (Betriebsstatistik), Planrechnung (Budgetierung)
- Dokumentation, Rechenschaftslegung, Information, Kontrolle, Disposition
- Externe: Banken, Finanzamt, Behörden, Kapitalanleger, Stellenbewerber, Kunden;
Interne: Geschäftsführung, Controller, Revisoren, Mitarbeiter, Kapitaleigentümer
- Handelsbräuche nach § 346 HGB, Treu und Glauben nach §157 BGB, Buchungssätze mit „Soll“ und „Haben“,
Zahlreiche Grundsätze im Rechnungswesen, soweit diese nicht kodifiziert sind
- Großunternehmen sollen schärferen Vorschriften unterliegen, um die mit ihnen verbundenen Risiken
(Arbeitsplätze, Kapitalmarkt) besser kontrollieren und damit minimieren zu können.
- Dokumentation: Übersichtlichkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit, Ordnung des Belegwesens;
Bilanzierung: Klarheit, Wahrheit, Kontinuität, Vorsicht.
- Es muß den GoB genügen, d. h. die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig
und zeitgerecht erfaßt sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und
Journalfunktion), die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick
über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion), die Buchungen müssen
einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden
sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können, ein sachverständiger
Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und
sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können, das
Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die
9.6. Ja, Wert der landwirtschaftlichen Flächen sind überschritten 9.7. Ja, Gewinngrenze überschritten
historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden
und es muss gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der
Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht (Programmidentität).
- Prüfung der Kaufmannseigenschaft: 8.1. kein Kaufmann, wegen Freiberuflichkeit 8.2. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Kleinkaufmann - sonst Musskaufmann 8.3. kein Kaufmann, wegen Freiberuflichkeit 8.4. Kaufmann oder ggfs. Kleinkaufmann mit Vertrieb der Bücher, ansonsten kein Kaufmann wegen Freiberuflichkeit 8.5. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Kleinkaufmann - sonst Musskaufmann 8.6. Formkaufmann (wegen GmbH) 8.7. Kaufmann, wegen Gewerblichkeit, ggfs. Kleinkaufmann - sonst Musskaufmann 8.8. Kannkaufmann
- Buchführungspflicht: 9.1. Ja, wegen Überschreitung der Umsatzgrenze 9.2. Nein, wegen Nichtgewerblichkeit 9.3. Nein, bei der Gewerbetätigkeit (Bücher) sind die Grenzwerte nicht überschritten und die Lehrtätigkeit ist kein Gewerbe und daher nicht buchführungspflichtig 9.4. Nein, Grenzwerte nicht überschritten 9.5. Ja, Gewinngrenze überschritten
5 Organisation der Buchführung
5.1 Grund- und Hauptbuch
5.2 Nebenbuchhaltung (Nebenbücher)
A P
Bankkontoauszüge Kassenbelege Barquittungen etc.
Man unterscheidet zunächst in
- Grundbuch mit zeitlicher Aufzeichnung aller Geschäftsfälle in Form von Buchungssätzen und
- Hauptbuch mit sachlicher Ordnung aller Geschäftsfälle auf Konten.
Bei elektronischer Buchhaltung muss nur das Grundbuch durch den Buchhalter durch die Eingabe von Buchungssätzen geführt werden; die Konten des Hauptbuches werden automatisch vom Programm geführt.
Belege
Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen
Nebenbücher je nach Bedarf
Ferner unterscheidet man
- die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buchhalterische Tatbestände und Informationen verarbeiten, z. B. Löhne und Gehälter, Wechsel, Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der
- Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur die Hauptbuchhaltung liefert dem Leser ein vollständiges Bild über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens.
Die Belege für beide Bereiche der Buchhaltung sind geordnet gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften aufzubewahren.
laufende Buchungen
Bsp.
Maschinen
Hauptbuch sachliche Ordnung der Buchungen
Grundbuch (Journal) Zeitliche Ordnung der Buchungsaufzeichnungen
Abschlussbuchungen Jahresabschluss
vorbereitenden
Eröffnungsbuchungen
Offene Posten Buch Debitorenbuch Kreditorenbuch etc.
Lohn-/Gehaltsbuch Kassenbuch Anlagenbuch/-gitter Kontokorrentbuch
5.5 Unterscheidung der Belege
5.6 Behandlung von Belegen nach den GoBs
Allgemein kennt die Buchhaltung zwei Kategorien von Belegen:
Fremdbelege sind Belege, die von einem anderen Wirtschaftsteilnehmer erstellt wurden, und uns im
Geschäftsverkehr zugegangen sind:
Eingangsrechnungen
Quittungen
Bank- und Postbelege
Erhaltene Wechsel und Schecks
Erhaltene Begleitbriefe zu Schecks und Wechseln
Erhaltene sonstige Handelsbriefe
Gutschriftenanzeigen von Lieferanten
Steuerbescheide
Strafbescheide
Eigenbelege sind alle Belege, die wir im Wirtschaftsverkehr mit anderen selbst hergestellt haben
- Ausgangsrechnungen
- Quittungsdurchschriften
- Kopien eigener Wechsel und Schecks
- Kopien abgesandter Handelsbriefe
- Gutschriftenanzeigen an Kunden
- Entnahmebelege
- Lohn- und Gehaltslisten
- Belege über Storno, Umbuchungen und Buchungsfehler
- Ergebnisverwendungebeleg
- Vorbereitende Arbeiten
1.1. Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
1.2. Bestimmung des Buchungsbeleges und Zusammenführung von Doppelbelegen (Vermeidung
von Doppelbuchungen)
1.3. Ordnen nach Belegarten (Belegkategorisierung)
1.4. Fortlaufende und kategorienweise Nummerierung der Belege
1.5. Vorkontierung der Belege
- Buchen der Belege
2.1. Buchung in Nebenbuchhaltung, wenn erforderlich
2.2. Buchung im Grundbuch
2.3. Buchung im Hauptbuch (in EDV-Buchhaltung automatisch aus Journalbuchung)
- Ablage und Aufbewahren
Fristen: § 257 Abs. 4 HGB
Aktueller Hinweis:
Verfahrensrecht | Verkürzung der Aufbewahrungsfrist und § 147 Absatz 3 AO (Bundesregierung): Die Bundesregierung hat sich zu der Frage geäußert, inwieweit § 147 Absatz 3 AO den Änderungen durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz im Hinblick auf die Verkürzung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen entgegen steht, da diese auch Unterlagen mit Bedeutung für Steuern darstellen. Hierzu der Parlamentarische Staatssekretär Dr. Michael Meister: Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz wurden in § 147 Absatz 3 AO Neuregelungen zu Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 Abgabenordnung sind, aufgenommen. Beim Empfang solcher Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Beim Versand solcher Lieferscheine, endet sie mit dem Versand der Rechnung.
Damit müssen diejenigen Lieferscheine nicht mehr aufbewahrt werden, deren Inhalt eingangs- bzw. ausgangsseitig durch entsprechende Rechnungen nach § 14 Absatz 4 UStG dokumentiert ist.
§ 147 Absatz 3 AO steht daher der Verkürzung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen nicht entgegen.
Quelle: BT-Drucks. 18/12750, Antwort auf die Frage 23 des Abgeordneten Richard Pitterle (DIE LINKE.) (il)
5 Lösungen: Belegwesen
- Daten bereitzustellen, die die Hauptbuchhaltung nicht enthält und auch nicht kennt, die aber zur Erstellung der
Buchungen bedeutsam sind, etwa die vielen persönlichen Daten der Mitarbeiter, die für die Lohn- und
Gehaltsabrechnung erforderlich sind.
- Im Grundbuch ist der Buchungsstoff zeitlich, im Hauptbuch sachlich geordnet. Das Grundbuch enthält
Buchungssätze, das Hauptbuch die Konten.
- Nur im Grundbuch; die Konten des Hauptbuches werden automatisch vom System geführt.
- Fremdbelege: Eingangsrechnungen, Quittungen, Bank- und Postbelege, Erhaltene Wechsel und Schecks,
Erhaltene Begleitbriefe zu Schecks und Wechseln, Erhaltene sonstige Handelsbriefe, Gutschriftenanzeigen von
Lieferanten, Steuerbescheide, Strafbescheide; Eigenbelege: Ausgangsrechnungen, Quittungsdurchschriften, Kopien
eigener Wechsel und Schecks, Kopien abgesandter Handelsbriefe, Gutschriftenanzeigen an Kunden,
Entnahmebelege, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Storno, Umbuchungen und Buchungsfehler,
Ergebnisverwendungebeleg/-protokoll.
- Ja, aber nur , wenn die Inhalte der Datenbank „inhaltlich“ mit den weggeworfenen Originalbelegen übereinstimmen
(§ 257 Abs. 3 Nr. 1 HGB).
- Nein, weil hier eine bildliche Übereinstimmung erforderlich ist (§ 257 Abs. 3 Nr. 1 HGB). Es wäre jedoch
ausreichend, wenn die Datenbank Scans der Belege enthält und diese als Bilder wiedergeben kann.
- Aus handelsrechtlicher Sicht ja; aus steuerrechtlicher Sicht nein, weil dies keine Auswertung durch die
Finanzbehörden i.S.d. § 147 Abs. 6 AO zulässt.
- Aufbewahrungsfristen:
8.1. 31.12.
8.2. 31.12.
8.3. 31.12.
8.4. 31.12.
8.5. 31.12.2013 (Organisationsunterlagen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig!); die Frist würde bei tatsächlich
längerer Nutzung der Software ebenfalls länger sein, weil das Handbuch dann noch für die Besteuerung relevant wäre.
8.6. 31.12.2012 (wie vorstehend; es bestünde aber gar keine Aufbewahrungspflicht, wenn die Verfahrensanweisungen
nicht die Buchhaltung betreffen bzw. nicht steuerlich relevant wären)
8.7. 31.12.2013 (das Belegdatum zählt, nicht der Veranlagungszeitraum der Steuer!)
8.8. 31.12.2009 (Angebote sind „Handelsbriefe“ im Sinne der §§ 257 HGB und 147 AO)
8.9. 31.12.2009 (Die Mahnung ist ein „Handelsbrief“, solange aus ihr keine Buchungen resultieren; wären Zinsen,
Gebühren oder Kosten festgesetzt worden, so wäre die Mahnung ein Buchungsbeleg und die Frist daher 10 Jahre,
also bis zum 31.12.2013)
- Die richtige Reihenfolge ist:
_ Prüfung auf rechnerische Richtigkeit
_ Zusammenführen von Doppelbelegen
_ Nummerieren der Belege
_ Vorkontieren
_ Buchung im Grundbuch
_ Buchung im Hauptbuch
_ Einordnen in Belegablage
6 Inventur und Inventar
6.1 Das Inventar
Beispiel für ein Inventar (vereinfacht):
A. Anlagevermögen I. Sachanlagevermögen (Buchwerte)
- Grundstück und Gebäude
- Fuhrpark
- Maschinen
- Betriebs- und Geschäftsausstattung
B. Umlaufvermögen
- Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Unfertige und fertige Erzeugnisse
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Bank(guthaben)
- Kasse
C: Schulden/Verbindlichkeiten (Fremdkapital)
I. Langfristige Schulden
- Darlehen bei Sparkasse
II. kurzfristige Schulden
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen
Vermögen - Schulden = Eigenkapital bzw. Reinvermögen
6.2 Begriffsunterscheidung Inventar / Inventur
-60.
Inventar (= Bestandsverzeichnis): ausführliches Bestandsverzeichnis des Vermögens und der Schulden
Inventur (= Bestandsaufnahme): Art-, mengen- und wertmäßige Bestandsaufname des Vermögens und der Schulden
-80.
-20.
= Summe der Schulden
= Summe des Vermögens 175.
95.
Unter einem Inventar versteht man eine detaillierte Zusammenstellung der am Bilanzstichtag im Jahresabschluss anzusetzenden Vermögensgegenstände und Schulden einer Unternehmung, und zwar nach Art, Menge und Wert. Der besondere Vorzug des Inventars gegenüber der Bilanz liegt in seinem bis ins einzelne gehenden Nachweis. Das Inventar folgt dabei der Staffelform und gliedert sich in
Vermögenswerte,
Schuldwerte sowie
Reinvermögen
Die Vermögenswerte (unterteilt in Anlage- und Umlaufvermögen) gliedert man nach ihrer zeitlichen Bindung bzw. steigenden Liquidierbarkeit (beginnend mit Immobilien, endend mit Kassenbestand), die Schulden nach Fälligkeit bzw. Dringlichkeit der Zahlung (beginnend mit langfristigen, endend mit kurzfristigen Schulden).
