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Einführung in die Doppelte Buchführung
Dipl.- Kfm. Dr. oec. publ. Martin Vieregg, achte Überarbeitung Juli 2016
- Überarbeitung Januar 2009: Ergänzung Skontobuchungen im Kapitel „Offene Rechnungen“
- Überarbeitung Juni 2016: neues Kapitel „Zu erstellende Unterlagen bei einer deutschen GmbH“, neues Kapitel „Spezielle Buchungsfälle - Lohnbuchungen“, Ergänzung Kapitel Kosten- rechnung um Beispielsbuchungen, kleinere Aktualisierungen
Diese Einführung ist für die Personen gedacht, die noch keine nennenswerten Vorkenntnisse bzgl. Doppelter Buchführung haben und sich einen „Schnellkursus“zutrauen. Alte Buchhalter- hasen möchten mir die etwas saloppe Art des Erklärungsstils verzeihen, aber ich hatte es lange nicht verstanden! Beim Schreiben der Einführung hatte ich speziell kleine GmbHs vor Augen, insbesondere beim Kapitel „Spezielle Buchungsfälle“. Ich setze mit dieser Einführung kein Vor- wissen voraus. Viele Begriffe, die Sie schon gehört haben, sind Bestandteil der Doppelten Buch- führung, und werden in dieser Einführung natürlich ebenfalls erklärt.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Doppelte Buchführung? 2 1.1 Wo wird Doppelte Buchführung verwendet? 2 1.2 Vor- und Nachteile der Doppelten Buchführung 3 1.3 Mit Doppelter Buchführung beginnen 4
- Grundlagen 5 2.1 Konto 5 2.2 Buchungsfall 6 2.3 Buchungssatz 7 2.4 Korrekturbuchung 8 2.5 Kontenplan 8 2.6 Arten von Konten 9 2.7 Bilanz, GuV 10
- Spezielle Buchungsfälle 12 3.1 Umsatzsteuer 12 3.2 Offene Rechnungen, Rechnungsabgrenzung 13 3.3 Erstattungen 16 3.4 Lohnbuchungen 17 3.5 Afa-Abschreibungen 20 3.6 Abschreibung von / Wertberichtigung auf Forderungen 22 3.7 Schlußbuchungen 23
- Zu erstellende Unterlagen bei einer deutschen GmbH oder UG 25
- Einnahmenüberschußrechnung versus Doppelte Buchführung 26
- Kostenrechnung versus Finanzbuchhaltung 28
- Schlußbemerkung 34
- TEXTBUCH Buchhaltungsprogramm 34
Die Doppelte Buchführung wurde übrigens erstmals vom italienischen Mathematiker und Mönch Luca Pacioli in seinem Buch „Trattato di partita doppia“ (Venedig 1494) dargestellt. Er bezog sich hierbei auf die kaufmännische Praxis, die sich in den 100 Jahren davor langsam in Ita- lien entwickelte. Der eigentliche „Erfinder“ der Doppelten Buchführung ist somit unbekannt.
1. Was ist Doppelte Buchführung?
Doppelte Buchführung bedeutet, daß ausnahmslos jeder Geschäftsvorfall in zwei Konten erfaßt wird - einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite des jeweiligen Kontos. Wenn Sie beispielsweise bei einem Schreibwarenhändler Büroutensilien einkaufen, erfassen Sie dies als „Ausgabe“ bzw. als „Aufwand“. Bei der „Kameralistischen Buchführung“ begnügt man sich mit dieser Erfassung. Bei der Doppelten Buchführung wird dagegen für jede derartige Bewegung auch ein Gegenstück betrachtet - in diesem Fall die Kasse (ggfs. ein normaler Geldbeutel), aus der Sie das Geld nehmen - und darüber ebenfalls Buch geführt. Heben Sie von Ihrem Girokon- to Geld ab und legen es in Ihren Geldbeutel, so würde bei einer reinen Ausgaben/Einnahmen- Betrachtung gar nichts erfaßt werden. Bei der Doppelten Buchführung findet eine Buchung zwischen der Kasse und dem Girokonto statt.
1.1 Wo wird Doppelte Buchführung verwendet?
Private Körperschaften (insbesondere die Rechtsform GmbH) müssen in Deutschland Doppel- te Buchführung betreiben, Einzelpersonen und öffentliche Körperschaften dagegen nicht. Für Personengesellschaften ab einer bestimmten Größe ist ebenfalls die Doppelte Buchführung verbindlich. Vereine müssen zwar nach Handelsrecht keine Doppelte Buchführung betreiben, aufgrund des Vermögensnachweises nach Bürgerlichem Gesetzbuch („Rechenschaftspflicht“) wird die Doppelte Buchführung bei Vereinen trotzdem häufig angewendet.
Die Alternative zur Doppelten Buchführung ist die kameralistische Buchführung oder Einnah- menüberschußrechnung (EÜR). Hier werden nur die laufenden Ausgaben und Einnahmen notiert und es gibt keine Bestandskonten. Es gibt jedoch selbst bei kameralistischer Buchfüh- rung Teilbereiche der Buchführung, die über eine reine Einnahmenüberschußrechnung hinaus- geht, z.B. die Abschreibungen (Afa Absetzung für Abnutzung). Statt eine Anschaffung über 410 EUR netto direkt in der Ausgabenliste aufzuführen, werden stattdessen jährliche Abschrei- bungsraten gebucht und das angeschaffte Gerät in einem eigenen Konto gelistet.
Kurioserweise betreibt der Gesetzgeber, die öffentliche Hand, selbst meist keine Doppelte Buchführung, schreibt es jedoch für private Betriebe vor, weil die Besteuerung sich in Deutsch- land und in den meisten Industrienationen am Erfolg orientiert. Und um den Erfolg korrekt und vor allem periodengerecht zu ermitteln sowie das produktive Vermögen vom privaten Vermö- gen zu unterscheiden, ist die Doppelte Buchführung erforderlich. Allerdings beginnt in letzter Zeit auch die Öffentliche Hand angesichts der knappen Kassen zögerlich mit Doppelter Buch- führung.
Die Doppelte Buchführung bedeutet einen gewissen Mehraufwand gegenüber der Einnahmen- überschußrechnung. Wenn auf eine weitgehend fehlerfreie Durchführung Wert gelegt wird (z. B. große Geldbeträge oder Rechenschaft bei Verbänden oder Vereinen), es auf die richtigen Zeitpunkte für den Erfolg ankommt und die finanziellen Zahlen als Orientierung für Entschei- dungen herangezogen werden sollen, dann ist die Doppelte Buchführung auch dann gefragt, wenn sie der Gesetzgeber nicht vorschreibt. Andernfalls reicht die Einnahmenüberschußrech- nung aus. Im Zweifelsfall sollte jedoch immer der Doppelten Buchführung der Vorzug gegeben werden.
1.3 Mit Doppelter Buchführung beginnen
Um mit der Doppelten Buchführung beginnen zu können, sollten Sie, möglichst am Anfang eines Jahres,
bei einer Bank ein eigenes Girokonto einrichten, bei dem künftig jede Kontobewegung in Ihrer Buchhaltung erfaßt wird
eine Barkasse einrichten (bei sehr kleinen Firmen ein gewöhnlicher Geldbeutel), bei dem künftig ebenfalls jede Geldbewegung in der Buchhaltung erfaßt wird, wobei jeder Kaufbe- leg sorgfältig gesammelt wird
ein Startkapital auf das Konto „gezeichnetes Kapital“ (das ist der entsprechende Begriff bei einer GmbH) oder „Stammkapital“buchen. Dies erreichen Sie, indem Sie auf Ihr Girokonto einen Startbetrag überweisen und dies als „Girokonto an gezeichnetes Kapital“ buchen. Genauso können Sie mit Ihrer Barkasse sowie mit Wertgegenständen verfahren, die Sie als Teil Ihres Gewerbes ansehen (z.B. „Büroeinrichtung an gezeichnetes Kapital“).
2. Grundlagen
2.1 Konto
SOLL HABEN
Ein Konto hat immer zwei Seiten. Die linke Seite heißt „Soll“,die rechte „Haben“.Auf einer der beiden Seiten werden die Positionen aufgezählt, durch die von dem Konto etwas weggenom- men wird, auf der jeweils anderen Seite stehen die Positionen, durch die etwas hinzugefügt wird. Ob „Soll“oder „Haben“die Wegnehme- und Hinzufüge-Seite ist, ergibt sich aus den Arten von Konten, die später noch in einem eigenen Kapitel erläutert werden.
Warum die eine Seite „Soll“und die andere „Haben“heißt, spielt heute keine Rolle mehr. Die Bezeichnungen stammen aus alten Bankbilanzen: „Der Schuldner SOLL an uns zahlen“ , „Der
Kunde soll von uns HABEN“. Eigentlich denkt man bei „Soll“ an „soll sein“ und bei „Haben“ an
„besitzen“.Aber das ist Unsinn. Besser wäre eigentlich „links“und „rechts“,weil diese Wörter nicht mit anderen Bedeutungen belegt sind.
2.3 Buchungssatz
Die traditionelle Verfahrensweise ist es, den Betrag in die beiden Konten zu schreiben und die- sen Vorgang in einem Journal festzuhalten. Das Journal ist die Buchungssatz-Liste. Bei praktisch allen EDV-Programmen zur Doppelten Buchführung erstellen Sie nur noch diese Liste, die Konten werden dann automatisch erstellt. Es ist in gewisser Weise der umgekehrte Weg.
In einem solchen Einzeleintrag eines Journals (im folgenden auch Buchungssatz genannt) steht mindestens
- das Datum
- ein Erklärungstext, z. B. „Geldentnahme wegen XY“
- der eigentliche Buchungssatz „Soll an Haben“
- der Betrag.
Links von „an“ steht, in welchem Konto ins Soll gebucht wird, rechts davon in welches ins
Haben gebucht wird. Das Wörtchen „an“ heißt also nicht, daß etwas aus dem Sollkonto
genommen wird und in das Habenkonto gesteckt wird. Sie können es besser als „und“lesen. In dieser Einführung und auch in TEXTBUCH wird dieses „an“ bzw. „und“ als Doppelpunkt geschrieben.
04.02.15 Müller Bürobedarf b:K 18,
Das heißt in das Konto „b“(Bürobedarf) wird ins Soll (links) gebucht, in Konto „K“(Kasse) ins Haben (rechts).
Alle Organisationen, die vom Fiskus zur Doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen
außerdem jeden Buchungssatz mit einer Belegnummer versehen und diese Nummer
zugleich auf den zugehörigen Papierbeleg schreiben, um im Nachhinein zweifelsfrei Beleg und Buchungssatz zuordnen zu können. Ausgenommen sind einige Sonderbuchungen wie z.B. buchhalterisch bedingte Umbuchungen, bei denen es rein logisch gar keinen physischen Beleg geben kann, aber selbst dort ist es sinnvoll, eine Numerierung vorzunehmen. In TEXTBUCH gibt es eine vom Nutzer vergebene Belegnummer und eine vom Programm vergebene Buchungsnummer.
2.4 Korrekturbuchung
Bei einer Korrekturbuchung (oder auch Rücknahmebuchung genannt) wird einfach der falsche Buchungssatz ein zweites Mal geschrieben, aber diesmal mit vertauschten Kontenangaben. Im folgenden Beispiel der normal gebuchte Buchungssatz und darauf die Korrektur:
04.02.15 Müller Bürobedarf b:K 18,
30.12.15 Müller Bürobedarf (Korr.) K:b 18,
Damit der Buchungssatz im Nachhinein noch nachvollziehbar ist, sollten Sie unbedingt im Buchungstext einen entsprechenden Hinweis setzen, weil Sie sonst im Nachhinein meinen könnten, der Buchungssatz wäre falsch. TEXTBUCH erwartet etwa bei solchen Korrekturbu- chungen im Buchungstext die Zeichenfolge „Korr“ oder „Storn“,„Berichti“, „Aufl“ (Auflösung) oder „Rückn“(Rücknahme), andernfalls wird eine Warnung ausgegeben.
Der Gesetzgeber verlangt, daß schon getätigte Buchungen nicht rückwirkend editiert, sondern per Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden - ein Grundprinzip der „ordnungsgemäßen
Buchführung“. Im Zeitalter des Computers kann dies so verstanden werden, daß während des
Buchens durchaus offensichtlich falsche Buchungen noch direkt beseitigt werden dürfen. Aber
wenn die Buchungen einen gewissen Abschluß gefunden haben, etwa nach Abgabe einer
Umsatzsteuer-Voranmeldung , dürfen alte Buchungssätze nicht mehr verändert werden. Nur
so kann sichergestellt werden, daß zu bestimmten Stichtagen, wenn Steuerformulare ausgefüllt werden, die Beträge auch noch im Nachhinein nachvollziehbar sind.
2.5 Kontenplan
Im Kontenplan oder auch Kontenrahmen werden die in der Buchhaltung verwendeten Konten
aufgelistet. Um Fehleingaben einzuschränken, sollten im Kontenplan nur die Konten aufgeführt werden, die auch wirklich benutzt werden. Der Kontenplan ist auf eine bestimmte Weise gegliedert und enthält als Minimum pro Konto eine Kontonummer sowie einen Erklärungstext, häufig jedoch auch noch zusätzliche Informationen wie z.B. die Standard-Behandlung der Mehrwertsteuer.
Es gibt eine große Zahl unterschiedlicher Kontenpläne, z.B. einen speziellen für „Land- und Forstwirtschaft“, für „Arztpraxen“ oder auch verschiedene universelle Kontenpläne, z.B. den am weitesten verbreiteten „SKR04“ („Standardkontenrahmen 04“). Bei jedem Kontenplan ist ein bestimmtes Konto an anderer Stelle aufgelistet und hat eine andere Kontonummer. Die erste und die zweite Ziffer der mehrstelligen Kontonummer gibt Auskunft über die Art des Kontos bzw. über die Gruppe, zu der das Konto gehört, so daß bei jedem Kontenplan wieder eine andere Systematik gilt. Dies macht den Steuerberatern das Leben schwer, weil im Unter- schied zu TEXTBUCH bei den meisten Buchhaltungsprogrammen entsprechende Auswertun-
Bestandskonto (z.B. Bargeld vom Girokonto abheben) bezeichnet man als „Neutralbuchung“, weil sie erfolgsneutral ist, also weder einen Aufwand noch einen Ertrag darstellt.
In Bestandskonten sammeln sich die Zahlen der Vorjahre an, deshalb muß man zu Beginn eines Jahres die Anfangsbestände der Bestandskonten (AB) definieren. Bei den Erfolgskonten wird dagegen jedes Jahr von neuem begonnen.
Bestandskonten sind letztlich alle Konten, die weder Aufwands- noch Ertragskonten sind. Bei Bestandskonten werden beide Seiten bebucht. Bestandskonten sind Bankkonten, die Kasse, dann kurzfristige „Pufferungen“von Geldbeträgen (sog. Verrechnungskonten, die üblicherweise leer sind und meist nur für einige Tage „gefüllt“ sind) wie beispielsweise Offene Rechnungen (wenn Sie eine Rechnung gestellt haben, aber das Geld noch nicht eingegangen ist oder wenn Sie Steuerbuchungen schon durchgeführt haben, aber das Finanzamt die Steuern noch nicht abgebucht hat.
2.7 Bilanz, GuV
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine übersichtliche Darstellung der Endbe-
stände der Erfolgskonten. Die Endbestände aller Aufwandskonten werden aufsummiert (Auf- wand) und die Endbestände aller Ertragskonten (Ertrag). Dann wird die Differenz aus Aufwand und Ertrag gebildet: der Jahresgewinn bzw. Jahresverlust.
In einer Bilanz werden die Endbestände aller Bestandskonten zu einem bestimmten Stichtag
(häufig 31.12.) übersichtlich dargestellt. Die Bilanz des Vorjahres entspricht im Prinzip den Anfangsbeständen der Bestandskonten des Folgejahres.
Auf der linken Seite (Aktiva) steht, wie das gesamte Kapital der Firma verwendet wird und auf der rechten Seite (Passiva) steht, wo das Kapital herkommt.
AKTIVA PASSIVA
Anlagevermögen Eigenkapital
Umlaufvermögen Fremdkapital
(Definitionen zum Teil aus Vahlens Wirtschaftslexikon)
Dem Anlagevermögen werden alle Gegenstände zugeordnet, die dazu bestimmt sind, dem
Geschäftsbetrieb der Unternehmung zu dienen.
Zum Umlaufvermögen gehören die Vermögensgegenstände, die eine relativ kurzfristige Bin-
dungsdauer aufweisen und die wegen ihrer Zweckbestimmung und der nur vorübergehenden Nutzung wegen nicht dem Anlagevermögen zuzurechnen sind.
Eigenkapital ist das dem Unternehmen von seinen Eigentümern im Gegensatz zum Fremdka-
pital ohne zeitliche Begrenzung und ohne feste Verzinsung zur Verfügung gestellte Kapital. Bei Gründung einer GmbH entspricht es dem „gezeichneten Kapital“.
Fremdkapital ist die Bezeichnung für die Schulden des Betriebs. Der Betrieb kann sich bei Ban-
ken, aber auch bei Gesellschaftern oder Dritten verschulden. Fremdkapital ist zu verzinsen, ein dauerhaftes Darlehen eines Gesellschafters, das nicht als Eigenkapital deklariert ist, ist daher problematisch.
Die Bestandskonten können nach der Gliederung in der Bilanz wie folgt eingeteilt werden: (TEXTBUCH Kontenmengen)
BESTANDSKONTEN
UMLAUFVERBINDKONTEN
UMLAUFKONTEN
VERBINDKONTEN (= Fremdkapitalkonten)
ANLAGEKONTEN
EIGENKAPITALKONTEN
Es gibt Konten, bei denen erst der Abschluß des Kontos entscheidet, ob es ein Konto des Fremdkapitals (= Verbindlichkeiten) oder ein Konto des Umlaufvermögens ist. Zum Beispiel ein Bankkonto. Hat die Firma ein Guthaben bei der Bank, gehört das Bankkonto ins Umlauf- vermögen; hat sich die Firma Geld geliehen, gehört es ins Fremdkapital (Verbindlichkeiten). Im Fall des Guthabens ist das Bankkonto im Soll (links) und in der Bilanz steht es im Aktiva (auch links). Ist die Firma verschuldet, dann ist das Konto im Haben (rechts), in der Bilanz steht es dann im Passiva (auch rechts). Der Endbestand des Kontos steht buchungstechnisch bedingt jedoch immer auf der „verkehrten Seite“.
Auf dem Kontoauszug, den Sie von der Bank erhalten, verwendet die Bank S (Soll) für die Buchungen, die bei Ihrer Buchhaltung im Haben stehen und umgekehrt. Das liegt einfach daran, daß der Kontoauszug der Bank aus der Perspektive der Bank geschrieben ist: Wenn Sie der Bank Geld schulden, hat Ihnen die Bank Geld geliehen und umgekehrt.
Beim Jahresabschluß wird der aus der GuV ermittelte Jahresgewinn bzw. Jahresverlust mit einem eigenen Buchungssatz in die Bilanz hineingebucht. Ein Gewinn wird dann zum Eigenkapi- tal geschlagen, ein Verlust frißt das Eigenkapital auf. Ein Verlust steht in der Bilanz entweder
Wird ein Aufwand gebucht (z. B. Bürobedarf aus Kasse gezahlt 11,90 EUR), so wird nicht in zwei Konten, sondern in drei Konten gebucht:
- Kasse 11,90 EUR entnommen (Haben)
- Aufwand Bürobedarf 10,00 EUR (Soll)
- Mehrwertsteuer als Vorsteuer 1,90 EUR (Soll).
Sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite wird 11,90 EUR verbucht, die Soll-Seite wird jedoch in zwei Einzelposten aufgeteilt. Genau umgekehrt verhält es sich beim Ertrag.
Die meisten Buchhaltungsprogramme buchen Ihnen die Mehrwertsteuer automatisch auf das Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto. Bevor Sie dann die Umsatzsteuer-Formulare ausfüllen, buchen Sie die Beträge der Endbestände von Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto. Aus dem Endbestand des Verrechnungskontos sehen Sie dann, wieviel Geld Sie dem Finanzamt schulden bzw. beim Finanzamt Gut haben.
3.2 Offene Rechnungen, Rechnungsabgrenzung
Es gibt zahlreiche Buchungsfälle, bei denen zwei relevante Zeitpunkte existieren, z.B. Rech- nungsstellung und Erhalt des Rechnungsbetrages. Für solche Fälle benötigt man sozusagen ein „zeitliches Pufferkonto“:
Forderungen aus Lieferungen/Leistungen („offene Rechnungen“) sonstige Verbindlichkeiten (zu bezahlende Rechnungen)
„Forderungen aus Lieferungen/Leistungen“ verwendet man, wenn man selbst eine Rechnung herausschreibt und dann auf das Geld wartet, „sonstige Verbindlichkeiten“ sind fremde Rech- nungen, die man schon hat, aber noch nicht gezahlt hat.
Ich empfehle auch für kleine Firmen, alle erstellten Rechnungen über ein solches Konto laufen zu lassen. Es ist zwar mehr Arbeit, aber man hat mit der automatischen Erstellung dieser Kon- ten den Überblick, wieviele Rechnungen noch offen sind. Mit den Textbuch „Gegenstandsbe- zeichnern“ sieht man sogar, welche Rechnungen noch offen sind, und nicht nur die Summe der Beträge der offenen Rechnungen.
Die Buchungssätze schauen dann wie folgt aus.
Abkürzungen: O Offene Rechnungen 2 Honorar-Ertrag G Girokonto Bank
Zuerst eine mögliche (nicht zu empfehlende) direkte Buchung:
01.05.15 Gutachten für Meier Re.Nr.017 G:2 1190,
Nun zwei zeitlich voneinander getrennte Buchungssätze:
01.05.15 Rechnungsstellung Gutachten für Meier Re.Nr.017 O:2 1190, 15.05.15 Zahlungseingang von Meier für Gutachten Re.Nr.017 G:O 1190,
Auf dem Konto „Offene Rechnungen“ ist der Betrag für zwei Wochen zwischengelagert und wird dann wieder herausgebucht.
Beachten Sie, daß die Erfolgsbuchung, also die die GuV und somit auch die Steuerzahlungen beeinflussende Buchung, mit dem Ausstellen bzw. dem Empfang der Rechnung geschieht. Wenn das Geld dann auf dem Bankkonto eingegangen ist, wird nur noch erfolgsneutral zwi- schen zwei Bestandskonten gebucht. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Einnahmen- überschußrechnung.
Offene Rechnungen und Umsatzsteuer
Bei der Rechnungsstellung wird schon der Ertrag (Konto „2“)gebucht, obwohl die Einnahme erst zwei Wochen später stattfindet. Der Gesetzgeber verlangt, daß beim Anfallen eines Ertra- ges schon Umsatzsteuer gezahlt wird! (So bucht es auch TEXTBUCH.) Das heißt, es muß Steuer gezahlt werden, bevor man überhaupt das Geld hat. Es ist ungerecht, aber aufgrund der Systematik zu ändern, weil das Finanzamt den Ertrag und somit den Erfolg besteuert. Umgekehrt ist es im Fall der Vorsteuer entsprechend vorteilhaft.
Kreditoren und Debitoren
Wenn man für einen Kunden eine Leistung erbracht hat und nun auf das Geld vom Kunden
wartet, so wird der Kunde als Debitor bezeichnet (lateinisch „Schuldner“). Wenn man
umgekehrt eine Rechnung für eine erhaltene Ware erhalten hat und diese noch nicht bezahlt
hat, bezeichnet man die Lieferfirma als Kreditor ; man hat sozusagen einen Kredit bei der Lie-
ferfirma aufgenommen, bis die Rechnung bezahlt ist. In der Kreditoren- und Debitorenbuchhal- tung werden für jeden Lieferant und jeden Kunden Unterkonten erstellt, aus denen die Schuld bzw. das Guthaben des Handelspartners ersichtlich ist.
Skonto
Skonto ist ein Rabatt bei sofortiger Zahlung. Sie können das Skonto Ihren Kunden gewähren und Ihre Lieferanten bieten Ihnen unter Umständen ebenfalls die Zahlung per Skonto an. Das Skonto beträgt in der Regel 2% oder 3%.
Buchhalterisch ist dieser Sachverhalt nicht ganz einfach: Wenn Sie Ihrem Kunden für eine Rechnung über 1000 EUR 2% Skonto gewähren, wird der Kunde bei rechtzeitiger Zahlung Ihnen nur 980 EUR überweisen. Sie haben 1000 EUR in das Konto für „Offene Rechnungen“ gebucht, erhalten jedoch nur 980 EUR. Wie verbuchen Sie die restlichen 20 EUR, um das
Aktive und passive Rechnungsabgrenzung
Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung ist auf den ersten Blick sehr ähnlich den oben erläuterterten offenen Rechnungen und den sonstigen Verbindlichkeiten: Auch hier handelt es sich um ein zeitliches Pufferkonto, um den Zeitpunkt des Erfolges (Aufwand/Ertrag) vom Zeit- punkt des Geldflusses zu trennen. Bei der Rechnungsabgrenzung existiert jedoch zum Zeit- punkt des Erfolges keine Rechnung; meist ist der Zeitraum des Auseinanderfallens der Zeitpunkte von Erfolg und Geldfluss bzw. Rechnungsstellung relativ kurz. Bis man dann den Erfolg bucht, liegt die Rechnung schon vor, wobei das Einbuchen und Ausbuchen in derselben Buchhaltungs-Sitzung stattfindet. Wenn beispielsweise eine Rechnung für einen Mitgliedsbeitrag des Folgejahres schon im Dezember eingeht, muß der Aufwand auf das Folgejahr transferiert werden, auch wenn die Rechnung im Dezember schon eingeht oder sogar schon bezahlt wird. Häufig tritt das Problem bei Jahres- oder Monatszinsen auf: Am 3. des Folgemonats werden von der Bank die Zinsen für den vergangenen Monat bzw. das vergangene Jahr verrechnet. Das Datum für das Einbuchen der Rechnungsabgrenzung wäre dann der letzte Tag des alten Buchungszeitraums („Periode“),also der 30. bzw. 31. Grundsätzlich macht eine Rechnungsab- grenzung nur Sinn, wenn das Einbuchen und Ausbuchen in unterschiedliche Buchungszeiträume fällt (Monate oder Buchungsjahre am Jahresanfang bzw. -Ende), für die eigene Abschlüsse erzeugt werden, z.B. bei einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung.
Eine Vorauszahlung nennt man „Aktive Rechnungsabgrenzung“, in unserem Fall das Beispiel des Mitgliedsbeitrags mit der zu früh eingegangenen Rechnung. Beim Hineinbuchen in das Bestandskonto „Aktive Rechnungsabgrenzung“ steht das Abgrenzungs-Konto auf der linken Sei- te, beim Herausbuchen auf der rechten Seite.
Wenn der Geldfluß bzw. die Rechnung spät kommt, nennt man das „Passive Rechnungsabgren- zung“, wie im Fall der Zinsen, die die Bank erst am Anfang des Folgemonats für den vergange- nen Monat verrechnet. Der Aufwand steht immer links, somit wird rechts in das Abgrenzungs- konto gebucht und links aus dem Abgrenzungskonto wieder herausgebucht.
3.3 Erstattungen
Erstattungen (z. B. Fahrtkosten) sollten in einem eigenen Ertragskonto gebucht werden, um selbst den Überblick über die „eigentlichen“Erträge zu haben. Solche Erstattungen sind jedoch ganz normale Erträge für die Gesellschaft, bei denen Umsatzsteuer gezahlt werden muß. Es muß selbst dann Umsatzsteuer in voller Höhe gezahlt werden, wenn z.B. Briefmarken (ohne Mehrwertsteuer) erstattet werden. Das heißt, die Gesellschaft muß sich einen entsprechend höheren Betrag erstatten lassen.
3.4 Lohnbuchungen
Was sind Löhne, was sind Gehälter? Bei monatlichen Zahlungen spricht man von „Gehalt“,und allgemein gesprochen bei Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die unter Umständen auch abhängig von der geleisteten Arbeit sind, spricht man von Lohn. Der Fiskus spricht nur von „Lohn“. Regelmäßige Gehälter werden auch dann gezahlt, wenn man Eigentü- mer einer Kapitalgesellschaft ist. Im Extremfall handelt es sich um einen Gesellschafter- Geschäftsführer einer Ein-Mann-GmbH: Er erhält dann von seiner eigenen Firma ein regelmä- ßiges Gehalt, er besaß früher eine Lohnsteuerkarte und heute erhält er eine (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung von seinem Arbeitgeber, also von seiner eigenen GmbH. Diesen Zustand bezeichnet man zwar als „selbständig“, doch vor dem Fiskus ist es ein gewöhnliches Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis.
Um Löhne zu buchen, benötigt man für jeden Lohnempfänger mehrere Konten. Man benötigt für jeden Arbeitnehmer Aufwandskonten für:
- Nettogehalt
- Lohnsteuer
- Solisteuer
- Kirchensteuer evangelisch, Kirchensteuer katholisch u.a.
Die Summe der auf diese Konten zu buchenden Beträge entspricht dann dem Bruttolohn.
Wie hoch die zu zahlende Steuer ist, können Sie für deutsche Arbeitnehmer hier abrufen: https://www.bmf-steuerrechner.de
In diesem Programm geben Sie den monatlichen Bruttolohn ein und das Programm wirft Ihnen dann die Lohnsteuer, die Solisteuer und die Kirchensteuer aus. Der verbleibende Betrag, der nicht angezeigt wird, ist dann der Nettolohn.
Auf der linken Seite des Buchungssatzes stehen die Aufwandskonten, auf der rechten Seite steht ein Steuer-Verrechnungskonto. Die Kirchensteuer zieht das Finanzamt ebenfalls ein, somit können Sie die drei Steuerarten auf ein gemeinsames Verrechnungskonto buchen oder aber für jede Steuerart ein eigenes Verrechnungskonto verwenden. Bei mehreren Arbeitneh- mern wird jeweils nur ein gemeinsames Verrechnungskonto verwendet.
Im Standard-Kontenrahmen SKR04 wird der Lohnaufwand mit den mit 60 beginnenden Kon- tonummern gebucht. Die Aufteilung innerhalb dieser Konten ist beim SKR04 nicht praktikabel, weil nicht genug Kontonummern für die Unterscheidung der verschiedenen Steuerarten und der Mitarbeiter zur Verfügung steht und für die verschiedenen Steuerarten gar keine konkre- ten Nummern vorgegeben werden, deshalb werden sie in der Regel frei vergeben. Wenn Sie nicht mehr als 10 Angestellte haben, dann kann die dritte Ziffer den Angestellten kennzeichnen (beginnend mit 0) und die vierte stellt die Art des Lohnanteils dar (Nettolohn, Lohnsteuer, Soli- steuer, Kirchensteuer). Eine feste Regel der Auswahl von Kontonummern gibt es hier nicht. (In
1%-Regel bei auch privat genutzten Firmenwagen
Bei Kapitalgesellschaften gibt es häufig Firmenwägen. Bei der Gründung einer GmbH kann auch ein Privat-PKW in die Firma als Einlage eingebracht werden, um leichter den „Startbetrag“von 12.500 EUR zu erzielen. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, so verlangt der deutsche Fis- kus, dass Sie entweder ein Fahrtenbuch führen (was meist kaum praktikabel ist) oder die sog. 1%-Regel angewendet wird. Hierbei müssen Sie 1% des Bruttoneupreises privat versteuern. Es sind zwar nur zwei zusätzliche Lohnbuchungen erforderlich, doch die zugrundeliegende Systematik ist nur schwer zu verstehen.
Der Fiskus spricht hier von einem „geldwerten Vorteil“. Die Firma erbringt eine nicht geldliche Leistung, die steuerlich so zu behandeln ist, als ob ein Lohn fließen würde.
Um beim obigen Beispiel mit 3000 EUR Bruttolohn zu bleiben: An den Arbeitnehmer und das Finanzamt werden weiterhin 3000 EUR ausbezahlt, die Steuer bemißt sich aber nun an 3000 EUR plus 1% des Bruttoneupreises, also bei 25.000 EUR Bruttoneupreis sind dann 3250 EUR Bruttolohn zu versteuern. Die Steuer steigt dann beispielsweise von 500 EUR auf 600 EUR an. Gebucht wird das in Abwandlung des oberen Beispiels folgendermaßen:
g Lohnaufwand geldwerter Vorteil PKW (SKR04: 60XX) e Ertrag geldwerter Vorteil PKW 7 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19% USt (KfzGestellung) (SKR04: 4947) L Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto
// Bruttogehalt 3000 + 250 geldwerter Vorteil 31.01.16 Nettogehalt Meier Januar n:P 2400, 31.01.16 Lohnsteuer Meier Januar l:S 540, 31.01.16 Solisteuer Meier Januar s:S 25, 31.01.16 Kirchensteuer Meier Januar k:S 35, 31.01.16 Lohnaufwand geldwerter Vorteil PKW Jan. g:L 250, 31.01.16 Ertrag geldwerter Vorteil priv. PKW Jan L:7 250,
Das Nettogehalt reduziert sich nun, obwohl das Bruttogehalt zunimmt. Die Summe der Buchungsbeträge beträgt (ohne die letzte Ertragsbuchung) 3250 EUR.
Das Konto 7 ist ein Ertragskonto, das umsatzsteuerpflichtig ist. D.h. die 250 EUR sind ein umsatzsteuerpflichtiger Bruttobetrag, ohne dass der „Lohnaufwand geldwerter Vorteil“ vor- steuerabzugsberechtigt wäre. Bei allen anderen Lohnbuchungen gibt es keine Umsatz- oder Vorsteuer.
Letztlich muß bei einem teuren PKW doch die Privatperson erheblich höhere Steuern zahlen. Dabei ist der Neupreis relevant und nicht, wie alt der PKW ist. Steuerlich vorteilhaft ist es, einen relativ neuen, aber bzgl. des Neupreises nicht allzu teuren PKW als Firmenwagen privat zu nutzen. Ein Teil der beim Kauf des PKW vom Finanzamt erstatteten Vorsteuer muß dann während der Nutzung wieder zurückgezahlt werden. Hat der PKW ein gewisses Alter erreicht, ist es steuerlich vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer der Firma das Auto zum Rest- wert oder Buchwert abkauft.
3.5 Afa-Abschreibungen
Afa-Abschreibungen sind nicht nur bei der Doppelten Buchführung, sondern sogar bei Steuer- erklärungen von Einzelpersonen üblich.
Es gibt verschiedene Formen der Abschreibung. Im allgemeinen versteht man hierbei einen
Wertverlust von Unternehmensvermögen (Anlagevermögen und Umlaufvermögen). Der Begriff hat sogar seinen Weg in die Umgangssprache gefunden im Sinne von „das kannst Du abschreiben“; im buchhalterischen Sinne wäre hierbei eine „Wertberichtigung auf Forderungen“ gemeint, nämlich daß ein bislang erwartetes Ereignis (ein Geldeingang aufgrund einer Forde- rung) nicht mehr zu erwarten ist, siehe nächstes Kapitel.
In der Buchhaltung wird die Abschreibung jedoch am häufigsten mit dem Begriff Afa in Verbin-
dung gebracht. Afa bedeutet „Absetzung für Abnutzung“ und kommt aus dem Steuerrecht. Afa-Abschreibungen dienen dazu, die Kosten einer einmaligen Anschaffung auf mehrere Jahre
zu verteilen. Die Ausgabe findet einmal statt, der erfolgsrelevante Aufwand wird jedoch ver-
teilt. Wird ein Gegenstand angeschafft, der mehr als 410 EUR netto wert ist, muß dieser über
mehrere Jahre abgeschrieben werden. Wie diese Abschreibung stattzufinden hat, legt der
Steuergesetzgeber fest. Es gibt eine Abschreibungstabelle mit einigen 100 Gegenständen, für die der Gesetzgeber einen Zeitraum für die Abschreibung festlegt, beispielsweise Computer 4 Jahre und PKW 6 Jahre.
Bei einer größeren Anschaffung wird das Gut, z.B. eine Computeranlage, erst einmal nur in das Bestandskonto „Anlagegüter“ (Büroeinrichtung, Computerhardware oder ähnliches) gebucht.
A Anlagegüter (Afa-pflichtig, über 410 EUR netto) a Abschreibung Büroeinrichtung G Girokonto Bank
01.05.15 Neukauf Computer A:G 2380,
Vom Bankkonto wird Geld weggebucht, auf das Konto Anlagegüter wird der Computer hin- eingebucht. Die Vorsteuer wird jetzt schon herausgezogen, so daß vom Bankkonto zwar 2380 EUR weggebucht wird, auf dem Konto Büroeinrichtung jedoch nur 2000 EUR ankommen. Sie- he Umsatzsteuer (Einführung).
Bislang ist noch kein Aufwand angefallen, da sich alles erfolgsneutral zwischen Bestandskonten
abgespielt hat.
Am Ende des ersten Jahres wird nun die erste Rate des Computers abgeschrieben:
31.12.15 Afa Computer 1 von 4 a:A 500,
Erst jetzt fällt der Aufwand an.
