Giese Swany LLC Client Portal User Guide: Accessing and Managing Files, Study notes of Accounting

Download Giese Swany LLC Client Portal User Guide: Accessing and Managing Files and more Study notes Accounting in PDF only on Docsity!                                     Client Portal User Guide     Last Updated: 9/30/2014                                       Page 1 of 13  Revision Date 9-30-14         Ic o n  L e ge n d     Keys  Quick reference to the key aspects of a particular function    Tip  Best practice tips and shortcuts    Notes  Informational notes about functions    Warning  Important warnings about a function                                Page 4 of 13  Revision Date 9-30-14   Quick Start Guide  Portal Login Launch your internet browser and browse to https://gieseswany.com      Portal Login         Getting Started        Login Tips   Refer to the emails received from the firm for login information.   The Login ID (email address) is not case sensitive; the temporary password provided via email is  case sensitive.    You will be required to change your password upon logging in for the first time and answer at  least one security question. Your security questions can help you access your portal if you ever  forget your password.   Your new password may be from 8 to 32 characters in length, must contain at least one alpha  character, one numeric character, and one special character (e.g. !, @, #, etc.).  The password is  case sensitive.   Your password may be reset at anytime by clicking “Forgot your password?”   If you cannot, or prefer not to, install Silverlight on your machine, click “Take me to the non‐ Silverlight login” to use our lightweight version of the Portal that does not require Silverlight.  Advanced features are not available from the non‐Silverlight version of Portal.  Alternately, you  can access the non‐Silverlight login page directly at https://portal.cchaxcess.com/sui.   Page 5 of 13  Revision Date 9-30-14        Getting Started ribbon             Menu Selection           Adding Files          A short “Welcome to the Portal!” message will be presented to each  user upon their initial login to Portal. The welcome message simply  directs users to the expandable/collapsible Getting Started menu. Click  the Getting Started ribbon on the left side of the screen to expand and  view this menu.    Click the black arrow to view Getting Started menu options. Creating a  Portal User will only be visible Portal Admin users. The Welcome  Message and Adding Files will be visible to all Users.    Getting Started menu Key Features     When clicking on the buttons, the respective feature in Portal will begin to flash in  order call attention to it.   Perform the suggested (flashing) step, and then click on the next step to easily  perform each step required to add files to Portal.   This feature is not only for informative purposes, it may be used to add files to  Portal for the firm to view (e.g. Returns, Financial Statements) are added to Portal.  Page 6 of 13  Revision Date 9-30-14   Download files from Portal                                   Portal Documents                             File Download            Folders are used to organize files on the portal. Simply  double‐click on a folder to view your files.      A simple way to view or save a file is to double‐click on the file  name. Double‐clicking on a file will display the file download  screen, displayed below.      Click open to view the file or save to download\save a copy to  your computer or network. When a file is downloaded a copy is  created and does not affect the file on your portal.      It is recommended to download/save a copy of your deliverable items from Portal as most files will  not remain there indefinitely. The firm can provide more detail regarding how long files will be  accessible via Portal.  Files and Folders  Page 9 of 13  Revision Date 9-30-14 Managing Portal  The Portal Admin may grant Portal access to others by creating Portal Users.      There are 3 steps to create Portal Users.  1. Create the Portal User  2. Grant the Portal User access to one or more portals  3. Choose the Portal User’s File Management Role for each portal they can access    About File Management Roles   There are 5 File Management Roles that can be assigned.  1. Administrator – Allows Portal Users to perform all file operations.  2. Standard User – Allows Portal Users to perform the most common file operations.  3. Limited User – Allows Portal Users to perform a limited number of file operations.  4. Read‐only User – Allows Portal Users to download files and review related information.   5. Upload‐only User – Allows Portal Users to upload files and review related information.      Recommendations   It is our recommendation that administration rights NOT be granted to Portal Users.    Administration tab defined   Portal User Management ‐ Create, modify and delete Portal Users.        Create Portal Users    Manage Portal Users      From the Administration tab; click “Manage Portal Users”, then click “Create”.  Page 10 of 13  Revision Date 9-30-14   Create Portal User      On the Personal tab, enter the Login ID (email address), last and first name of the user; these are the  only items that are required. The next step is to click the Portal Access and Security tab.       Create Portal User      Assign a user to a Portal  1.   All portals will be displayed, check the Grant Access box to allow access to a Portal.  2.   Assign a File Management Role for Portal Users to the selected Portal.  3.   Select Save to create the Portal User. Emails containing login information will be sent to the login ID  (email address) of the Portal User.    Edit Portal Users   Access to Portal may be modified or terminated at any time. It is important to terminate access when  no longer needed by the Portal User. If you need assistance please contact Giese Swany LLC.      1 2 3 Page 11 of 13  Revision Date 9-30-14     Edit Portal User      Select Manage Portal Users to edit or delete a Portal User.  If access to the Portal is to be  permanently terminated simply click “Delete selected” to remove all Portal access.     Folder Security  By default, all Portal Users have access to a folder. Folder Security allows you to secure folders by  controlling which Portal Users can access them.         Folder Menu       Right‐click on any folder to access the Folder Menu for that folder. To secure a folder, select Secure  Folder from the folder menu and select only the users that should have access to the folder. Folder  security can be removed or edited at any time.