Communication-Introduction to Business-Lecture Handout, Exercises of Business Fundamentals

Download Communication-Introduction to Business-Lecture Handout and more Exercises Business Fundamentals in PDF only on Docsity! Introduction to Business –MGT 211                                                                                                        VU  Lecture 40    COMMUNICATION  Transmission  of  information  from  one  place,  person  or  organization  to  another  place,  person or organization       “Communication is the blood of the organization”.  Communication is a process whereby information is enclosed in a package and is channeled  and  imparted by a sender  to a  receiver via some medium. The  receiver  then decodes  the  message and gives the sender a feedback.  Flow of Communication within the organization  Upward Communication: Flow of communication from bottom to top. For example  when labor or supervisors communicate with his/ her manager or top level  management in any organization.  Downward Communication: Flow of communication from top to bottom. When  CEO or top level management communicate with their employees.  Hierarchy of Management  Top Management  Chief Executive, Managing Director, Board of Directors.  Middle Management  Directors and Senior Managers.  Lower Management  Officers and Executives.  External vs. Internal Communication  Internal Communication: ‐ Communication within the organization.  External Communication: ‐ Communication with the outside bodies.  Process of Communication  Two parties for communication are:  Sender  Receiver  © Copyright Virtual University of Pakistan  173 docsity.com Introduction to Business –MGT 211                                                                                                        VU  Sender is a person or organization that communicates.  Receiver is a person or organization who receives the message.  Encoding Vs. Decoding  Encoding  Conversion of message into understandable form.  Sender is called encoder.  Decoding  Giving meanings to the message.  Receiver is called decoder.  Effective communication will take place when climate of encoder and decoder is  similar.  Jargons are the words of a particular profession.  VERBAL VS. NON VERBAL COMMUNICATION  Verbal Communication:  Written or oral communication, the basis of communication is the interaction between  people.  Verbal communication is one way for people to communicate face‐to‐face.   Some of the key components of verbal communication are sound, words and language. Non verbal Communication  Sources for non verbal communication can be:  Appearance:  Appearance  of  people  and  surrounding.  E.g.  if  we  receive  any  letter,  appearance of  letter can  show  from where  it come. For example  if  letter come  from any  organization, we will judge from its letter head. We can judge many things from appearance  of individuals as well including age, profession, education, nationality, face of the individual,  mood of individual etc.  Colors: Colors also indicate the non verbal communication. For example red light at signal  means to stop the vehicles. Colors of dresses also indicate many things about.  Sounds:  Sound  is  also  non  verbal  communication.  For  example  voice  of  machine  in  organization show  that machine  is running and work  is  in progress. Drop of key ring  from  our pocket create voice and intimate us that keys have been fallen from our pocket.   Smell: Smell  is also a   source of non verbal communication. In  industry  if there  is fire any  where than we can judge by smell that some thing is burning and can take the appropriate  action. We can also judge the acids and chemicals by smelling.  © Copyright Virtual University of Pakistan  174 docsity.com