Criterios eliminacion, Exámenes de Archivística
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Criterios eliminación y conservación documental
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CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El artículo 74 de la Ley Foral 14/2005, de 2 de noviembre, del Patrimonio Cultural de

Navarra, prohíbe la eliminación o destrucción de bienes del Patrimonio Documental,

público o privado, salvo resolución del órgano competente. Además gozarán de especial

protección los documentos con antigüedad superior a 40 años.

En consecuencia, de acuerdo con el artículo 5 del Decreto Foral 75/2006, de 30 de

octubre, la Comisión de Evaluación Documental propone para su aprobación por el

órgano competente en materia de archivos, los siguientes criterios de evaluación para la

eliminación o conservación permanente de los documentos de archivo:

1._Criterios de conservación permanente.

Con carácter general la Comisión de Evaluación Documental acordará la conservación

permanente de los siguientes documentos:

a) Los documentos que permiten conocer las circunstancias de creación de un

organismo.

b) Los documentos que permiten conocer la evolución de las estructuras organizativas y

sus funciones (tanto políticas como administrativas), las estrategias de gestión (planes

estratégicos, políticas y programas) y las actividades de la institución, así como la

evolución del desarrollo e impacto de dichas estrategias y actividades.

c) Los documentos que testimonian la elaboración y aprobación de leyes, reglamentos y

otras normas.

d) Los documentos que avalan los derechos de las personas y entidades, públicas y

privadas, tanto respecto a la propia institución como en relación a otras.

e) Los documentos que informan de manera significativa de las relaciones entre las

personas y de las relaciones entre éstas y las instituciones.

f) Los documentos que contribuyen a la elaboración de la memoria histórica de la

organización.

g) Los documentos que informan de los avances sociales, tecnológicos y científicos.

2._Criterios de eliminación.

2.1. Como criterio general la Comisión de Evaluación Documental podrá acordar la

eliminación de los siguientes documentos:

a) Los documentos con un grado de deterioro irreversible que no permita la

recuperación de la información.

b) Los documentos originales cuya información significativa esté recopilada en otros

documentos.

c) Los documentos producidos bajo la forma de originales múltiples, cuando el ente

productor conserve un original en el expediente principal.

d) Los segundos originales o copias únicas que obren en poder de una Administración

Pública cuando haya remitido a otra los documentos originales en el cumplimiento de

una actividad regulada legal o reglamentariamente.

e) Los documentos originales de manifiesto valor efímero o que no se integren en

ningún procedimiento administrativo de la entidad productora.

f) No se eliminará ningún documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos

y obligaciones de las personas o de los entes públicos.

2.2. Siempre se conservará un testigo de todo tipo documental original que se elimine.

La correspondiente Comisión de Evaluación determinará en cada caso la técnica de

muestreo que mejor defina las características de la serie analizada.

2.3. Con carácter general, pueden eliminarse sin necesidad de autorización:

a) Las reproducciones o copias simples de documentos, cuando exista la debida garantía

en cuanto a la conservación del documento original, en buen estado, en la propia

institución.

b) Los documentos de apoyo informativo, cuando no se integren en un expediente.

c) Los borradores, copias, minutas y otra documentación preparatoria utilizada en el

proceso de elaboración de los documentos originales

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