El entorno del trabajo - Excel - Leccion1, Proyectos de Administración de Negocios
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El entorno del trabajo - Excel - Leccion1, Proyectos de Administración de Negocios

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EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 1

LECCION 1

EL ENTORNO DE TRABAJO

NUEVAS CARACTERÍSTICAS DE EXCEL 2007 Se han incorporado varias mejoras en Excel 2007 con respecto a versiones anteriores.

En esta nueva versión se ha incorporado una nueva interface con el usuario en la que

el menú anterior se ha reemplazado por una Cinta de opciones con una estructura

basada en fichas o pestañas que apunta a mejorar y simplificar el cada vez más

sobrecargado sistema anterior. Se trata de un cambio significativo, al que los usuarios

de versiones anteriores les llevará algún tiempo acostumbrarse.

Los archivos tienen un nuevo formato con extensión XLSX, el cual no es compatible

con versiones anteriores, aunque es posible indicarle a Excel que se guarde con el

formato XLS previo. Asimismo, se mantiene la compatibilidad con archivos de

versiones anteriores.

Se dispone de un nuevo manejo de tablas a las que se han incorporado funciones de

cálculo, filtrado, ordenamiento y formato que pueden ser aplicadas con más facilidad

por el usuario.

La introducción de Estilos y Temas apunta a manejar más eficientemente el diseño

general de todo el documento incluyendo los colores, las fuentes y los efectos.

Aunque no se incluyen nuevos tipos, se han mejorado las herramientas de manejo de

gráficos, lográndose mejores resultados.

La nueva Vista de diseño de página muestra el documento tal cual será impreso. Se

puede ver dónde comienza y termina cada página y los encabezados y pies de

páginas. Es diferente a la vista previa, que sigue existiendo, ya que en esta nueva

vista se puede trabajar con la planilla normalmente.

Mejoras en el formato condicional. Se han agregado más funciones y de un máximo

de tres condiciones se ha pasado a un número ilimitado.

Se ha mejorado la utilización de las tablas dinámicas. Estas tablas permiten realizar

análisis y resúmenes con facilidad y asimismo se pueden asociar a gráficos creados a

partir de ellas.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 2

La siguiente tabla muestra algunas diferencias de Excel 2007 con respecto a la versión

anterior:

CARACTERISTICAS EXCEL 2003 EXCEL 2007

Número de filas utilizadas 65536 1048576

Número de columnas 256 16384

Máximo de memoria 1 Gbytes Máx. permit. por

Windows

Número de colores 56 16 millones

Número de formatos condicionales por celda 3 Ilimitados

Número de niveles de ordenamiento 3 64

Número de niveles de deshacer 16 100

Número de ítems mostrados en el menú de Auto-filtrado

1000 10000

Número total de caracteres que se pueden mostrar en una celda

1000 32000

Máximo número de caracteres en una fórmula 1000 8000

Número de niveles de anidamiento en una fórmula

7 64

Máximo número de argumentos en las funciones

30 255

La mayoría de estas nuevas características serán explicadas con mayor detalle en

secciones posteriores.

INICIAR EXCEL

Para ejecutar Excel se puede utilizar alguno de los siguientes procedimientos:

1. Haciendo doble clic en el acceso directo ubicado en el escritorio de Windows.

2. Desde el Menú Inicio > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007.

3. En el explorador de Windows se ubica el archivo de Excel que se desea abrir y se hace doble clic con el mouse sobre el nombre.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 3

PANTALLA INICIAL

Cuando se ejecuta el programa desde alguna de las dos primeras opciones anteriores

se presenta una pantalla inicial. Excel es una aplicación que se ejecuta bajo Windows,

por lo tanto se abrirá dentro de una ventana, tal cual como lo hacen las otras

aplicaciones Windows. En la siguiente figura se muestra la ventana con la pantalla

inicial.

BARRA DE TÍTULO DE LA VENTANA Y NOMBRE DEL ARCHIVO

En esta barra, como en cualquier ventana de Windows, se muestra el nombre del

archivo, el nombre de la aplicación, en este caso Excel, y a la derecha los botones de

minimizar, restaurar/maximizar y cerrar.

Barra de título

Barra de fórmulas

Área de trabajo

Solapas para

cambiar hojas

Celda activa

Botones para

desplazamiento

entre hojas

Nombres de columnas

Números de filas

Zoom

Botones para

vistas de página

Botón de Office Barra de herramientas

acceso rápido

Barra de estado

Cinta de opciones

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 4

BOTON OFFICE

Es un nuevo botón que reemplaza el menú Archivo de versiones anteriores y está situado en la esquina superior izquierda. Al oprimirlo, se abre el siguiente cuadro:

En el sector izquierdo, se encuentran opciones habituales como Nuevo, Abrir,

Guardar entre otras. En el sector de la derecha se muestran los archivos

recientemente utilizados o más comandos, dependiendo de la opción elegida. Por

ejemplo si se elige la opción Abrir, se mostrarán a la derecha los últimos archivos que

se abrieron. Pero en caso de elegir Guardarcomo, se mostrarán varias opciones de

distintos formatos que se pueden elegir para guardar una copia del documento.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 5

CREAR UN NUEVO LIBRO

Un libro de Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo. Se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Se puede crear un libro en blanco. Asimismo, un nuevo libro se puede basar en otro existente, o en una plantilla.

Utilizando el comando Nuevo que se encuentra en el menú que se abre con el botón

Office descripto en el apartado anterior, se despliega el siguiente cuadro de diálogos:

Este cuadro se divide en cuatro sectores. En el sector de la izquierda se muestra una

lista con plantillas que se pueden utilizar para conformar el libro con distintos

parámetros predeterminados.

Utilizando la plantilla En blanco y reciente se puede crear un libro totalmente en

blanco o un libro a partir de una plantilla utilizada recientemente. Esta es una de las

opciones más usadas.

La opción Plantillas instaladas permite crear un libro con un formato predeterminado

a partir de plantillas que se distribuyen con el paquete MS Office 2007.

La opción Mis plantillas… permite crear un libro a partir de plantillas creadas por el

usuario. Inicialmente ese grupo está vacío.

Nuevo a partir de existente… es una opción que permite crear un documento

basándose en un documento existente, es decir que copia el formato y los datos de un

documento para crear un nuevo libro.

Bajo el título Microsoft Office Online se listan grupos de plantillas que se pueden

utilizar descargándolas a través de Internet.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 6

En el sector central de este cuadro de diálogos se muestran gráficamente las plantillas

disponibles para la opción elegida y las plantillas recientemente utilizadas en caso de

optar por la opción En blanco y reciente.

En el sector de la derecha, se muestra una ampliación de la plantilla elegida.

Finalmente mediante el botón Crear, se creará un nuevo libro con las condiciones

especificadas por el usuario.

ABRIR UN LIBRO EXISTENTE

La opción Abrir del menú Office permite abrir un documento existente con el formato

nuevo con extensión xlsx y con el formato anterior xls.

GUARDAR UN LIBRO

La opción Guardar del menú Office, permite almacenar el archivo Excel. En esta

nueva versión, la extensión del archivo es xlsx a diferencia del formato xls de

versiones anteriores. Esta nueva extensión indica que el formato de Excel 2007 es

distinto y no puede ser utilizado por versiones anteriores de Excel. Sin embargo, Excel

2007 puede trabajar normalmente con formatos xls de versiones previas.

MENÚS DE CONTEXTO

Mediante estos menús, se puede acceder a comandos que dependen del contexto, es

decir que cambian convenientemente de acuerdo a la opción que se esté requiriendo.

Se activan pulsando el botón derecho del mouse y sirven para acceder rápidamente a

las opciones aplicables dadas las condiciones en ese momento. Por ejemplo, si se

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 7

pica con el botón derecho del mouse sobre un gráfico, se desplegarán los comandos

referidos a los gráficos. Hay que tener en cuenta que no todos los comandos

disponibles con todas sus opciones se muestran en este tipo de menús. Por lo tanto si

se desea acceder a la totalidad de las opciones habrá que recurrir a la cinta de

opciones o al cuadro de diálogos correspondiente.

En esta nueva versión de Excel, arriba de la mayoría de los menús contextuales

aparece una pequeña barra llamada la mini barra de herramientas. Contiene los

comandos utilizados con mayor frecuencia que se encuentra en la ficha Inicio. Se

agiliza el trabajo ya que para utilizar alguno de estos comandos el desplazamiento del

cursor de mouse es mucho más corto. Asimismo, es muy útil cuando en la cinta de

opciones se está mostrando una ficha distinta a la ficha de Inicio. La mini barra de

herramientas puede ser desactivada por el usuario desde el cuadro de diálogos de

Opciones de Excel.

EL ÁREA DE TRABAJO

Se presenta como un área cuadriculada con rectángulos a los que se denominan

celdas. Cada celda tiene una identificación que corresponde al número de fila y letra

de columna en que se encuentre. Así, una celda que se encuentra en la fila 4 y en la

columna C se denominará C4. Las celdas pueden almacenar datos tanto numéricos,

alfanuméricos, fórmulas, funciones, y otros.

En el sector inferior de la ventana se encuentra una barra en donde, a la izquierda, se

muestran tres solapas con los nombres de Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Cada una de estas

hojas representa una hoja de cálculos. Por lo tanto, una planilla puede tener muchas

hojas hasta un máximo de 255. Al conjunto de estas hojas, almacenadas en un único

archivo se le llama planilla o libro. De esta forma, se podría visualizar a una planilla

conformada con tres dimensiones, es decir, las dos dimensiones de una hoja

representan el plano y las múltiples hojas representan la profundidad. (analogía con un

cuaderno con hojas)

Por lo tanto, si la celda anteriormente mencionada estuviera en la hoja 5, la denominación completa sería Hoja5!C4, en donde el signo ! se utiliza como

separador.

Se pueden agregar, eliminar, cambiar de orden, etc. a las hojas de una planilla.

La celda en que se encuentre el cursor en un determinado momento se llama la celda

actual o celda activa.

Cada celda puede contener hasta 32.767 caracteres.

NUMERACIÓN DE FILAS Y NOMBRES DE COLUMNAS

Ubicada verticalmente, a la izquierda de la ventana, se encuentra una columna que

contiene los números de las filas. El número máximo de filas es 1.048.576. Asimismo,

dispuesta en forma horizontal, sobre la grilla, se encuentra una fila conteniendo los

nombres de las columnas. El número máximo de columnas es de 16.384. Por lo tanto

el producto 16.384 x 1.048.576 da un resultado mayor a 17.000 millones de celdas por

hoja.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 8

CUADRO DE NOMBRES

Este cuadro muestra el nombre del elemento seleccionado. Por ejemplo si se

selecciona la celda A1 se muestra A1 en este cuadro. Si se selecciona un gráfico se

indica que se trata de un gráfico. Seleccionando una forma, por ejemplo una elipse se

muestra el nombre de la elipse.

El cuadro de nombres también sirve para escribir el nombre de una celda de tal

manera que al oprimir enter Excel seleccionará dicho elemento. Por ejemplo si

escribimos AA500 y se oprime enter, se seleccionará esa celda. Este procedimiento es

útil cuando hay que seleccionar una celda fuera de la pantalla en una planilla grande.

BARRA DE FÓRMULAS

Aunque en capítulos posteriores se estudiará en detalle el manejo de esta barra, a grandes rasgos, sus funciones son visualizar, escribir o modificar, según el caso, el contenido de la celda activa que puede ser una función, una fórmula, un número o una tira de caracteres, entre otros elementos.

NOMBRES DE HOJAS

En esta barra se encuentran unas solapas con el nombre de las hojas de la planilla.

Cuando se desea acceder a determinada hoja, se debe picar con el mouse en la

solapa de la hoja correspondiente. Dado que se pueden agregar hojas,

frecuentemente ocurre que se muestran los nombres de algunas de ellas, quedando

los nombres de otras oculto. Por este motivo, a la izquierda de la barra se encuentran

unos botones de desplazamiento que sirven para desplazar las solapas y así encontrar

la hoja buscada. Un doble clic sobre el nombre de una hoja, habilita a cambiar su

nombre. Es aconsejable nombrar a las hojas con nombres de acuerdo a su contenido.

A la derecha de los botones de desplazamiento entre hojas, hay una barra de

desplazamiento horizontal que sirve para mover la hoja a la derecha o a la izquierda.

También se dispone de una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la

ventana.

El ícono sirve para insertar una nueva hoja.

BARRA DE ESTADO

Como la mayoría de las aplicaciones en Windows en la parte inferior de la ventana se

encuentra la barra de estado:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 9

Contiene mayor información que en versiones anteriores y la novedad es que es

personalizable por el usuario. Oprimiendo el botón derecho del mouse sobre la barra

de estado, se despliega un menú contextual como el de la siguiente figura:

Activando con una tilde cualquiera de las opciones, se mostrará la información

correspondiente en la barra de estado. Como puede observarse, además de la

información habitual de versiones anteriores, se ha incluido promedio, suma, recuento,

entre otras. Pruebe cada una de estas opciones y observe la información en la barra

de estado.

CONTROLADOR DE ZOOM

Se ha implementado el zoom mediante una barra deslizante que se encuentra abajo a

la derecha de la ventana de Excel. Asimismo se puede teclear el porcentaje de zoom

donde aparece el número del porcentaje, a la izquierda de la barra deslizante.

BOTONES PARA VISTAS DE PÁGINA

Abajo y a la derecha de la ventana se encuentran estos botones que se utilizan para

cambiar el modo de ver la hoja entre los modos Normal, Diseño de página y Vista

previa de salto de página.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 10

AYUDA

Se puede recurrir a la ayuda picando en el botón . También se puede pulsar la tecla F1. Es importante que el usuario se familiarice y se acostumbre a utilizar la ayuda, sobre todo en la etapa de aprendizaje.

VISTA DISEÑO DE PÁGINA

Esta opción muestra la planilla como una serie de hojas. Es útil porque muestra la

planilla con el formato en que será impresa. Además, al contrario que la vista

preliminar, se pueden realizar procesos de edición de la misma forma que en la vista

normal.

Una ventaja adicional es que se puede acceder mediante el mouse a los encabezados

y pies de hoja. En este caso, en la cinta aparecen automáticamente los comandos y

funciones asociadas con el encabezado y pié de página. Esta era una opción a la que

no se accedía en forma directa en versiones anteriores.

Otra ventaja es que cuando se cambia el formato usando comandos en la cinta, los cambios se producen inmediatamente, sin tener que aplicar el nuevo formato para ver el resultado. Por ejemplo si se está eligiendo el estilo para una tabla desde la ficha Diseño, con sólo pasar con el puntero del mouse por los distintos modelos disponibles, se verán los cambios en la tabla, sin tener que aplicarlos antes. Esto ayuda y acelera el proceso de selección de formatos. En la siguiente imagen, se muestra una hoja con la vista de Diseño de página.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 11

LA CINTA DE OPCIONES

En Excel 2007, la cinta de opciones cambia sustancialmente la forma de trabajar con

respecto a versiones anteriores. En lugar de una multitud de barras de herramientas

independientes, se han unificado los comandos en una única área.

La cinta de opciones consiste en una serie de fichas, cada una conteniendo varios

comandos agrupados de acuerdo a la función que cumplen. Este tipo de interface ha

sido adoptada por Excel 2007, Word 2007, Power Point 2007, Access 2007 y Outlook

2007.

Para mayor claridad, algunas fichas sólo son visibles cuando Excel considera que son

necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla aparece cuando se inserta o

se selecciona una tabla. En la figura siguiente se muestra la cinta de opciones:

La cinta tiene los siguientes componentes:

Fichas: estas solapas permiten acceder a distintos conjuntos de comandos agrupados

según sus funciones.

Grupos: dentro de una ficha se encuentran comandos agrupados según sus

funciones.

Botones de comandos: cada grupo de comandos contiene botones que sirven para

ejecutar un comando o para abrir un cuadro de diálogos con más opciones.

Botones para abrir cuadros de diálogos: sirven para abrir el cuadro de diálogos

relacionado con el grupo de comandos al que esté asociado. En ciertas oportunidades,

es necesario recurrir a estos cuadros de diálogos para utilizar opciones que no

aparecen en la cinta.

Es posible minimizar la cinta de opciones para disponer de más área libre en la

pantalla. Sólo quedarán visibles las solapas de las fichas. Una forma de minimizar la

Botones para desplegar cuadros de diálogos

relacionados

Nombres de grupos

de comandos

Fichas Botones de comandos

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 12

cinta es eligiendo la opción Minimizar la cinta de opciones del menú de la barra de

acceso rápido. Una segunda forma es oprimiendo la combinación de teclas CTRL +

F1. Otra forma de minimizar la cinta es haciendo un doble click con el mouse en

alguna de las solapas de las fichas de la cinta. La siguiente figura muestra la cinta de

opciones minimizada:

Cuando la cinta está minimizada, al elegir una ficha, la cinta se expande

transitoriamente para que el usuario pueda elegir el comando que necesita.

Para restablecer la cinta al tamaño normal, se debe repetir cualquiera de los

procedimientos descriptos para minimizarla.

FICHAS DE LA CINTA

Las fichas que se encuentran en la cinta de opciones son las siguientes:

Inicio: contiene los comandos básicos, de formato, de estilo, para insertar y

eliminar filas y columnas, ordenar, filtrar y buscar, entre otros.

Insertar: se utiliza cuando se desea insertar algo a la planilla de cálculos, una

tabla, un diagrama, un gráfico, un símbolo, entre otros.

Diseñode página:contiene comandos que afectan la apariencia de la planilla,

incluidos parámetros para la impresión.

Fórmulas: se utiliza para insertar fórmulas y funciones para realizar cálculos.

También se incluyen funciones para revisar la validez de las fórmulas.

Datos: se incluyen comandos relacionados con operaciones con datos tales

como ordenar, filtrar, validaciones y subtotales.

Revisar: contiene comandos para controlar ortografía, sinónimos, agregar

comentarios y técnicas de protección, entre otros.

Vista: contiene comandos que controlan aspectos de la visualización de la

planilla. 

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 13

FICHAS CONTEXTUALES

Además de las descriptas, hay fichas que sólo aparecen cuando se realizan

determinadas tareas. Por ejemplo si se trabaja con un gráfico, aparecerán las fichas

Diseño, Presentación y Formato, en donde se agrupan comandos referidos a los

gráficos. En la siguiente figura se muestra la Cinta cuando se ha seleccionado un

gráfico. Se observará que la ficha activa es la de Diseño y que también están

disponibles las fichas Presentación y Formato:

Las fichas contextuales desaparecen cuando no esté seleccionado el objeto asociado.

Por lo tanto, las fichas referidas a los gráficos desaparecerán cuando un gráfico deje

de estar seleccionado.

La apariencia de la Cinta de opciones depende del ancho de la ventana de la

aplicación Excel. Cuando la ventana es demasiado angosta para mostrar la cinta

completa, ésta se contrae mostrando las descripciones abreviadas, aunque los

comandos funcionan normalmente.

En las siguientes figuras se muestra la Cinta de opciones en ventanas de anchos

diferentes:

ACCESO A LOS COMANDOS DE LA CINTA DE OPCIONES

DESDE EL TECLADO

Oprimiendo la tecla Alt, se muestran números y letras sobre la cinta, tal como se ve en

la siguiente figura:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 14

Oprimiendo en el teclado, el número o la letra correspondiente se puede acceder a los

comandos que se necesiten. A continuación se muestra una figura en donde se ha

tecleado la letra M y se ha accedido a la ficha Formulas. Se puede observar que todos

los comandos de esta ficha tienen una letra que permite accederlos desde el teclado.

BARRADE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

Se trata de un elemento de la nueva interface que permite el acceso rápido a

diferentes comandos. Se encuentra en el borde superior izquierdo de la ventana,

arriba de la cinta de opciones.

Es muy recomendable que el usuario utilice y personalice esta barra de herramientas.

Es también muy útil para los usuarios acostumbrados a las interfaces de Office

anteriores, ya que pueden agregar los comandos más utilizados y tenerlos siempre

visibles para acceder a ellos directamente.

Esta barra es lo único que se puede personalizar. El usuario puede agregar comandos

a los tres preexistentes que aparecen con la instalación de Excel: guardar, deshacer y

rehacer.

Barra de herramientas de acceso rápido

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 15

Hay varios métodos para agregar comandos a esta barra:

a) Elegir el comando que se desee agregar situando el mouse sobre el ícono correspondiente en la cinta de opciones. Seguidamente oprimir el botón derecho del mouse y elegir la opción agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

b) Oprimiendo el botón derecho del mouse sobre nombre del grupo de comandos se puede elegir la opción agregar a la barra de herramientas de acceso rápido para agregar todo el grupo de comandos a la barra. En la barra sólo aparecerá un ícono representante del grupo, que al oprimirlo con el mouse, desplegará un cuadro con todos los comandos del grupo.

c) Eligiendo el ícono de la barra de acceso rápido, se despliega una lista en la que se debe elegir personalizar barra de herramientas de acceso rápido,

como se ve en la siguiente figura:

El usuario puede poner o sacar una tilde a los comandos que desee agregar o quitar

de la barra de herramientas de acceso rápido. Si en la lista no se encuentra el

comando buscado, se puede elegir la opción Más comandos…, la cual abre el

siguiente cuadro de diálogos:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 16

Este cuadro de diálogos permite agregar comandos a la barra de acceso rápido. Se puede acceder a todos los comandos o para mayor facilidad, se pueden filtrar agrupándolos por categorías utilizando la siguiente lista desplegable:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 17

Es posible reubicar a esta barra debajo de la cinta de opciones, lo cual puede realizar

desde el menú de la barra , eligiendo la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 18

TRABAJAR CON UNA PLANILLA

MOVIMIENTOS A TRAVÉS DE UNA HOJA – SELECCIÓN DE UNA CELDA

Cuando se quiere seleccionar una celda se puede recurrir a varias opciones:

Usando el mouse, se pica directamente sobre la celda elegida. Si la celda

estuviese fuera de la pantalla, moviendo las barras de desplazamiento horizontal y vertical se puede desplazar el área de trabajo hasta encontrar la celda buscada.

Utilizando las flechas de movimiento del teclado, a la derecha, izquierda,

arriba y abajo permiten llegar a cualquier celda. También se pueden utilizar las teclas para avanzar o retroceder una pantalla.

Escribiendo el nombre de la celda en el cuadro de nombres y oprimiendo

luego la tecla Enter.

Combinando la tecla CTRL con alguna de la flechas el desplazamiento. Por

ejemplo, CTRL+ lleva al cursor hasta la próxima celda a la derecha que contenga un dato o si no lo hubiese, hasta el límite derecho de la hoja. CTRL + FLECHA ABAJO hace lo mismo que el comando anterior pero hacia abajo. CTRL + INICIO lleva el curso a la primera celda.

SELECCIÓN DE UN GRUPO DE CELDAS

Para aplicar algún comando o realizar una acción sobre una celda o un rango de ellas,

es necesario seleccionarlas previamente.

Seleccionar celdas adyacentes

Una forma es utilizando el mouse. Se debe picar sobre una celda y luego arrastrar el

cursor hasta marcar el grupo de celdas necesario. Por ejemplo si se pica en la celda

A3 y se arrastra el cursor del mouse hasta la celda D7 se habrá seleccionado un

rectángulo de 20 celdas. Para anular la selección simplemente se debe picar con el

mouse en cualquier parte de la planilla.

Otro modo de seleccionar celdas adyacentes es escribir en el Cuadro de nombres

que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas: si se desea seleccionar el

mismo rango del párrafo anterior, se escribirá la expresión A3:D7, es decir la primera y

la última celda del rango.

Seleccionar una fila completa

Se debe llevar el puntero del mouse a la columna que contiene los números de fila, a

la izquierda de la pantalla. Seguidamente se debe picar sobre el número de fila que se

desea seleccionar. Se observará que cambia el color de la fila seleccionada.

Seleccionar varias filas completas

Se debe llevar el puntero del mouse hasta el número de la primera fila elegida y

arrastrarlo hasta marcar un rango de filas. Siempre el desplazamiento del puntero

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 19

debe realizarse sobre la columna que contiene los números de fila a la izquierda de la

ventana.

Seleccionar una o varias columnas

Se procede de forma similar al método para seleccionar filas, pero la selección se

debe realizar sobre la fila con los nombres (letras) de las columnas.

Seleccionar toda la hoja

Picando en la celda en que se intersectan los nombres de columna y los números de

las filas, en el ángulo superior izquierdo de la hoja.

Seleccionar múltiples celdas y/o grupos de celdas no adyacentes

Si se oprime la tecla control (Ctrl) y se selecciona con el mouse un rango de celdas

como se explicó en un párrafo anterior y luego sin soltar la tecla control se selecciona

otro rango distinto, se observará que tanto el primero como el segundo rango quedan

seleccionados. De esa forma, se pueden seleccionar múltiples grupos de celdas.

INTRODUCIR DATOS

En una celda se pueden introducir números, textos, fechas y horas.

Para introducir un texto se teclea el texto y luego se oprime Enter, la tecla de

tabulación o una de las flechas de desplazamiento. También puede seleccionar con el

mouse otra celda y el texto quedará ingresado. Si por el contrario se oprime la tecla

escape (ESC) el dato no se grabará en la celda.

Cuando se está tecleando un dato cuyos primeros caracteres son iguales a los

primeros caracteres de otro dato ingresado anteriormente en una celda de la misma

columna, Excel propone al usuario el resto de los caracteres del dato similar ingresado

antes. Si se teclea Enter, se aceptan estos datos. Si no se desea aceptar los datos

propuestos, simplemente se continúa tecleando, sobrescribiendo el texto propuesto.

Asimismo, existe una opción para elegir alguno de los datos ingresados anteriormente,

siempre que se trate de una celda de la misma columna, adyacente a las que ya

contienen datos. Oprimiendo el botón derecho del mouse se despliega un menú

contextual. La opción elegir de la lista permite elegir alguno de los datos ingresados

anteriormente en esa columna.

Los números se teclean directamente y luego se teclea Enter o alguna de las otras

opciones descriptas para el caso del ingreso de textos. Se debe prestar atención al

separador de decimales ya que en caso de confundirlo, el dato tecleado será

interpretado como un texto. Normalmente el separador de decimales es la coma si la

configuración regional y de idioma del sistema operativo Windows está configurada

en español. Los separadores de miles, para los cuales normalmente se utiliza un

punto, no deben teclearse, ya que Excel los presentará automáticamente si se utiliza el

formato adecuado.

En capítulos posteriores se ampliará sobre el formato de los datos ingresados.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 20

Una fecha se teclea separando el día, mes y año mediante un guión (-) o una barra de

división (/). Por ejemplo si se teclea 12-05-2003 el dato será grabado como

12/05/2003. Pruebe ingresar 12/05/03, 12-may-03, 12-05 y 05-2003.

Para ingresar la fecha del día debe teclearse CTRL+;

Una hora se introduce separando las horas de los minutos mediante dos puntos (:). Se

debe tener en cuenta que si se quiere usar el formato de 12 horas deberá, a

continuación de la hora ingresada, dejarse un espacio y teclear a o p según sea am o

pm.

Para introducir la hora actual debe teclearse CTRL+SHIFT+:

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Introducir datos que se encuentra en el archivo Lección 1 - Ejercicio 1.xls

MODIFICAR DATOS

Existen varios métodos para modificar datos:

- Situando el cursor en una celda, aparecerá el contenido en la barra de fórmulas. A continuación se debe llevar el puntero del mouse a la barra de fórmulas y corregir lo necesario. Al finalizar se oprime la tecla Enter.

- Haciendo doble clic u oprimiendo F2 en una celda, se accede al modo corrección en la misma celda.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Modificar datos que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

ELIMINAR DATOS

Debe seleccionarse la celda o el rango de celdas y luego oprimir la tecla supr o del.

Se puede marcar un grupo de celdas, un grupo de filas o un grupo de columnas y

oprimiendo las teclas supr o del se borrarán todos los datos contenidos en ellas.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Eliminar datos que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

DESHACER Y REHACER

Estos botones permiten deshacer y rehacer respectivamente. Son opciones muy útiles cuando se ha cometido algún error y se desea volver a la situación anterior. Ambos botones almacenan una historia de varios estados anteriores y posteriores, si los hubiese. Las flechas que apuntan hacia abajo, despliegan una lista con los estados almacenados, de manera que el usuario puede elegir alguna de esas opciones directamente.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 21

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Se selecciona la fila o columna en donde se quiere insertar una nueva. Luego,

oprimiendo el botón derecho del mouse se elige la opción Insertar. Si se insertó una

fila, todas las filas inferiores se desplazarán hacia abajo. Si se insertó una columna,

todas las columnas a la derecha se desplazarán hacia la derecha.

Si se desea insertar varias filas o columnas, se marcarán tantas filas o columnas como

las que se desean insertar. Luego se sigue el mismo procedimiento descripto en el

párrafo anterior.

EJERCICIO: realice el ejercicio de las hojas Insertar filas y columnas que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Eliminar datos consiste en dejar las celdas vacías, pero no se elimina la fila o columna.

Por el contrario, eliminar una fila, columna o celda implica que se eliminarán esos

elementos, incluidos los datos contenidos en ellas.

Para eliminar filas o columnas, en primer lugar deben ser seleccionadas picando con

el mouse en sus encabezados o nombres. Seguidamente, oprimiendo el botón

derecho del mouse se desplegará un menú de contexto en el que se elegirá la opción

Eliminar. También se puede utilizar el comando Eliminar desde la ficha Inicio de la

cinta.

Las filas seleccionadas se eliminarán y las filas inferiores se desplazarán para ocupar

el lugar vacío. Las columnas marcadas se eliminarán y las columnas adyacentes se

correrán ocupando el lugar de las eliminadas.

EJERCICIO: realice los ejercicios de la hojas Eliminar filas y eliminar columnas que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

INSERTAR CELDAS

Como primera medida se debe seleccionar la celda o el grupo de celdas. Luego,

oprimiendo el botón derecho del mouse se elige la opción Insertar del menú

contextual. Se abrirá entonces el siguiente cuadro de diálogos:

En este cuadro se proponen varias alternativas:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 22

Se puede optar por desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo para generar el espacio necesario para las nuevas celdas que se insertarán.

También se tiene la opción de insertar toda una fila o toda una columna, tomando como referencia la celda o el grupo de celdas seleccionadas. En el caso de insertar filas, las filas inferiores se desplazarán hacia abajo. En el caso de insertar columnas, las columnas de la derecha se desplazarán hacia la derecha.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Insertar celdas que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio1.xls

ELIMINAR CELDAS

Eliminar celdas no es lo mismo que eliminar los datos contenidos en ellas. Eliminar

celdas consiste en quitar las celdas propiamente dichas incluyendo los datos que

contengan. Como primera medida se debe seleccionar la celda o un grupo de celdas.

Luego, oprimiendo el botón derecho del mouse se elige la opción Eliminar del menú

contextual. Se abrirá entonces el siguiente cuadro de diálogos:

En este cuadro se proponen varias alternativas:

Si se decide eliminar las celdas seleccionadas se podrá optar por desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia arriba para ocupar el espacio dejado por las celdas eliminadas.

También se tiene la opción de eliminar todas las filas o todas las columnas que contengan las celdas seleccionadas. En el caso de eliminar todas las filas, las filas inferiores se desplazarán hacia arriba ocupando el espacio dejado por las filas eliminadas. En el caso de eliminar todas las columnas, las columnas de la derecha se desplazarán hacia la izquierda ocupando el espacio dejado por las columnas eliminadas.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Eliminar celdas que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 23

OCULTAR FILAS O COLUMNAS

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

2. Oprimiendo el botón derecho del mouse se desplegará un menú de contexto en el que se elegirá la opción Ocultar.

3. También accediendo al menú Formato que se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta, se debe seleccionar Ocultar y mostrar. Seguidamente seleccione Ocultar filas u Ocultar columnas.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Ocultar columnas y filas que se encuentra en el archivo Lección 1 – Ejercicio 1.xls

MOSTRAR FILAS O COLUMNAS OCULTAS

1. Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas que desee mostrar. Oprimiendo el botón derecho del mouse se desplegará un menú de contexto en el que se elegirá la opción Mostrar.

2. Otra forma es, después de haber seleccionado una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas, acceder a la opción Formato que se encuentra en el grupo Celdas de la ficha Inicio de la Cinta. Seleccione Ocultar y mostrar y seguidamente seleccione Mostrar filas o Mostrar columnas.

EJERCICIO: realice el ejercicio de la hoja Mostrar columnas y filas que se encuentra en el archivo Lección 1 - Ejercicio.xls

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