Gráficos - Excel - Leccion 5, Proyectos de Administración de Negocios
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Gráficos - Excel - Leccion 5, Proyectos de Administración de Negocios

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Apuntes sobre Excel. Los Gráficos. Lección 5.
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EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 74

LECCION 5

GRAFICOS

INTRODUCCION

Los gráficos permiten representar datos numéricos. Pueden aportar mayor

comprensión y claridad sobre su significado, relaciones, comparaciones y tendencias.

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se

generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. La creación de un

gráfico se realiza mediante un asistente. Además, una vez creado el gráfico, todos sus

componentes pueden ser modificados y se pueden agregar componentes como títulos

y leyendas.

CREACION DE GRAFICOS

Para crear un gráfico, es necesario contar con los datos que se quieren graficar.

Supongamos los siguientes datos:

A B C D E

1

2 Año Total Mujeres Varones

3 1960 20.013.793 10.004.642 10.005.897

4 1970 23.364.431 11.761.049 11.601.155

5 1980 27.949.480 14.191.463 13.755.983

6 1991 32.615.528 16.677.548 15.937.980

7 2001 36.223.947 18.556.073 17.667.874

8

9

Población por sexo. Total del país. Años 1960 - 2001

Para crear un gráfico se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar los datos que se quieren graficar

2. Elegir el tipo de gráfico en el grupo Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta de

Opciones. En la Cinta de Opciones se presentan los distintos tipos de gráficos

agrupados por categoría, como se muestra en la figura siguiente:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 75

Al elegir alguna de estas categorías, se desplegará una lista de los tipos de gráficos

que la componen. Por ejemplo si se elige la categoría de gráficos Columna, se

desplegará la siguiente lista:

Con un clic en alguna de estas miniaturas se insertará el gráfico.

3. Opcionalmente se pueden utilizar los comandos situados en Herramientas de

gráficos de la Cinta de Opciones para cambiar el aspecto del gráfico como así

también agregar o eliminar elementos.

Es recomendable seleccionar los datos que se quiere graficar antes de crear el gráfico.

De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y será necesario seleccionar los datos

posteriormente.

Suponiendo que se eligieron los datos de la tabla de la página anterior se obtendrá el

siguiente gráfico:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 76

Se debe tener en cuenta que los gráficos son dinámicos ya que mantienen un vínculo

permanente con los datos que utilizan. En caso de cambiar esos datos, el gráfico se

actualizará automáticamente reflejando dichos cambios.

MODIFICAR GRAFICOS

La creación de un gráfico ha sido simplificada en esta versión de Excel. Se han

incluido una variedad de estilos y esquemas que se pueden aplicar rápidamente

obteniendo resultados inmediatos.

Sin embargo, si se quiere optimizar el diseño, el formato y la presentación, se pude

recurrir a diversas técnicas para modificar manualmente cualquiera de los elementos

que lo conforman.

Estos métodos implican desde cambios en la apariencia, tales como colores, tipos de

líneas o algunos más significativos como cambios de las escalas de los ejes o agregar

la tabla de valores.

Un gráfico está constituido por una serie de elementos. Algunos de ellos son los

siguientes:

Área de trazado

Área del gráfico

Eje vertical

Eje horizontal

Leyenda

Títulos del gráfico

Series de valores

Líneas de división

Etiquetas de datos

0

5.000.000

10.000.000

15.000.000

20.000.000

25.000.000

30.000.000

35.000.000

40.000.000

1960 1970 1980 1991 2001

Título del gráfico

Total

Varones

Mujeres

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 77

Todos estos elementos pueden ser modificados manualmente luego de haber creado

el gráfico. Para realizar cualquier modificación, es necesario seleccionar el elemento

previamente. Se dispone de tres métodos de selección:

Selección de un elemento de un gráfico utilizando el mouse

Selección de un elemento de un gráfico utilizando el teclado

Selección de un elemento de un gráfico utilizando la lista de elementos de

gráfico

Selección con el mouse

Simplemente se debe picar en el elemento que se desea seleccionar. El elemento

seleccionado aparecerá con unos pequeños círculos en sus esquinas. Para

asegurarse de que es el requerido, es conveniente observar la lista de selección de

elementos de gráficos que se encuentra en la ficha presentación del grupo de fichas

Herramientas de gráficos de la Cinta de opciones. En el siguiente ejemplo se

muestra un elemento seleccionado y el contenido de la lista de selección de

elementos de gráficos:

Se observa que se ha seleccionado una serie en el gráfico y la lista de selección de

elementos de gráfico indica que el elemento seleccionado es la Serie “Total”.

En el siguiente ejemplo se ha seleccionado únicamente un punto de la serie de datos

Serie “Total” Punto 1970:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 78

Cuando se mueve el puntero del mouse sobre un elemento, esperando un instante

aparecerá una etiqueta con su nombre, con lo cual se facilita la selección.

Se debe tener en cuenta que algunos elementos están formados por múltiples objetos,

tales como las series de datos. Un primer clic en una serie de datos seleccionará todos

los objetos, pero un segundo clic seleccionará únicamente ese objeto, tal como se

muestra en la figura anterior.

Selección mediante el teclado

Si el gráfico estuviese seleccionado, con las teclas flecha arriba, flecha abajo, flecha

derecha y flecha izquierda, se puede recorrer los elementos hasta llegar al requerido.

La tecla ESC cancela lo seleccionado y la tecla TAB y SHIFT-TAB permiten

desplazarse entre otros elementos que no se pueden acceder con las flechas.

Selección mediante la lista de elementos de gráfico

Esta lista se encuentra en la ficha Formato situada en el grupo Selección actual de

las Herramientas de gráficos de la Cinta de opciones. Desplegando la lista se

mostrarán los elementos del gráfico desde donde se podrá elegir el elemento

requerido. En la siguiente figura se muestra la Lista de elementos de gráficos en

donde se ha seleccionado el elemento Leyenda:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 79

INTERFACES PARA MODIFICAR LOS ELEMENTOS DE UN GRAFICO

Una vez seleccionado el elemento que se quiere modificar, se puede recurrir a dos

métodos distintos, utilizando el Cuadro de diálogos de formato o utilizando la Cinta

de opciones y la Mini barra de herramientas.

Modificar elementos de un gráfico con el Cuadro de diálogos de formato

Una vez seleccionado un elemento, la forma más rápida de acceder al cuadro de

diálogos de formato es hacer un clic con el botón derecho sobre el elemento. Se

desplegará un cuadro de diálogos de formato que es único para cada elemento.

Contendrá opciones y controles específicos para modificar los parámetros de ese

elemento. En la siguiente imagen se muestra el Cuadro de diálogos de formato para

modificar el área del gráfico:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 80

Modificar elementos de un gráfico usando la Cinta de Opciones

Cuando un gráfico está seleccionado, se agregan tres fichas con comandos para

gráficos: Diseño, Presentación y Formato.

FICHA DISEÑO

Esta ficha está formada por varios grupos:

Grupo Tipo

La opción Cambiar tipo de gráfico despliega

un cuadro de diálogos con todos los tipos de

gráficos disponibles. Seleccionando alguno de

ellos se cambiará el gráfico. La opción

Plantillas de ese cuadro de diálogos, permite

aplicar al gráfico una plantilla que haya sido

guardada por el usuario.

Con Guardar como plantilla se puede guardar una plantilla a partir del

gráfico seleccionado. Las plantillas son una opción muy conveniente.

Grupo Datos

Cambiar entre filas y columnas invierte la

forma de mostrar las series de datos,

conmutando los datos que se muestran en los

ejes, es decir cambia las filas por las columnas.

Seleccionar datos abre el cuadro de diálogos Seleccionar origen de

datos que habilita al usuario a seleccionar o cambiar los datos que se

graficarán.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 81

Grupo Diseños de gráficos

Una vez creado un gráfico se puede cambiar rápidamente la distribución de

sus elementos eligiendo uno de los diseños predeterminados que se

encuentran en el grupo de Diseños de gráfico. Por el mismo

procedimiento se puede optar por mostrar elementos adicionales tales

como títulos o tabla de datos.

Este grupo de opciones intenta minimizar el trabajo del usuario, ya que

evita realizar varias tareas manualmente. Si el diseño no fuese

exactamente como el que se pretende, es posible realizar algunos cambios

manuales adicionales. Ya que los diseños de gráficos no se pueden

almacenar, es aconsejable guardar una plantilla del gráfico conteniendo el

diseño personalizado.

Este botón despliega un cuadro de diálogos con todos los diseños de gráficos.

Grupo Estilos de diseño

Un estilo de diseño es una combinación de colores de los elementos que

conforman un gráfico. El usuario puede elegir entre una variedad de

combinaciones predeterminadas y aplicarlas rápidamente. De la misma

forma que con los Diseños de gráficos es posible realizar modificaciones a

un estilo para lograr el resultado buscado. Guardando una plantilla del

gráfico se almacena el estilo de diseño del gráfico para su posterior

aplicación.

Este botón despliega una lista con todos los estilos de diseño como se muestra en la siguiente figura:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 82

Grupo Ubicación

Esta opción sirve para cambiar la ubicación de un gráfico. Se utiliza el

siguiente cuadro de diálogos:

Se puede colocar el gráfico en otra hoja del libro o en una hoja nueva.

FICHA PRESENTACION

Esta ficha contiene varios grupos:

Grupo Insertar

Se pueden insertar imágenes desde archivos

externos, una variedad de formas y cuadros de

textos. En la figura de la derecha se muestran

las formas disponibles:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 83

Grupo Etiquetas

Desde estos botones, se pueden insertar Títulos, Rótulos a los ejes,

cambiar la ubicación de la Leyenda, colocar Etiquetas a los datos y mostrar

la Tabla de datos.

Grupo Ejes

Este grupo permite mostrar el Eje horizontal primario en distintas

ubicaciones y mostrar u ocultar las etiquetas. Se puede mostrar u ocultar al

Eje vertical primario, como así también cambiar la escala como por ejemplo:

millares, millones y escala logarítmica.

También se pueden mostrar las distintas Líneas de la cuadrícula tanto

verticales como horizontales.

Grupo Fondo

Se puede borrar el área de trazado o mostrarla con el relleno

predeterminado. De la misma forma se puede proceder con el cuadro y con

el plano inferior del gráfico.

El último botón de este grupo abre el cuadro de diálogos Formato del área

del gráfico en la opción Giro 3D siempre y cuando el gráfico se represente

en 3D. Posibilita girar el gráfico alrededor de los distintos ejes x, y, z. Entre

otras posibilidades se puede establecer la perspectiva.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 84

Grupo Análisis

Las opciones de este grupo se utilizan para agregar Líneas de tendencia a

aquellos tipos de gráficos que permitan esta opción como por ejemplo los

gráficos de líneas. Asimismo se pueden agregar Líneas tales como líneas

de unión, líneas de máximos y mínimos y Barras ascendentes o

descendentes. El último botón permite agregar Barras de error tales como

error típico o error con desviación estándar.

Grupo Propiedades

Este grupo muestra el nombre del gráfico, permitiendo cambiarlo. Puede

resultar útil cuando se cuenta con varios gráficos en la misma hoja.

FICHA FORMATO

Esta ficha contiene los siguientes grupos:

Grupo Selección actual

El elemento del gráfico seleccionado por el usuario constituye la Selección

actual. Uno de los métodos para seleccionar un elemento es mediante la

lista desplegable que se encuentra en la zona superior de este grupo. Se

listan todos los elementos del gráfico y permite al usuario elegir alguno de

ellos.

La opción Aplicar formato a la selección abre el cuadro de diálogo

Formato con las opciones para ese elemento seleccionado.

Cuando se ha modificado el formato de algún elemento, la opción

Restablecer para hacer coincidir el estilo devolverá a ese elemento las

características del estilo aplicado al gráfico. Es decir que eliminará todas las

modificaciones hechas manualmente por el usuario con las cuales modificó

el formato. Seleccionando el Área del gráfico, esta opción se aplica a

todos los elementos del gráfico.

Nota: Recuerde que los gráficos se modifican cuando se modifica un Tema.

Pero el tema no cambiará los elementos que fueron modificados

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 85

manualmente por el usuario. Por este motivo, si se piensa cambiar de

Tema, se debe tener en cuenta si es conveniente modificar algún elemento

manualmente.

Grupo Estilos de forma

Se puede seleccionar un estilo visual desde la lista desplegable que se

encuentra en este grupo y aplicarlo a un elemento del gráfico. Es

importante señalar que los estilos visuales que se presentan en esta lista

variarán de acuerdo al Tema elegido para el libro. En la siguiente figura se

muestra la lista de estilos visuales para un determinado tema:

Los tres botones a la izquierda del grupo permiten establecer por otro

método el formato de un elemento del gráfico tanto en el relleno, el

contorno y los efectos.

Grupo Estilos de WordArt

WordArt está conformado por una galería de estilos de texto. Se pueden

aplicar efectos decorativos al contorno y al relleno de los textos. Asimismo,

se dispone de efectos como sombras, reflejos, resplandores, efectos

tridimensionales y biselados.

Los estilos que se presentan en la lista de Estilos rápidos están

relacionados y variarán de acuerdo al tema aplicado al documento. En la

siguiente figura se muestra la lista de estilos rápidos:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 86

Las restantes herramientas: Contorno de texto, Relleno de texto y

Efectos de texto permiten modificar manualmente los textos con formatos

WordArt.

Grupo Organizar

Traer al frente ubica al elemento gráfico seleccionado delante del resto de

los objetos para que no quede ninguna parte oculta por otro objeto gráfico.

Enviar al fondo actúa a la inversa de Traer al frente.

Alinear agrupa varios comandos para alinear objetos gráficos de distintas

formas.

El Panel de selección abre un panel en donde se listan todos los objetos

gráficos en la hoja de manera de poder seleccionarlos mediante esa misma

lista.

Agrupar se utiliza cuando a varios objetos gráficos se los quiere tratar

como una unidad agrupada.

Girar posibilita girar a algunos tipos de objetos gráficos.

Grupo Tamaño

Contiene dos opciones para cambiar el tamaño en sentido horizontal y

vertical de un objeto gráfico. Asimismo el botón permite acceder al

cuadro de diálogos como se muestra en la siguiente figura:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 87

En este cuadro de diálogos se puede cambiar el tamaño, el ángulo de giro y la escala.

En caso de que el objeto fuese una imagen se puede utilizar la opción Recortar para

establecer algún recorte.

GRAFICOS COMBINADOS

Un gráfico combinado es un gráfico simple que contiene series representadas por

distintos tipos de gráficos. El gráfico debe contener al menos dos series de valores.

Para cambiar el tipo de gráfico de una de las series, se la debe seleccionar y

desplegar el menú contextual con el botón derecho del mouse. Seguidamente se debe

elegir la opción Cambiar tipo de gráfico de series para cambiar el tipo de gráfico. En

la siguiente imagen se muestra un gráfico combinado:

Si ocurre, como en el gráfico de la figura, que una de las series tiene valores muy pequeños comparados con la otra, se podrá agregar a la derecha un eje secundario. Para ello se debe seleccionar la serie y activar el menú contextual desde donde se elegirá Dar formato a eje de datos. Seguidamente se marcará la opción Eje secundario.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 88

No todos los tipos de gráficos admiten un eje secundario. El gráfico de la figura

anterior, del tipo de Columna agrupada, es uno de los que admiten un eje secundario.

TIPOS DE GRAFICOS

Para mostrar gráficamente un mismo conjunto de datos, se puede elegir entre una

amplia variedad de tipos y subtipos de gráficos. La elección del tipo de gráfico puede

determinar la claridad de la información que se quiere transmitir. Es conveniente

detenerse a examinar las diversas posibilidades de graficar datos provistas por Excel.

Gráficos de columnas

Este tipo de gráfico puede utilizarse para graficar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. Probablemente sea el tipo de gráfico más utilizado. Frecuentemente se utilizan para comparar un conjunto limitado de elementos organizados en series de valores.

Normalmente se disponen las categorías en el eje horizontal y los valores en el eje vertical, como se muestra en el siguiente ejemplo:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 89

SUBTIPOS DE GRÁFICOS DE COLUMNAS

En la siguiente tabla se muestran algunos de los subtipos de la categoría de gráficos

de columna:

Columna agrupada

Se comparan valores entre categorías. Muestran valores en rectángulos verticales en

2D

Columna apilada

Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con

el conjunto.

Columna agrupada 3D

Se comparan valores entre categorías. Muestran valores en rectángulos verticales en

3D

Cono 3D

Este subgrupo tiene los mismos tipos de gráficos

agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados

para gráficos de columnas rectangulares. Se comportan de manera similar. La forma

es cónica en lugar de rectangular,

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 90

Gráficos de líneas

Se pueden utilizar cuando se desean mostrar tendencias o fluctuaciones de datos continuos en el tiempo. Normalmente el eje de categorías se dispone en intervalos regulares mientras que en el eje vertical se distribuyen los valores uniformemente. Excel dispone de varios subtipos de gráficos de líneas, entre ellos:

Líneas

Líneas apiladas.

Líneas apiladas con marcadores

Líneas 3D

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 91

Gráficos circulares

Un gráfico circular usa únicamente una serie de datos. Son más efectivos con un

reducido número de datos, generalmente no más de seis o siete. Si se incrementa

mucho este número, el gráfico será de difícil interpretación. Este tipo de gráficos

muestran a cada elemento como un porcentaje de la suma total.

Es conveniente utilizar esta variedadcuandolos datos se organicen en una única

serie, cuando los valores numéricos de los datos no sean negativos ni cero, cuando no

se tengan más de seis o siete categorías y cuando las categorías sean un porcentaje

de la suma del total.

En la siguiente figura se muestra un gráfico circular sobre datos de población:

.

Los gráficos circulares tienen varios subtipos:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 92

Circular

Circular seccionado

Circular 2D o 3D seccionado

Pueden extraerse manualmente cualquier

sección.

Circular con subgráfico de barras

Útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico

circular principal se vean mejor.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 93

Gráficos de barras

Un gráfico de barras es similar a un gráfico de columnas rotado 90 grados en el

sentido de las agujas del reloj. Una de las mayores ventajas es que los rótulos de las

categorías son más fáciles de leer cuando tienen una extensión de varias palabras.

Asimismo, son más convenientes cuando se grafican múltiples categorías.

Los subtipos de gráficos de barras son similares a los subtipos de gráficos de columnas vistos en una sección anterior.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 94

Gráficos de área

Representan datos o magnitudes cambiantes en el transcurso del tiempo. Un gráfico

de área podría considerarse como un gráfico de línea en que el área bajo la línea ha

sido coloreada.

Existen varios subtipos: área, área apilada, área 100% apilada, y los mismos subtipos

en su versión 3D.

En el siguiente ejemplo se muestra el gráfico de una función trigonométrica:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 95

Gráficos de dispersión

También conocidos como gráficos XY, difieren del resto de los otros tipos de gráfico en

que ambos ejes contienen valores, es decir que no tienen categorías. Se usan

frecuentemente para mostrar la relación entre dos variables. También se usan para

graficar funciones matemáticas.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 96

Gráficos de superficie

Son adecuados para mostrar relaciones y combinaciones entre dos conjuntos de

datos. En algunas aplicaciones, los colores y tramas muestran áreas en que los datos

poseen características en común.

En el siguiente ejemplo se muestra un gráfico del paraboloide f(x,y) = x2 + y2

construido sobre una región acotada:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 97

Otros tipo se gráficos

Gráficos de anillos

Muestran la relación de las partes con un todo, de manera similar a los gráficos

circulares, aunque pueden contener más de una única serie de datos. Asimismo,

contienen un hueco en el medio, con lo cual también se diferencian con los gráficos

circulares.

Gráficos radiales

Es un tipo especializado de gráfico que contiene un eje para cada categoría. Estos

ejes se extienden desde el centro del gráfico hacia fuera. El valor de cada dato se

representa en el correspondiente eje.

Gráficos de burbujas

Es un tipo de gráfico de dispersión o XY que puede mostrar una serie adicional de

datos, la cual es representada por el tamaño de la burbuja. Es decir que el tamaño de

la burbuja indica el valor de una tercera variable. Una forma de organizar los datos es

situar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, los valores de Y. Los

tamaños de burbuja se establecen en las filas o columnas adyacentes.

Gráficos de cotizaciones

Son útiles para mostrar información de cotizaciones, stock y datos de magnitudes

físicas como la temperatura.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 98

Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Población en el archivo

Lección 5 – Ejercicio 1 debe crear un gráfico con las mismas

características que se muestran en la siguiente figura

Ejercicio: utilizando los datos que se encuentran en la hoja Población ocupada en el

archivo Lección 5 – Ejercicio 2 debe crear un gráfico con las mismas

características que se muestran en la siguiente figura

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