Operaciones con datos - Excel - Leccion7, Proyectos de Administración de Negocios
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Operaciones con datos - Excel - Leccion7, Proyectos de Administración de Negocios

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Apuntes sobre Excel. Leccion 7. Operaciones con datos.
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EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 113

LECCION 7

OPERACIONES CON DATOS

SERIES Rellenar es un comando que se utiliza para ingresar datos en base al contenido de celdas adyacentes. Este comando tiene varias opciones:

Repetir un dato en celdas adyacentes: se elige la celda que contiene el dato a copiar y se arrastra el controlador de relleno hasta marcar las celdas en donde se quiere copiar el dato. En el siguiente ejemplo se han rellenado las celdas B3 hasta B7 con la palabra Hola, a partir del dato de la celda B2.

La opción rellenar permite rellenar celdas conformando una serie de datos. Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de números y textos, fechas o períodos de tiempo basados en un diseño que se establezca. Según el tipo de datos, se deberán marcar inicialmente una o más celdas como inicio de la serie. En los siguientes ejemplos los datos que iniciaron la serie se muestran en color amarillo:

En estos tres ejemplos se marcaron las dos primeras celdas (de color amarillo) y luego se arrastró el controlador de relleno

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 114

En estos tres ejemplos se marcó la primera celda (de color amarillo) y luego se arrastró el controlador de relleno.

Las selecciones iníciales de la tabla siguiente se extienden como se muestra. Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

Selección inicial Serie extendida

9:00 10:00, 11:00, 12:00 Lun mar, mié, jue Lunes martes, miércoles, jueves Ene feb, mar, abr ene, abr jul, oct, ene Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00 15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,... texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,... 1er período 2do período, 3er período,... Producto 1 Producto 2, Producto 3,...

Desde la Cinta de opciones, en el grupo Modificar se debe elegir la opción Rellenar y por último la opción Series. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogos:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 115

Este cuadro permite especificar el incremento, el tipo de serie y el límite. Asimismo se debe indicar si la serie se extenderá en filas o columnas. El tipo Autorrellenar genera series tal como se generan al arrastrar el controlador de relleno. Los otros tipos permiten generar otras series que no se pueden lograr por medio del controlador de relleno.

LISTAS PERSONALES

Oprimiendo en el botón Office y seguidamente en el botón Opciones de Excel se abrirá el cuadro de diálogos Opciones de Excel. En este cuadro se debe elegir el botón Modificar listas personalizadas, tal como se muestra en la figura siguiente.

Se abrirá entonces el cuadro de diálogos de Listas personalizadas como el mostrado en la figura siguiente:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 116

En este cuadro se observan las listas personalizadas que maneja Excel. El usuario puede, oprimiendo el botón Agregar, crear nuevas listas personalizadas. En el cuadro se observa que se ha creado una nueva lista con nombres de personas. La inclusión de esta lista permitirá al usuario escribir cualquiera de los nombres que la componen en cualquier celda y arrastrar el controlador de relleno para generar la lista. En la figura siguiente se muestra un ejemplo del uso de esta nueva lista:

No es necesario que en la primera celda se escriba el primer componente de la lista.

Ejercicio: realice el ejercicio de la hoja Series que se encuentra en el archivo Lección 7 - Ejercicio 1.xlsx

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 117

ORDENAR

Con frecuencia se necesita mostrar los datos en un orden particular. El ordenamiento, conjuntamente con el filtrado se encuentran entre las operaciones más comunes cuando se trabaja con datos. Esta versión de Excel intenta simplificar el uso y agregar más potencialidad a estas funciones.

ORDENAMIENTO SIMPLE

Ordenar datos sobre una única columna se puede realizar de una manera muy simple. En primer lugar es necesario que la celda activa esté en alguna celda de la columna que se quiere ordenar. Seguidamente se debe picar sobre el ícono Ordenar y filtrar que se encuentra en el grupo Modificar en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Se abrirá una lista desplegable como la que se muestra a continuación:

Las dos opciones cuyos íconos son y sirven para ordenar la columna en donde se encuentra la celda activa. La primera opción es para ordenar en forma ascendente y la otra en forma descendente. En esta versión e Excel, la descripción de estos íconos cambiará según el tipo de datos que contenga la columna: Textos: Ordenar de A a Z o de Z a A

Números: Ordenar de menor a mayor o de mayor a menor

Fechas: Ordenar de más antiguos a más recientes o de más recientes a más antiguos

Es importante tener en cuenta que cuando se ordena una columna lo que el usuario generalmente quiere es que se cambien de lugar en el proceso de ordenamiento las filas completas de la tabla, y eso es lo que hace Excel al utilizar estas funciones.

Estas opciones se pueden acceder también oprimiendo el botón derecho del mouse y luego elegir le opción Ordenar. Asimismo desde la Cinta de opciones, en la solapa Datos se encuentran en el grupo Ordenar y filtrar.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 118

ORDENAMIENTO PERSONALIZADO

Cuando se necesita ordenar por criterios más complejos o por varios criterios simultáneos, se debe seleccionar la opción Orden personalizado. Esta opción se encuentra en el mismo grupo de opciones que las anteriores. Se abrirá un cuadro de diálogos como el siguiente:

Se deben seguir los siguientes pasos:

1 – Seleccionar en la lista desplegable Ordenar por la columna de la tabla en donde

están los datos que se van a ordenar.

2 – Seleccionar el tipo de la lista desplegable Ordenar según. Se puede ordenar por los valores de la columna, por los colores de las celdas, por los colores de las fuentes y por los íconos de las celdas.

3 – En la lista desplegable Criterio de ordenación se puede elegir por orden ascen- dente o descendente y también un ordenamiento según una lista personalizada.

4 – Se puede agregar un nivel si fuese necesario utilizando el botón Agregar nivel. Se debe tener en cuenta que la clave primaria de ordenamiento es la que está en primer lugar en la lista de reglas.

5 – En caso de haber agregado un nivel, volver al punto 1.

La versión Excel 2007 permite agregar hasta 64 niveles de ordenamiento.

El botón Eliminar nivel se utiliza para eliminar una fila con criterios de ordenamiento. El botón Copiar nivel realiza una copia de una fila. Esto puede ser útil para crear un nuevo criterio de ordenamiento basado en un criterio anterior con algunas modificaciones. Asimismo, se pueden reordenar las filas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo.

Ejemplo: la siguiente figura muestra el cuadro de diálogos Ordenar al que se han agregado dos filas. El ordenamiento se realiza utilizando como clave principal al Apellido y como clave secundaria al Nombre, es decir que dentro de un conjunto de filas que tengan un mismo apellido se ordenará por nombre:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 119

Ejercicio: realice el ejercicio de la hoja Ordenar que se encuentra en el archivo Lección 7 -

Ejercicio 1.xlsx

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de trabajar con un subconjunto de datos de un rango de datos o de una tabla. Mediante el filtro, se muestran sólo las filas que cumplan con el criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos alternativas para aplicar filtros:

Autofiltro que se usa para criterios simples.

Filtro avanzado, para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se deseen mostrar.

AUTOFILTRO

En el grupo Modificar de la Cintadeopciones, se encuentra la opción Ordenar y filtrar. Se desplegará una lista de opciones como la siguiente:

Se debe ubicar el cursor en cualquier celda del rango de datos se desea filtrar. Seguidamente se debe picar en el botón Filtro. Aparecerán unos botones con forma de flecha hacia abajo en cada una de las columnas del rango de datos, tal como se muestra en la siguiente figura:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 120

Picando sobre cualquiera de estos botones, se desplegará una lista con todos los datos en el listado como se muestra en la siguiente figura:

Se observa que aparecen en una lista todos los valores distintos en esa columna. Inicialmente todos los valores se encuentran con la casilla de verificación tildada. Eso significa que ningún valor está siendo filtrado. El usuario, eliminando tildes de algunas casillas de verificación procederá a filtrar estos registros o filas.

Se puede filtrar por más de un columna. Un segundo filtro realizará la operación de filtrado en los datos filtrados por el primer filtro, reduciendo este subconjunto de datos. Filtros adicionales tienen el mismo comportamiento.

El Autofiltro puede filtrar por una lista de valores, por el formato de las celdas o por criterios. Estos tipos de filtros no se pueden utilizar simultáneamente. Es decir si se filtra por una lista de números, no se podrá filtrar además por un color.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 121

Es conveniente tratar que en una columna, el tipo de datos sea homogéneo ya que para cada columna se dispondrá de un único tipo de filtro. En caso de que haya una mezcla de formatos en una columna, Excel mostrará la opción de filtrado del formato que se repita más.

La opción Seleccionar todo se utiliza para poner o sacar el tilde a todas las casillas de verificación, acelerando el trabajo del usuario.

La opción Borrar filtro de … anula el filtro que se hubiese aplicado en esa columna y es equivalente a Seleccionar todo que se explicó en el párrafo anterior.

Al final de la lista aparecerá la opción (Vacías) en caso de que una o más celdas de esa columna estuviesen en blanco o vacías. Eliminando el tilde de esta opción el filtro no dejará ver las filas que contengan celdas en blanco.

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos: Esta opción permite filtrar las celdas según su color de fondo, su color de fuente o por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. En la siguiente figura se muestra un ejemplo:

Ya que en la columna Nombre hay algunas celdas con fondo verde y otras con fondo rosado, Excel propone filtrar por alguno de esos dos colores. Algo similar ocurre con el color de fuente y con los íconos. Estas opciones pueden ser útiles cuando se utilizan formatos condicionales.

Filtrar por texto es una opción que filtra por un texto determinado ya que la columna que se va a filtrar contiene datos alfanuméricos o tipo texto. La lista de opciones es como la que se muestra a continuación:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 122

Por ejemplo si se desea filtrar todas las filas que contengan la palabra Juan se deberá utilizar la opción Contiene…, el resultado contendrá filas con textos como: Juan, Juan José, José Juan, etc.

Cuando se necesita buscar un texto que contenga algunos caracteres fijos y otros variables se puede utilizar un comodín:

El signo de interrogación ? se utiliza para buscar un único caracter variable:por ejemplo si se escribe como criterio de búsqueda Jos? usando la opción Contiene filtrará Jose y José.

El * se utiliza para buscar un número cualquiera de caracteres variables: por ejemplo si se escribe como criterio de búsqueda Jo* usando la opción Comienza por … filtrará todos los nombres que comiencen por Jo como José, Jose, Joaquín, Jorge, etc.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 123

Filtrar por número: Si en la columna hubiese datos de tipo numérico, la opción adoptaría el nombre Filtrar por número. La lista de opciones es como la que se muestra la siguiente figura:

Filtrar por fecha: Datos tipo fecha causarán que el nombre de la opción sea Filtrar por fecha. La lista de opciones es como la que se muestra a continuación:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 124

Muchas de las opciones en estas listas posibilitan abrir el cuadro de diálogos Autofiltro personalizado:

En este cuadro de diálogos, en las listas de la izquierda se establecen las condiciones y en las listas de la derecha se eligen los valores que deben cumplir esas condiciones. Supongamos, como ejemplo, el siguiente cuadro de diálogos:

En este ejemplo, el filtro mostrará todas las filas cuyo valor, en la columna en donde se ha establecido del filtro, esté dentro del rango 5 – 15.

Ejercicio: realice el ejercicio de la hoja Filtros que se encuentra en el archivo Lección 7 - Ejercicio 1.xlsx

FILTRAR UTILIZANDO CRITERIOS AVANZADOS

Este tipo de filtro permite utilizar criterios avanzados de filtrado que no se podrían realizar con el Autofiltro. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos de la Cinta de opciones se debe utilizar la opción Avanzadas:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 125

Se abrirá un cuadro de diálogos como el siguiente:

El procedimiento consiste en elegir el grupo de datos que se van a filtrar. Esto se indica en la opción Rango de la lista, donde generalmente se selecciona toda la tabla que se va a filtrar.

Seguidamente se debe indicar el o los criterios con que se va a filtrar y para ello se utiliza la opción Rango de criterios. El rango de criterios consiste en una copia de los encabezados de las columnas de la tabla a filtrar en algún otro lugar de la hoja de cálculos. Debajo de los encabezados copiados se escriben los criterios con que se filtrarán los datos. Es posible filtrar la tabla origen de los datos o realizar una copia de los datos filtrados a otro lugar en la misma hoja de cálculos. Asimismo es posible evitar filtrar registros repetidos. Se debe tener en cuenta que los datos que se filtran no se actualizarán automáticamente si cambia algún dato del rango de datos desde el cual se realizó el filtro. En caso de querer actualizar el filtro, se debe realizar todo el proceso nuevamente.

En los siguientes ejemplos se mostrarán algunos criterios. Supongamos el siguiente grupo de datos:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 126

Ejemplo 1

Con este criterio se filtrarán todas las filas cuyos números de libretas universitarias sean mayores que 3000.

Ejemplo 2

Varios criterios en una fila: se filtrarán todas las filas con libretas universitarias mayores que 3000 cuyos apellidos empiecen con la letra A. Nótese que al poner condiciones en la misma fila se establece una operación lógica AND o Y lógico. Es decir que se tienen que cumplir las dos condiciones simultáneamente. Lógica Booleana:

(Libreta Univ > 3000 AND Apellido=A*)

Ejemplo 3

Varios criterios en una columna: se filtrarán todas las filas que contengan el nombre Juan y también todas las filas que contengan el nombre Pedro. Al poner condiciones en la misma columna se establece una operación OR u O lógico. Lógica Booleana: (Nombre=Juan OR Nombre=Pedro)

Ejemplo 4

Este caso es similar al anterior. Se filtrarán todas las filas que contengan los nombres Juan, Pedro, Antonio, María y Estela.

Ejemplo 5

Se filtran todas las filas cuyas libretas universitarias estén en el rango de 3000 a 5000. Asimismo se filtran las que sean menores o iguales a 1100. Nótese que se puede repetir una columna para establecer varios criterios lógicos. Lógica Booleana:

(Libreta Univ<=3000 AND Libreta Univ<=5000) OR (Libreta Univ<=1100)

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 127

Ejercicio: realice el ejercicio de la hoja Filtros avanzados que se encuentra en el archivo Lección 7 - Ejercicio 1.xlsx

RELACIÓN ENTRE CELDAS DE DISTINTAS HOJAS

Es muy útil relacionar celdas de distintas hojas. Esta relación permite, entre otras cosas, crear una hoja de totales, siendo que esos totales provienen de otras hojas.

Por ejemplo: un libro contiene dos hojas como las siguientes:

Si se quiere una tercera hoja con los totales de las dos anteriores, se debe situar el cursor en la celda C9 de la Hoja1 y luego oprimiendo el botón derecho del mouse elegir la opción Copiar. Seguidamente, se debe llevar el cursor a una celda de la Hoja3 en donde se almacenará este total. Allí, picando con el botón derecho del mouse, se elegirá la opción Pegado especial. Finalmente se debe oprimir el botón Pegar vínculos del cuadro de diálogos. La opción pegar vínculos se utiliza cuando se quiere que los valores copiados se actualicen automáticamente cuando se produce algún cambio en los valores de origen.

Con el total de la Hoja2, se sigue el procedimiento anterior. La Hoja3 queda conformada tal como lo muestra la siguiente figura:

Obsérvese el contenido de la celda C3 que se muestra en la barra de fórmulas. Esto significa que el número 206,00 es un valor que se obtiene de la celda C9 de la Hoja1.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 128

Ejercicio: debe crear una planilla con cuatro hojas. En la primera hoja, debe grabar datos con los gastos producidos por servicios: gas, luz, teléfono, etc. En la segunda hoja debe grabar datos con gastos producidos por reparaciones. En la tercera hoja debe grabar datos con gastos producidos por gastos varios. En cada hoja debe grabar al menos cuatro filas con sus respectivas descripciones.

En la cuarta hoja debe grabar una fila con el total de cada una de las tres hojas anteriores y una fila con el total general. Debe grabar la planilla con el nombre Lección 7 - Ejercicio 2.xlsx

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