Planteamiento del problema, Proyectos de Contabilidad Financiera. Universidad Central de Venezuela
Freddmar.Cordovez
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Planteamiento del problema, Proyectos de Contabilidad Financiera. Universidad Central de Venezuela

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARITIMA DEL CARIBE

VICERRECTORADO ACADÉMICO

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES

Diseño de una base de datos para el manejo, registro y búsqueda de la información acerca de las ventas a clientes y compras a

proveedores realizadas en Maxxi Limpio C.A., ubicada en el Estado Vargas, Parroquia Catia la Mar, Avenida Atlántida.

Autora: Freddmar Cordovez

C.I: 24.805.640

Catia la Mar, Octubre de 2016

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir y

satisfacer sus necesidades y satisfacer las necesidades de los demás,

para lograr un beneficio mutuo o particular; tratando de lograr en sus

actividades la mayor efectividad posible y por consiguiente ha utilizado en

cierto grado a la administración y la tecnología, para lograr que sus

recursos sean divididos de forma correcta dentro de la empresa y

alcanzar sus objetivos.

Mientras avanza el tiempo avanza la tecnología en Venezuela y en el

mundo y las instituciones tanto públicas como privadas sienten la

necesidad de adquirir harramientas tecnológicas para mejorar sus

sistemas y procedimientos, desarrollando métodos que permiten llevar a

cabo procesos con eficiencia y exactitud, los cuales han sido un paso

importante en el desarrollo, ya que estos se pueden aplicar en diversas

áreas de trabajo logrando satisfacer las necesidades de los usuarios.

El empleo de sistemas tecnológicos facilita al hombre las difíciles tareas

de efectuar rutinas y le permite emplear su inteligencia en tareas más

interesantes. Los sistemas tecnológicos de información se han convertido

en una herramienta auxiliar del hombre para una amplia variedad de

tareas.

Los avances tecnológicos han obligado al hombre a desarrollar e

incrementar la calidad de la producción de bienes y servicios; la potencia

y las posibilidades de los sistemas informáticos permiten que la función de

éstos se lleve a cabo correctamente, tratando la información que le sea

suministrada y proveer los resultados requeridos.

La tecnología de la información se refiere a las herramientas utilizadas

para reunir, almacenar y procesar datos y permite reducir tiempo y

costos.

Con respecto a esto y puntualizando el estudio, en una visita realizada a

Maxxi Limpio C.A., ubicada en el Estado Vargas, Parroquia Catia la Mar,

Avenida Atlántida, mediante una entrevista sostenida con la propietaria y

jefa del local y evaluando el contexto del problema enfocado en los

factores negativos internos y externos detectados, se observaron ciertos

aspectos que influyen de manera perjudicial al proceso de registro y por

consiguiente afecta directamente a la calidad del servicio frente al cliente

final.

Dentro de los reconocimientos se detectaron los siguientes factores a

mejorar:

- Es una empresa nueva la cual posee un solo propietario, que a su vez

realiza todas las actividades de la misma como; manejo, registro y

búsqueda de la información acerca de las ventas a los clientes y compras

a proveedores siendo estas realizadas en otro estado del país; generando

lentitud en el proceso, ya que es difícil registrar de forma manual los

datos.

- Falta de espacio físico para almacenar y buscar los datos requeridos

rápidamente, debido a esto se dificulta el manejo y registro eficaz de tales

datos, tal situación va de la mano junto con la falta de personal.

Se debe aplicar herramientas informáticas que el encargado pueda utilizar

de manera rápida y eficaz sin perder el control sobre las demás

actividades y sobre el registro de los datos. En este caso se tomará en

cuenta la utilización de una base de datos, evaluando las diferentes

problemáticas de la empresa es posible establecer las siguientes

interrogantes; ¿Cómo se lleva a cabo el proceso administrativo actual de

registro de los datos acerca de compras a proveedores y ventas a

clientes? ¿Cómo será posible resolver tales problemas aplicando métodos

o herramientas de fácil utilización y que no ocupe un lugar considerable

dentro de la empresa? ¿Será conveniente aplicar una base de datos

como herramienta primordial para el registro de estos datos? ¿Cuáles

serán las ventajas y desventajas que traería la implementación de una

base de datos?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar una base de datos para el manejo, registro y búsqueda de la

información acerca de las ventas a clientes y compras a proveedores

realizadas en Maxxi Limpio C.A., ubicada en el Estado Vargas, Parroquia

Catia la Mar, Avenida Atlántida.

Objetivos Específicos

Analizar los procesos administrativos actuales de registro acerca de las

ventas a clientes y compras a proveedores.

Examinar los métodos o herramientas de fácil utilización, que no ocupen

un lugar considerable y que puedan ser aplicados dentro de la empresa.

Considerar la base de datos como herramienta primordial para el registro

de estos datos.

Definir las ventajas y desventajas que traería la implementación de una

base de datos.

Justificación de la Investigación

El proceso actual de registro en el local es engorroso por ser la propietaria

la misma encargada de todas las actividades, por lo que se observó

durante la visita realizada, que el mecanismo implementado es atender a

los clientes, cobrar y anotar en una hoja la cantidad de productos

vendidos y que tipo de producto fue vendido, sin tener una información

con respecto a los clientes. Aunque la calidad de producto es excelente y

los clientes se sienten a gusto con ella y con la relación de Precio-Calidad,

los factores internos deben ser eficientes para que la prestación del

servicio sea mucho mejor.

En cuanto a los Proveedores, la propietaria del local debe viajar junto a su

esposo a otros estados del país en busca de los productos. Ella también

lleva la contabilidad del local y por ende no tiene tiempo para ninguna otra

actividad. Dentro del local existe una buena calidad de servicio pero una

mala organización que si no se corrije rapidamente podrá ocasionar mayor

lentitud en el proceso de venta de la empresa y será dificil la satisfacción

delas necesidades de los consumidores.

Para lograr establecer las características de la empresa en estudio es

necesario conceptualizar que:

Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o

persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las

necesidades de bienes o servicios de los usuarios.

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que

desarrollen, en:

Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la

producción de bienes mediante la transformación de la materia o

extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:

Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya

sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son

las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en

productos terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,

alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las personas de uso de consumo final.

Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.

Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función

primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden

clasificarse en:

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): Venden al por menor.

Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez

se clasifican en:

Transporte, Turismo, Instituciones financieras, Servicios públicos (energía,

agua, comunicaciones), Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad,

contable, administrativo), Educación, Finanzas y Salud.

En este caso Maxxi Limpio C.A., es una empresa minorista dedicada a la

venta al detal de productos y artículos de limpieza, que compra tales

productos a proveedores que hacen vida en el Estado Bolívar,teniento

ellos que dirigirse hacia ese lugar para realizar sus compras.

En el comercio minorista se compran productos en grandes cantidades a

fabricantes o importadores, bien directamente o a través de un mayorista.

Sin embargo, vende unidades individuales o pequeñas cantidades al

público en general, normalmente, en un espacio físico llamado tienda. Las

tiendas pueden estar en zonas residenciales, zonas comerciales o

también integradas en centros comerciales.

El comercio minorista tradicional se caracteriza por tres elementos:

mostrador, vendedor y almacén. Entre el comprador y la mercancía que

se desea adquirir existe un mostrador; así, la mercancía no está al

alcance del comprador. Hay un vendedor que muestra los productos, los

pone a disposición del comprador y explica (vende o argumenta) las

características o puntos fuertes de la mercancía. El comprador conoce el

artículo a través del vendedor. Además, existe un almacén, separado del

espacio dedicado a la venta, donde se guarda y oculta la mercancía; el

comprador no sabe si un determinado artículo está disponible o agotado.

El distribuidor minorista es la empresa comercial o persona en régimen

autónomo que vende productos al consumidor final. Son el último eslabón

del canal de distribución, el que está en contacto con el mercado.

El local es de tamaño reducido por lo que no posee almacén pero si una

habitación donde se guardan los productos de manera que sea fácil su

extracción y en este caso si se separa tal espacio, pero al ser la

propietaria la encargada no tiene conocimiento de la cantidad de

productos restantes, así que ni ella ni el consumidor saben lo que podrá o

no ser vendido.

Todas las Empresas de acuerdo a su clasificación, a sus objetivos e

intereses necesitan de la Administración para poder lograr los fines

propuestos, por lo tanto:

“El término administración se refiere al proceso de conseguir que se

hagan las cosas con eficiencia y eficacia, mediante otras personas o junto

con ellas”(Robbins y De Cenzo, 2009, Conceptos Esenciales de la

Administración y sus Aplicaciones, p. 6).

A principios del Siglo XX, el industrial francés Henry Fayol (en su libro

Administración General e Industrial) describió cinco actividades

gerenciales básicas, es decir lo que deben hacer los gerentes de las

empresas: planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar.

Si bien existen diversas clasificaciones ,actualmente, se considera que

“PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR son las cuatro

funciones basicas de todo proceso administrativo” (Fernández, 2010,

Administración de Empresas: un Enfoque Interdisciplinar, p. 4).

Jones y George, 2010, Administración Contemporánea, 6ta edición, dicen:

Planificar: definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para

coordinar actividades. Decidir que hacer y como hacerlo.

Organizar: asignar tareas, recursos y responsabilidades. El resultado de

organizar es una estructura organizativa.

Dirigir: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo con el fin de

que ayuden a la consecución de las metas organizacionales.

Controlar: vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo

planificado en caso de que no se haga lo correcto se debe tomar medidas

correctivas (p. 9).

Entonces se puede decir que la empresas comerciales cumplen una

función que es la de compra de productos para venderlos al consumidor

final y por ende la necesidad de aplicar dentro de la misma un sistema

administrativo que permita manejar los recursos de manera apropiada,

basándose en los procesos de compra y venta.

La compra de bienes, productos o servicios es la vitalidad para el éxito de

las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de lo

adquirido. La empresa necesita servicios que son factores intangibles y de

bienes y productos (insumos o factores tangibes) para su funcionamiento,

sin los cuales no podría lograr la distribución de sus productos y se

realiza bajo ciertas condiciones, que se les conoce como negociaciones.

La primera es la calidad de sus materias primas y/o componentes o sus

productos, para evitar los rechazos y/o las devoluciones; otra condición es

la garantía de lo que nos ofrecen y su tiempo de vida; la tercera es el

precio; la cuarta radica en que el tiempo de entrega siempre debe estar de

acuerdo con los requerimientos de la empresa compradora y la quinta es

la disponibilidad, es decir, el tiempo de utilización debe ser inmediato, esto

aunado a la instalación y la capacitación en su uso.

La compra tiene un objetivo general y varios objetivos específicos,

podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los recursos

materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor

precio. Y sus objetivos específicos son la obtención de utilidades, mejorar

el trinomio costo-beneficio-utilidad y optimizar los tiempos y las

coordinaciones con los departamentos, para con ello cumplir con los

requerimientos solicitados por los clientes.

El área de compras, ésta tiene varias actividades; conseguir Precios,

proveedores, formular pedidos, recibir, almacenar e inspeccionar lo

adquirido cuando lo amerite. También comparte con otros departamentos

los Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera.

Por otro lado tenemos la Venta que es un proceso que implica un orden

secuencial que incluye diferentes fases.

Una de las fases es la localización y clasificación de los clientes,

determinada por dos elementos que son el producto o servicio, y el cliente

que como se mencionó, aquí es un prospecto ya que no ha comprado

nada aún.

Los prospectos potenciales son aquellos individuos que tienen la

necesidad de adquirir un determinado producto o servicio y con los que

por lo tanto, debe existir un acercamiento.

Pero surge una pregunta necesaria: ¿En donde localizar prospectos? En

diferentes fuentes de información que pueden ser externas a la empresa,

las más frecuentes son:

Bases de datos.

Directorios de empresas.

Revistas especializadas.

Encuestas.

Sondeos.

También se pueden localizar prospectos a través de fuentes internas de la

empresa, cuando los posibles clientes van a solicitar información y se le

toman sus datos para contactarlo más adelante.

Una vez que se ha localizado a los prospectos, es conveniente enlistarlos

con el propósito de hacer una valoración de cada uno de ellos basados en

aspectos como: insistencia en la necesidad de adquirir el producto, poder

adquisitivo, posibilidad de generar clientes frecuentes (que compren

constantemente el producto o servicio).

Por último dentro de esta fase, se procede a priorizar a los clientes

prestando especial atención a aquellos que se puedan atraer a corto

plazo.

Otra fase es la consolidación o cierre de la venta y es el momento clave

del proceso, si un vendedor no tiene la suficiente pericia para manejar

esta fase, es muy probable que no se logre el objetivo.

Enseguida se detallan las variables a considerar durante esta etapa:

Servicio de atención al cliente: las empresas desean conservar a sus

clientes y atraer más. Los costos de un mal servicio son tan perjudiciales,

que se deben evitar a toda costa. Hoy en día en la mayoría de las

empresas y comercios se han incorporado tecnologías que permiten al

cliente y a la empresa generar mayor rapidez y seguridad cuando se

adquiere un bien o servicio.

El proceso administrativo de las ventas tiene como propósito determinar

los pasos a seguir en un programa de ventas que va desde su formulación

hasta su evaluación y control. Sus pasos son:

a) Formulación: considerar los factores del entorno que afectan la empresa

y que permiten realizar un pronóstico de los posibles resultados, organizar

y planear las actividades generales relacionadas con las ventas

agregándose las estrategias mercadológicas para determinar el camino a

seguir en el proceso de colocación y distribución del producto.

b) Aplicación: se selecciona al personal de área de ventas más apto de

acuerdo con las características del producto y a las estrategias de

mercadotecnia planteadas, se diseñan e implantan las políticas y

procedimientos que encaminarán los esfuerzos hacia los objetivos

deseados.

c) Evaluación y control: medir el desempeño de la fuerza de ventas. Si el

resultado no es el esperado, se pueden hacer ajustes en el programa de

ventas o replantear la estrategia de mercadotecnia. Tomando en cuenta

las herramientas tecnológicas apropiadas para el manejo de la

información.

Hoy en día, es muy importante en todas las empresas establecer una

gestión eficiente de la información que se dispone. La globalización

mencionada tantas veces, hace que este tipo de factores sean

fundamentales para una competencia asegurada.

Uno de los grandes aportes aplicables que ha traído la Informática a las

actividades diarias de las organizaciones, ha sido el concepto de Base de

Datos (BBDD) por todo lo que supone la disciplina en la organización de

los datos de una empresa. Una base de datos bien gestionada y

establecida, puede llegar a marcar la diferencia competitiva entre

diferentes empresas.

Entonces, una Base de Datos es un conjunto de datos interrelacionados

cuyo propósito general es mantener información relevante y consistente

para que esté disponible en tiempo, forma y lugar deseados.

La base de datos debe tener la gran capacidad de servir para ofrecer a

esos clientes justo lo que necesitan, en el menor tiempo posible.

Según Philip Kotler las empresas generalmente utilizan su base de datos

de cuatro maneras para:

- Identificar Clientes Potenciales. Muchas empresas generan ventas por medio de la publicidad de sus productos u ofertas. Los anuncios contienen por norma general un sistema de respuesta, como una tarjeta de respuesta de negocios o un número gratuito, se confecciona la base de datos a partir de esas respuestas.

La empresa selecciona, dentro de la base, a los mejores clientes potenciales y luego se los contacta por algún medio o se les hace una visita para intentar convertirlos en clientes.

- Decidir Qué Clientes Deberían Recibir una Oferta Especial. Las empresas establecen criterios que describen a su cliente objetivo ideal para una oferta. Después buscan en su base de datos de clientes a los que más se parecen al tipo ideal y a esos dedican todo el esfuerzo en función de la oferta que ofrecen en ese momento.

- Profundizar en la Fidelidad del Cliente. Las empresas pueden crear interés y entusiasmo recordando las preferencias de los clientes, remitiéndoles por ejemplo regalos adecuados, vales de descuento o material de lectura interesante.

- Reactivar las Compras de los Clientes. Las empresas pueden utilizar programas automáticos de correo que envían tarjetas de cumpleaños o aniversario, recordatorios de compras de navidad, o promociones fuera de temporada. La base de datos puede ayudar a la empresa a realizar ofertas atractivas y oportunas.

Una base de datos permite mantener ordenados y tener libre acceso de la

información, de cualquier tipo. Ejemplos de bases de datos en diferentes

sectores serían:

En hospitales: catalogar medicamentos, patologías, pruebas e

intervenciones programadas de los pacientes…

En el gobierno: categorizar los temas y obligaciones a resolver.

Es muy utilizada por los administradores, quienes entre sus funciones

tienen la de ordenar y catalogar al personal, las mercancías, los gastos,

los ingresos, etc. Por ello se encuentran en la eminente necesidad de

ordenarlos datos para que al ser buscados puedan ser encontrados en

forma adecuada.

En el comercio, los comerciantes ingresan en una base de datos las

entradas y salidas para que en base a esos datos el contador o

administrador, resuelva al momento de responder por las obligaciones.

Básicamente, el porqué de una base de datos, se resume en una frase: “

El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado

de sus datos” (Educación Pearson, 2001, Introducción a los sistemas de

bases de datos, p.16) .

Además de esto, podemos decir, que algunas ventajas que proporciona el

uso de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales son:

Velocidad: Un ordenador recupera y actualiza datos más rápidamente que

cualquier humano. Las consultas específicas sin mucha elaboración

pueden ser respondidas con rapidez, sin necesidad de búsquedas

manuales o visuales que llevan tiempo.

Datos Compactos: Reduce o anula la necesidad de acumulación de

archivos en papel.

Menos trabajo: Eliminar gran parte del trabajo de llevar a los archivos a

mano.

Precisión: En el momento que se necesite, se tiene a disposición

información precisa y concreta.

Actualización: Se disponen de datos completamente al día, dada la

facilidad de actualizarlos.

Delimitación de la Investigación

Variables: Manejo, registro y búsqueda de la información acerca de las

ventas a clientes y compras a proveedores.

Espacio: Maxxi Limpio C.A., ubicada en el Estado Vargas, Parroquia Catia

la Mar, Avenida Atlántida.

Tiempo: 2016 en adelante.

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