Tablas - Excel - Leccion4, Proyectos de Administración de Negocios
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Tablas - Excel - Leccion4, Proyectos de Administración de Negocios

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Apuntes sobre Excel. Leccion 4. Tablas
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EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 60

LECCION 4

TABLAS

Una tabla es una estructura que consiste en un rango rectangular de datos formado por filas y columnas. Generalmente incluyen un encabezado de texto que describe el tipo de datos en cada columna. Excel, en versiones anteriores ha trabajado con tablas, a las que denominaba listas. Estas nuevas tablas son una extensión de esas listas e incluyen un conjunto de nuevas características que se describen a continuación:

• Las tablas tienen un formato predeterminado que puede ser cambiado fácilmente desde una galería de estilos de tablas.

• Cada encabezado de columna contiene un botón que abre una lista desplegable permitiendo el ordenamiento y el filtrado de la tabla.

• Al seleccionar cualquier celda de una tabla se despliega una nueva ficha en la cinta de opciones con herramientas para el manejo de tablas, como se muestra en la figura siguiente:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 61

• En caso de seleccionar celdas de tablas extensas que provoquen que el encabezado desaparezca, los nombres de los encabezados reemplazarán las letras de las columnas de la hoja de cálculos.

• Las tablas permiten columnas calculadas. Una fórmula en una columna se

copia o propaga automáticamente a todas las celdas de esa columna.

• En lugar de utilizar referencias a nombres de celdas, las fórmulas pueden utilizar los nombres de las tablas y los nombres de los encabezados de las columnas.

• Es posible eliminar filas duplicadas mediante un comando.

• Mostrar y calcular totales de datos de una tabla es una opción por la cual se

puede totalizar rápidamente los datos mostrando una fila de totales y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de esa fila.

• Se pueden insertar o eliminar filas y columnas de una tabla existiendo varias

maneras de hacerlo. Se puede agregar filas en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes o insertar filas y columnas de tabla en cualquier lugar. Se puede eliminar filas y columnas.

• La celda inferior derecha de la tabla contiene un control que al arrastrarlo

permite extender los límites de la tabla, agregando columnas y filas.

• Para la integridad de los datos se pueden utilizar las validaciones que incluye Excel. Se puede establecer, por ejemplo, que en una columna de una tabla se admitan sólo datos numéricos o de fechas.

• Mediante las tablas se pueden realizar operaciones con datos externos a Excel, ya sea importando o exportando datos.

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 62

CREAR UNA TABLA En primer lugar se debe seleccionar el rango de celdas que será convertido en una tabla. Seguidamente, se debe oprimir el botón Tabla que se encuentra en la ficha Insertar de la Cinta de Opciones.

A continuación, se presentará el cuadro de diálogos Crear Tabla:

En este cuadro se podrá cambiar o establecer el rango de celdas que se convertirán en tabla e informar si la tabla contiene encabezados. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de un rango de datos que será convertido en tabla:

En la siguiente figura se muestra el mismo rango de datos luego de ser convertido en tabla:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 63

CAMBIAR EL FORMATO DE UNA TABLA Cuando se crea una tabla, Excel le aplica un formato predeterminado. Es posible aplicar otro formato desde una lista de formatos. También es posible aplicar un formato de tabla a un rango de datos. Excel entenderá que tiene que convertirlo en tabla y seguirá los pasos descriptos en el apartado anterior. Para aplicar un formato de tabla, se debe seleccionar cualquier celda (o rango de datos) de la tabla y luego oprimir el botón Dar formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Si la tabla ya está creada y se quiere cambiar el formato, se debe seleccionar alguna celda de la tabla. Aparecerá en la Cinta de Opciones la nueva ficha Diseño de Herramientas de tabla:

Se puede elegir un formato desde el grupo Estilos de tabla. En este grupo, la cinta muestra una sola fila de estilos disponibles, pero picando en el botón inferior de la barra de desplazamientos vertical , se desplegará una lista como se muestra en la figura siguiente:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 64

Desplazando el mouse sobre los diferentes estilos, se pueden observar los resultados debido a la previsualización automática. Con un clic sobre un modelo de formato se aplica el estilo elegido en la tabla. De forma similar a los Estilos de celda, oprimiendo el botón derecho del mouse, un menú desplegable permite duplicar, editar y eliminar Estilos de tabla. SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS COMPLETAS DE UNA TABLA Cuando se mueve el mouse sobre una tabla, se notará que la forma del puntero cambia según la zona en que se encuentre. Estas formas ayudan a seleccionar sectores de la tabla: Para seleccionar toda una columna, se debe desplazar el puntero del mouse a la zona más alta del encabezado, hasta que el puntero cambie a una forma de flecha vertical negra hacia abajo. Seguidamente hacer clic para seleccionar la columna. Ver la siguiente figura:

EXCEL 2007 – LIFAU - UNT 65

Para seleccionar toda una fila, se debe seguir un procedimiento similar al anterior, pero llevando al mouse hacia parte izquierda de la celda más a la izquierda de la fila, hasta que su forma cambie a una flecha horizontal color negro. Seguidamente hacer clic para seleccionar la fila. Ver la siguiente figura:

Para seleccionar toda unatabla se debe llevar el puntero del mouse a la zona de la esquina superior izquierda de la celda superior izquierda de la tabla. Cuando la forma del puntero del mouse cambie a una flecha negra inclinada a 45 grados, hacer clic para seleccionar toda la tabla. AGREGAR FILAS O COLUMNAS Para agregar una nueva columna a la derecha de la tabla, simplemente se debe ingresar un dato en alguna celda de la columna derecha, adyacente a la tabla. Automáticamente se incorporará esa columna a la tabla, adquiriendo el formato que esté aplicado en ese momento. Para agregar una nueva fila debajo de la tabla, se debe seguir el mismo procedimiento descripto antes para agregar una columna, pero ahora se debe ingresar un dato en alguna celda de la fila que está debajo de la tabla. Para agregar filas o columnas dentro de la tabla, debe seleccionarse una celda en donde se quiera insertar la fila o columna. Seguidamente, se debe hacer un clic derecho y elegir Insertar del menú contextual:

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• Eligiendo la opción Columnas de tabla a la izquierda, se insertará una columna a la izquierda de la columna en que se encuentre la celda activa.

• Eligiendo la opción Filas de la tabla arriba se insertará una fila arriba de la fila

en que se encuentre la celda activa. Si la celda activa es la inferior derecha, oprimiendo la tecla de tabulación, se insertará una nueva fila en blanco debajo de la tabla. Asimismo se pueden agregar filas y columnas arrastrando el controlador que se encuentra en el ángulo inferior izquierdo de la celda inferior izquierda de la tabla. Ver la siguiente figura:

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS DE UNA TABLA Para eliminar una fila o columna de una tabla, se debe seleccionar cualquier celda en la fila o columna que se quiere eliminar. Luego, desplegando el menú contextual con un clic derecho y se debe elegir EliminarFilas de la tabla o Columnas de la tabla. MOVER UNA TABLA Para mover una tabla a un nuevo lugar en la misma hoja, se debe mover el mouse a uno de los bordes. Cuando el puntero del mouse cambie su forma a una cruz con una

flecha en cada uno de sus cuatro extremos , se debe arrastrar la tabla a la nueva posición. Asimismo, seleccionando toda la tabla y utilizando los comandos cortar y pegar, también se puede mover una tabla. Copiar y pegar puede utilizarse también para duplicar una tabla.

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ESTABLECER OPCIONES DE UNA TABLA En la ficha Herramientas de tabla que se encuentra en la Cinta de opciones, hay un grupo llamado Opciones de estilo de tabla que contiene varios cuadros de verificación:

Fila de encabezado: muestra u oculta la fila de encabezados.

Fila de totales: muestra u oculta la fila de totales.

Filas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar filas.

Primera columna: aplica un formato distinto a la primera columna.

Ultima columna: aplica un formato distinto a la última columna.

Columnas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar columnas.FILA DE TOTALES La Fila de totales no se muestra de manera predeterminada. Para mostrarla se debe tildar la casilla de verificación Fila de totales como se explicó en la sección anterior. Esta fila, que se agrega debajo de la tabla, normalmente suma los valores de las columnas. Si se desea que se realice una operación diferente se debe seleccionar la celda de la Fila de totales que se desee y luego hacer clic en el ícono que aparece a la derecha de la celda. Aparecerá una lista desplegable conteniendo varias opciones:

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En caso de que no se encuentre en la lista la función buscada, se deberá elegir la opción Más funciones. Esta opción desplegará el cuadro de diálogos para insertar una función tal como se explicó en la Lección 2 que trata de Fórmulas y funciones. ELIMINAR FILAS DUPLICADAS Es frecuente la necesidad de eliminar filas conteniendo datos repetidos. En versiones anteriores no se contaba con una función de estas características. En Excel 2007 se dispone de una función específicamente para eliminar filas duplicadas, siempre y cuando estén en una tabla. El procedimiento comienza con la selección de alguna celda de la tabla. Seguidamente se debe seleccionar el comando Quitar duplicados que se encuentra en la ficha Herramientas de Tabla de la Cinta de opciones. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogos:

Como se ve en esta figura, el cuadro de diálogos presenta una lista de todas las columnas de la tabla, de tal forma que el usuario podrá seleccionar en cuáles de ellas se buscarán los datos duplicados. De forma predeterminada Excel propone examinar todas las columnas. Una vez que el usuario acepta, Excel elimina las filas con datos duplicados y luego presenta un mensaje indicando cuántas filas fueron eliminadas. Es importante tener en cuenta que para la búsqueda de duplicados, lo que determina el resultado es el valor mostrado en una celda, no el valor almacenado. Por ejemplo si una celda muestra el dato 23/04/2010 y otra muestra Viernes, 23 de abril de 2010, los datos de esas no serán considerados como duplicados. ORDENAMIENTO La fila de encabezados de una tabla contiene unas flechas que permiten acceder a las opciones de ordenamiento y filtrado, como se muestra en la siguiente figura:

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La acción de ordenar una tabla consiste en reordenar sus filas en base al contenido de alguna columna en particular. Picando en la flecha del encabezado de esa columna, se despliega un menú con las opciones de ordenamiento y filtrado. Ya que son las de uso más frecuente, las dos primeras opciones son para ordenar de menor a mayor y viceversa. Estas opciones producen como efecto inmediato el ordenamiento de todas las filas de la tabla. En la siguiente figura, se muestra la tabla de la figura anterior después de haber sido ordenada en función de la columna año de mayor a menor, es decir, en orden decreciente:

Ordenar por color permite ordenar las filas según los colores de fondo o del texto de las celdas de alguna columna. Asimismo, dentro de la opción Ordenar por color, se

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puede elegir Orden personalizado. Esta última opción permite el ordenamiento por múltiples columnas. Para ello se despliega un cuadro de diálogos como el siguiente:

En este cuadro, en cada fila se debe especificar la columna que se tomará como base de ordenamiento, según qué dato se ordenará (orden numérico, orden alfabético o por formato, es decir, color de celda o color de texto). Finalmente se debe elegir el criterio de ordenamiento por orden ascendente o descendente o según el orden de una lista personalizada. Dado que el botón Agregar nivel permite incluir varias filas, el ordenamiento se puede realizar por múltiples claves. Se muestra como ejemplo a continuación una tabla que se desea ordenar:

Aplicando los siguientes criterios de ordenamiento mediante el cuadro Ordenar:

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Se obtiene el siguiente resultado:

Nótese que el ícono de los encabezados ha cambiado. Se ha agregado una flecha hacia arriba o hacia abajo indicando que se ha efectuado un ordenamiento ascendente o descendente en ese columna.

FILTRADO El filtrado de una tabla consiste en mostrar sólo aquellas filas que cumplan con una condición establecida por el usuario. Para realizar un filtrado se debe seleccionar botón del encabezado de esa columna. Se desplegará el menú de ordenamiento y filtrado, en el que aparecerá una lista de todos los valores distintos en esa columna. Veamos un ejemplo:

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En el ejemplo de la figura anterior, los valores distintos que toma la columna Edificio son Apolo y Sol Marino. Las casillas de verificación a la izquierda de estos valores permiten al usuario establecer el criterio de filtrado. Quitando el tilde de alguna casilla de verificación provocará que el valor asociado sea ocultado entre los datos de la tabla. Se puede realizar esta operación en varias columnas para establecer un filtrado múltiple. La siguiente figura muestra los resultados de haber filtrado el valor Sol Marino en la columna Edificio, 1 en la columna Ambientes y Contrafrente en la columna Ubicación.

Se debe notar que el ícono de los encabezados ha cambiado, indicando que en esa columna se ha realizado un filtrado. En caso de incluir una fila de Totales, los valores en esa fila se actualizarán según los campos que quedasen visibles después de un filtrado. Para eliminar un filtro, se puede volver a tildar la casilla de verificación de correspondiente. Asimismo, se puede elegir la opción Borrar filtro del menú de ordenamiento y filtrado.

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CONVERTIR UNA TABLA EN UN RANGO DE DATOS Es posible convertir los datos de una tabla a un rango de datos, que es equivalente a quitar la tabla. Este rango de datos ya no tendrá las funcionalidades que tienen las tablas descriptas en esta lección. Para quitar una tabla se debe hacer clic en cualquier parte de la tabla. Seguidamente se debe hacer un clic en la opción Convertir en rango que se encuentra en el grupo Herramientas de Tabla en la ficha Diseño de la Cinta de Opciones. También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. Ejercicio: en el archivo Lección 4 – Ejercicio 1 en la hoja Tabla encontrará un rango

de datos al que tiene que darle formato como tabla. Debe agregar una columna a la derecha en donde calculará el Subtotal con un IVA del 21%. Asimismo, debe agregar una fila de totales en donde calculará el total neto, el total con IVA incluido y en la columna Cantidad debe contar la cantidad de ítems que hay en la tabla. La siguiente figura muestra cómo quedaría la tabla luego de haber realizado estas operaciones:

Como ejercicio opcional debe eliminar las filas duplicadas, en este caso las que contienen el ítem Cielorraso están duplicadas.

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