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1 Nozioni di base

Organizzazione di un foglio di lavoro

Primi passi con Excel

Interfaccia di Excel

Barra della formula

Microsoft Excel 2013

Prima di cominciare a utilizzare Microsoft Excel 2013, ritengo sia importante farti capire che cosa produce e che cosa permette di realizzare.

Excel è un programma che permette di creare quelli che comunemente vengono chiamati fogli elettronici (oppure fogli di calcolo o fogli di lavoro).

La denominazione di “foglio elettronico” indica un programma per la gestione or- dinata di dati numerici e non numerici, che permette di instaurare relazioni tra i da- ti stessi, di creare tabelle e grafici e di “formattarli” in modo semplice ed efficiente.

L’idea da cui nacque il foglio elettronico si deve a Dan Bricklin, allora brillante studente universitario americano. Durante una lezione a cui stava assistendo, il professore, dopo aver riempito alla lavagna una complicata tabella piena di cal- coli, a causa di un errore dovette cancellarne completamente il contenuto e ri- cominciare da capo. Bricklin pensò che si poteva replicare il procedimento in un computer. Si può facilmente capire, da questo aneddoto, come il foglio elettro- nico sia nato con lo scopo di consentire l’esecuzione di calcoli e simulazioni in maniera veloce, razionale e riutilizzabile.

Inoltre, il foglio elettronico è uno strumento che può servire, oltre che per atti- vità di segreteria in cui bisogna inserire e organizzare molteplici dati, anche a li- vello strategico e decisionale, permettendo di creare delle rappresentazioni gra- fiche che sintetizzino le informazioni.

È fondamentale capire che, per poter utilizzare Excel, devi conoscere il ragiona- mento che porterà alla soluzione di un problema. Per esempio, supponi di andare in gita con gli amici e vuoi dividere le spese. Una volta inserite tutte le voci con i relativi importi pagati, dovrai preoccuparti di dire a Excel di sommarle, quindi di- videre il risultato ottenuto per il numero di amici. Questo ragionamento lo devi co- noscere (= soluzione al problema); dopo, i calcoli li farà Excel. Quello che devi ap- prendere da questo libro è il modo in cui “dici” a Excel quello che deve fare.

Ovviamente, se devi eseguire una volta sola un’operazione (per esempio la divisio- ne delle spese), potrebbe non essere conveniente ricorrere a un foglio di calcolo (e quindi costruire un’applicazione). Normalmente si utilizza quando il problema da risolvere ricorre di frequente: “insegno” a Excel il ragionamento per dividere le spese (= costruisco l’applicativo) e quindi (attraverso questa nuova applicazione) sarà in grado di trovare automaticamente la spesa pro-capite tutte le volte che si ri- presenta il problema, solo variando le voci di costo o il numero di partecipanti (può ri-eseguire il ragionamento che gli ho “insegnato” infinite volte).

La difficoltà nell’utilizzo del pacchetto non è nell’imparare come funziona (re- gole di Excel), ma nel trasferire al foglio di calcolo il ragionamento che abbiamo in testa utilizzando le sue regole di funzionamento.

Per assurdo una persona potrebbe conoscere perfettamente le regole del foglio di calcolo, ma potrebbe non essere in grado di utilizzarle per realizzare un’ap-

Microsoft Excel 2013

Ecco apparire la tua prima cartella di lavoro, alla quale viene assegnato temporanea- mente il nome Cartel1 , contenente un unico foglio di lavoro. A ogni foglio corri- sponde un’etichetta, in basso a sinistra, che ne riporta il nome (per impostazione pre- definita Foglio1 ). I tipi di foglio che una cartella di lavoro può contenere sono tre:

■ fogli di lavoro : consentono di eseguire operazioni che coinvolgono i dati con- tenuti nelle celle; ■ grafici : contengono grafici derivanti dall’elaborazione dei dati;

■ macro : permettono di memorizzare espressioni di calcolo automatico.

In realtà, ciò che vedi sullo schermo è soltanto una piccola parte del foglio elet- tronico, il quale, come abbiamo visto, ha dimensioni molto più grandi (16.384× 1.048.576). Di conseguenza Excel gestisce, almeno teoricamente, fogli di ben 17.179.869.184 celle, anche se in pratica si lavora sempre con dimensioni molto in- feriori. Per visualizzare le parti “fuori schermo” si utilizzano le apposite barre di scorrimento oppure i tasti freccia presenti sulla tastiera, un po’ come quando si ado- pera una lente d’ingrandimento per esaminare le pagine di un giornale.

In alto a sinistra del foglio, in quella che viene chiamata Casella del nome (vedi figura 1.1), sono visibili le coordinate alfabetiche (che identificano la colonna) e numeriche (che identificano la riga) della cella attiva, ovvero della cella sulla qua- le stai operando. La cella attiva viene visualizzata all’interno del foglio di lavoro per mezzo di un bordo più spesso.

Figura 1.1 Casella del nome.

Per spostarti da una cella a un’altra puoi utilizzare la tastiera.

Per esempio, per passare, rispetto alla cella attiva:

■ alla cella sottostante, premi Invio o Freccia Giù ;

■ alla cella sovrastante, premi Maiusc+Invio o Freccia Su ;

■ alla cella a destra, premi Tab o Freccia Destra ; ■ alla cella a sinistra, premi Maiusc+Tab o Freccia Sinistra.

In alternativa alla tastiera puoi ricorrere al mouse, facendo semplicemente clic sulla cella su cui desideri operare.

1: Nozioni di base

■ Interfaccia di Excel

Come le altre applicazioni Office, anche Excel presenta una finestra divisa in zo- ne adibite a funzioni diverse.

■ La barra del titolo , nella parte superiore della finestra, riportante il titolo del- la cartella di lavoro sulla quale stai lavorando (vedi figura 1.2). ■ La barra multifunzione (corrispondente al termine inglese Ribbon ) tramite cui Microsoft Excel 2013 semplifica l’accesso ai comandi. Questa è un’area che so- stituisce i vecchi menu e le vecchie barre degli strumenti. La “filosofia” con cui lavora la barra multifunzione è quella di tenere sempre in mostra, mentre stai la- vorando, i comandi di cui disponi, piuttosto che tenerli nascosti sotto menu o su barre di strumenti non visualizzate. Tale barra è costituita da due tipi di schede: ■ schede di comando (vedi figura 1.2), che appaiono in automatico sotto la barra del titolo non appena lanci l’applicazione di Excel. Quando fai clic sul nome di una scheda, appare il riquadro con i relativi comandi. Per ave- re la barra multifunzione sempre ben in vista, anche mentre lavori, fai clic sul pulsante Aggiungi barra multifunzione che trovi all’estrema destra della barra stessa. Su tale pulsante è rappresentata una puntina che si tra- sforma in una freccia verso l’alto quando attivi la visualizzazione. Facen- do clic su tale freccia, la barra verrà nuovamente nascosta e resa visibile solo quando fai clic sul nome di una delle schede; ■ schede contestuali (vedi figura 1.2), che si aggiungono a quelle predefini- te nel momento in cui esegui attività più specifiche, quali la creazione di un grafico o di una tabella pivot, offrendo comandi relativi solo a quella particolare attività. In tali schede, i diversi comandi che Excel mette a disposizione sono orga- nizzati in riquadri, detti Gruppi. Tale organizzazione tiene conto degli ele- menti sui quali i comandi agiscono. Per esempio nella scheda Home trovi il gruppo Carattere contenente tutti i comandi che intervengono, appunto, sul carattere che costituisce il testo, ovvero i comandi che riguardano grassetto, corsivo, sottolineato, dimensione, tipo di carattere, colore ecc. Il gruppo Pa- ragrafo , invece, mostra i comandi che agiscono su blocchi di testo, per esem- pio l’allineamento, l’interlinea ecc.

Figura 1.2 Come si presenta l’interfaccia di Excel.

1: Nozioni di base

Le sezioni di cui dispone Excel sono Informazioni, Nuovo, Apri, Salva e Sal- va con nome, Stampa, Condividi, Esporta, Account e Opzioni.

Figura 1.4 Backstage di Excel.

■ Aprendo la voce Informazioni puoi visualizzare le proprietà del docu- mento corrente. Appaiono tre icone con altrettanti menu: Proteggi car- tella di lavoro , Verifica documento e Gestisci versioni. ■ La sezione Nuovo , come è facile immaginare, permette di creare un nuo- vo foglio di calcolo utilizzando uno qualsiasi dei numerosi modelli a di- sposizione, sia online sia offline. ■ La sezione Apri , alla quale è necessario ricorrere per individuare una car- tella che si desidera aprire, al fine di modificarla o anche solo consultarla. ■ Le sezioni Salva e Salva con nome , preposte al salvataggio di una cartella. ■ La sezione Stampa (senza dubbio una delle sezioni più interessanti) attra- verso la quale puoi impostare i parametri necessari per l’invio del docu- mento alla stampante; visualizza direttamente anche l’anteprima di stam- pa, senza dover aprire un’altra finestra. ■ La sezione Condividi include invece i comandi per la condivisione e la pubblicazione di informazioni. Excel può inviare direttamente il foglio di lavoro corrente come allegato di posta elettronica, piuttosto che salvarlo sul server SkyDrive (lo spazio gratuito che Microsoft mette a disposizio- ne online a tutti gli utenti dei suoi servizi Web). ■ La sezione Esporta , tramite la quale, prima di procedere con la condivi- sione, puoi scegliere un formato di file differente, usando l’opzione Cam- bia tipo di file o Crea documento PDF/XPS.

Microsoft Excel 2013

■ La sezione Account riporta informazioni relative al software che stai uti- lizzando o all’account a cui risulti collegato. ■ La sezione Opzioni richiama l’omonima finestra di dialogo. Se accedi al backstage del pulsante File e non vuoi utilizzare alcun coman- do, per tornare al documento di lavoro di Excel premi il pulsante circolare in alto che riporta una freccia rivolta verso sinistra.

■ La barra di accesso rapido : è una piccola barra degli strumenti situata nella parte superiore della finestra (vedi figura 1.2), sopra le schede della barra multifunzione, preposta a contenere pulsanti a cui si ricorre più spesso, con lo scopo di renderli immediatamente accessibili. Per impostazione predefini- ta contiene i pulsanti: ■ Salva , per procedere al salvataggio del file sul quale stai lavorando; ■ Annulla , per annullare l’ultima operazione eseguita; ■ Ripeti , per ripristinare l’ultima operazione annullata; ■ Personalizza , per personalizzare la barra stessa. La barra di accesso rapido può anche essere spostata. A tal fine, premi il pul- sante Personalizza e scegli dal menu la voce Mostra sotto (o sopra) la barra multifunzione , in base alla posizione in cui vuoi collocarla. Per aggiungere un comando alla barra, sempre dal menu Personalizza scegli il nome del pulsante che desideri aggiungere. Qualora non comparisse in questo menu, scegli la voce Altri comandi. Nella finestra che si apre dal me- nu Scegli comandi da seleziona la scheda cui appartiene il comando che vuoi aggiungere alla barra di accesso rapido. Seleziona il comando nell’area sotto- stante quindi premi il pulsante Aggiungi. Tale comando compare ora nel ri- quadro destro, insieme ai pulsanti predefiniti. Ripeti questa procedura per ogni pulsante che desideri aggiungere. Al termine premi OK per confermare e chiudere la finestra. Infine, per rimuovere un pulsante dalla barra fai clic su di esso con il pulsan- te destro del mouse. Dal menu così richiamato scegli Rimuovi dalla barra di accesso rapido. Tutti gli applicativi Office 2013 sono stati progettati anche in funzione degli schermi touch screen. Per questo, nel menu del pulsante Personalizza trovi la voce Modalità Tocco/Mouse , tramite la quale puoi intervenire sull’aspetto dell’applicazione in base al fatto che tu stia usando un monitor touch o tradi- zionale. In modalità Tocco gli elementi dell’interfaccia risultano ingranditi!

■ Barra della formula

La particolarità di Excel è la barra della formula , attraverso la quale puoi im- mettere le informazioni in una cella.

Microsoft Excel 2013

una calcolatrice, piuttosto che usarlo per gli spostamenti. Per abilitare o di- sabilitare i tasti numerici, premi il tasto Bloc Num ;

■ la scritta BLOC MAIUSC viene visualizzata quanto il tasto Maiusc è attivo; ■ la sigla BLOC SCORR riguarda il tasto Blocca Scorr. Se presente significa che tale tasto è attivo, pertanto il tuo cursore non si muoverà dalla cella in cui sei anche se agisci sulle frecce per spostarti: si muoverà solo il foglio di lavoro.

Se la barra di stato di Excel non visualizza le indicazioni BLOC NUM, BLOC MAIUSC o BLOC SCORR, è possibile che sia impostata in modo tale da nascon- derle. Per verificarlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di stato di Excel. Si apre un menu che presenta un elenco di diverse funzioni. La casella di controllo a sinistra delle diverse opzioni determina la visualizzazione o meno del- lo stato delle varie funzioni nella barra di stato di Excel. Se in riferimento a una funzione è presente un segno di spunta, allora la barra di stato visualizzerà l’indi- cazione corrispondente ma solo nel momento in cui il servizio risulterà attivato.

Viceversa se una funzione non ha il segno di spunta, non verrà segnalato in al- cun modo il fatto che sia attiva.

Se selezioni due o più celle e almeno una di esse contiene un valore, Excel ne visualizza la somma, la media e il conteggio nella barra di stato. Tale ca- ratteristica è chiamata Calcolo automatico. Se nell’area Calcolo automa- tico della barra di stato vuoi visualizzare il risultato di un’altra operazione eseguita sulle celle selezionate, diversa dalla somma, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’area, quindi scegli la funzione cui sei interessato dal menu di scelta rapida che compare.

Figura 1.6 Barra di stato.