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Comunicare e collaborare in Rete

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EIPASS 7 Moduli User Premessa Comunicare e collaborare in Rete sono diventate al giorno d’oggi le attività principali che possiamo eseguire tramite Internet. La comunicazione e la collaborazione online si basano su una specifica tecnologia: il cloud computing. Tramite il cloud computing infatti possiamo accedere a una serie di servizi online, come quelli per archiviare dati e condividerli con altre persone, per realizzare e condividere calendari, per avviare una riunione e per seguire corsi di apprendimento. Il cloud computing è dunque diventato essenziale per qualsiasi nostra attività in Internet. Senza il cloud computing non potremmo compiere gran parte delle nostre operazioni quotidiane. Anche i social network, come Facebook ad esempio, utilizzano questa tecnologia per funzionare. Dopo i computer, i dispositivi mobili, come i tablet e gli smartphone, sono diventati lo strumento principale con cui siamo soliti accedere ai servizi del Web. Li utilizziamo infatti frequentemente, soprattutto perché ci permettono di collegarci a Internet da qualsiasi luogo, ma soprattutto perché le loro prestazioni sono col tempo migliorate, tanto da renderli simili a piccoli computer portatili.

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1. Concetti di base

1.1. Collaborare in Rete

Al giorno d’oggi, vengono sempre più utilizzati i servizi online con cui collaborare in Rete. Questi servizi ci permettono di eseguire diverse operazioni, come realizzare documenti direttamente online, archiviare file e condividerli con altre persone, creare calendari per programmare le nostre riunioni e appuntamenti, tenere videoconferenze e riunioni online, scambiare messaggi ed eseguire chiamate telefoniche tramite Internet.

1.1.1. I principali servizi per collaborare in Rete

Per collaborare in Rete, si possono utilizzare diversi servizi.

• Le applicazioni di produttività personale sono disponibili anche online. Questo tipo di applicazioni ha lo scopo di favorire e consentire la realizzazione di documenti elettronici, di elaborare fogli di calcolo, di progettare presentazioni, o più in generale di produrre contenuti per il lavoro in ufficio. Tra le applicazioni di produttività personale più note c’è la suite per ufficio Microsoft Office , la quale comprende le applicazioni Word , Excel , PowerPoint, OneNote, Onedrive, Outlook e Teams. Oltre a una sua versione a pagamento, Office è disponibile online per tutti gli utenti registratisi al servizio di webmail Outlook. L’azienda americana Google , invece, oltre a diversi servizi come Maps , Drive o Calendar, mette a disposizione dei suoi utenti in modo gratuito la suite per ufficio Google Doc. Ciascuna di queste applicazioni permette di collaborare con altre persone alla realizzazione di documenti, e di condividerli online.
• I servizi di cloud storage permettono ai loro utenti di memorizzare file di ogni tipo nel proprio spazio di archiviazione personale, e di condividerli con altre persone. Molto spesso, questi servizi vengono offerti gratuitamente da compagnie specializzate. Ad esempio, il servizio di cloud storage della Google si chiama Drive , ed è accessibile da qualsiasi browser, su computer o dispositivi mobili. Il servizio di cloud storage della Microsoft si chiama invece Onedrive , ed è accessibile a tutti gli utenti del sistema

Concetti di base 8 messaggi in tempo reale ad altre persone. Per scambiarsi questi messaggi, bisogna ovviamente utilizzare la stessa applicazione IM, ed essere connessi a Internet nello stesso momento. Le applicazioni IM sono molto spesso integrate in altri servizi. Ad esempio, l’applicazione Messenger con cui scambiarsi messaggi in tempo reale è un servizio che Facebook offre a tutti i suoi utenti dopo la registrazione. Le più diffuse applicazioni IM sono Skype (con cui è anche possibile eseguire chiamate tramite Internet), WhatsApp e Telegram. Nota. In questo paragrafo abbiamo spiegato quali sono i principali servizi con cui collaborare in Rete. Questi servizi nella realtà sono molto spesso integrati nelle stesse applicazioni. Ad esempio, il servizio di cloud storage Drive , oltre alla possibilità di archiviare documenti, permette di elaborarli direttamente online con le applicazioni della suite per ufficio Google Docs , e condividerli con altre persone. L’applicazione Skype , oltre a permettere di inviare messaggi istantanei, consente di eseguire chiamate con il sistema VoIP. Molto spesso è pertanto difficile separare chiaramente ogni servizio online.

1.1.2. Cosa serve per collaborare in Rete

Il principale requisito per utilizzare i servizi con cui collaborare in Rete è disporre di una connessione a Internet. È bene che questa connessione sia abbastanza veloce da evitare ritardi nella trasmissione dei dati, altrimenti l’utilizzo degli strumenti online può essere compromesso, o risultare troppo difficoltoso. Gli strumenti per collaborare in Rete richiedono che si utilizzino specifici dispositivi hardware. Se intendiamo partecipare a videoconferenze, non possiamo fare a meno della webcam, una piccola telecamera che può trasmettere immagini dal vivo in modo continuo. La webcam è già integrata nella maggior parte dei dispositivi mobili (notebook, smartphone e tablet). Anche i computer desktop all-in-one dispongono di una webcam integrata nei loro schermi. Se invece il computer da noi utilizzato è sprovvisto di una webcam, possiamo acquistarne una esterna per pochi euro. L’installazione dei driver necessari per il funzionamento della webcam e la sua configurazione avvengono in automatico sia nei computer Windows che nei Mac. Non occorre dunque seguire particolari procedure per farle funzionare. Le

Comunicare e collaborare in Rete 9 webcam infine utilizzano di solito una porta USB per comunicare con i computer a cui sono collegate. Un altro dispositivo indispensabile per tenere videoconferenze è il microfono. Come la webcam, anche il microfono è di solito integrato nei dispositivi mobili e nei computer. In alternativa, possiamo acquistarne uno per pochi euro, e collegarlo al nostro computer attraverso l’ingresso dei segnali audio. Il microfono è indispensabile anche quando dobbiamo eseguire chiamate VoIP. Gli altoparlanti infine riproducono ogni tipo di suono, e sono pertanto necessari durante le videoconferenze, le chiamate VoIP o per seguire corsi di apprendimento online. I dispositivi di solito adottano altoparlanti standard, altrimenti dobbiamo acquistarne un modello esterno da collegare all’uscita audio del nostro computer. Per utilizzare tutti questi strumenti di collaborazione, bisogna disporre di specifiche applicazioni, che molto spesso vengono offerte in modo gratuito. Ad esempio, l’applicazione Skype con cui eseguire videoconferenze e con cui scambiare messaggi in tempo reale è già integrata nel sistema operativo Windows. Diversamente, è possibile scaricarla dal sito della Microsoft. L’azienda americana Google invece offre una serie di servizi online a tutti i suoi utenti, dopo essersi registrati con un account (nel paragrafo 1.3.2 vedremo come creare un account Google). Per tutti gli altri strumenti di collaborazione, bisogna sempre scaricare una particolare applicazione prima di utilizzarli. Nota. I firewall sono sistemi di sicurezza che i computer utilizzano per evitare che malintenzionati possano entrare nei loro sistemi per rubare informazioni o dati. Anche il sistema operativo Windows utilizza un firewall per difendere i nostri dati da potenziali attacchi malware. A volte, questi firewall possono impedirci di utilizzare in modo corretto alcune funzionalità dei nostri dispositivi, e limitare l’uso dei servizi per collaborare in Rete. In questi casi, bisogna modificare la configurazione del firewall attivo sul nostro dispositivo, o contattare l’amministratore di Rete affinché provveda a modificare le impostazioni del firewall.

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• Organizzazione del lavoro. I calendari online sono molto utili quando occorre coordinare impegni di un gruppo di lavoro, anche a distanza.
• Lavorare in mobilità. Non c’è più bisogno di essere in ufficio e davanti a una scrivania per svolgere le proprie attività. Basta infatti essere connessi a Internet per accedere a tutto ciò serve per assolvere ai propri compiti.

1.1.5. I rischi della collaborazione in Rete

L’unico rischio tecnico quando utilizziamo gli strumenti per collaborare in Rete è che, per motivi indipendenti dalla nostra volontà, ci sia un’interruzione del servizio di connessione: se non si accede a Internet, non si può lavorare. Quando siamo connessi, dobbiamo valutare diversi altri tipi di rischi. Ne parliamo diffusamente nel modulo dedicato all’IT Security. Vediamo i rischi più attinenti al discorso che stiamo facendo, e indichiamo le buone prassi cui attenersi per ridurli al minimo. Rischi Buone prassi Accesso ai file condivisi di persone non autorizzate Proteggere i dati di accesso. Non lavorare su dispositivi usati da più utenti. Effettuare sempre il log-out dai servizi al termine della sessione di lavoro. Lavorando a più mani su un documento, è possibile che un collaboratore danneggi il lavoro altrui Controllare frequentemente lo stato di avanzamento del lavoro, indicando sempre l’ultima revisione. Se il dispositivo di uno dei collaboratori è infettato da un malware, può danneggiare quelli degli altri, comportando malfunzionamenti o furti di dati anche personali (furti d’identità) Installare e aggiornare un buon antivirus e il firewall sul dispositivo utilizzato per lavorare con altri. Tabella 1 - 1 — I rischi della collaborazione in Rete e le buone prassi da seguire per evitarli

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1.1.6. I diritti di proprietà e l’utilizzo di contenuti altrui

Prima di incominciare a collaborare in Rete, c’è un altro importante aspetto da tenere in considerazione. Quando lavoriamo online, soprattutto con altri, dobbiamo rispettare i diritti di proprietà intellettuale, ed evitare di plagiare contenuti realizzati da altri.

Questo è il simbolo del copyright. Ad esempio, la combinazione © Mario Rossi indica che Mario Rossi ha il copyright (il diritto di copia) sul documento in cui la combinazione compare. Ciò significa, che non è possibile usare, distribuire e commercializzare l’opera senza l’esplicito consenso di chi ne detiene i diritti, cioè l’autore dell’opera.

Questo è il simbolo del marchio registrato. Questo simbolo viene di solito utilizzato dalle aziende per sfruttare tutti i diritti di un logo o di un prodotto. Se dovesse comparire su un documento online, molto probabilmente è stato utilizzato erroneamente dal redattore del testo.

Questo logo indica che l’autore ha deciso di rinunciare completamente al suo diritto di copia sull’opera da lui realizzata. Chiunque può pertanto utilizzarla liberamente, senza alcun vincolo. Con l’avvento di Internet e l’enorme mole di dati disponibili, il copyright — in cui tutti i diritti sull’opera sono riservati — si è evoluto, e ha acquisito diverse declinazioni. Si parla adesso di some right reserved — in cui il titolare dell’opera decide quali diritti riservare e quali invece concedere in uso a terze persone. Il sistema che meglio descrive questo modello è il Creative Commons Public Licenses (CCPL), ideato negli Stati Uniti e oramai utilizzato in tutto il mondo. Creative Commons è un’organizzazione internazionale senza scopo di lucro, il cui fine è rilasciare licenze gratuite sull’uso delle opere in base al sistema CCPL Le licenze Creative Commons (CC) — in tutto sono sei — permettono ai titolari del diritto d’autore di stabilire come le loro opere possono essere utilizzate da terze parti. Il titolare

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• Open Source. Con questo tipo di licenza, il titolare del copyright concede a terzi la possibilità di utilizzare, studiare, modificare e distribuire sia il software che il suo codice sorgente, in modo che altre persone possano parteciparne allo sviluppo. La licenza d’uso Open Source è molto simile a quella Free software. La licenza Open Source tuttavia dà maggior risalto alla necessità tecnica che più persone hanno di contribuire apertamente allo sviluppo dello stesso software. La licenza Free software invece affronta temi più etici, e pertanto risponde alla necessità di garantire a chiunque l’accesso alle tecnologie informatiche.

1.2. Il cloud computing

Il cloud computing è una moderna tecnologia informatica che utilizza Internet per consentirci di usufruire di più servizi online (come quello per archiviare dati in appositi spazi virtuali), e di più applicazioni (come quelle per gestire la posta elettronica, inviare messaggi istantanei o tenere videoconferenze).

1.2.1. Come funziona il cloud computing

Anche se non ce ne rendiamo conto, probabilmente stiamo già usando qualche tipo di servizio del cloud computing. Se usiamo un servizio online per inviare la posta elettronica, modificare documenti, guardare film o programmi TV, ascoltare musica, giocare oppure archiviare immagini o altri file, è probabile che tutto questo sia possibile grazie al cloud computing, che agisce dietro le quinte. Con il cloud computing possiamo svolgere più operazioni usando sistemi fisici e di calcolo remoti (non installati sui nostri computer), che assicurano elevate performance. Se normalmente siamo abituati a pensare che servano grandi risorse di calcolo per eseguire operazioni specifiche, nel caso del cloud computing questa considerazione viene meno. L’elaborazione dei dati infatti avviene su server remoti, al cui interno sono già presenti i servizi e gli strumenti per svolgere le nostre attività.

Comunicare e collaborare in Rete 15 Nota. Il termine cloud in italiano significa “nuvola”. Rimanda infatti all’insieme dei server remoti nei quali possiamo archiviare file di ogni tipo, e trovare le risorse fisiche per elaborare i nostri dati. Questi server sono localizzati in datacenter sparsi in tutto il mondo. Per collegarsi al cloud è sufficiente un dispositivo che consente l’accesso a Internet. Non è inoltre necessario un hardware particolarmente potente. Le risorse necessarie per eseguire i servizi si trovano nei server del cloud. I primi servizi di cloud computing risalgono a più di dieci anni fa, ma già molte organizzazioni, dalle piccole start-up alle multinazionali, dagli enti pubblici alle organizzazioni no-profit, stanno adottando questa tecnologia per i motivi più vari, tra cui la possibilità di affidarsi ad aziende specializzate nel settore IT, che garantiscono l’accesso ai servizi cloud, e il loro funzionamento. Figura 1. 1 — Il cloud computing utilizza Internet per consentirci di sfruttare più risorse online

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1.2.3. I principali rischi del cloud computing

Utilizzare soluzioni di cloud computing comporta diversi rischi:

• Sicurezza dei dati. Come tutti i sistemi informatici, qualsiasi attività di cloud computing che raccoglie e gestisce dati si occupa anche della loro protezione. Ciò però non elimina del tutto la possibilità che alcuni malware possano comunque danneggiare il funzionamento delle apparecchiature informatiche sulle quali si appoggiano i servizi di cloud computing, o che persone non autorizzate possano riuscire ad accedere nei sistemi di controllo di questi servizi per prelevare illecitamente le informazioni personali sugli utenti registrati.
• Violazione della privacy. I limiti, seppur ridotti, sulla sicurezza dei dati espongono gli utenti dei servizi di cloud computing a possibili rischi per la loro privacy. I provider infatti raccolgono informazioni personali su ogni utente, e ne registrano le attività durante l’accesso ai servizi cloud.
• Dipendenza dal provider. Per usufruire dei servizi di cloud computing, occorre utilizzare la rete Internet. È pertanto necessario sottoscrivere un contratto con un provider che possa assicurarci l’accesso alla Rete. Questi contratti possono cambiare nel tempo, e i costi possono pertanto subire variazioni. Come tutti i servizi online, anche quelli di cloud computing possono interrompersi o venire temporaneamente bloccati a causa di problemi tecnici.

1.3. Creare un account per collaborare in Rete

Per usufruire di uno qualsiasi applicazione per collaborare in Rete, è necessario ogni volta creare un account.

1.3.1. Cos’è un account

L’account è un ambiente online personalizzato con cui usufruire di apposite funzionalità e determinati servizi. L’account permette al sistema che gestisce il servizio di distinguere la nostra posizione da quella degli altri utenti e di evitare, quindi, inaccettabili commistioni.

Concetti di base 18 Per accedere a un account, occorre eseguire il login , l’operazione di autenticazione in cui inserire la username e la password scelte durante la registrazione al servizio. Se il servizio è gratuito, per accedervi bisogna semplicemente registrarsi tramite una procedura online, i cui passaggi sono simili per i diversi servizi. Per prima cosa, dobbiamo utilizzare un browser per raggiungere la pagina principale del servizio. Fatto ciò, dobbiamo selezionare il link da cui eseguire la registrazione, e subito dopo compilare il modulo con i nostri dati personali. In questa fase, ci viene richiesto di scegliere una password che rispetti più criteri di sicurezza. Le password infatti è bene che siano diverse per ogni registrazione, ma soprattutto è bene che siano composte da complesse combinazioni di caratteri, in modo che nessuno possa scoprirle. Dobbiamo infine rispondere alla email che ci è stata inoltrata dal gestore del servizio, in modo da confermare la nostra identità.

1.3.2. Creare un account Google

Facciamo un esempio: creiamo un account Google , per accedere a tutti i servizi e alle applicazioni online che Google offre gratuitamente ai suoi utenti.

1. Utilizza il tuo browser per raggiungere la pagina google.com.
2. Fai clic sul pulsante Accedi in alto a destra.
3. Seleziona il pulsante Crea un account , e nel menu che si apre, scegli l’opzione Per me. Se invece desideri creare un account per un bambino o una bambina, o comunque un ragazzo o una ragazza minorenne, scegli l’opzione Per mio figlio. In questo modo, puoi configurare l’account affinché la navigazione in Internet sia più controllata. L’opzione Per gestire la mia attività invece ti permette di creare un account Google con cui gestire come visualizzare la tua attività commerciale o imprenditoriale nelle applicazioni di Google , come Maps e Ricerca.