conoscere la posta elettronica, Slide di Elementi di Informatica

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2.2 - CONOSCERE ED UTILIZZARE LA POSTA

ELETTRONICA

SOMMARIO

• 2.2.1 – POSTA ELETTRONICA O E-MAIL
• 2.2.2 – IL CLIENT DI POSTA ELETTRONICA
  • 2.2.2.1 – CREARE E INVIARE EMAIL
  • 2.2.2.2 – VISUALIZZARE LE NUOVE EMAIL
  • 2.2.2.3 – RISPONDERE ALLE EMAIL
  • 2.2.2.4 – MODIFICARE L'OGGETTO DI UNA EMAIL
  • 2.2.2.5 – CAMBIARE DESTINATARI
  • 2.2.2.6 – SALVARE E STAMPARE GLI ALLEGATI
  • 2.2.2.7 – ANNULLARE L’INVIO DI UNA EMAIL
  • 2.2.2.8 – RICHIEDERE LA CONFERMA DI LETTURA AD UN MESSAGGIO
• 2.2.3 – ORGANIZZARE LA POSTA IN ARRIVO
  • 2.2.3.1 – UTILIZZARE LE ETICHETTE
    • 2.2.3.1.1 – Creare un’etichetta
  • 2.2.3.2 – CLASSIFICARE LE E-MAIL IMPORTANTI
  • 2.2.3.3 – AGGIUNGERE FILTRI
  • 2.2.3.4 – POSTICIPARE LE EMAIL
  • 2.2.3.5 – ARCHIVIARE O ELIMINARE EMAIL
  • 2.2.3.6 – LE CONVERSAZIONI
    • 2.2.3.6.1 – Disattivare la visualizzazione per conversazione
  • 2.2.3.7 – SPAM O POSTA INDESIDERATA
    • 2.2.3.7.1 – Segnalare una mail come SPAM
    • 2.2.3.7.2 – Togliere una mail dalla cartella SPAM
• 2.2.4 – TROVARE LE EMAIL
  • 2.2.4.1 – CERCARE NELLA POSTA IN ARRIVO
  • 2.2.4.2 – RESTRINGERE LA RICERCA....................................................................................................................
• 2.2.5 – CREARE UNA FIRMA
• 2.2.6 – CONFIGURARE LA RISPOSTA AUTOMATICA
• 2.2.7 – ETICA E NORME DI BUON USO DELLE E-MAIL PROFESSIONALI......................................................
  • 2.2.7.1 – SPAM
• 2.2.8 – RICONOSCERE E RISOLVERE I PROBLEMI COMUNI NELLE E-MAIL
• 2.2.9 – MAILING LIST E NEWSGROUP

• Eudora
• Netscape
• Mozilla
• Outlook
• Outlook Express (sostituito da Live Mail nelle versioni più recenti di Windows). POSTA ELETTRONICA CON GMAIL

2.2.2.1 – Creare e inviare email

2.2.2.2 – Visualizzare le nuove email

2.2.2.3 – Rispondere alle email

2.2.2.4 – Modificare l'oggetto di una email

Può capitare a tutti di voler rispondere a un messaggio, o inoltrarlo, e di rendersi tuttavia conto che l'oggetto specificato dal mittente originale non è sufficientemente chiaro. In questi casi, puoi cambiare l'oggetto del messaggio. Quando scrivi la risposta:

1. Fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto all'icona della risposta per espandere le opzioni disponibili.

2. Fai clic su Modifica oggetto per aprire la risposta come una nuova email. In questo modo, il campo Oggetto diventa una casella modificabile in cui puoi cancellare l'oggetto precedente e digitarne uno nuovo.

4. Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina. Una volta impostata questa funzione, ogni qual volta invierai un messaggio vedrai sempre apparire in alto nella schermata di Gmail una barra gialla di avviso dell’invio che rimarrà visualizzabile per il numero di secondi da te indicato nelle Impostazioni. Per quel lasso di tempo, avrai quindi la possibilità di richiamare il messaggio ed annullarne l’invio cliccando sulla voce Annulla

2.2.2.8 – Richiedere la conferma di lettura ad un messaggio

Ogni volta che scrivi una nuova email hai la possibilità di aggiungere la richiesta di conferma lettura:

1. Apri un Nuovo Messaggio
2. Quando hai completato di scrivere il messaggio, richiedi conferma di lettura. Nel momento in cui la persona leggerà la tua mail ed invierà la conferma di lettura, riceverai una mail di notifica dell’avvenuta lettura.

2.2.3 – Organizzare la Posta in arrivo

2.2.3.1 – utilizzare le etichette

Utilizza le etichette per classificare i messaggi. Le etichette di gmail hanno un grande vantaggio: puoi applicare più etichette a un messaggio, in modo da poter archiviare una singola copia di un messaggio sotto più etichette. Puoi anche:

• Aprire un'etichetta sul lato sinistro della finestra della posta per visualizzare tutti i messaggi contrassegnati con quell'etichetta
• Cercare tutti i messaggi con una determinata etichetta
• Visualizzare le etichette sui messaggi nella Posta in arrivo per poter identificare rapidamente i diversi tipi di messaggio Applicare colori diversi alle etichette per renderle più facili da identificare. Ecco come vengono visualizzate le etichette nella tua Posta in arrivo: 2.2.3.1.1 – Creare un’etichetta

2.2.3.2 – Classificare le e-mail importanti

2.2.3.3 – Aggiungere filtri

2.2.3.4 – Posticipare le email

2.2.3.5 – Archiviare o eliminare email

2.2.3.6 – Le Conversazioni

In Gmail lo scambio di mail tra due o più contatti viene raggruppato in “conversazioni” per agevolarti la gestione delle mail. In questo modo è più semplice cogliere l’argomento ed il contesto di uno scambio di mail. Uno scambio di messaggi con lo stesso oggetto viene accorpato in sequenza in una unica conversazione. Solo se la riga dell'oggetto di una conversazione viene cambiato, verrà creata una nuova conversazione a sé stante. Un esempio tipico della “Visualizzazione per conversazioni” è il sottostante, dove: il primo nome visualizzato “ Ubaldo ” è la persona che ha inviato la prima mail; “ Roberto ” è la persona che ha risposto per ultimo alla mail; i puntini “ .. ” stanno ad indicare che tra la prima mail e l’ultima hanno partecipato alla conversazione anche altre persone; il numero tra parentesi “ (40) ” è il numero totale delle email scambiate in questa conversazione; la voce “ Google Apps deployment ” indica invece l’oggetto della conversazione.

A quel punto noterai che la mail selezionata verrà spostata dalla Posta in arrivo e sarà fatta confluire nella cartella SPAM. Le mail confinate nello SPAM vengono automaticamente eliminate in maniera definitiva dal sistema Google dopo 30 giorni la loro giacenza in quella cartella. NB. Gmail impara dal tuo utilizzo della posta elettronica, quindi quando farai confluire una determinata mail all’interno della SPAM (seguendo il procedimento sopra indicato), da quel momento in poi ogni qual volta riceverai una mail con le stesse caratteristiche essa verrà confinata direttamente all’interno della cartella SPAM direttamente dal sistema Google. Suggerimento: Soprattutto nei primi mesi di utilizzo della posta elettronica Gmail, controlla lo spam almeno una volta a settimana per assicurarti che non sia stata confinata in quello spazio una mail che invece ritieni utile. 2.2.3.7.2 – Togliere una mail dalla cartella SPAM

1. Apri la cartella SPAM
2. Seleziona la mail che vuoi estrarre da quella cartella 3. Clicca sul bottone Non Spam. NB. Il sistema Google impara dal tuo utilizzo della casella Gmail anche in questo caso: nel momento in cui segnali una mail come Non Spam. Da quel momento in poi ogni qual volta riceverai una mail con le stesse caratteristiche essa non verrà confinata nella cartella SPAM.

2.2.4 – Trovare le email

2.2.4.1 – Cercare nella Posta in arrivo

2.2.4.2 – Restringere la ricerca

2.2.5 – Creare una firma

Per impostare la tua firma in Gmail segui questi passaggi:

1. Apri Gmail.
2. Nell'angolo superiore destro della finestra di Gmail, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e quindi su Impostazioni.
3. Nella pagina Generali , scorri fino alla sezione Firma e inserisci la tua firma nella casella.
4. Se vuoi, utilizza le opzioni sopra la casella per formattare il testo e aggiungere link e immagini.
5. Ti suggerisco anche di spuntare la voce immediatamente sotto la sezione firma che recita “ Inserisci questa firma prima del testo citato nelle risposte, rimuovendo la riga "--" che la precede. ” Ciò ti permetterà di ritrovare la tua firma immediatamente sotto al testo che inserirai nel corpo della mail.
6. Fai clic su Salva modifiche nella parte inferiore della pagina.

2.2.7.1 – Spam

Uno dei problemi più diffusi e più fastidiosi legati all’uso della posta elettronica è il cosiddetto spamming. Lo spamming consiste nella ricezione di e-mail non desiderate, inviate, perlopiù, da parte di società che pubblicizzano prodotti e servizi. Gli indirizzi di posta elettronica vengono reperiti attraverso le innumerevoli banche dati diffuse in Rete. A volte lo spamming viene diffuso mediante speciali programmi che generano indirizzi casuali. Per limitare il fenomeno è possibile osservare una serie di suggerimenti:

• Se durante la navigazione si accede ad aree in cui viene richiesta la registrazione a un servizio, è consigliabile non inserire l'indirizzo utilizzato per lavoro o per comunicazioni personali. Se necessario, meglio creare un account ad hoc.
• Non cliccare mai sui collegamenti contenuti nelle e-mail inviate da ignoti. Nel dubbio, meglio eliminare i messaggi ancora prima di leggerli. È possibile infatti che, accedendo ai collegamenti, si dia inconsapevole conferma all'invio di mail pubblicitarie.
• Se si riceve un’e-mail non desiderata contenente un collegamento per cancellarsi dal servizio, non usare assolutamente quel link: molto probabilmente rappresenta solo una "trappola" per controllare se la casella è attiva e viene usata con regolarità.

2.2. 8 – Riconoscere e risolvere i problemi comuni nelle e-mail

Il servizio e-mail, se da un lato migliora sensibilmente la vita di ogni utente, permettendo una comunicazione istantanea e gratuita, dall’altro crea una serie di problematiche legate soprattutto all’inesperienza. Il problema principale risiede nella possibilità, purtroppo non remota, di infettare il proprio sistema con virus informatici. I virus sono dei programmi scritti, normalmente, per danneggiare un sistema all’insaputa dell’utente e per propagarsi su altri computer. Per sua stessa natura, la posta elettronica rappresenta quindi uno dei veicoli ideali per diffondere epidemie su larga scala. Poiché, come abbiamo già detto, un virus è un programma, è sufficiente eseguirlo per avviare l'infezione. È buona abitudine, pertanto, non aprire mai gli allegati ricevuti via e-mail da mittenti sconosciuti, a maggior ragione se tali allegati presentano l’estensione caratteristica degli eseguibili ( .exe , .bat , .com). A volte può succedere che il computer risulti infettato da un virus anche in seguito alla semplice visualizzazione del contenuto dell’email. Questo avviene a causa di gravi errori di programmazione nella sicurezza dei client di posta elettronica. Per aggirare il rischio, l’unico consiglio sempre valido è quello non solo di installare un buon programma antivirus, ma soprattutto di tenerlo aggiornato: un antivirus funziona correttamente solo se è in grado di riconoscere ogni nuova, potenziale minaccia. Vedremo come gestire e configurare un antivirus nella fase 3.1.2.

2.2.9 – Mailing list e newsgroup

Strutturato in forma di bacheca elettronica, un newsgroup è tecnicamente un gruppo di discussione, ovvero il punto d'incontro tra persone che condividono uno stesso interesse. I gruppi di discussione sono numerosi e organizzati per categorie geografiche o tematiche. All'interno dei newsgroup, i messaggi

costituiscono, normalmente, risposte a precedenti messaggi, aperture di nuove discussioni o richieste di informazioni specifiche. La mailing list è una lista di indirizzi di posta elettronica identificata da un nome. Quando un messaggio e- mail viene inviato alla mailing list, una sua copia arriva automaticamente a tutte le caselle di posta presenti nella lista. Come i gruppi di discussione, le mailing list sono tematiche. A differenza del newsgroup, l'utente iscritto alla mailing list riceverà il messaggio direttamente nella propria casella postale. Anche per newsgroup e per mailing list esistono alcune regole di comportamento da rispettare. In particolare:

• Nei newsgroup non dobbiamo criticare le abitudini degli altri, anche se particolarmente bizzarre.
• Per evitare fenomeni di spamming, è importante non inviare mai lo stesso messaggio a più newsgroup.
• Prima di scrivere un messaggio in un newsgroup, è conveniente essere ben inseriti nell'argomento, onde evitare interventi inutili e fuori luogo.