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Corso di Informatica Generale - Ing. Valerio Lacagnina
1. IL PRIMO CONTATTO
1.1 COSA È EXCEL
Excel è un foglio elettronico. All’inizio i fogli elettronici vennero utilizzati come calcolatrici tabellari, ossia
calcolatrici in cui dati numerici e i risultati venivano memorizzati nelle celle della tabella. Successive
trasformazioni hanno aggiunto funzioni matematiche, statistiche, finanziarie e logiche, la possibilità di
creare macro funzioni e veri e propri programmi e la capacità di creare e gestire grafici. Insomma Excel è
un vero e proprio strumento multifunzionale per calcoli, presentazioni e strutturazione.
1.2 COME AVVIARE EXCEL
- Fare clic sul pulsante Avvio della prima schermata di Windows
- Puntare su Programmi
- Eventualmente aprire la cartella Microsoft
- Trovare l'icona Microsoft Excel e farvi sopra clic
1.3 LA FINESTRA DI EXCEL
- Barre strumenti: standard
formattazione
suggerimenti
( foglio di lavoro )
Si noti che vi sono 16 fogli di lavoro in un unico documento.
Le celle sono individuate come nella battaglia navale: righe
numeri (1÷16384), colonne
lettere (A÷IV).
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1.4 COME OTTENERE AIUTO DA EXCEL
- Primo livello - Portando il cursore del mouse sui pulsanti degli strumenti si ottiene l’indicazione del suo
nome e, nella barra di stato in basso a sinistra, una breve descrizione della sua funzione.
- Secondo livello - Premendo il pulsante si ottiene la finestra dei Suggerimenti (compare sopra alla
barra della formula) che fornisce consigli, scorciatoie o possibili alternative su come compiere una
specifica operazione. Se suggerimenti non è attivo ma Excel vuole suggerirvi qualcosa su ciò che avete
appena fatto, il pulsante lampeggia.
- Terzo livello - Premendo il pulsante di Guida sensibile al contesto e portando il cursore su uno
gli elementi della finestra di Excel, potrete ottenere le relative informazioni.
- Quarto livello - Per un’informazione più completa ed esauriente dovete selezionare la Guida in linea
Microsoft Excel dal menù ed effettuare la vostra ricerca scegliendola tra le quattro possibilità offerte
dalla finestra di dialogo (Sommario, Indice, Trova, Ricerca libera).
1.5 COME USCIRE DA EXCEL
Aprire il menù File
e selezionare Esci
Si può uscire in altri tre modi:
- Premendo ALT + F
- Facendo un doppio clic sulla Casella di controllo rappresentata dalla all’inizio della Barra del titolo
- Facendo clic sul pulsante chiudi , l’ultimo a destra nella barra del titolo.
1.6 COME INSERIRE I DATI
- I dati (cifre e lettere) si inseriscono digitandoli con la tastiera.
- Excel li scrive nella cella attiva (indicata con un bordo più spesso) e
contemporaneamente nella barra della formula.
- Scrivendo direttamente sulla barra della formula (dopo aver fatto clic col mouse) si edita la cella attiva.
- Scritto il primo carattere o la prima cifra compare un cursore che indica che si sta editando la cella.
Premere Invio
per accettare il dato. Viene attivata la cella successiva (in basso).
Nota bene
: dato che l’ Invio
causa il passaggio ad un’altra cella per scrivere più righe nella stessa cella
premere Alt + Invio
1.7 COME SPOSTARSI NEL FOGLIO DI LAVORO
- Per spostarsi all’interno della cella che si sta editando si possono utilizzare i tasti cursore.
- Per spostarsi tra le celle di un foglio di lavoro, fare clic su una cella qualsiasi. La cella selezionata
diventerà la cella attiva.
- Per visualizzare le diverse parti di un foglio, utilizzare le barre di scorrimento verticale ed orizzontale.
- Per spostarsi fra le celle è possibile utilizzare le combinazioni di tasti:
Spostamento Combinazione tasti
A destra di una cella
A sinistra di una cella
In alto di una cella
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Per annullare l’ultima operazione:
- Premere il pulsante Annulla
Per ripetere l’ultima operazione:
- premere il tasto Ripeti , attenzione che il tasto non funziona come il Ripristina di Word, ma serve
solo a ripetere l’ultima operazione
1.11 COME SALVARE UN FILE
Per salvare un foglio di lavoro sul disco rigido:
- Selezionare File nella barra dei menù
- Scegliere Salva con nome
- Alla comparsa della finestra di dialogo relativa, digitare il nome del foglio di lavoro
- Fare clic sul pulsante Salva o premere Invio
Inoltre è possibile ottenere lo stesso risultato anche:
- Premendo Salva
- Premendo Maiusc + F
Se il file non ha ancora un nome, viene automaticamente resa disponibile la finestra di dialogo Salva con
nome dove eseguire le operazioni elencate sopra.
1.12 COME APRIRE UN FILE
- Fare clic sul pulsante Apri , cercare il file nella finestra di dialogo e farvi doppio clic per caricarlo
Per ottenere lo stesso risultato potete:
- Selezionare Apri nel menù File , cercare il file nella finestra di dialogo e farvi doppio clic per caricarlo
- Aprire il file dalla finestra di Windows attraverso la barra applicazioni che conserva sotto l’opzione Dati
recenti i documenti utilizzati da poco, naturalmente se si trova tra questi.
1.13 COME CHIUDERE UN FOGLIO DI LAVORO
- Fare clic sul pulsante che si trova all’estrema destra della barra degli strumenti
Per ottenere lo stesso risultato potete:
- Selezionare Chiudi nel menù File
- Fare un clic sul pulsante di controllo del foglio che si trova all’estrema sinistra della barra dei
menù.
Se il documento ha subito modifiche dall’ultimo salvataggio, dovrete rispondere Si o No alla richiesta di
salvataggio posta dalla finestra di dialogo Salvare modifiche in...
1.14 COME CREARE UN NUOVO FOGLIO DI LAVORO
Per ottenere lo stesso risultato potete:
- Usare la combinazione di tasti Ctrl + N.
- Selezionare Nuovo nel menù File.
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2. OPERAZIONI SUL FOGLIO DI LAVORO
2.1 COME SPOSTARE E COPIARE CELLE
- Selezionare le celle da spostare
Con la barra degli strumenti :
- Premere il pulsante Taglia per cancellare le celle selezionate e copiarle in memoria
- Premere il pulsante Copia per copiare le celle selezionate in memoria
- Premere il pulsante Incolla per duplicare le celle in memoria a partire dalla cella attiva
Con le combinazioni di tasti:
- Per tagliare Ctrl + X (oppure Maiusc + Canc )
- Per copiare Ctrl + C (oppure Ctrl + Ins )
- Per incollare Ctrl + V (oppure Maiusc + Ins )
Con il menù di scelta rapida (accedere al menù facendo clic col pulsante destro del mouse in un punto
qualsiasi delle celle selezionate):
- Per tagliare Taglia
- Per copiare Copia
- Per incollare Incolla
2.2 COME EDITARE UNA CELLA
Per riscrivere una cella:
- Rendere attiva la cella che si vuole riscrivere
- Scrivere il testo o le cifre nuove
Per editare cifre o testo di una cella:
- Rendere attiva la cella da editare
- Fare clic sulla barra della formula oppure doppio clic sulla cella (o tasto F2 ) per editarvi direttamente
Si può attivare la modalità sovrascrittura premendo il tasto INS. In tale modalità i caratteri digitati
sostituiranno uno per volta i caratteri o i numeri da sovrascrivere. La modalità sovrascrittura è segnalata
dall’indicatore SOVR in nero nel penultimo riquadro a destra della barra di stato. Ripremendo INS si ritorna
alla modalità inserimento e l’indicatore SOVR sparisce.
Si noti che durante la digitazione premendo Esc si ripristina il contenuto presente nella cella prima
dell’editazione.
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2.5 IL CONTROLLO ORTOGRAFICO
Si può utilizzare il controllo ortografico , premendo nella barra degli strumenti, per controllare la
correttezza dei testi scritti.
Il controllo ortografico si attiva anche
- selezionando Controllo ortografia dal menù Strumenti.
- premendo F7 sulla tastiera.
2.6 RICERCA E SOSTITUZIONE
- Selezionare il menù Modifica e scegliere Trova o Sostituisci
- Digitare la parola o il numero
- Fare clic su Trova successivo ed eventualmente su Sostituisci (sostituisce la prima parola trovata) o
Sostituisci tutto (sostituisce in tutto il documento). Per avere una ricerca più accurata è opportuno
impostare anche le altre opzioni, tra cui Solo parole intere.
Inoltre si può:
- Attivare la ricerca con Trova usando la combinazione di tasti Ctrl +Maiusc + T.
- Attivare la funzione Sostituisci usando la combinazione di tasti Ctrl +Maiusc + S.
Si noti che sia per la ricerca che per la sostituzione vi è un campo obbligatorio che indica la modalità di
ricerca o sostituzione: per righe o per colonne.
2.7 STILE DI CIFRE E PAROLE
È possibile formattare testi e cifre come nel caso del Word.
- Selezionare la dimensione in punti nel riquadro Dimensione carattere della barra degli strumenti di
formattazione
- Fare clic sulla freccina della finestra del Tipo di carattere per aprirne la lista.
- Scegliere il tipo desiderato con un nuovo clic.
- selezionare per il Grassetto oppure Ctrl + G
- selezionare per il Corsivo oppure Ctrl + I
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- selezionare per il Sottolineato oppure Ctrl + S - Per allineare a sinistra selezionare
- Per allineare a destra selezionare
- Per centrare selezionare
2.8 FORMATTAZIONE DELLE CELLE
Selezionando dal menù Formato la voce Celle si attiva una finestra di dialogo in cui si può scegliere su
diverse schede la formattazione desiderata:
- Numero per formattare le cifre come numeri, valuta, contabilità, data, frazione, testo …
- Allineamento per l’allineamento orizzontale e verticale e per l’orientamento
- Carattere per lo stile carattere
- Bordo per creare bordi su una o più celle
- Motivo per il colore di sfondo della cella 3. GESTIONE AVANZATA
3.1 COME MODIFICARE LA VISUALIZZAZIONE DEL FOGLIO
Il foglio di lavoro è visto come attraverso una lente di ingrandimento. Per modificare la percentuale di
ingrandimento dello Zoom agire sulla freccia e selezionare l’opzione desiderata. È anche
possibile scrivere la percentuale di zoom desiderata direttamente nel riquadro che la riporta. Lo Zoom è
gestibile anche con una finestra di dialogo attivata con la voce Zoom del menù Visualizza.
3.2 COME COPIARE UN FORMATO
- Posizionare il cursore sulla cella di cui si vuole copiare il formato.
- Fare clic sul pulsante Copia formato
- Col cursore a forma di pennello selezionare le celle su cui applicare il formato.
3.3 COME USARE UN MODELLO O UN AUTOCOMPOSIZIONE
I modelli e le autocomposizioni servono per velocizzare il lavoro nella preparazione di un foglio. Excel
mette a disposizione alcuni fogli già pronti o da comporre automaticamente. Per fare questo bisogna:
- Scegliere Nuovo nel menù File.
- Selezionare la tipologia di foglio desiderata
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< minore di
maggiore di
<= minore o uguale a
= maggiore o uguale a
<> diverso da
Oppure si possono applicare funzioni più complesse come le funzioni matematiche, statistiche, finanziarie,
che Excel mette a disposizione.
La cosa realmente interessante dei fogli elettronici è che nelle formule si possono utilizzare non solo
costanti numeriche ma anche variabili. Le variabili sono rappresentate dalle celle e il relativo contenuto è il
valore che assume la variabile. Per utilizzare la variabile cella in una formula basta indicarla tramite le sue
coordinate: ad esempio nella cella F1 posso scrivere l’operazione =(B4 + M13) / AE32. Dando invio viene
restituito il risultato. Si noti che la cella vuota o contiente del testo ha valore 0 (zero).
Vi sono anche delle funzioni che possono coinvolgere un blocco di celle. Ad esempio per sommare le celle
da A1 a C12 (in totale 3*12 celle, ossia colonne A, B, C e righe da 1 a 12) si può usare la funzione
SOMMA() e specificare un intervallo di celle tramite la prima cella in alto a sinistra e l’ultima in basso a
destra separate da “ :”. Ad esempio nel caso precedente la funzione da specificare sarà =SOMMA(A1 :
C12).
Per utilizzare celle discontinue si usa il simbolo “ ;”. Ad esempio =SOMMA(A1 : C12 ; E10) opera la somma
come prima aggiungendo il valore della cella E10 come ulteriore operando della somma.
Le celle da inserire nel calcolo o nella funzione possono essere selezionate con il mouse. Questo è
possibile dopo aver digitato, nella cella su cui operare il calcolo, il simbolo “ =”.
È chiaro che non si possono ricordare tutte le funzioni a disposizione. Per inserire le funzioni si può
utilizzare il comando Funzione del menù Inserisci o fare clic sul simbolo di funzione nella barra della
formula
In tutte e due i casi viene attivata una finestra di dialogo che permette di individuare facilmente la funzione
e che permette tramite l’autocomposizione di specificare gli argomenti necessari.
Si noti che anche le celle con formule possono essere copiate, cancellate e spostate. In questi casi però vi
sono delle particolarità. Ad esempio una cella con una formula può essere copiata come formula o come
valore. La scelta viene effettuata su finestre di dialogo apposite generate dai comandi di menù.
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L’altra forza di Excel è che le formule possono essere annidate ossia si può utilizzare una cella per una
formula coinvolgendo celle che contengono a loro volta formule. Impostate le formule una editazione di una
delle celle coinvolte comporta l’aggiornamento automatico del risultato.
Attenzione nel copiare una formula. Infatti Excel effettua la copia in modo relativo. Ad esempio se copiamo
la cella C4 che contiene la formula =SOMMA(A1 : B4) nella cella C5, la formula contenuta dopo la copia
sarà =SOMMA(A2 : B5). Ossia copiando la formula in una cella differente, le variabili celle saranno traslate
di una stessa entità in termini di colonne e righe pari alla distanza fra cella originale e cella in cui la formula
è copiata. Per evitare questo fenomeno si possono utilizzare celle nominate in modo assoluto. Per fare
questo si utilizza il simbolo “ $” posto dinanzi alla lettera, al numero o entrambi. Ad esempio =$A2 + C$3 +
$E$6. In questo caso, copiando una formula può variare la riga di A2 o la colonna di C3. E6 rimarrà tale e
quale ovunque venga copiata la formula.
Si può effettuare una copia multipla trascinando il quadratino in basso a destra nel bordo della cella attiva
4.2 LA GRAFICA
L’utilizzazione di tabelle è un modo molto efficiente per mostrare dati e calcoli. A volte però quando il
numero dei dati è elevato o quando si deve rappresentare un fenomeno la rappresentazione numerica ha
poco impatto. In tutti questi casi il modo migliore è quello di utilizzare diagrammi a barra, a torta, a
dispersione …
Excel offre un modo automatico per generare diagrammi. Una volta selezionato il blocco di celle che si
vogliono utilizzare come dati del diagramma si può scegliere il comando Grafico nel menù Inserisci o
premere il tasto. A questo punto indicato sul foglio di lavoro, con il mouse, lo spazio dove inserire il
grafico viene attivata una finestra di dialogo che guida nella scelta del tipo di grafico. Vi sono cinque
passaggi. Si passa da una finestra all’altro facendo clic su Avanti. Si può anche tornare indietro.
La prima finestra di dialogo indica il blocco di celle da utilizzare come dati e nomi nel grafico:
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La quinta infine permette l’inserimento di una legenda e i titoli del grafico o degli assi:
Il risultato viene depositato nell’area del foglio selezionata precedentemente.
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Le scelte effettuate non sono definitive ma si possono operare variazioni direttamente sul diagramma. Per
fare questo basta effettuare un doppio clic sul diagramma. Questo si presenterà con un bordo più spesso. A
questo punto sarà possibile cambiare il tipo di grafico, i colori, lo sfondo, aggiungere od aggiornare i titoli,
ecc. Si noti anche che il diagramma è collegato alla serie definita dal blocco di celle. L’editazione di una di
queste celle causa l’aggiornamento automatico del grafico.
5. STAMPA E VISUALIZZAZIONE
5.1 L’ANTEPRIMA DI STAMPA
Consente di visualizzare il documento come verrà stampato.
Viene abilitata con un click sul simbolo o da menù file selezionando anteprima di stampa
Per uscire dalla modalità anteprima di stampa basta digitare il tasto
ESC
o fare clic su chiudi nella barra
strumenti.
5.2 COME STAMPARE IN MODO DIRETTO
- Fare clic sul pulsante Stampa
È inoltre possibile attivare la stampa in modo diretto:
- In anteprima di stampa premendo il pulsante relativo presente nella finestra
- Con i tasti Ctrl + Maiusc + F
5.3 COME ACCEDERE ALLE OPZIONI DI STAMPA
Per poter intervenire sulle opzioni di stampa:
- Fare clic sul menù File
- Selezionare Stampa
- Modificare le impostazioni
- Confermare con un clic sul pulsante Ok o con Invio
Nella finestra di dialogo Stampa è possibile definire:
- la stampante da usare
- le pagine da stampare
- le copie da stampare
