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L’interfaccia di P.P.
Qui sotto vediamo la barra multifunzione della scheda Home. Ogni barra è divisa in sezioni: la
barra Home ha le sezioni Appunti, Diapositive, Carattere, Paragrafo, Disegno e Modifica.
Per quanto riguarda la sezione “appunti” abbiamo visto i comandi da tastiera rapidi per fare
“taglia. Copia e incolla”.
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Cambiando scheda cambia anche la barra multifunzione.
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Impariamo a usare Microsoft PowerPoint 2007
(scaricato dal sito: http://www.comefarea.it/)
Utilizzare le diapositive
Autore: Alessandro Valli - Tratto dal libro: Lavorare con PowerPoint 2007 edita da Edizioni FAG Milano
Iniziare a lavorare con Microsoft PowerPoint 2007 non è complicato, la parte più difficile della creazione di una presentazione come si deve non è tecnica, bensì creativa. L’importante, quindi, quando si inizia a pensare una nuova presentazione, è realizzare un buon progetto iniziale e attenersi a quello, eventualmente apportando le piccole modifiche che si ritengono necessarie di volta in volta. In questo articolo vedremo le basi tecniche per creare presentazioni ma la fantasia e la creatività, dovrete mettercela voi.
Le diapositive
Una presentazione è composta da diapositive: vediamo come crearle, modificarle, eliminarle. PowerPoint 2007 è abbastanza semplice da utilizzare, e una volta compresi i meccanismi di base non è difficile imparare a sfruttarlo fino in fondo. La versione 2007 di Microsoft Office, però, ha portato notevoli innovazioni nell’interfaccia; pertanto, non è inutile iniziare proprio dal principio, guardando come si crea un file in PowerPoint.
La prima diapositiva La diapositiva è l'unità di base” di una presentazione. Una presentazione è sostanzialmente formata da una serie di diapositive, che possono essere visualizzate in sequenza o secondo altri ordini, decisi al momento della preparazione della presentazione o che possono essere influenzati dal comportamento del fruitore. Dopo aver avviato PowerPoint 2007, appare la prima schermata del programma, visibile in figura 1 , in questa finestra, la parte più importante, quella dove viene svolta la maggior parte del lavoro, è quella centrale, detta area di lavoro. Non appena si lancia il programma, nell’area di lavoro appare un modello di diapositiva , ossia una diapositiva-tipo che può essere modificata a piacimento.
Figura 1: la finestra principale di Microsoft PowerPoint 2007
Nell’area di lavoro si può notare come il primo modello di diapositiva contenga dei rettangoli, all’interno dei quali è riportato del testo. Questi rettangoli sono detti segnaposti e consentono di comprendere immediatamente che cosa ciascuno di essi dovrà contenere. Per modificare un segnaposto, è sufficiente farvi clic all’interno. Per esempio, si può fare clic nel rettangolo che reca la scritta Fare clic per inserire il titolo , quindi si inizia a digitare il testo desiderato, che sarà il titolo della diapositiva in esame. Nell’esempio, si può provare a digitare
Figura 3: inserimento di una nuova diapositiva basata su un modello predefinito
Il modello di questa diapositiva presenta un segnaposto per il titolo e un altro segnaposto, nel quale è possibile inserire testo normale oppure una serie di oggetti, come si vedrà nel corso di questo articolo. Se invece si fa clic sulla parte inferiore del pulsante Nuova diapositiva , che presenta una freccia verso il basso, si apre un menu, visibile in figura 4 , dal quale è possibile scegliere il tipo (modello) di diapositiva da inserire.
Figura 4: è possibile scegliere il tipo di diapositiva che si desidera inserire
Il contenuto della diapositiva Nella diapositiva standard, come si è detto, è presente un segnaposto per il titolo e un altro segnaposto che può essere occupato da testo o altri oggetti. Per inserire il testo, si procede esattamente come si è visto in precedenza: si fa clic nel rettangolo che funge da segnaposto e si inizia a digitare il testo desiderato.
Per inserire un altro oggetto, invece, occorre fare clic sul relativo pulsante. Ciascun pulsante reca un simbolo; la tabella seguente riporta l’elenco dei sei simboli.
Simbolo Oggetto inserito
Inserisce una tabella, occorre specificare righe e colonne della tabella
Inserisce un grafico basato su valori.
Inserisce uno SmartArt.
Inserisce un’immagine da un file, utile, per esempio, per inserire fotografie digitali.
Inserisce una ClipArt. Le ClipArt sono immagini grafiche fornite insieme con Office 2007
Inserisce un filmato
Tabella 1: i simboli degli oggetti che è possibile inserire nelle diapositive e il loro signifucato
Per esempio, se si desidera inserire una fotografia digitale occorre fare clic sul quarto pulsante, ossia il primo della seconda riga. Così facendo, si apre una finestra di dialogo dalla quale è possibile navigare nel file system fino a raggiungere la cartella contenente la fotografia desiderata, come visibile in figura 5.
Figura 5: Inserimento di una fotografia digitale
Dopo aver aperto la cartella, si può selezionare la fotografia desiderata. Come visibile in figura 6, premendo Inserisci , la fotografia verrà inserita al posto del segnaposto e ridimensionata di conseguenza.
Figura 8: la diapositiva sottostante mostra un'anteprima del tema selezionato
In questo modo, è più facile riuscire a capire quale sarà l’effettivo aspetto della diapositiva una volta che si sia scelto un determinato tema. Quando poi il tema è stato finalmente scelto, lo si può applicare molto semplicemente facendo clic sulla casella corrispondente nell’elenco. A tutte le diapositive sarà quindi applicato il tema desiderato, con tutte le specifiche di colori, caratteri e sfondi.
Figura 9: l’applicazione di un tema a una presentazione consente di ottenere elementi uniformi
Se uno degli aspetti del tema selezionato non è completamente soddisfacente, lo si può modificare con estrema facilità. Accanto alla casella dei temi sono presenti altre tre caselle, una denominata Colori , una Tipi di carattere e una Effetti. Facendo clic su una di queste caselle si apre un menu che consente di scegliere una nuova combinazione di colori, una nuova combinazione di tipi di carattere o una nuova combinazione di effetti. Le nuove combinazioni
vengono anch’esse applicate a tutte le diapositive della presentazione. Per esempio, se non si è convinti del tipo di carattere adottato nella presentazione, è possibile fare clic sulla casella Tipi di carattere e selezionare un’altra delle combinazioni a disposizione, come visibile in figura 10.
Figura 10: scelta di una nuova combinazione di caratteri
La formattazione generale: lo sfondo Quando si seleziona un tema, si seleziona anche uno sfondo predefinito per il tema stesso. È comunque possibile modificare lo sfondo di un tema, oppure applicare uno sfondo alle proprie diapositive anche se non si è scelto alcun tema per esse. L’applicazione di uno sfondo è molto simile a quella di un tema o a quella di una combinazione di colori, di caratteri o di effetti. Dalla categoria Sfondo si fa clic sulla casella Stili sfondo per aprire l’elenco con gli sfondi. Come al solito, passando con il puntatore del mouse su di uno sfondo, se ne vedrà l’applicazione sulla diapositiva sottostante. Quando si è scelto lo sfondo desiderato, basta farvi clic sopra nell’elenco per applicarlo a tutte le diapositive della presentazione.
Figura 13: modifica delle dimensioni fisiche della presentazione
L’impostazione predefinita è la presentazione su schermo: il rapporto fra le dimensioni è di 4:3 (come nei normali schermi televisivi) e le dimensioni fisiche sono di circa 25 cm x 19 cm, con un orientamento orizzontale. Questo formato è l’ideale per visualizzare la presentazione su di un normale schermo televisivo, oppure su un monitor di PC standard. È però possibile selezionare un altro formato, più adatto al compito che ci si prefigge, scegliendolo dall’elenco a discesa Formato diapositive.
La personalizzazione dei temi Quando si crea una nuova diapositiva, è possibile scegliere uno dei temi proposti oppure crearne uno personalizzato. Questo è molto semplice: basta infatti selezionare uno sfondo, una combinazione di colori, dei tipi di carattere da assegnare alla presentazione, quindi salvare il tutto come nuovo tema. Dai vari menu presenti nella scheda Progettazione si deve selezionare una delle combinazioni presenti, oppure il comando che consente la personalizzazione. Per esempio, dal menu Colori della categoria Temi si può scegliere una delle combinazioni di colori disponibili, oppure selezionare il comando Crea nuovi colori tema. Così facendo si apre la finestra omonima, nella quale è possibile impostare i colori desiderati.
Figura 14: la finestra Crea nuovi colori tema
Nella parte destra di questa finestra si può vedere un’anteprima di come dovrebbero apparire le diapositive una volta che si sia loro applicata la combinazione di colori selezionata. A sinistra, invece, si scelgono i colori secondo l’elemento che si desidera colorare. Nella casella di testo Nome , infine, si sceglie un nome per la particolare combinazione di colori. Quando si è terminata la scelta dei colori per la combinazione, con un clic su Salva la combinazione di colori verrà salvata e potrà essere selezionata fra quelle a disposizione nel menu Colori. La creazione di una combinazione di colori è un compito piuttosto complesso e che richiede molto tempo: i colori da scegliere sono parecchi e occorre che tutti stiano bene insieme con gli altri. Se non si ha molto tempo per realizzare la presentazione, pertanto, è meglio affidarsi a una delle combinazioni predefinite, eventualmente modificando i colori di singoli elementi che non convincono fino in fondo. La stessa cosa, naturalmente, vale anche per le combinazioni di tipi di carattere: scegliendo Crea nuovi caratteri tema dal pulsante Carattere della categoria Temi , si apre una finestra in cui è possibile selezionare
un carattere per le intestazioni e un carattere per il corpo del testo, specificando inoltre un nome per la combinazione.
Figura 15: impostazione di una combinazione di tipi di carattere
La finestra è molto più semplice rispetto a quella dei colori, perché bisogna scegliere solo due tipi di carattere. Non è invece possibile scegliere fra diverse combinazioni di effetti. Si può solo usare una di quelle predefinite, che possono essere scelte premendo il pulsante Effetti e selezionando la combinazione desiderata.
Figura 16: selezione di una combinazione di effetti
Si sceglie poi uno sfondo, fra quelli predefiniti o uno personalizzato, e i formati sono finalmente pronti. A questo punto, se lo si desidera si può salvare la combinazione di tutte queste formattazioni in un unico “pacchetto”, ossia il tema. Si fa quindi clic sul pulsante con la freccia verso il basso per aprire l’elenco dei temi, ma, invece di selezionare uno dei temi proposti, si fa clic sul comando Salva tema corrente : si aprirà così una finestra di dialogo in cui sarà possibile specificare il nome del tema e la posizione sul disco rigido. La posizione predefinita è quella dei temi di PowerPoint, e si consiglia di non cambiarla.
Le note
PowerPoint viene utilizzato moltissimo per presentare relazioni a un pubblico che ascolta, nel frattempo, il relatore fa avanzare le diapositive mentre, a mano a mano, espone a voce i concetti illustrati dalle diapositive stesse. Per aiutare il relatore nella sua esposizione, è possibile compilare, per ciascuna diapositiva, delle note, che potranno essere stampate a parte ed essere impiegate dal relatore come guida. Il relatore potrà quindi trarre ispirazione dalle note, o addirittura leggerle pari pari, facendo quindi avanzare le diapositive dopo ciascuna pagina di note. Impostare le note per una diapositiva è semplicissimo: appena al di sotto di ciascuna diapositiva, infatti, c’è un apposito spazio, nel quale è presente una scritta che recita Fare clic per inserire le note. Per inserire una nota, quindi, è sufficiente fare clic nel riquadro inferiore dell’area di lavoro e digitare la nota desiderata.
Figura 21: inserimento di una nota per una diapositiva
Le note non vengono visualizzate durante la presentazione. È però possibile stamparle, in modo da fornire al relatore i fogli con le note e le diapositive stampate. Quando si stampa su carta, ogni diapositiva è rappresentata da una pagina contenente la diapositiva nella parte superiore e la nota nella parte inferiore.
Le visualizzazioni
Per semplificare il lavoro con le presentazioni, è possibile utilizzare diverse visualizzazioni. Ciascuna visualizzazione sottolinea un particolare aspetto della presentazione e rende più semplice lavorare con quell’aspetto. La visualizzazione più utilizzata e vista fino a questo momento è la cosiddetta visualizzazione normale. Per cambiare la visualizzazione della presentazione, è necessario aprire la scheda Visualizza , quindi, dalla categoria Visualizzazioni presentazione , scegliere la visualizzazione desiderata. Se si desidera cambiare l’ordine delle diapositive nella presentazione, è possibile utilizzare la visualizzazione Sequenza diapositive.
Figura 22: la visualizzazione Sequenza diapositive
In questa visualizzazione, è possibile vedere delle miniature della presentazione, così da avere un’idea della sua composizione generale. Se l’ordine delle diapositive non fosse quello desiderato, è possibile spostare le diapositive facendovi clic sopra e trascinandole al posto giusto. La visualizzazione Pagina note è utile per vedere come appariranno le note unitamente alla diapositiva a cui fanno riferimento.
Figura 23: la visualizzazione Pagina note
In questa visualizzazione, è possibile leggere le note di ciascuna singola diapositiva e anche apportare delle modifiche. Se non si ha uno schermo molto grande, è probabile che le note risultino quasi illeggibili, perché troppo piccole. È possibile ingrandire la visualizzazione delle note agendo sullo zoom. A questo scopo, occorre fare clic sul
Figura 25: visualizzazione Schema diapositiva
Quando si desidera stampare uno schema generale della presentazione, è possibile creare uno stampato di una presentazione che è una sorta di libretto contenente, su ciascuna pagina, da una a nove diapositive. Lo stampato è utile come riferimento generale della presentazione; può anche essere fornito al pubblico prima di una relazione, in modo da aiutare i presenti a seguire quanto viene detto. È possibile decidere la struttura che deve avere uno stampato e vederne un’anteprima attivando la visualizzazione Schema stampati. Passando a questa visualizzazione, visibile in figura 26 , si può notare che viene aperta una nuova scheda, denominata anch’essa Schema stampati. Il comando più importante di questa scheda è Diapositive per pagina , selezionando il quale è possibile scegliere quante diapositive verranno stampate in ogni pagina. Anche in questa visualizzazione, se si desidera tornare alla modifica della presentazione è necessario fare clic sul pulsante Chiudi visualizzazione schema.
Figura 26: visualizzazione Schema stampati
Come si esegue la presentazione
Prima di concludere questo articolo, è utile spiegare come si esegue la presentazione. Il metodo più semplice, come si è già visto, consiste nell’aprire la scheda Visualizza , quindi fare clic sul pulsante Sequenza diapositive. In alternativa, è anche possibile premere il tasto F5 , oppure il pulsante Presentazione presente nella barra di stato , nella parte inferiore della finestra di PowerPoint. Accanto al pulsante Presentazione si trovano altri due pulsanti: Sequenza diapositive e Visualizzazione normale , con i quali, naturalmente, si passa alle relative visualizzazioni.
Figura 30: il pulsante Presentazione
In questo modo, la presentazione verrà avviata con i parametri standard, a partire dalla prima diapositiva. Un altro modo per avviare la presentazione consiste nell’aprire la scheda Presentazione. Nella categoria Avvia presentazione ci sono tre pulsanti. Il primo, e più grande, si chiama Dall’inizio : premendolo, anche in questo caso la presentazione verrà avviata a partire dalla prima diapositiva. Se invece si fa clic sul pulsante Dalla diapositiva corrente , la presentazione verrà avviata a partire dalla diapositiva attualmente aperta. In alternativa, per ottenere lo stesso effetto è anche possibile premere la combinazione di tasti Maiusc+F.
Figura 31: il pulsante che consente di avviare una presentazione dalla diapositiva corrente
In questa stessa scheda è presente anche il pulsante Presentazione personalizzata , che consente di avviare una presentazione personalizzata preparata in precedenza.
Conclusioni
In questo articolo tratto dal libro Lavorare con PowerPoint 2007, abbiamo introdotto l'utilizzo di Microsoft PowerPoint 2007, abbiamo visto come gestire le diapositive, come formattarle e come presentarle. Nei prossimi articoli che faremo su questo programma, ne approfondiremo l'utilizzo.
