I"DATABASE"

1.!Cos’è!un!database?!

Un#database#è#un#programma#capace#di#archiviare#dati#per#poi,#utilizzando#gli#strumenti#di#cui#

dispone,#trasformarli#in#informazioni.#

2.!Quali!sono!i!principali!oggetti!che!si!utilizzano!in!Access?!

I# principali# oggetti# che# si# utilizzano# in# Access# sono# le# tabelle# che# costituiscono# l’archivio#

elettronico#dei# dati,# le# query#che# restituiscono# le# informazioni#dopo# aver# impostato# i#criteri#

desiderati,# le# maschere# che# semplificano# l’inserimento# e# la# modifica# dei# dati# e# i# report#

specializzati# nella# presentazione# delle# informazioni# e# utilizzati# soprattutto# per# la# stampa.#

Nella# creazione# di# un# database# è# inoltre# possibile# impostare# dei# criteri# che,# durante#

l’inserimento# dei# dati,# riducono# al# mimino# la# possibilità# di# eventuali# errori# di# digitazione,#

oppure#ricorrere#a#dati#preimpostati#per#velocizzare#l’inserimento.#

3.!Cos’è!Access?!

Access#è# un# database# elettronico# in# grado# di#facilitare#sia#l’immissione#e#la# modifica# dei# dati,#

sia#il# reperimento#di#informazioni,#nonché# la# stampa#e#presentazione#delle# stesse#utilizzando#

anche# criteri# complessi;# ma# per# ottimizzare# tutto# questo# è# necessario# organizzarlo# e#

strutturarlo# avendo# ben# presente# i# dati# che# andremo# a# inserire# e# quelli# poi# che# avremo#

bisogno#di#recuperare.#

4.!Spiegare!com’è!utilizzato!un!database.!

Le#tabelle# sono#il#cuore# di#un#database.#Infatti,# quando#si#modifica# un# database#va#prestata# la#

massima#attenzione#alla# definizione# e# organizzazione# delle# tabelle,#soprattutto#in# previsione#

della#necessità#di#relazionarle,#collegarle.#

Access# è# infatti# un# database# relazionale:# per# relazione# si# intende# la# possibilità# di# collegare# i#

dati#delle#diverse#tabelle.#

5.!Cos’è!una!tabella?!

Una# tabella# è# un# contenitore# elettronico# utilizzato# per# organizzare# e# archiviare# i# dati#ed# è#

formata#da#colonne#e#righe.#Ogni#colonna#utilizzata#nella#tabella#viene#chiamata#campo,#ogni#

riga#record.#

6.!Quando!vengono!utilizzati!i!database?!

I#database# vengono# utilizzati#nelle#più#disparate# attività,# in# quanto#risultano#particolarmente#

efficienti#nella#gestione#di#dati#e#informazioni.#Anche#aziende#di#grandissime#dimensioni#che#

devono#dare#risposte#quasi#in#tempo#reale#utilizzano#database#di#grandi#dimensioni.#

7.#Come#deve#essere#un#database?#

I# database# per# essere# efficienti# e# funzionali# devono# essere# normalizzati,# cioè# organizzati# in#

modo#che# non# si# debbano#mai# ripetere# dati# già# immessi.#Per# questo# motivo# è#fondamentale#

creare#tabelle#con#dati# relativi#esclusivamente# a#un#argomento,#in#modo# che#successivamente#

questi#possono#essere#acquisiti#senza#doverli#digitare#nuovamente.#Anche#per#i#campi#valgono#

le#stesse#regole#spiegate#per#le#tabelle,#nel#senso#che,#come#una#tabella,#devono#essere#riferiti#a#

un# solo# argomento,# un# campo# deve# ottenere# un# solo# dato.# In# questo# modo# vengono# anche#

facilitate#le#funzioni#di#ricerca#tipiche#dei#database.#

In#fase#di#progettazione#e#realizzazione# di#una#tabella#è#bene# tenere#conto# di#ciò#che#il#campo#

che# andiamo# creando# dovrà# contenere.# Esistono# infatti# diverse# possibilità# di# formattazione#

che# consentono# di# rendere# più# agevole# e# veloce# l’inserimento# dei# dati.# Per# esempio,# se# il#

campo# dovrà# contenere# una# data,# dovrà# essere# formattato# come# data.# Se# invece# si# devono#

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I DATABASE

1. Cos’è un database? Un database è un programma capace di archiviare dati per poi, utilizzando gli strumenti di cui dispone, trasformarli in informazioni. 2. Quali sono i principali oggetti che si utilizzano in Access? I principali oggetti che si utilizzano in Access sono le tabelle che costituiscono l’archivio elettronico dei dati, le query che restituiscono le informazioni dopo aver impostato i criteri desiderati, le maschere che semplificano l’inserimento e la modifica dei dati e i report specializzati nella presentazione delle informazioni e utilizzati soprattutto per la stampa. Nella creazione di un database è inoltre possibile impostare dei criteri che, durante l’inserimento dei dati, riducono al mimino la possibilità di eventuali errori di digitazione, oppure ricorrere a dati preimpostati per velocizzare l’inserimento. 3. Cos’è Access? Access è un database elettronico in grado di facilitare sia l’immissione e la modifica dei dati, sia il reperimento di informazioni, nonché la stampa e presentazione delle stesse utilizzando anche criteri complessi; ma per ottimizzare tutto questo è necessario organizzarlo e strutturarlo avendo ben presente i dati che andremo a inserire e quelli poi che avremo bisogno di recuperare. 4. Spiegare com’è utilizzato un database. Le tabelle sono il cuore di un database. Infatti, quando si modifica un database va prestata la massima attenzione alla definizione e organizzazione delle tabelle, soprattutto in previsione della necessità di relazionarle, collegarle. Access è infatti un database relazionale: per relazione si intende la possibilità di collegare i dati delle diverse tabelle. 5. Cos’è una tabella? Una tabella è un contenitore elettronico utilizzato per organizzare e archiviare i dati ed è formata da colonne e righe. Ogni colonna utilizzata nella tabella viene chiamata campo, ogni riga record. 6. Quando vengono utilizzati i database? I database vengono utilizzati nelle più disparate attività, in quanto risultano particolarmente efficienti nella gestione di dati e informazioni. Anche aziende di grandissime dimensioni che devono dare risposte quasi in tempo reale utilizzano database di grandi dimensioni.

Come deve essere un database? I database per essere efficienti e funzionali devono essere normalizzati, cioè organizzati in modo che non si debbano mai ripetere dati già immessi. Per questo motivo è fondamentale creare tabelle con dati relativi esclusivamente a un argomento, in modo che successivamente questi possono essere acquisiti senza doverli digitare nuovamente. Anche per i campi valgono le stesse regole spiegate per le tabelle, nel senso che, come una tabella, devono essere riferiti a un solo argomento, un campo deve ottenere un solo dato. In questo modo vengono anche facilitate le funzioni di ricerca tipiche dei database. In fase di progettazione e realizzazione di una tabella è bene tenere conto di ciò che il campo che andiamo creando dovrà contenere. Esistono infatti diverse possibilità di formattazione che consentono di rendere più agevole e veloce l’inserimento dei dati. Per esempio, se il campo dovrà contenere una data, dovrà essere formattato come data. Se invece si devono

inserire numero o testo, è possibile scegliere le relative formattazioni che consentono di scegliere la dimensione del campo, eventuali maschere di imput per password, codici fiscali e così via, le posizioni decimali e così via. Se il campo deve contenere solo il valore sì/noè possibile scegliere l’apposita formattazione che consente, nel momento in cui inseriamo i dati, di spuntare la casella in caso di conferma.

Cos’è un indice? Un indice è un campo del database che viene catalogato dal programma per permettere di trovare i dati più rapidamente.
Spiegare le relazioni tra tabelle di un database. Access è in grado di collegare i dati contenuti in diverse tabelle, per evitare gli stessi dati più volte. Naturalmente le tabelle verranno collegate tenendo presenti i punti che hanno in comune: per esempio, la tabella Editori potrà essere messa in relazione con la tabella Libri. Se non creassimo due tabelle distinte, ogni volta che inseriamo un nuovo libro dovremmo ripetere tutte le informazioni dell’editore. 10. Cos’è una relazione fra tabelle? Una relazione fra tabelle è un modo per collegare dar loro più tabelle. Gli obiettivi principali di un database è l’inserimento di grandi quantità di dati evitando l’inutile lavoro di inserire dati già presenti in qualche modo, i duplicati. Un modo per evitare ciò è, appunto, quello di costruire e strutturare il database utilizzando più tabelle, ognuna delle quali contiene specifiche informazioni correlate l’una alle altre. Una volta fatto ciò è necessario collegare tutte le informazioni relazionando fra loro le tabelle. 11. Come si attiva la finestra delle relazioni? La finestra delle relazioni si attiva dalla barra multifunzione, scheda Strumenti database , sezione Mostra/Nascondi , facendo clic sul pulsante relazioni. 12. Cosa sono le tabelle? Le tabelle sono il punto di partenza nella creazione di un database, quindi è indispensabile pianificarle bene e aver ben chiaro che tipo di dati dovranno contenere. Conoscendo il tipo di dati che verranno inseriti sarà possibile impostare i dati della tabella in modo che siano predisposti ad accogliere per esempio testo, numeri, collegamenti ipertestuali e così via. Per creare una tabella, una volta creato o aperto un database, è necessario fare clic sulla barra multifunzione, scheda Crea , sezione Tabelle. 13. Cosa sono le query? Le query sono lo strumento utilizzato per interrogare i database. Infatti permettono di impostare criteri anche molto complessi, possono operare su più tabelle, visualizzare solo i campi desiderati, possono essere salvate ed eseguite ogni volta che occorre, servono inoltre per creare maschere e filtri. Per creare una query, utilizzare la barra multifunzione, scheda Crea , sezione Altro , pulsante Creazione guidata query. La finestra che appare permette di scegliere il tipo di query da creare. Per aprire una query esistente basta fare clic su di essa nell’elenco a destra della finestra. 14. Cosa sono le maschere? Le maschere presentano un’interfaccia grafica che permettono di visualizzare tutti i campi (o solo alcuni) di un solo record per volta, facilitando sia l’immissione sia la consultazione dei dati. I campi possono essere disposti nella maschera a piacere, secondo un ordine diverso rispetto alla tabella, e provenire da più tabelle. Per creare una maschera utilizzare la barra

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