matematica applicata su scienze tecnologiche, Sbobinature di Matematica Generale

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Manuale operativo

per la creazione di

documenti elettronici (file)

in formato PDF/A

Vers. 1.02 del 10/02/

Sommario

• Novità del Manuale rispetto alle precedenti versioni...................................................
• 1. PDF/A: Premessa
  • 1.1 PDF/A: Cos’è................................................................................................
  • 1.2 PDF/A: le caratteristiche
• 2. Strumenti per la creazione di PDF/A....................................................................
  • 2.1 Prodotti a pagamento
  • 2.2 Prodotti open source gratuiti
• 3. Passaggi operativi per la creazione di PDF/A........................................................
  • 3.1 Tramite OpenOffice (gratuito)
    • (.DOC) oppure con OpenOffice Writer (.ODT) 3.1.1 Se il file da convertire è un documento di testo elaborabile con Ms Word
    • (.XLS) oppure con OpenOffice Calc (.ODS) 3.1.2 Se il file da convertire è un foglio di calcolo elaborabile con Ms Excel
    • (.TIFF o .JPG) 3.1.3 Se il file da convertire è un .PDF (ordinario) oppure un formato grafico
    • 3.1.4 Possibili problemi di conversione: pagine in negativo
  • 3.2 Tramite Acrobat Professional (a pagamento)..................................................
• 4. I controlli sui documenti di tipo PDF/A
  • 4.1 Strumento gratuito di verifica PDF/A..............................................................

1.1 PDF/A: Cos’è PDF/A è uno standard internazionale (ISO 19005-1), sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi. Lo standard ISO PDF/A definisce due livelli di conformità:

• PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
• PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard

1.2 PDF/A: le caratteristiche Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione, ma piuttosto una serie di requisiti che assicurino che i documenti possano essere riprodotti esattamente allo stesso modo negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito di "auto-consistenza" ovvero tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento debbono essere incorporate nel documento stesso siano esse testi, immagini raster e grafica vettoriale, caratteri, colori e qualsiasi altra informazione. Un documento PDF/A non deve riportare informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali). Altri elementi di compatibilità includono:

• Divieto di contenuti audio e video.
• Divieto di Javascript ed esecuzioni di file eseguibili.
• Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri Times o Helvetica.
• Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo.
• La crittografia è soppressa.
• L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio.

2. Strumenti per la creazione di PDF/A

Esistono sostanzialmente 2 modalità per la creazione di documenti in formato PDF/A ossia tramite software “proprietari” (di regola a pagamento) oppure tramite software liberi (Open Source di regola gratuiti). I prodotti a pagamento consentono non solo la

conversione dei documenti ma anche la verifica di tali documenti contrariamente a quanto messo a disposizione dai software liberi utilizzabili esclusivamente per la trasformazione.

2.1 Prodotti a pagamento Diversi prodotti e tools per la creazione, elaborazione e verifica di documenti in formato PDF/A sono commercialmente disponibili. Per un elenco a titolo d’esempio si veda il sito http://www.pdfa.org/ che elenca fra gli altri:

• 3-Heights™ PDF Producer www.pdf-tools.com
• ADOBE ACROBAT 8 e superiori: versione Standard (Windows) e Professional (MacOSX/Windows) www.adobe.com
• dmstools Add-In per Lotus Notes e Microsoft Outlook: www.dmstools.de
• ScanSoft OmniPage 15, Converter e Create: www.nuance.com
• soft Xpansion PDF Direct e Quick Converter: www.soft-xpansion.com
• Solid Documents Converter e PDF Tools: www.soliddocuments.com

2.2 Prodotti open source gratuiti Attualmente il prodotto open source ritenuto più affidabile nella creazione di documenti in formato PDF/A, è OpenOffice (liberamente scaricabile in lingua italiana dal sito

http://it.openoffice.org )

A partire dalla versione 2.4 (la versione attualmente in linea è la 3.0) è possibile esportare e dunque convertire qualsiasi tipo di documento dal formato originale al

formato PDF/A. Tuttavia, solamente dalla versione 3.0 è consentito trattare

anche il formato PDF nativo. Si consiglia pertanto di utilizzare tale ultima

versione. A tal scopo ricordiamo che è opportuno disinstallare la precedente versione

(2.x) dal Pannello di Controllo – Installazione Applicazioni ed in seguito installare la nuova versione 3.0.

3.1.3 Se il file da convertire è un .PDF (ordinario) oppure un formato grafico (.TIFF o .JPG) OpenOffice.org 3.0 è in grado di aprire e modificare documenti in formato PDF semplicemente aggiungendo al software un'estensione.

L'estensione si chiama "PDF Import" e la si può trovare all’indirizzo

http://extensions.services.openoffice.org/project/pdfimport. E’ sufficiente cliccare sul bottone “Get it” per Windows (o per il sistema operativo in uso) e:

1. Salvare il file sul disco fisso : il file pdfimport.oxt va salvato in una cartella a piacere. Se dovessero comparire altre finestre prima dello scarico dell’estensione, chiuderle e tornare alla finestra intitolata Thank You da cui è possibile cliccare sulla prima voce here per avviare manualmente il download del file scegliendo la voce Salva e successivamente una cartella a piacere.
2. Installare l'estensione in OpenOffice: per installare l'estensione procedere da "Start" andare su "OpenOffice 3.0" e aprire "Openoffice.org". Accedere al menù "Strumenti" - andare su "Gestione estensioni" e poi cliccare su "Aggiungi". A questo punto cercate il file pdfimport.oxt precedentemente salvato. Scegliere l’installazione "Per tutti gli utenti" ed alla pagina in cui viene mostrato il contratto basta spostare la barra di scorrimento verticale verso il basso per affrettare le cose e poter finalmente accettare il contratto e completare l'istallazione. PDF Import apre tutti i documenti PDF con l'applicazione Draw (Disegno). A questo punto, se il file da convertire è un documento già in formato PDF oppure è un documento derivante da un programma di foto-ritocco o scansione immagini (e dunque con estensione .JPG o .TIFF o altri), la procedura sarà esattamente analoga alla 3.1. con la sola variante del punto 1 ovvero con l’Avvio del prodotto OpenOffice Draw (Disegno) anziché Writer.

3.1.4 Possibili problemi di conversione: pagine in negativo Può accadere che i file derivanti da scansioni che creano direttamente file PDF, una volta aperti con OpenOffice Draw (Disegno) presentino tutte le pagine “in negativo” (ossia con testi bianchi su sfondo nero). In tal caso occorre selezionare pagina per pagina l’immagine presente (basta cliccare all’interno della pagina e compariranno sui bordi della stessa dei quadratini verdi)

dopodiché si dovrà utilizzare il bottone Filtro presente nella barra degli strumenti

disegno e poi Inverti.

Questa operazione va ripetuta per ogni singola pagina che compare in

negativo.

Per una migliore riuscita, si consiglia di salvare il documento corrente nel formato nativo di OpenOffice Draw (Disegno) tramite la funzione di Salva con nome… e quindi di procedere normalmente all’esportazione in PDF/A come sopra indicato al paragrafo 3.1.1. A volte può accadere che durante la conversione in PDF/A alcune caratteristiche del documento originale non siano compatibili con lo standard e vengano quindi rimosse. A questo proposito OpenOffice.org visualizza un messaggio con le caratteristiche non compatibili (vedi immagine a lato). Tale messaggio (ad esempio relativo all’attributo di trasparenza) ha solo carattere informativo e può pertanto essere ignorato per poi proseguire normalmente. Una volta eseguita l’esportazione, il file va aperto con Acrobat Reader per visualizzare il vero e proprio risultato perché riaprendo il PDF/A con OpenOffice Draw (Disegno) le pagine potrebbero risultare nuovamente in negativo anche se in effetti non lo sono.

Il servizio effettua la verifica puntuale di conformità alle specifiche PDF/A-1b, dello standard ISO19005, del singolo documento. Il risultato della verifica fornisce indicazione immediata sull’esito del controllo, dando eventuali dettagli sulle non

conformità rilevate. Il controllo di conformità è realizzato tramite il prodottopdfaPilot di

Callas Software. La verifica effettuata è analoga a quella eseguita dagli strumenti in

dotazione all’Ufficio del Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Ferrara e quindi se la verifica fallisce, l'ufficio sospende la trattazione della pratica e richiede di inviare nuovamente il documento nel formato PDF/A entro un termine congruo, trascorso il quale l'ufficio rifiuta l'iscrizione come previsto dall'articolo 7 del DPCM 10 dicembre 2008.