Archiwizacja dokumentów prac biurowych - Notatki - Finanse i bankowość, Notatki z Bankowość i finanse

Pobierz Archiwizacja dokumentów prac biurowych - Notatki - Finanse i bankowość i więcej Notatki w PDF z Bankowość i finanse tylko na Docsity!

Adrian Kobylarczyk

Temat Pracy: archiwizacja dokumentow prac

biurowych

Sem.

ORGANIZACJA I TECHNIKI PRACY BIUROWEJ

1. Poję cie organizacji i techniki pracy biurowej.
2. Dokumenty określające organizację pracy (organizacja pracy: potwierdza, ułatwia).
3. Tworzenie i obieg dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w zależności od rodzaju **administracji.
4. Determinanty dobrej organizacji pracy biurowej (determinant -** wskaźnik).
5. Techniki pracy biurowej jako narzędzia i metodyka jej stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy.
6. Techniki komunikacji międzyludzkiej i ich znaczenie w procesie organizacji pracy. 7. Archiwizacja dokumentowanie pracy.
7. Motywacja i dokumentowanie własnej pracy.

POJĘCIA URZĄD ADMINISTRACYJNY – (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym, oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne ’ przydać ’ dać w używanie środków materialnych ’ do realizacji i do wykonywania zadań). Urzędem administracyjnym jest: Urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod i nnymi nazwami np. biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).

Od organu administracyjnego urząd ODRÓZNIA SIĘ tym, że nie posiada własnych kompetencji, lecz wykonuje kompetencje „cudze” nie należące do organu administracyjnego. Szczegółowe przygotowanie dokumentacji określające informacje, strukturę i zasady funkcjonowania, regulaminy, instrukcje, plany krótko i długoterminowe pracy. Sprawozdawczość, zasady finansowania, zatrudniania i wynagradzania pracowników – zależy od ro dzaju administracji i zakresu jej działania.

ORGANIZACJA PRACY – jest to ciągły proces mający na celu utrzymanie sprawności, realizującą funkcję określonej jednostki administracyjnej lub zakładu pracy (napiszemy regulamin, obsadzimy stanowiska itp.).

TECHNIKI PRACY W ORGANIZACJI – narzędzia i metodyka ich stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy (dobry proces organizacji dobry proces realizacji).

DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY

1. Ustawy – jako dokumenty wyższego rzędu.

2. Zarządzenia – wydawane przez ministrów. Archiwizowane są wszystkie. Jest poleceniem i ma skutki prawne. Wykonuje się je wprost. 3. Statuty – wydaje je organ założycielski. Nadaje konkretne prawa i obowiązki. W administracji nie trzeba wydawać statutu – są określone w ustawach.
3. Plany pracy krótko i długoterminowe **– …
4. Regulaminy pracy – oparte na kodeksie pracy.**

własnością danej jednostki organizacyjnej. Wprowadzany w życie samodzielnie przez jednostkę. Na jego podstawie ustala się strukturę „obieg” dokumentów, obsadę kadrową, zakres i uprawnienia podejmowania decyzji, sprawozdawczość, archiwizację (organizację archiwum) (instrukcja – oddzielny przepis).

3. Struktura zarządzania – wynika z regulaminu organizacyjnego: · Piony – powoływane są w „większych” administracjach zajmujących się różnymi sprawami; np. pion oświaty, ochrony zdrowia. Zarządzane przez upoważnioną osobę (np. zastępcy burmistrza ’ każdemu przydziela się określone piony, …). · Wydziały – mają najczęściej uprawnienia do podejmowania decyzji. Na czele stoją dyrektorzy (naczelnicy). Decyzje mogą być wydawane TYLKO z upoważnienia np. prezydenta. · Działy – wydziały mogą być podzielone na działy ’ są jednostkami i mają mniejszą strukturę. Nie mają prawa do podejmowania decyzji. Zajmują się przygotowaniem dokumentów. · Sekcje – są mniejsze – dochodzą tam dokumenty – monosprawy. Są reprezentacyjne, powoływane do rozwiązywania konkretnych spraw. · Samodzielne stanowiska – nie muszą być jednoosobowe.

4. Regulaminy wydziałowe – opracowywane na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Jest dokumentem wewnętrznym wprowadzanym zarządzeniem przez dyrektorów. Obejmują: · obsada kadrowa, · organizację przepł ywu dokumentów, · organizację obsługi petentów, · organizację pracy poszczególnych stanowisk, · predyspozycje i umiejętności zatrudnionych (co się wymaga od pracownika na danym stanowisku pracy), · mierników efektywności pracy (ocena pracy ’ powinna być za warta w regulaminie pracy ’ co posłuży do oceny pracownika).

SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY

Pojęcia: Dokument – jest to potwierdzenie tożsamości sprawy. Dotyczy jednego podmiotu. Dokumentacja – informacja o podmiocie. Wszyst ko co jest związane z podmiotem. Plik dokumentów Akta sprawy – jest to pojęcie sądownicze, może wynikać z postępowania administracyjnego i sądowego. A sąd w danej sprawie jest podmiotem.

DOKUMENTY I DOKUMENTACJĘ SPORZĄDZAMY

1. wg instrukcji – czyli przepi su na sporządzenie dokumentacji i dokumentów. Może to być instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów, archiwizacji itp. Najczęściej sporządzane są na drukach zawierających treść do uzupełnienia, ALE nie wszystkie.

2. wg regulaminów i zakresu współpracy sta nowisk.
3. dokumenty wewnętrzne informacyjne - są to takie dokumenty, które służą danej instytucji i nie wychodzą na zewnątrz ’ sporządzane na wewnętrzne potrzeby. Służą do przekazywania różnego rodzaju

informacji. Do informowania nie trzeba mieć uprawnień jeśli stanowisko nie jest utajnione. Służy także do przekazywania informacji między sobą, · sprawozdawcze – np. sprawozdanie z kondycji finansowej, · finansowe – to dokumenty dotyczące skutków finansowania, przychodów i rozchodów danej instytucji, · zarz ądzenia – wydawany jest przez upoważnionego kierownika; np. zarządzenie, że takie i takie soboty są wolne od pracy lub zarządzenie mówiące o zakazie palenia papierosów w takich a takich miejscach. W dużych jednostkach administracyjnych – prawo do wydawania zarządzeń mają dyrektorzy pionów,… · kadrowe – dotyczą decyzji kadrowych, listy płac, urlopów, zwolnień lekarskich n upakowane są w teczkach kadrowych. Archiwizowane są dokumenty:

- zarządzenia, - dokumenty kadrowe. MOŻNA archiwizować dokumenty finansowe na krótki okres czasu, max. 5 lat, chyba że wynika z potrzeby archiwizowania dłużej. Pozostałe można zniszczyć po zakończeniu używania; za wyjątkiem kiedy wiadomości znajdują się w sieci komputerowej a usunięcie tych informacji mogłoby zniszczyć inne dokumenty,

4. dokumenty zewnętrzne decyzje – np. przedłużenie badania technicznego w dowodzie rejestracyjnym, (decyzja) ponieważ wydawana jest w imieniu np. starosty; podstemplowanie legitymacji studenckiej, (decyzja) ponieważ daje nam uprawnienia do korzystani a z ulg, porozumienia - w wyniku porozumienia podpisywana jest umowa między stronami. Mogą dotyczyć np. pomocy charytatywnej. Mogą skutkować przez kilka lat. Są podpisywane między organizacjami, umowy negocjacje – wszystkie przetargi to rodzaj negocjacji, świadczenia – np. Powiatowy Urząd Pracy n świadczenia. Wszystkie świadczenia są obligatoryjne. zobowiązania – określone w czasie, wysokości zobowiązania, metodyką, informacje – np. komunikat – dokument zewnętrzny obligatoryjny, wystąpienia – rzadkie. Wyst ępują jako dokument w sprawie, np. dyrektor występuje mówiąc pracownikom o podwyżkach. 5. dokumenty archiwalne – są szczegółowo określone przez instrukcję archiwalną.

DETERMINANTY DOBREJ ORAGANIZACJI PRACY BIUROWEJ

1. Podział zadań i odpowiedzialności – (zadania a funkcja w organizacji) podawane są w regulaminach wydziałowych lub organizacyjnych. 2. Kompetencje – nie oznaczają to samo co uprawnienia, ale wiedzę w sprawowaniu funkcji, kompetencje – właściwości ‘ właściwość należne przyporządkowanie zadań w kompetencjach n właściwy człowiek na właściwym stanowisku. **a. kierownicze, b. pracownicze.
2. Sprawne podejmowanie decyzji a. organizacyjnych,**

możliwości zorganizowania stanowisk pracy.

Regulamin organizacyjny I Postanowienia ogólne i wstępne. Regulamin organizacyjny określa:

1. Zasady kierowania urzędem – zawiera proambułę – zasady kierowania urzędem; np. urzędem kieruje burmistrz – i są zawarte obowiązki burmistrza: kierowanie posiedzeniami zarządu, podejmowanie decyzji administracyjnych itp.
2. Zasady i tryb postępowania, opracowywania i wydawania aktów prawnych – kto i na jakiej podstawie, jakie wydaje dokumenty w urzędzie? Kto ma prawo ma prawo wydawać decyzje (dyrektor, wójt, burmistrz, prezydent, starosta), np. dyrektor wydziału działa z upoważnienia burmistrza; zastępca burmistrza … Jakie pieczęcie są stosowane ’ w regulaminie organizacyjnym powinny być odbite wzory pieczęci, które obowiązują. Dotyczy dokumentów: wewnętrznych, zewnętrznych, archiwalnych; podział na dokumenty w odpowiedniej symbolice. Z zasad tych wynika zakres obowiązków dla poszczególnych **pracowników.
3. Zasady planowania pracy –** jest to określenie treści zadań, które są do wykonania w danej jednostce czasu. Są ściśle określone odpowiednimi przepisami. (Polecenie służbowe ’ nie ma!!! Bezprawnymi są stwierdzenia: szef ma prawo do wydawania poleceń służbowych czy też szef ma prawo do przymuszenia…). 4. Zasady podpisywania pism i decyzji – kto ma jakie prawa do podpisywania określonych dokumentów. Dokument podpisany przez niewłaściwą osobę traci moc z chwilą stwierdzenia. Decyzję podpisuje szef. Decyzje administracyjne są ważne, są równoznaczne z wyroki em sądu. od decyzji i wyroku sądu można się dowołać. Podjęta decyzja musi być przesłana do wszystkich zainteresowanych stron; zawiera: uzasadnienie, strony, klauzule prawne, proambyłę prawną.…
4. Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw obywateli w urzędzie – regulamin organizacyjny musi określać – kto i w jakim zakresie pracuje z petentem. Z regulaminu organizacyjnego wynika ścieżka krytyczna petenta lub ścieżka krytyczna dokumentu (drogę dokumentu). Regulamin organizacyjny nie jest dokumentem tajnym!!!
5. Organizacje wewnętrzną urzędu – powinna być przejrzysta, klarowna, czytelna (np. tablice informacyjne). Stanowiska (nazewnictwo) powinny być dla petentów czytelne.
6. Organizację działalności kontrolnej – kontrola: - zewnętrzna – urzą d skarbowy, NIK, - wewnętrzna – może być powołana specjalna komórka do sprawowania kontroli. Zadaniem kontroli jest określenie stanu na dany czas (datę), oraz zaproponowanie poprawy (czas i metody poprawy). O tym kto ma prawo do kontroli powinno być określ one w regulaminie organizacyjnym; może to być instrukcja kontroli zewnętrznej i wewnętrznej. Audyt – wynik kontroli – określenie stanu aktualnego i zaproponowanie co z tego stanu wynika na przyszłość. II Szczegółowe określenie podstaw prawnych działania urzędu. Ustawa o samorządzie gminnym, powiatowym, ustawa oświatowa itp. – na podstawie tych ustaw tworzone są statuty. Statut – jest regulaminem wewnętrznym wydawanym przez organ prowadzący (istnieję tendencja od odchodzenia od wydawania statutów).

III Urząd jako organ wykonawczy.

Szczegółowe rozpisanie regulaminu na poszczególne , pkt., ppkt., które powinna uwzględniać:

1. Kto kieruje i za pomocą jakich narzędzi pracą urzędu.
2. Strukturę urzędu – działy, wydziały, referaty, samodzielne stanowiska itp., ora z podstawowy zakres ich działania.
3. Obowiązki naczelników, kierowników wydziałów.
4. Określenie w jakim trybie i przez kogo są opracowywane akta prawne ’ kto z kim ustala **w jakim zakresie.
5. Zasady przygotowywania i podpisywania decyzji oraz ich wydawania (do przygotowania** decyzji mogą być zobligowane różne wydziały, wówczas potrzebna jest współpraca między wydziałami).
6. Jakie i kogo określają plany pracy – kto je przygotowywuje.
7. Zasady rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, tryb załatwiania, terminy realizacyjne, kto i na podstawie jakich aktów prawnych.
8. Organizacja kontroli wewnętrznej: **- kto ma prawo do sprawowania kontroli,

• uprawnienia kontroli,
• dokumenty kontroli, -** wydawanie zaleceń pokontrolnych.

Na czym polega organizacja pracy? Organizacja pracy – jest to cały SYSTEM, METODYKA (zawiera: przepisy prawa, instrukcje, obowiązki z zakresów pracowniczych). Najważniejsze: **1) STRUKTURA – regulamin organizacyjny danej jednostki.

2. LUDZIE –** za tym wszystkim stoją ludzie (k adry).
3. CZYM ZAJMUJE SIĘ I CZYM BĘDĄ ZAJMOWAĆ SIĘ PRACOWNICY – (misja, wizja, obszar i cele zakładu pracy) Pozostałe sprawy są sprawami pochodnymi. PODSUMOWANIE Organizacja pracy jako proces, metodyka ma na celu stworzenie warunków do realizacji zadań wynikających z funkcji jednostki organizacyjnej.

Budowanie struktury nie należy do zadań samej organizacji, ale do … i administracji europejskiej.

FINAŁ jest jednoznacznie określony ’ wydajność administracji.

Certyfikat – można zdobyć ’ oznacza najbardziej przyjazną administrację dla petenta (pierwszego kontaktu). Ocena polega na:

- inicjatywie pracowników i władz, - trzeba stworzyć ścieżkę, tak aby petent mógł łatwo i szybko zorientować się, gdzie ma iść aby załatwić swoją sprawę.

- uposażenie pracy wraz z pochodnymi, - uposażenie w sprzęt (biurka, komputery, szafy itp.),- uzbrojenie prawne (biblioteczka);- materiały piśmienne } Koszty utrzymania 1 człowieka w strukturze Dobrze zorganizowane stanowisko pracy polega na pewnej strukturze odpowiedzialności, gdzie my jesteśmy w tej struk turze w organizacji pracy. Ad. 2 Kierowanie ’ pokieruj akcją ’ kierowanie działaniem, które trawa; dotyczy konkretnej sprawy. Jest sposobem na wykonanie. Zarządzanie ’ zarządź akcją ’ zorganizowanie jakiegoś działania. Jest pojęciem szerszym. Jest metodyk ą, procesem. Metoda ’ sposób na realizację. Metodologia ’ nauka o metodzie. Narada ’ dopuszcza dyskusję przy rozwiązywaniu sprawy, Zebranie ’ uzyskanie informacji w sprawie. Kolegia ’ (colegium) ścisłe grono, kompletne i określone powołane do rozwiązywania konkretnych spraw. Zarząd ’ Rozmowy ’ indywidualne, zbiorowe, może być dialogiem, zbiorem informacji. Mówienie Rozmowa } jest informacją w wyniku której może powstać formuła prawna. Polecenie ’ formuła wykonania nie podlega dyskusji. ustna ’ musi udowodni ć ten kto ją wydał (karno - cywilne). Administracja – „wykonać polecenie przełożonego ‘ bezprawne” ” zgodnie z prawem ’ pracodawca ma prawo do przydzielenia pracownikowi innej pracy. Ad. 4 Kontrola ’ określa stan faktyczny na dany czas. Jest kompleksowa. Wynika z instrukcji kontroli. Może być zewnętrzna, wewnętrzna, samokontrola. Nadzór ’ śledzi przebieg zgodnie z przepisami prawa. Na jej skutek mogą powstać zmiany. Podlega kontroli. Powołuje się go do wybiórczej kontroli. kontrola ą nadzór Audyt kontrolny ’sprawdzenie ostatecznego stanu. Informuje o stanie i proponuje poprawę.

MOTYWACJA DO PRACY (WG ORGANIZACJI PRACY)

Dobrze zorganizowana praca (stanowisko pracy, dobór kadr) ‘ to determinantem dobrej organizacji pracy.

Motywacja do pracy

- zachęcanie – w ywieranie wpływu, inspirowanie, stymulowanie ludzi, dawanie im powodów do dobrego wykonywania swojej pracy (zachęcanie ’ system); - sprawianie by ludzie czuli ochotę do pracy i wykonywali ja z przyjemnością. Zachęcanie ’ proces motywacyjny.Sprawianie ’ urządzenie, czynność.

Motywacja ’ to siła pociągająca do działania. Kiedy dane działanie zostaje zakończone może zanikać.

Potrzeba jako element wyzwalający motywację (nie narodzi się bez potrzeby i tworzy

pewną potrzebę). Siła pchająca ludzi do działania jest płytka ’ to wówczas motywacja mija.

1. potrzeby podstawowe: pożywienie, odzienie, schronienie itp.; tu zaczyna się walka o stanowisko pracy;
2. potrzeby średnie: stabilna praca, dobre warunki, rozsądna płaca;
3. potrzeby wyższe: motywuje ludzi w sposób trwały. Są to: · przynależność do grupy, · status społeczny ’ chęć bycia kimś w grupie. Jest bardzo ważny. Człowiek usunięty z odpowiedniego stanowiska jest nieszczęśliwy (jest to potrzeba psychiczna, osobowościowa a nie tylko moralna), · kontrola nad własnym życiem ’ status społeczny, przynależność do grupy – wymusza samokontrolę nad własnym życiem, · samorealizacja, · duma i satysfakcja, · rozwój osobisty. Ludzi w sposób trwały motywują potrzeby wyższe.

NAGRODA I KARA Konkretny poziom zachowania (wydajn ość pracy) – wynagradzany w konkretny sposób. Jest to motywacja do wysiłku w celu osiągnięcia pożądanego wyniku i wydajności. Duch zespołowy pracowników a we wszystkich formacjach są grupy formalne i nieformalne ’ trzeba brać pod uwagę istnienie grupy nieformalnej (trzeba się z taką grupą liczyć):

- praca w grupie (bezpieczeństwo); - rozłożenie odpowiedzialności ; - rozłożenie norm wydajności przez grupę ’ ustalenie norm wydanych przez grupę ‘ normy, które są zawyżone, wówczas grupa może wywrzeć wpływ na zmianę tej sytuacji; - umiejętność przynależności do grupy ’ nie ma w grupie przyjaźni obwarowanej uwarunkowaniami; - osobista satysfakcja z przynależności ’ występuje gdy spełnione są powyższe 4 pkt. to w takiej grupie chce się być.

Każdy człowiek chce być zawsze oceniany najlepiej, pozytywnie.

Nagroda lub kara Konkretny sposób: pochwała, podanie ręki ‘ może więcej znaczyć niż nagroda pieniężna. Kara ’ będzie zawsze przyjęta, kiedy będzie zrozumiała. Niesprawiedliwa kara boli.

METODOLOGIA Jak motywować do osiągnięcia lepszych wyników w pracy?

Stawianie celów ’ krótko i długookresowych Ocena realizacji celów – zaraz po osiągnięciu celów, konkretnie za co konkretna nagroda, niekonwencjonalny sposób oceny.

Premia motywacyjna – program premii motywacyjnych określony w sposób, liczbie, jakości (regulaminy premiowania). Premie finansowe na dłuższą metę nie działają.