Informatyczne programy zarządzania - Notatki - Systemy i sieci, Notatki z Informatyka

Pobierz Informatyczne programy zarządzania - Notatki - Systemy i sieci i więcej Notatki w PDF z Informatyka tylko na Docsity! Informatyczne systemy zarządzania „BUD – MAX” 1. Opis organizacji Firma „BUD-MAX” jest spółką cywilną, działającą na terenie południowo – wschodniej Polski od blisko 2 lat. Przedsiębiorstwo zostało założone w 2005 roku w Przemyślu z myślą o świadczeniu usług transportu wielkogabarytowych maszyn budowlanych. Od początku 2006 roku, w związku z zapotrzebowaniem na tego typu usługi, firma poszerzyła swoją działalność o usługi serwisowe oraz umożliwiła swoim klientom wynajem podstawowego sprzętu budowlanego. W chwili obecnej zakres działania spółki obejmuje: • wynajem urządzeń i maszyn budowlanych renomowanych producentów krajowych i zagranicznych (m.in.: Hitachi, Wacker, Stihl, Project, DeWalt, Sima i inne) • transport urządzeń i maszyn budowlanych do 20 ton na terenie Polski • serwis urządzeń i maszyn budowlanych wszystkich marek • komis używanych narzędzi budowlanych Oferta przedsiębiorstwa jest kierowana zarówno do sieciowych firm budowlanych, małych spółek świadczących podstawowe usługi budowlane i remontowe, jak i osób prywatnych. Istnieje możliwość zawierania umów na krótki okres oraz terminy nawet kilkuletnie. Firma koncentruje swoją działalność na rynku lokalnym oferując swoje usługi przede wszystkim klientom z terenu województwa podkarpackiego oraz małopolskiego. Majątek przedsiębiorstwa obejmuje budynek administracyjny, halę garażową, 2 budynki magazynowe oraz halę serwisową. W chwili obecnej spółka zatrudnia 27 osób, z planowanym wzrostem zatrudnienia w roku 2010. Misja przedsiębiorstwa: Przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność w celu ułatwienia pracy i zwiększenia możliwości technicznych firm swoich klientów. Poprzez podnoszenie jakości i stałe poszerzanie asortymentu oferowanego sprzętu oraz świadczonych usług spółka dąży do tego, aby każdy jej klient był zadowolony i z łatwością znalazł wszelki potrzebny mu sprzęt w jednym miejscu. 2. Cele firmy Strategiczne cele przedsiębiorstwa: Głównym celem strategicznym firmy „BUD-MAX” jest osiągnięcie pozycji lidera na rynku wypożyczalni urządzeń i maszyn budowlanych na obszarze południowo – wschodniej Polski poprzez osiągnięcie 20% udziału w tym rynku do 2015 roku (w chwili obecnej jest to 6,5%). W dalszej kolejności zarząd spółki planuje otwarcie filii przedsiębiorstwa w Sanoku, co zamierza zrealizować w ciągu najbliższych 5 lat, czego efektem będzie wzrost zatrudnienia o 50%. Planowane jest również poszerzenie oferty o sprzedaż podstawowego sprzętu budowlanego najpopularniejszych producentów krajowych i zagranicznych. Taktyczne cele przedsiębiorstwa: PAGE 5 do działu promocji (2 przedstawicieli handlowych oraz specjalistę ds. Promocji). Natomiast w kolejnych latach planuje się wzrost zatrudnienia o 50% w stosunku do roku bieżącego, co ma być efektem utworzenia filii przedsiębiorstwa w Sanoku. 5. System informacyjny W związku ze specyfiką działalności firmy „BUD – MAX” od systemu informacyjnego wymaga się, aby umożliwiał on usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa przede wszystkim poprzez skrócenie czasu obsługi klienta, a także ułatwienie ewidencjonowania maszyn. Od początku swojego istnienia przedsiębiorstwo korzystało z możliwości, jakie daje pakiet MS Office. W bieżącym roku wdrożono rozwiązania MS Office 2007, natomiast wcześniej system informacyjny opierał się o pakiet MS Office 2003. MS Office Wykorzystanie w przedsiębiorstwie MS Word 2007 • korespondencja seryjna, zarówno do pracowników, jak i klientów MS Excel 2007 • raporty finansowe MS Access 2007 • tworzenie, modyfikacja i zarządzanie bazami danych • formularze zamówień • raporty PowerPoint 2007 • prezentacje promocyjne dla klientów Publisher 2007 • tworzenie materiałów promocyjnych (ulotki, foldery, itp.) Outlook • wiadomości e – mail Podstawowe korzyści wynikające z wdrożonego systemu: PAGE 5 • ułatwiona procedura wprowadzania, modyfikacji i usuwania danych dotyczących klientów • uproszczony system ewidencji maszyn • możliwość projektowania materiałów promocyjnych przedsiębiorstwa bez konieczności zlecania tych zadań firmom zewnętrznym • prosta procedura tworzenia raportów • efektywny przepływ danych zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z klientami i dostawcami • niski koszt utrzymania systemu 6. Typy użytkowników Zarząd: • prezes: • reprezentowanie firmy na zewnątrz • nadzorowanie bieżącej działalności przedsiębiorstwa • zawieranie umów • wytyczne dotyczące działań strategicznych przedsiębiorstwa • określanie celów firmy • pozyskiwanie środków na rozwój i funkcjonowanie przedsiębiorstwa • dyrektorzy: • kontrola pracowników niższego szczebla • planowanie działań taktycznych i operacyjnych • organizowanie szkoleń dla pracowników • zawieranie umów • administracja systemu Pracownicy: • księgowa: • kontrola finansów firmy • rozliczenia płatności • księgowania • rozliczenia wynagrodzeń pracowników • sporządzanie raportów finansowych • sporządzanie bilansu i analiz finansowych PAGE 5 • kadrowa: • sprawy personalne • wynagrodzenia pracowników • pracownicy działu promocji: • oferty promocyjne • reklama przedsiębiorstwa • zapoznanie klienta z ofertą • zawieranie umów • wprowadzanie klientów do bazy danych • pracownicy obsługi technicznej: • przyjmowanie zamówień • obsługa klientów • przyjmowanie reklamacji • konserwacja i naprawa maszyn • ewidencja maszyn Wymagania pracowników dotyczące systemu informacyjnego: • łatwy sposób gromadzenia danych • łatwy i szybki sposób przesyłania danych • czytelność systemu • możliwość wielokrotnego sprawdzania i przeglądu zapisanych danych • łatwość modyfikacji danych wprowadzonych do bazy danych • zabezpieczenia systemu przed osobami nieupoważnionymi • kompleksowość systemu 7. Diagram kontekstowy systemu informacyjnego 8. Funkcje systemu informatycznego F – system informatyczny F 1 – Maszyny PAGE 5 F 7.4 – Usunięcie uszkodzenia F 8 – Marketing F 8.1 – Projekt promocji F 8.2 – Dodanie nowej promocji F 8.3 – Modyfikacja oferty F 8.4 – Usunięcie promocji F 2.5 – Tworzenie zestawień statystycznych 9. Diagram hierarchii funkcji PAGE 5 10. Określenie, z jakiego rodzaju danych, informacji, raportów korzystają użytkownicy Dost awc y * Klie nci * * * * Pracownicy bsługa * * * * * * * * promocja * * * * * * * * * * * * * kadrowa * * * * * księgowa * * * * * * * * Zarząddyrektorzy * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * prezes * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Rod zaj dost ępu do dany ch wprowadzanieMo yfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemo yfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemodyfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemodyfikacjausuwanieprzeglądanier a p o rt Czeg o doty czą MASZYNY KLIENCI WYPOŻYCZENIA PRACOWNICY PAGE 5 dane Dost awc y * * * * * * Klie nci * * Pracownicy bsługa * * * * * * * promocja * * * * * * * * * * * * * kadrowa księgowa * * * * * * * * Zarząddyrektorzy * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * prezes * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Rod zaj dost ępu do dany ch wprowadzaniemodyfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemo yfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemodyfikacjausuwanieprzeglądanieraportwprowadzaniemodyfikacjausuwanieprzeglądanier a p o rt Czeg o doty czą dane KOMIS DOSTAWCY / DOSTAWY USZKODZENIA / NAPRAWY MARKETING 11. Specyfikacja systemowa systemu informacyjnego PAGE 5