Jak skutecznie przygotować i realizować projekt finansowany ..., Streszczenia z Zarządzanie projektem

Pobierz Jak skutecznie przygotować i realizować projekt finansowany ... i więcej Streszczenia w PDF z Zarządzanie projektem tylko na Docsity! Jak skutecznie przygotować i realizować projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej dr Marek Szuszman Proces pozyskiwania i zarządzania projektami finansowanymi z funduszy europejskich, które są dostępne w Polsce od 2004r., pomimo zmieniających się m.in. rozporządzeń unijnych, programów operacyjnych, wytycznych, czy krajowych przepisów prawnych, jest cały czas podobny. Celem niniejszej prezentacji jest syntetyczne przedstawienie etapów, które determinują powodzenie projektu: od przygotowania poprzez podpisanie umowy o dofinansowanie, realizację działań, rozliczenia finansowe i rzeczowe, osiągnięcia wskaźników, działania informacyjno-promocyjne projektu, aż do zachowania trwałości projektu. Przydatne będą m.in. takie pytania jak: Dlaczego chcemy realizować projekt? Po co on jest nam potrzebny? Co się zmieni dzięki niemu? W jaki sposób jego realizacja wpłynie na mieszkańców, społeczność lokalną, regionalną bądź krajową? Jakie są alternatywne rozwiązania dla zidentyfikowanego przez nas problemu? Analiza strategiczna projektu Analizę strategiczną warto przeprowadzać z udziałem zespołu, który będzie dany projekt realizował. Analiza strategiczna projektu Bardzo ważne jest aby w taką analizę zostały włączone osoby decyzyjne wraz z podległymi im jednostkami, a także odbiorcy projektu w postaci poszczególnych organizacji lub osób, których będzie dotyczył projekt. Przeprowadzenie analizy w szerszym gronie pozwoli na uniknięcie ryzyka, dobranie odpowiednich działań i wyznaczenie adekwatnych celów projektu. Analiza strategiczna projektu Powinniśmy zdiagnozować, jaki wpływ na obszar oddziaływania będzie miał nasz projekt, żeby trafnie opisać później w dokumentach konkursowych odbiorców bezpośrednich, pośrednich czy pozostałych interesariuszy. Warto zastanowić się, można też zbadać w jaki sposób projekt wpłynie w przyszłości na beneficjenta i jego usługi, mieszkańców, organizacje czy inne podmioty. Analiza strategiczna projektu Dobrym narzędziem w procesie przygotowania projektu może być analiza SWOT, która pozwoli określić silne i słabe strony (uwarunkowania wewnętrzne) oraz szanse i zagrożenia planowanego projektu (uwarunkowania zewnętrzne). Wskazanie silnych i słabych stron projektu pozwoli nam na określenie elementów wyróżniających go wśród innych podobnych oraz pozwoli określić jego niedoskonałości. Analiza strategiczna projektu Słabe strony mogą być wskazówką, co należy poprawić w organizacji naszej jednostki bądź w samym projekcie. Szanse i zagrożenia pozwolą nam na określenie w jaki sposób realizacja projektu wpłynie na otoczenie, zarówno to najbliższe, jak i to dalsze. Analiza strategiczna projektu Wybór partnera powinien być dokonany przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Przy wyborze jesteśmy zobowiązani do: ● ogłoszenia otwartego naboru partnerów na swojej stronie internetowej, wskazując na co najmniej 21-dniowy termin zgłaszania partnerów; ● uwzględnienia przy wyborze partnera: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, deklarowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację partnerstwa, doświadczenia w realizacji projektów o podobnym charakterze; ● podania do publicznej wiadomości na swojej stronie internetowej informacji o podmiotach wybranych do pełnienia funkcji partnera. Analiza strategiczna projektu Porozumienie oraz umowa o partnerstwie powinny określać w szczególności: ● przedmiot porozumienia albo umowy; ● prawa i obowiązki partnerów; ● zakres i formę udziału poszczególnych partnerów w projekcie; ● partnera wiodącego uprawnionego do reprezentowania pozostałych partnerów projektu; ● sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu, umożliwiający określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów; ● sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron porozumienia lub umowy. Analiza strategiczna projektu Stroną porozumienia oraz umowy o partnerstwie nie może być podmiot wykluczony z możliwości otrzymania dofinansowania. Taką informację należałoby zamieścić już na etapie ogłoszenia o naborze partnera. Dodatkowe warunki dotyczące partnerów może określać również program operacyjny, uszczegółowienie bądź wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków. Szczegółowe dodatkowe informacje dotyczące wyboru partnera będą określone w dokumentacji konkursowej. Analiza strategiczna projektu Po przeprowadzeniu analizy efektów i kosztów można podjąć decyzję czy dany projekt realizować, bądź z których działań zrezygnować. Warto w tym momencie rozważyć różne warianty realizacji projektu i zdecydować, w jakim zakresie projekt ma być realizowany. Efektywność projektu Można również przeprowadzić ocenę efektywności projektu za pomocą metod: • CBA (Cost Benefit Analysis), celem jest tu dobór optymalnej alokacji zasobów; • CEA (Cost Effectivness Analysis), gdzie bada się relacje kosztów w ujęciu pieniężnym do korzyści wyrażonych w różnych jednostkach np. projekt szkoleniowy jako pełna wartość w stosunku do kosztu na jednego szkolonego uczestnika. Efektywność projektu W literaturze dotyczącej zarządzania projektami europejskimi możemy znaleźć szereg pomocniczych instrumentów. Jedną z podstawowych pozycji w tym zakresie jest „Podręcznik – zarządzanie cyklem projektu” przygotowany przez Komisję Europejską, w którym opisano sześć następujących po sobie faz (etapów): diagnoza, identyfikacja, przygotowanie, akceptacja, wdrożenie oraz ocena. Efektywność projektu Nasz projekt musi odpowiadać na ogłoszony konkurs, trzeba zatem monitorować terminy, żeby wiedzieć kiedy musimy przygotować poszczególne dokumenty czy analizy. Analiza dokumentacji konkursowej Po znalezieniu programu operacyjnego oraz działania, z którego chcemy pozyskiwać fundusze europejskie, należy dokonać weryfikacji propozycji pod kątem jego zapisów. Przede wszystkim sprawdzamy, czy to co chcemy zrobić w ramach projektu spełni kryteria formalne i merytoryczne. Powyższa analiza w zależności od dostępnych konkursów i jego warunków powinna ulegać modyfikacji i uszczegółowieniu Analiza dokumentacji konkursowej Jeśli przeanalizowanie licznych i obszernych dokumentów programowych wydaje się nam zbyt skomplikowane, możemy zwrócić się o pomoc do specjalistów, którzy wskażą nam źródła najlepiej odpowiadające naszym potrzebom. Z konsultacji można skorzystać np. w punktach informacyjnych instytucji ogłaszających konkurs regionalnych bądź krajowych. Analiza dokumentacji konkursowej Tworzenie dokumentacji aplikacyjnej w odpowiedzi na ogłoszony konkurs Zwykle musimy opracować wniosek o dofinansowanie jako dokument przewodni zawierający – w zależności od zakresu projektu – m.in. studium wykonalności inwestycji, harmonogramy, analizy finansowe i ekonomiczne, oświadczenia, zaświadczenia, pozwolenia na budowę bądź inne dokumenty wymagane danym konkursem. Musimy też dokonać szczegółowego oszacowania kosztów projektu i określić wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane według wytycznych Instytucji Zarządzających. Wniosek o dofinansowanie wraz z niezbędnymi załącznikami składamy i czekamy na kolejne etapy procedury wyboru. Tworzenie dokumentacji aplikacyjnej w odpowiedzi na ogłoszony konkurs Na samym początku jest etap oceny formalnej pod kątem spełnienia kryteriów związanych z kompletnością złożonych dokumentów, a także sprawdzenie kwalifikowalności potencjalnego beneficjenta, planowanych w ramach projektu działań i wydatków, które chcemy ponieść. Tworzenie dokumentacji aplikacyjnej w odpowiedzi na ogłoszony konkurs Kryteria wyboru projektów Wszystkie projekty składane w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze wniosków muszą zostać ocenione w taki sposób, aby możliwe było wybranie spośród nich tych, które są zgodne z określonymi kryteriami. Zgodnie z wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020, właściwa instytucja ocenia i wybiera projekty dofinansowania na podstawie kryteriów wyboru projektów. Kryteria wyboru projektów Ocena spełnienia kryteriów wyboru projektu może polegać na: • przypisaniu im wartości logicznych „tak”, „nie” albo stwierdzeniu, że kryterium nie dotyczy danego projektu; • przyznaniu „0” punktów, jeśli projekt nie spełnia danego kryterium albo zdefiniowanej z góry liczby punktów jeśli projekt spełnia kryterium; • przyznania liczby punktów w ramach dopuszczalnych limitów wyznaczonych minimalną i maksymalną liczbą punktów, które można uzyskać za dane kryterium w zależności od oceny spełnienia danego kryterium. Kryteria wyboru projektów Rodzaje kryteriów mogą być ustalone wg następujących kategorii: • obligatoryjne i fakultatywne; • zerojedynkowe i punktowe; • indywidualne i porównawcze. ● czy projektodawca działa na terenie Polski; ● czy projekt zostanie zrealizowany na terenie Polski; ● czy projekt zostanie zrealizowany w określonym w działaniu terminie; ● czy dofinansowanie, o które ubiega się projektodawca, nie przekracza poziomu maksymalnego dofinansowania w danym działaniu; ● czy projekt jest zgodny z politykami horyzontalnymi UE, itp. Kryteria wyboru projektów Przy ocenie formalnej niektóre kryteria stanowią tzw. kryteria kluczowe i muszą one być bezwzględnie spełnione. Brak pozytywnej oceny tych kryteriów oznacza odrzucenie projektu. Brak spełnienia tzw. kryteriów uzupełniających wynikających z błędów czy braków formalnych nie powoduje odrzucenia projektu. Instytucja oceniająca informuje pisemnie projektodawcę o błędach i uchybieniach, wskazując sposób i termin wniesienia poprawek. Należy pamiętać o tym, że pod rygorem odrzucenia projektu należy dokonać uzupełnienia i poprawić jedynie te błędy, które były wskazane w piśmie. Kryteria wyboru projektów Po pozytywnej ocenie formalnej projekt zostaje przekazany do oceny merytorycznej. Kryteria oceny merytorycznej dzielą się na tzw. kryteria dostępu i kryteria punktowe. Niespełnienie kryteriów dostępu powoduje odrzucenie projektu na etapie oceny merytorycznej. Natomiast określony przez instytucję oceniającą pułap punktowy jest warunkiem do zakwalifikowania projektu do dofinansowania. Kryteria wyboru projektów Kryteria wyboru projektów Należy pamiętać, że poza określonymi wytycznymi wyboru projektów mogą występować kryteria, które wynikają wprost z obowiązującego prawa, np. związane z zakazem udzielania dofinansowania podmiotom wykluczonym z takiej możliwości lub wobec których orzeczono zakaz dostępu do środków funduszy europejskich na podstawie odrębnych przepisów. Szczegółowe informacje o kryteriach wyboru są dostępne na stronach internetowych poszczególnych programów operacyjnych. Dopiero podpisanie umowy o dofinansowanie oznacza pewność, że środki finansowe zostały zarezerwowane na nasz projekt. Podpisanie umowy o dofinansowanie Nie oznacza to jednak, że wszystkie zostaną od razu wypłacone. Musimy spełnić wszystkie obowiązki zapisane w umowie o dofinansowanie, w zakresie m.in. harmonogramu realizacji projektu, budżetu, zasad promocji, odpowiedniego prowadzenia dokumentacji projektu czy rozliczeń księgowych projektu. Podpisanie umowy o dofinansowanie Proces zarządzania projektem wymaga określonej struktury zasobów kadrowych, w których mogą się znaleźć: kierownik projektu, koordynator, pełnomocnik ds. określonych zadań, specjaliści ds. biurowych, administracyjnych, kadrowych, rozliczeń. Zarządzanie projektem Zarządzanie projektem Proces zarządzania projektem jest wspierany przez księgowość, osoby zarządzające jednostką, świadczące usługi prawne czy inwestora zastępczego, w zależności od rodzaju, wielkości i stopnia skomplikowania projektu. Zarządzanie projektem W sprawach związanych z naszym projektem Instytucja Wdrażająca wyznacza osobę, która będzie swoistym opiekunem projektu i do której możemy zgłaszać się z zapytaniami bądź problemami w realizacji projektu. Zarządzanie projektem Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu m.in. umowy, procedury wyboru, dokumentacje przetargową, faktury, rachunki, listy płac, protokoły zakupu bądź odbioru, gwarancje, certyfikaty należy zbierać, odpowiednio opisywać, żeby można było je przedstawić we wnioskach o płatność. Nie wszystkie dokumenty należy od razu przedkładać. Instytucja Wdrażająca może o nie poprosić w trakcie realizacji projektu, bądź nawet po jego zakończeniu. Zarządzanie projektem W trakcie realizacji projektu będziemy składać na specjalnych formularzach bądź oprogramowaniu wnioski o płatności, które są podstawą do rozliczeń projektu oraz wypłacania środków finansowych. Zarządzanie projektem Każdy projekt unijny, w związku z tym, iż jest dofinansowany ze środków europejskich, trzeba odpowiednio oznaczyć np. może być potrzebny papier projektowy, na którym będą widniały loga unijne, informacja na stronie internetowej. Jeśli w ramach projektu został wybudowany bądź wyremontowany budynek, to powinniśmy umieścić na nim odpowiednią tablicę pamiątkową. Oznaczone powinny być również wszystkie środki trwałe bądź rzeczy ruchome. Wzory i odpowiednia forma oznaczenia poszczególnych rzeczy jest opisana w wytycznych dotyczących informacji i promocji. Zarządzanie projektem We wniosku o płatność określamy również czy chcemy otrzymać zaliczkę na poczet realizacji działań bądź refundację poniesionych ze środków własnych wydatków projektowych. W jednym wniosku o płatność mogą wystąpić dwie formy wypłaty środków. Ewaluacja i kontrola Po zrealizowaniu działań projektu najważniejszą kwestią jest odpowiedzieć sobie na pytanie: czy dobrze się stało, co udało nam się osiągnąć, a czego nie? Odpowiedzi na te pytania służy ewaluacja projektu. Ewaluacja i kontrola W okresie 2014-2020 znacznie więcej uwagi jest poświęcone sprawdzeniu, czy cele, na jakie wydatkowano środki europejskie, zostały rzeczywiście osiągnięte. Ewaluacja i kontrola Nie należy mylić ewaluacji z kontrolą. Po złożeniu wniosku o płatność bądź w innym momencie realizacji projektu możemy zostać skontrolowani. Może odbywać się to poprzez wysłanie żądanych przez Instytucję Wdrażającą dokumentów, kontrolę na miejscu bądź w siedzibie instytucji, z którą podpisaliśmy umowę o dofinansowanie. Odmowa poddania się kontroli może skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie. Ewaluacja i kontrola Podczas kontroli mogą być kontrolowane wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, zarówno finansowe, jak i techniczne, poziom osiągniętych wskaźników produktu i rezultatu zapisanych we wniosku o dofinansowanie, jak też wspomniane wcześniej materiały promocyjne projektu. Kontrolerzy mogą wejść również na teren realizacji inwestycji oraz do pomieszczeń, w których był realizowany projekt. Ewaluacja i kontrola Podczas wcześniej umówionej kontroli, na miejscu u beneficjenta kontroler może zażądać, w celu jej sprawniejszego przeprowadzenia, określonych dokumentów, przygotowania miejsca kontroli, jak też obecności osób realizujących projekt. Możemy zostać poproszeni o dodatkowe dokumenty, dostęp do systemów komputerowych czy księgowych związanych z projektem. Zawsze też mamy prawo do złożenia dodatkowych wyjaśnień bądź uzupełnień pokontrolnych. Ewaluacja i kontrola Wysokość ostatniej płatności może być określona procentowo w umowie o dofinansowanie i może wynosić kilka procent kwoty dofinansowania. Należy o tym pamiętać na samym początku realizacji projektu, żeby zabezpieczyć odpowiednie środki na realizację ostatnich działań w projekcie. Można to finansować poprzez środki własne, bądź odpowiednią linię kredytową (kredyt pomostowy). Ewaluacja i kontrola • Czy to już rzeczywiście koniec? Ewaluacja i kontrola • Czy osiągnęliśmy sukces w postaci dobrze zrealizowanego projektu? Należy pamiętać jeszcze o trwałości projektu rozumianego jako niepoddanie projektu „zasadniczej modyfikacji”, czyli zmiany jego charakteru, warunków realizacji bądź osiągnięcia nieuzasadnionej korzyści wynikającej ze zmiany własności infrastruktury bądź zaprzestania jej działalności. Z wymogami dotyczącymi trwałości projektu warto zapoznać się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Zachowanie trwałości projektu Trwałość projektu finansowego z funduszy strukturalnych musi być zachowana przez okres 5 lat od daty zakończenia projektu przez JST i 3 lata przez przedsiębiorców. Zachowanie trwałości projektu Dziękuję za uwagę dr Marek Szuszman