KARTA PROJEKTU dla pilotażowego projektu roboczo ..., Egzaminy z Zarządzanie projektem

Pobierz KARTA PROJEKTU dla pilotażowego projektu roboczo ... i więcej Egzaminy w PDF z Zarządzanie projektem tylko na Docsity! KARTA PROJEKTU dla pilotażowego projektu roboczo nazwanego Paszportyzacja polskiej żywności Warszawa, marzec 2021 r. Tytuł Pilotażowy projekt roboczo nazwany Paszportyzacja polskiej żywności 2 Opracował: Bożena Tybora, Joanna Sych-Winiarek Zatwierdził: Komitet Sterujący, na posiedzeniu w dniu 24 marca 2021 r. Spis treści: CZ. I. DOKUMENTACJA INICJUJĄCA CZ. II. UZASADNIENIE BIZNESOWE CZ. III. PLANOWANIE CZ. IV. HARMONOGRAM CZ. V. KOSZTORYS CZ. VI. PLAN KOMUNIKACJI CZ. VII. REJESTR RYZYKA CZ. VIII. REJESTR ZAGADNIEŃ CZ. IX. REJESTR ZMIAN CZ. X. RAPORTY 5 bezpieczeństwa i jakości żywności, tj.: Głównym Inspektoratem Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych, Głównym Inspektoratem Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Głównym Inspektoratem Sanitarnym, Głównym Inspektoratem Transportu Drogowego, Głównym Inspektoratem Weterynarii oraz Prezesem Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Celem zawarcia Listu intencyjnego jest wspólne wypracowanie założeń projektu, zgodnie z zakresem kompetencji poszczególnych stron, w celu budowy kompatybilnego systemu IT monitorującego śledzenie informacji o produktach żywnościowych. Do głównych przyczyn rosnącej potrzeby wdrożenia pilotażowego projektu Paszportyzacja polskiej żywności zaliczyć można między innymi:  rosnące zapotrzebowanie na szybko i łatwo dostępne informacje o produkcie żywnościowym, w tym o jego pochodzeniu, przetwarzaniu i drodze od producenta do konsumenta;  spadające zaufanie do żywnościowego produktu finalnego;  spadająca przejrzystość w łańcuchach dostaw żywności;  rosnąca liczba podmiotów zaangażowanych w łańcuchy dostaw;  pojawiające się przypadki zanieczyszczeń i skażenia żywności;  wysokie koszty i nieskuteczność systemów opartych na papierowych zapisach i tradycyjnych rozwiązaniach IT;  wysoka podatność na oszustwa, korupcję i błędy;  rosnąca liczba konkurencyjnych certyfikatów i związane z tym ryzyko nadużyć. Cel ogólny: Celem pilotażowego projektu Paszportyzacja polskiej żywności jest wzrost pozytywnego wizerunku produkowanej w Polsce żywności oraz wsparcie zrównoważonego rozwoju branży rolno-spożywczej w zakresie możliwości eksportowych poprzez umocnienie wizerunku polskich marek na arenie międzynarodowej. Osiągnięcie tego celu będzie możliwe poprzez budowę systemu, który zagwarantuje efektywne śledzenie informacji na wszystkich etapach łańcucha dostaw „od pola do stołu”. Jest to istotne w dobie konsumenta 4.0, który podejmuje świadome wybory oraz oczekuje spersonalizowanej oferty produktowej. Udostępnienie transparentnej informacji o pochodzeniu produktu, będzie kluczowe podczas procesu dokonywania wyborów zakupowych. Wymierne korzyści z wdrożenia tego projektu zyskają także służby odpowiedzialne za proces kontroli bezpieczeństwa i jakości żywności poprzez usprawnienie ich działań, a także ograniczenie kosztów działań inspekcyjnych. Zastosowanie systemu wyeliminuje także przypadki fałszowania żywności, co ograniczy konieczność wycofywania partii towarów z łańcucha dostaw 6 i w konsekwencji jej utylizacji. Obok zastosowania systemu do identyfikowania ogniw w łańcuchu dostaw należy wskazać również możliwość jego zastosowania do tworzenia repozytoriów danych na temat właściwości produktów rolno-spożywczych, warunków produkcji, oddziaływań na środowiskowych oraz aspektów społeczno- ekonomicznych funkcjonowania łańcuchów rolno-żywnościowych, w tym zapewnienie uczciwych cen dla rolników i monitorowania uczciwych marż dystrybutorów i cen dla klientów końcowych. Zadaniem projektu Paszportyzacja polskiej żywności jest zapewnienie większej wiarygodności, przejrzystości i pewności informacji o produktach rolno-spożywczych. Projekt ten może się przyczynić również do zmniejszania zaangażowania poszczególnych instytucji do zadań i procesów związanych z zapewnianiem bezpieczeństwa i jakości żywność. Cele szczegółowe:  pozyskanie wsparcia merytorycznego ze strony sektora rolno- spożywczego, w tym w szczególności sektora ziemniaka, wołowiny i wieprzowiny,  przeprowadzenie rozeznania rynku w zakresie dostępnych technologii,  pozyskanie poparcia ze strony interesariuszy projektu,  zaangażowanie do realizacji projektu podmiotów administracji publicznej powołanych do kontroli procesu produkcji, przetwórstwa oraz dystrybucji żywności w Polsce,  zaangażowanie do realizacji projektu podmiotów zrzeszających producentów rolnych (z sektora ziemniaka, wołowiny i wieprzowiny) oraz organizacji i innych stowarzyszeń branżowych przetwórstwa, dystrybucji i handlu,  opracowanie koncepcji Projektu oraz przeprowadzenie pilotaży dla rynku ziemniaka, wołowiny i wieprzowiny,  zarządzanie projektem zgodnie z ogólnie przyjętymi dobrymi praktykami, doświadczeniem oraz wiedzą. Zakres Projektu:  określenie ról oraz zakresu zadań do realizacji dla poszczególnych uczestników Projektu,  wypracowanie koncepcji Projektu przy zaangażowaniu uczestników Projektu,  opracowanie koncepcji pilotaży oraz ich przeprowadzenie dla trzech rynków: ziemniaka, wołowiny i wieprzowiny. I. Koncepcja Projektu: 1) Zdefiniowanie oraz wybór podmiotów do wypracowania założeń koncepcji Projektu, 7 2) Opracowanie koncepcji Projektu,  opracowanie dokumentacji,  określenie ogólnych założeń systemu informatycznego wraz ze wskazaniem miejsc pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania informacji, kierunków, metod i zakresu ich udostępniania. Zbudowany system monitorowania łańcucha dostaw żywności w Polsce (na przykładzie pilotaży) powinien zawierać zakres funkcjonalności rozwiązań technologicznych pozwalający na śledzenie i identyfikację produktu żywnościowego. II. Pilotaż – ziemniak: 1) Określenie podmiotów do wypracowania założeń koncepcji pilotażu, 2) Opracowanie koncepcji pilotażu: a) opracowanie dokumentacji, b) określenie założeń systemu informatycznego: wstępny zakres zbierania danych dla produkcji ziemniaka określony został w Raporcie końcowym etapu Design Sprint dla projektu Paszportyzacja polskiej żywności, sporządzonym przez GovTech Polska. 3) Wdrożenie pilotażu, 4) Testowanie funkcjonalności, 5) Wprowadzanie poprawek. III. Pilotaż – wołowina: 1) Określenie podmiotów do wypracowania założeń koncepcji pilotażu, 2) Opracowanie koncepcji pilotażu:  opracowanie dokumentacji,  określenie założeń systemu informatycznego: wstępny zakres zbierania danych dla produkcji wołowiny określony został w Raporcie końcowym etapu Design Sprint dla projektu Paszportyzacja polskiej żywności, sporządzonym przez GovTech Polska. 3) Wdrożenie pilotażu, 4) Testowanie funkcjonalności, 5) Wprowadzanie poprawek. Pilotaż – wieprzowina 1) Określenie podmiotów do wypracowania założeń koncepcji pilotażu, 2) Opracowanie koncepcji pilotażu:  opracowanie dokumentacji,  określenie założeń systemu informatycznego: wstępny zakres zbierania danych dla produkcji wieprzowiny określony został w Raporcie końcowym etapu Design Sprint dla projektu Paszportyzacja polskiej żywności, sporządzonym przez GovTech Polska. 3) Wdrożenie pilotażu, 10 Aspekty społeczne:  większa wiarygodność, przejrzystość i pewność informacji w łańcuchu dostaw żywności,  transparentna informacja dla konsumentów,  poprawa wizerunku polskich produktów rolno-spożywczych w kraju i za granicą,  zapewnienie bezpieczeństwa żywności,  budowa zaufania konsumentów poprzez poznanie źródła pochodzenia towaru,  budowa poczucia odpowiedzialności producenckiej za towar,  usprawnienie przepływu informacji na linii rolnik - urzędnik - służby kontrolne,  uczciwe ceny dla producentów. Podmioty zaangażowane w realizację projektu: Nadzór nad projektem – Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Koordynator Projektu – KOWR, który jest odpowiedzialny za koordynację oraz płynną realizację całości Projektu. Wsparcie merytoryczne – GovTech Polska, który jest odpowiedzialny za wsparcie merytoryczne w toku realizacji projektu. Uczestnicy Projektu, którzy będą współpracować z Koordynatorem projektu w ramach opracowywania koncepcji projektu oraz przeprowadzania pilotaży. Uczestnicy Projektu:  Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi,  Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa,  Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych,  Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa,  Główny Inspektorat Sanitarny,  Główny Inspektorat Transportu Drogowego,  Główny Inspektorat Weterynarii,  Organizacje i zrzeszenia branżowe,  Eksperci z łańcucha dostaw ziemniaka, wołowiny i wieprzowiny,  Jednostki naukowo-badawcze. Ogólne ramy zasad działania Uczestników projektu:  opracowanie wspólnych założeń Projektu,  aktywny udział w procesie budowy kompatybilnego systemu informatycznego w szczególności poprzez wskazanie obszarów jego funkcjonalności,  zawieranie niezbędnych umów i porozumień, których zawarcie okaże się konieczne w celu realizacji Projektu, 11  uczestniczenie w spotkaniach, posiedzeniach KS, konferencjach i seminariach organizowanych w celu realizacji Projektu,  wdrożenie Projektu. Struktura organizacyjna Dla prawidłowej realizacji Projektu założono, że działania zarządcze będą oparte na przyjętych standardach jakościowych, dobrych praktykach i metodykach zarządzania projektami, w tym PRINCE2. W związku z powyższym przyjęto, że struktura organizacyjna składać się będzie z trzech poziomów zarządzania. Wśród nich wyróżniono: 1. zarządzanie strategiczne obejmujące poziom kierownictwa organizacji i Komitetu Sterującego. 2. zarządzanie operacyjne obejmujące poziom kierownictwa Projektu. 3. zarządzanie wytwarzaniem produktów udostępnianych w ramach Projektu obejmujące poziom kierowników zespołów poszczególnych zespołów merytorycznych. Schemat organizacyjny zespołu odpowiedzialnego za realizację Projektu. Zakres odpowiedzialności Poniżej opisano szczegółowy zakres odpowiedzialności poszczególnych zespołów struktury organizacyjnej Projektu. Zarządzanie strategiczne: 12 Komitet Sterujący: W skład Komitetu Sterującego wchodzą:  Przewodniczący,  Z-ca Przewodniczącego,  Z-ca Przewodniczącego,  Członkowie Komitetu Sterującego – Przedstawiciele reprezentujący role Głównego Użytkownika i Głównego Dostawcy. Schemat Komitetu Sterującego przedstawiono na poniższym rysunku. Zarządzanie operacyjne oraz związane z wytwarzaniem produktów:  Kierownik Projektu,  Z-ca Kierownika Projektu,  Kierownik Zespołu ds. opracowania koncepcji projektu,  Z-ca Kierownika Zespołu ds. opracowania koncepcji projektu,  Kierownik Zespołu ds. pilotażu dla rynku ziemniaka,  Z-ca Kierownika Zespołu ds. pilotażu dla rynku ziemniaka,  Kierownik Zespołu ds. pilotażu dla rynku wołowiny,  Z-ca Kierownika Zespołu ds. pilotażu dla rynku wołowiny,  Kierownik Zespołu ds. pilotażu dla rynku wieprzowiny,  Z-ca Kierownika Zespołu ds. pilotażu dla rynku wieprzowiny,  Zespoły Projektowe: Zespół Projektowy ds. opracowania koncepcji projektu, Zespół Projektowy ds. pilotażu dla rynku ziemniaka, Zespół Projektowy ds. pilotażu dla rynku wołowiny i Zespół Projektowy ds. pilotażu dla rynku wieprzowiny. Szczegółowy zakres odpowiedzialności został opisany w części Struktura Zespołu Zarządzania Projektem. 15 Strategia zarządzania jakością Strategię zarządzania jakością oraz zarządzania konfiguracją dla potrzeb projektu dostosowano do warunków projektu i zawarto w pozostałych elementach Karty Projektu. Strategia zarządzania ryzykiem Ryzyko, stanowi zagrożenie lub szansę, niepewne zdarzenie, które w przypadku ich wystąpienia mogą mieć wpływ na osiągnięcie celu Projektu. Celem procesu zarządzania ryzykiem jest identyfikacja Ryzyka projektowego oraz stworzenie planów, które minimalizowałyby do poziomu akceptowalnego, prawdopodobieństwo jego wystąpienia, bądź wpływ ryzyka na dalszy przebieg Projektu. Ryzyko w ramach projektu będzie zgłaszane na podstawie Rejestru ryzyka. Rejestr zagadnień Celem Strategii zarządzania zmianą jest identyfikacja, udokumentowanie, monitorowanie i rozwiązywanie wszystkich istotnych zagadnień związanych z Projektem. W trakcie realizacji Projektu może dojść do sytuacji, w której którakolwiek ze stron zaangażowanych w realizację Projektu przedstawi problem lub uwagę związaną z realizacją Projektu. Sytuacje takie są nazywanie zgłoszeniem zagadnienia projektowego. Zagadnienie projektowe w ramach projektu będzie zgłaszane na podstawie Rejestru zagadnień. Strategia zarządzania komunikacją Organizację przygotowania Projektu zapewnia plan komunikacji, którego celem jest sprawna wymiana informacji pomiędzy instytucjami zaangażowanymi w jego tworzenie a podmiotami (przedstawiciele branży rolno-spożywczej), na które Projekt ma bezpośrednie przełożenie (komunikacja zewnętrzna). Założeniem dodatkowym planu było również usprawnienie wymiany informacji pomiędzy jednostkami zaangażowanymi w jego tworzenie i realizację (komunikacja wewnętrzna). Plan komunikacji będzie zawierał również zakres obszarów kryzysowych dla realizacji opracowania Projektu. Celem obranej strategii komunikacji będzie elastyczne reagowanie na wszelkie zachodzące zmiany, a także mogące się pojawić problemy, które miałyby bezpośrednie przełożenie na realizację Projektu. Strategia zarządzania komunikacją została opisana w PLANIE KOMUNIKACJI. Plan Projektu Planowanie zostało opracowane zgodnie z techniką „Planowania opartego na produktach”. W ramach projektu określono pięć produktów, tj.: 1) Etap I – opracowanie prototypu systemu w oparciu o warsztaty – GovTech Polska + KOWR ; 2) Etap II – pilotaż dla rynku ziemniaka; 3) Etap III – pilotaż dla rynku wołowiny; 4) Etap IV – pilotaż dla rynku wieprzowiny; 5) Etap V – ostateczna koncepcja systemu, na podstawie wyników etapów II-IV. Planowanie oraz produkty opisane zostały w części III Karty Projektu – 16 PLANOWANIE. Mechanizm sterowania Cele i priorytety sterowania:  nieprzekroczenie wyznaczonego czasu;  stworzenie spójnego środowiska pracy dla zespołu realizującego projekt,  elastyczne podejście do składu osobowego i instytucjonalnego zespołu projektowego;  zbudowanie zespołu projektowego ds. realizacji Projektu;  terminowe i zgodne z kosztorysem wykonanie poszczególnych zadań projektowych, zgodnie z harmonogramem i zakresem merytorycznym. Granice etapów: Projekt podzielono na 5 głównych etapów prac: • Etap I – opracowanie prototypu systemu w oparciu o warsztaty – GovTech Polska + KOWR ; • Etap II – pilotaż dla rynku ziemniaka; • Etap III – pilotaż dla rynku wołowiny; • Etap IV – pilotaż dla rynku wieprzowiny; • Etap V – ostateczna koncepcja systemu, na podstawie wyników etapów II-IV. Monitorowanie i raportowanie: W ramach projektu opracowano dwa rodzaje raportów:  Raport z postępu prac,  Raport nadzwyczajny. Raport z postępu prac 1. Kierownik Projektu/Z-ca Kierownika Projektu będzie przedstawiał raport z postępu prac do Komitetu Sterującego, co dwa miesiące (przed posiedzeniem KS). Przedmiotowy Raport dotyczy wszystkich Produktów Projektu. Kierownik/Z-ca Kierownika Zespołu będzie przekazywał raport Kierownikowi Projektu/Z-cy Kierownika Projektu co miesiąc. Wzór raportu z postępu prac przedstawiono w pkt X niniejszej Karty projektu. 2. Raport będzie każdorazowo przekazywany w formie elektronicznej. Raport nadzwyczajny 1. W trakcie realizacji Projektu może wystąpić potrzeba przygotowania raportu z sytuacji nadzwyczajnej. 2. Raport Nadzwyczajny będzie opisywał sytuację nadzwyczajną, jej oddziaływanie, opcje postępowania oraz rekomendację. Wzór raportu przedstawiono w pkt X niniejszej Karty projektu. 3. Raport będzie przekazany przez Kierownika/Z-cę Kierownika Projektu do Komitetu Sterującego oraz Kierownika/Z-cę Kierownika Zespołu do Kierownika/Z-cę Kierownika Projektu w formie elektronicznej.