Docsity
Docsity

Przygotuj się do egzaminów
Przygotuj się do egzaminów

Studiuj dzięki licznym zasobom udostępnionym na Docsity


Otrzymaj punkty, aby pobrać
Otrzymaj punkty, aby pobrać

Zdobywaj punkty, pomagając innym studentom lub wykup je w ramach planu Premium


Informacje i wskazówki
Informacje i wskazówki

Kontrola - Notatki - Zarządzanie, Notatki z Ekonomia i zarządzanie biznesem

Zarządzanie: notatki z zakresu zarządzania opisujące kontrolę która jest ostatnią fazą procesu zarządzania. Jej głównym celem jest rejestracja osiągniętych wyników i porównywanie ich z planem.

Typologia: Notatki

2012/2013

Załadowany 25.06.2013

Polska85
Polska85 🇵🇱

4.6

(122)

333 dokumenty

Podgląd częściowego tekstu

Pobierz Kontrola - Notatki - Zarządzanie i więcej Notatki w PDF z Ekonomia i zarządzanie biznesem tylko na Docsity! 1 KONTROLA „Kontrola jest ostatnią fazą procesu zarządzania. Jej głównym celem jest rejestracja osiągniętych wyników i porównywanie ich z planem" Porównywanie wyznaczonych zadań z uzyskanymi wynikami ma wskazać, czy udało się przekształcić plany w rzeczywistość. Wszelkie odstępstwa i odchylenia należy zbadać pod względem potrzeby zainicjowania przedsięwzięć korygujących lub zasadniczej rewizji planów. Funkcje kontroli sygnalizacyjna instruktażowo- doradcza korygująca profilaktyczna pobudzająca dydaktyczno- wychowawcza ⇐ ⇐ ⇐ ⇐ ⇐ ⇐ 1 2 3 4 5 6 ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ informacje o stopniu realizacji zadań rzeczowych i wyników finansowych oraz o pewnych zakłóceniach; wskazanie sposobów likwidacji odchyleń od stanu wymaganego; podejmowanie działań zapewniających przywrócenie stanu wymaganego; zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości; skłanianie do osiągania lepszych efektów działania; wskazywanie na zasadność wartościowania interesów indywidualnych i zbiorowych Etapy procesu kontroli. Kontrolę dzieli się na cztery etapy. Pierwszym z nich jest ustalenie norm i metod pomiaru efektywności, przy czym mogą one dotyczyć wszystkiego, od sprzedaży i zadań produkcyjnych do obecności robotników w pracy i stanu bezpieczeństwa pracy. Aby etap ten był skuteczny, normy muszą być określone w sposób zrozumiały i akceptowany przez zainteresowanych. Następnym etapem jest pomiar efektywności. Jak wszystkie elementy kontroli, jest to trwały, powtarzalny proces, którego częstotliwość zależy od rodzaju mierzonej działalności Sprawdzenie, czy efektywność jest zgodna z normami, jest najłatwiejszym etapem procesu kontroli.Polega na porównaniu zmierzonych wyników z celami lub normami poprzednio ustalonymi. 2 Końcowym etapem jest podjęcie działań korygujących; następuje ono wówczas, gdy realizacja nie odpowiada normom, a analiza wskazuje, że jest to potrzebne. Działanie korygujące może polegać na zmianie któregoś ze sposobów funkcjonowania organizacji lub pierwotnie przyjętych norm Kontrola powinna być sprawowana przez kierowników w całej organizacji. Także takie czynniki, jak nieobecność w pracy,efektywność zespołu sprzedawców, rozwój nowych wyrobów, bezpieczeństwo pracy, wydajność pracy robotników, stosunki zewnętrzne, udział w rynku czy jakość produkcji — mające znaczenie na wszystkich szczeblach organizacji — muszą być kontrolowane Podstawowe etapy procesu kontroli Etapy procesu kontrolowania Niezależnie od typu czy liczby systemów kontrolnych, jakich potrzebuje organizacja, każdy proces kontroli powinien objąć cztery ogólne etapy. Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności Pomiar efektywności Czy efektywność zgodna z normami? Nie podejmować działania Podjęcie działań korygujących Nie Tak 1. Ustalenie norm 2. Mierzenie wyników 3. Porównanie wyników 4. Ocena wyników (reakcja) Utrzymanie status quo Korekta odchyleń Zmiana norm 5 ma też dokładność, gdyż działania korygujące oparte są na informacjach uzyskanych ze sprawozdań, wydruków komputerowych czy innych źródeł. Cel kontrolowania Bez kontroli organizacja nie byłaby w stanie ocenić osiąganych wyników z punktu widzenia stopnia realizacji wytyczonych celów. Celem kontroli jest stworzenie menedżerom możliwości oceny pozycji organizacji w porównaniu z zamierzeniami, dokonywanej w wybranym momencie, z użyciem jednego lub kilku mierników. Obszary (zakres) kontroli Kontrolowanie w organizacji może się koncentrować na dowolnym jej obszarze. W identyfikacji takich obszarów można wykorzystywać dwie drogi: koncentracji na zasobach i na określonym szczeblu. Koncentracja na zasobach. Kontrola może się koncentrować na zasobach finansowych, rzeczowych, ludzkich i informacyjnych. Sam proces zarządzania zakłada sprawne i skuteczne łączenie tych zasobów, tak aby dały one odpowiednie wyniki. Kontrola zasobów rzeczowych obejmuje zarządzanie zapasami (z punktu widzenia właściwej ich wysokości), kontrolę jakości (utrzymywanie na odpowiednim poziomie jakości produkcji) i kontrolę sprzętu (odpowiedni zakres wyposażenia w budynki, sprzęt biurowy itd.). Kontrola zasobów ludzkich obejmuje działania w zakresie doboru i obsady, szkolenie i rozwój kadr kierowniczych, ocenę wyników i poziom nagradzania. Kontrola zasobów informacyjnych obejmuje prognozowanie sprzedaży i marketingu, analizę otoczenia, public relations, układanie harmonogramów produkcji oraz prognozowanie ekonomiczne. Szczebel. Można również dokonać klasyfikacji kontroli na podstawie kryterium szczebla. Kontrola działalności operacyjnej koncentruje się na jednym lub kilku systemach operacyjnych organizacji. Jednym z typów kontroli operacji jest kontrola jakości. Kontrola organizacyjna zajmuje się ogólnym funkcjonowaniem organizacji. Kontrola strategiczna w szczególności próbuje stwierdzić, na ile skutecznie organizacja rozumie swoje otoczenie i dostosowuje się do niego. Formy kontroli organizacyjnej Organizacje stosują różne rodzaje kontroli swojego ogólnego projektu i systemów operacyjnych. Dwie dominujące formy kontroli to kontrola biurokratyczna i kontrola angażująca pracowników.Tylko w niewielu organizacjach system kontroli opiera się wyłącznie na jednej formie, natomiast przeważnie stosowane są obie, z wyraźną przewagą jednej lub drugiej. 6 Element Kontrola biurokratyczna Kontrola angażująca pracowników Cel podejścia do kontroli Podporządkowanie pracowników Zaangażowanie pracowników Stopień sformalizowania Ścisłe przepisy, formalne narzędzia kontroli, sztywna hierarchia Normy grupowe, kultura, samokontrola Projekt organizacji Wysmukła struktura Spłaszczona struktura System nagradzania Nastawiony na wyniki indywidualne Nastawiony na wyniki grupowe Współuczestnictwo Ograniczone i formalne Szerokie i nieformalne Kontrola biurokratyczna Kontrola biurokratyczna jest formą kontroli organizacyjnej odznaczającą się formalnymi rozwiązaniami strukturalnymi, będącymi dziełem specjalistów od kontroli zatrudnionych w aparacie zarządzającym.Celem kontroli biurokratycznej jest wymuszanie podporządkowania się pracowników Kontrola angażująca pracowników Kontrola angażująca pracowników jest podejściem do kontroli organizacyjnej opartym na nieformalnych i organicznych rozwiązaniach strukturalnych.Celem tego podejścia jest pozyskanie zaangażowania pracowników. Cechy skutecznych systemów kontroli Wiarygodne i skuteczne systemy kontroli mają pewne wspólne cechy. Znaczenie tych cech waha się w zależności od konkretnych okoliczności, jednakże w większości przypadków efektywność systemów kontroli zwiększa się wówczas, gdy w nich występują: 1. Ścisłość. Informacja musi być ścisła. Niedokładne dane systemu kontroli mogą spowodować podjęcie działań, które albo nie rozwiążą problemu, albo stworzą problem tam, gdzie go nie było 2. Aktualność. Informacja musi być zbierana, przekazywana i oceniona szybko, aby można było podjąć działania korygujące dostatecznie wcześnie. 3. Obiektywizm i zrozumiałość. Informacja powinna być zrozumiała i uważana za obiektywną przez tych, którzy z niej korzystają 4. Koncentracja na strategicznych punktach kontroli. System kontroli powinien koncentrować się na tych dziedzinach, w których: istnieje największe prawdopodobieństwo wystąpienia 7 odchyleń od norm; odchylenia te mogą wywołać najwięcej szkody; najskuteczniej można podejmować działania korygujące 5. Realizm ekonomiczny. Koszt wdrożenia systemu kontroli powinien być mniejszy od korzyści z niego płynących, a co najwyżej im równy 6. Realizm organizacyjny. System kontroli musi być zgodny z realiami organizacyjnymi. Na przykład pracownicy powinni dostrzegać związek między oczekiwaną od nich wydajnością a wynikającymi z tego nagrodami. 7. Koordynacja. Informację kontrolną trzeba koordynować z tokiem pracy w organizacji z dwóch powodów. Po pierwsze, każdy etap pracy może wpływać na powodzenie lub niepowodzenie całej operacji. Po drugie, informacja powinna docierać do wszystkich osób, którym jest potrzebna. 8. Elastyczność.Niemal we wszystkich organizacjach instrumenty kontrolne muszą być elastyczne, aby organizacje mogły szybko reagować na niekorzystne zmiany lub nowe możliwości. 9. Normatywność i operacyjność. Skuteczne systemy kontroli, w przypadku wykrycia odchylenia od normy, powinny wskazywać, jakie należy podjąć działania korygujące. Informacja docierająca do osoby odpowiedzialnej za podjęcie potrzebnych działań powinna mieć postać możliwą do wykorzystania w praktyce. 10 A.kceptacja przez członków organizacji. Aby system kontroli był przyjęty przez członków organizacji, kontrola musi wiązać się z ważnymi i akceptowanymi celami. Cele takie muszą odzwierciedlać język i czynności osób, do których się odnoszą Problemy przy ustanawianiu skutecznych systemów kontroli. 1.Zbyt wiele uwagi przypisuje się czynnikom łatwo mierzalnym, podczas gdy nie zwraca się dostatecznej uwagi na sprawy, które trudno jest mierzyć 2.Nadmiernie podkreśla się czynniki krótkookresowe kosztem długookresowych. 3.Brak dostosowania systemu kontroli do zmiany znaczenia w czasie różnych czynności i celów. Kontrola strategiczna Kontrola strategiczna ma na celu zapewnienie skutecznego dopasowania organizacji do otoczenia oraz jej postępu na drodze do realizacji celu strategicznego. Kontrolę strategiczną można zdefiniować jako zadanie polegające na ciągłym sprawdzaniu planów strategicznych i ich realizacji pod względem aktualności, aby zawczasu sygnalizować zagrożenia i konieczne zmiany kursu strategicznego. Typy kontroli strategicznej • strategiczny nadzór jako globalna funkcja podstawowa i towarzyszące mu funkcje specjalne tj.: • strategiczna kontrola realizacji i • strategiczna kontrola założeń.