Pobierz Logistyka dystrybucji - Notatki - Logistyka i więcej Notatki w PDF z Logistyka, infrastruktura logistyczna tylko na Docsity!
Logistyka dystrybucji
Obsługa klienta a logistyka dystrybucji
- Definicja obsługi klienta
- Elementy obsługi klienta 2.1 Czas 2.2 Niezawodność 2.3 Komunikacja 2.4 Wygoda
- Pomiar obsługi klienta
- Wdrażanie standardów obsługi klienta
- Obsługa klienta: podsumowanie
Rozważania na temat systemu logistyki dystrybucji nie będą pełne bez uwzględnienia obsługi klienta, ponieważ rzeczywiście stanowi ona zasadni czy napęd" łańcucha dostaw. Dysponowanie właściwym produktem, poja wiającym się we właściwym czasie, we właściwej ilości, bez strat lub uszkodzeń u właściwego klienta - to podstawowa zasada dzia-łalności sys temów logistycznych, podkreślająca znaczenie obsługi klienta.W ciągu ostatnich kilkunastu lat obsługa klienta stała się zagadnieniem budzącym coraz powszechniejszą uwagę. T.J. Peters i R.H. Waterman w swoim bestsellerze In Search of Excellence podkreślali wagę zbliżenia się do klienta" jako recepty na sukces w działalności gospodarczej. Owo zbliżenie do klienta" miało kilka znaczeń, jednakże bez wątpienia jednym z ważnych aspektów tej wytycznej było dysponowanie systemem logistycz nym, który byłby wystarczająco wrażliwy na zamówienia klientów i uwzględniałby ich potrzeby. Programy kompleksowego zarządzania jakością (TQM), są powiązane z obsługą klienta. W rzeczywistości, IBM kie ruje się mottem jakości kształtowanej i wymaganej przez rynek, które obejmuje nie tylko wysokiej jakości produkt, lecz również pakiet" usług dodatkowych ulepszających jego jakość (wspierają one sprzedaż produktu i przywiązują klientów do danej firmy). I w tym przypadku IBM docenia wagę logistyki w obsłudze klientów, uważając ją za dziedzinę, która może stworzyć dodatkową wartość dla tych klientów przez zmniejszenie kosztów ich współpracy z IBM.Innym aspektem obsługi klienta, który zasługuje na uwagę, jest coraz większa świadomość klientów na temat związku ceny z jakością oraz szczególnych potrzeb i oczekiwań dotyczących czasu i elastyczności. Lata 80 i 90 były okresem, w którym zwiększyła się świadomość szczególnych potrzeb konsumentów i obsługujących ich sieci dystrybucji. Obecnie konsu menci znacznie się różnią od niegdysiejszych. Żądają produktów spełniają- cych wysokie normy jakościowe i nie są już tak lojalni w stosunku do ma rek. Na ogół chcą kupić produkty po najniżej cenie, chcą być obsłużeni
bardzo dobrze i w dogodnym dla nich czasie. Firmy, które osiągnęły sukce sy w tej działalności, zastosowały koncepcje obsługi klienta akcentujące jej szybkość, elastyczność, dostosowanie do indywidualnych potrzeb nabyw ców oraz niezawodność.
- Definicja obsługi klienta
Każdy, kto kiedykolwiek podejmował wysiłek zdefiniowania obsługi klien ta, szybko zdawał sobie sprawę z trudności wyjaśnienia tego mglistego ter minu. Dlatego też zrozu-miale jest, że różni ludzie w różny sposób będą in terpretować obsługę klienta.Obsługę klienta możemy postrzegać jako coś, co firma dodatkowo, przy okazji zakupu, zapewnia nabywcom jej produktów lub usług. Z punktu wi dzenia marketingu istnieją trzy poziomy produktu: (1) korzyść lub usługa podstawowa, która stanowi cel zakupu nabywcy, (2) produkt rzeczywisty albo fizyczny lub usługa jako taka i (3) produkt rozszerzony, wzbogacony, który obejmuje korzyści wtórne w stosunku do produktu fizycznego naby-wanego przez klienta, ale stanowiące jego integralny ele ment. W tych samych kategoriach możemy rozpatrywać logistyczną obsługę klienta jako własność produktu rozszerzonego, będącą dodatkową wartością dla nabywcy. Inne przykłady produktu rozszerzonego obejmują instalację, gwarancje i obsługę posprzedażną.Kontynuując, firma może osiągnąć przewagę konkurencyjną i zapewnić wyższy poziom logistycznej obsługi klienta. A zatem, uznanie obsługi klienta za produkt", który może przynieść nabywcy znaczną wartość dodat kową, ma potencjalne zalety. Prawdą jest, iż obsługa klienta jest pojęciem daleko wykraczającym poza obszar logi-styki. Pracownicy działu obsługi klienta często wpływają pozostałe obszary firmy, próbując usatysfakcjonować klienta (pomagając mu lub świadcząc dla niego usługi). Przedstawimy teraz przykłady różnych sposobów obsługi klienta: dostosowanie procedur fakturowania do wymagań klienta; zapewnienie satysfakcjonujących warunków finansowych i kredyto wych; zagwarantowanie dostawy w ściśle określonym terminie; usługi szybkich i uprzejmych przedstawicieli handlowych; rozszerzenie możliwości sprzedaży komisowej; zapewnienie odpowiednich materiałów pomocniczych przedstawicielom handlowym; instalacja produktu; utrzymywanie wystarczających zapasów części zamiennych.
Przedstawiliśmy obsługę klienta z perspektywy logistycznego łańcucha dostaw. Jednakże, jak się przekonamy, obsługę klienta w firmie można
zdefiniować następująco: Obsługa klienta to proces zapewniania przewagi konkurencyjnej i two rzenia dodatko-wych korzyści przez łańcuchy dostaw w celu maksymali zacji wartości całkowitej dla ostatecznego klienta. Zagadnienie obsługi klienta ma wiele wymiarów i jest bardzo złożone. Firma musi w pełni kontrolować jej liczne elementy poprzez efektywne zarządzanie logistyczne. Wysoki po-ziom logistycznej obsługi klienta może się stać strategicznym sposobem wyróżnienia firmy wśród konkurentów.
- Elementy obsługi klienta
Obsługa klienta w zdecydowany sposób podnosi koszty logistyczne. Korzy ści ekono-miczne dla klienta płyną przede wszystkim z lepszej obsługi ofe rowanej przez dostawcę. Przykładowo, dostawca może zmniejszyć zapasy u klienta, wykorzystując transport lotni-czy zamiast drogowego. Krótszy czas przewozu samolotem wpływa na obniżenie kosztów utrzymywania za pasów, ponieważ pozwala skrócić cykl realizacji zamówień. Jednak kosz! tego transportu będzie wyższy niż koszt transportu drogowego. Kierownik ds. logistyki w firmie dostarczającej towar musi zatem porównać pożądany przez klienta wysoki poziom obsługi i korzyści, jakie dostawca może osią gnąć w wyniku zwiększenia sprzedaży, z kosztem zapewnienia takiego po ziomu obsługi. Kierownik ds. logistyki powinien zatem ustalić optymalne poziomy obsługi klienta, całkowitych kosztów logistycznych i łącznych ko rzyści,jakie może uzyskać. Obsługa klienta jest przedmiotem zainteresowania wielu obszarów funk cjonalnych firmy, jednakże z logistycznego punktu widzenia możemy ją rozpatrywać według czterech głównych elementów: czasu, niezawodności, komunikacji wygody
2.1 Czas
Jest to zazwyczaj z jednej strony czas realizacji zamówienia, zwłaszcza z punktu widzenia sprzedawcy, z drugiej strony, nabywca zwykle odnosi ten czas do czasu dostawy albo cyklu uzupełniania zapasów. Niezależnie od punktu widzenia i przyjętych kierunków na czynnik czasu wpływa kilka podstawowych elementów lub zmiennych.Obecnie wzorową działalność logistyczną cechuje wysoki poziom stero wania większością, jeśli nie wszystkimi, podstawowych elementów składa jących się na cykl realizacji zamówień, łącznie z opracowywaniem zamó wień oraz przygotowywaniem i wysyłką za-mówionych towarów. Sprzedaw cy zdołali podwyższyć poziom obsługi klientów, zarządzając efektywnie opisanymi czynnościami. Dzięki temu osiągnięto akceptowaną długość i re-gularność cyklów realizacji. Przekazywanie zamówienia. Czas przekazania zamó wienia to czas, w jakim to zamówienie pokonuje drogę do sprzedawcy. Przekazanie
zamówienia może trwać od kilku minut, w przypadku złożenia go telefonicznie, do kilku dni w przypadku przesłania go pocztą. Wprowa dzenie przez sprzedawcę szybszej metody przekazywania zamówień skraca czas ich realizacji, ale może się też wiązać z wyższymi kosztami. Zastosowanie komputerów zrewolucjonizowało proces przekazywania zamówień. Połączenie nabywców i sprzedawców siecią komputerową po zwala nabywcy załogować się w komputerze sprzedawcy. Dzięki systemowi online nabywca może natychmiast uzyskać in-formacje o dostępności pro duktu i prawdopodobnej dacie wysyłki. Następnie wybiera od-powiednie po zycje i drogą elektroniczną przekazuje sprzedawcy zamówienie do dalszego opracowania. Metoda EDI jest coraz popularniejsza wśród nabywców i sprzedawców. Opracowywanie zamówienia. Sprzedawca potrzebuje czasu na opracowanie zamówienia złożonego przez klienta i przygotowanie wymienionych w nim towarów do wysyłki. Działania te zwykle obejmują sprawdzenie zdolności kredytowej klienta, przekazanie informacji do działu sprzedaży, przekazanie zamówienia do działu zajmującego się gospodarką zapasami i przygotowanie dokumentów wysyłkowych. Wiele z tych czynno ści może być realizowanych równocześnie dzięki efektywnemu wykorzystaniu urządzeń do elektronicznego przetwarzania danych. Suma oszczędności sprzedawcy na kosztach operacyjnych często z nadwyżką rekompensuje na kłady, jakie musiał on ponieść przy wdra-żaniu nowoczesnej technologii opracowywania zamówień, zwłaszcza ostatnio, kiedy nastąpił znaczny spa dek cen sprzętu i oprogramowania komputerowego. Przygotowanie zamówionych towarów do wysyłki. Czas przygotowania zamówionych towarów obejmuje wybranie pozycji zgodnie z zamówieniem" oraz zapakowanie ich w celu wysyłki. Typ wykorzystywanego przez firmę systemu manipulacji materiałami w różny sposób wpływa na realizację zamówień i przygotowywanie wymie nionych w nich towarów. Stopień zaawansowania tych systemów może być przy tym bardzo zróżnicowany - począwszy od prostego systemu opartego na pracy ręcznej, a na systemie wysoce zautomatyzowanym skończywszy. W konsekwencji czas przygotowania zamówionych towarów może wykazy wać znaczne odchylenia. Zadaniem kierownika ds. logistyki jest zatem uwzględnienie kosztów i korzyści różnych rozwiązań.Wysyłanie zamówionych towarów. Czas wysyłki zamó wionych towarów trwa od momentu załadowania przez sprzedawcę zamó wionych towarów na pojazd transportowy do momentu ich przyjęcia i roz ładowania przez nabywcę. Pomiar i kontrola tego czasu mogą być trudne, w przypadku gdy sprzedawca korzysta z wynajętego środka transportu. Aby skrócić czas przewozu ładunków takim środkiem
Dostawa zawierająca towary uszkodzone wpływa na centra kosztów klienta
- zapasy, produkcję i marketing. Przyjęcie dostawy z uszkodzonymi towarami uniemożliwia klientowi ich odsprzedanie lub zużycie do produkcji. Może to zwiększyć koszty wy czerpania zapasów w postaci utra- conych zysków lub produkcji. Aby za bezpieczyć się przed takimi sytuacjami, klient musi podnieść poziom swo ich zapasów. Tak, więc niepewne dostawy zmuszają nabywcę do ponoszenia wyższych kosztów utrzymywania zapasów albo narażają go na utratę zy sków lub zmniejszają produkcję już zaplanowaną. Sytuacji takiej nie zaak ceptuje firma, która jest zainteresowana minimalizacją lub eliminacją zapa sów poprzez wdrożenie systemu just-in-time.Poza wymienionymi kosztami, którymi można obciążyć klienta, niere gularne dostawy mogą dla niego oznaczać konieczność ponoszenia kosztów zgłoszenia reklamacji u prze-woźnika lub kosztów zwrotu uszkodzonego produktu do sprzedawcy w celu naprawy lub zwrotu pieniędzy. Sprzedawca będzie prawdopodobnie świadomy konieczności pono szenia tych dwóch rodzajów kosztów, gdyż jest bezpośrednio lub pośrednio zaangażowany we wszystkie niezbędne działania korygujące. Właściwie zrealizowane zamówienia. Na niezawodność czasu dostawy wpływa również poprawność realizacji zamówień. Klient, który niecierpli wie oczekuje pilnie potrzebnej przesyłki, może stwierdzić przy jej odbio rze, że sprzedawca popełnił błąd przy realizacji jego zamówienia. To nara ża go na straty sprzedaży lub produkcji. Niewłaściwie zrealizowane zamó wienie zmusza nabywcę do ponowienia zamówienia, oczywiście pod wa-runkiem, że nie zrezygnuje z tego dostawcy. Jeżeli klientowi będącemu pośrednikiem w kanale marketingowym wyczerpią się zapasy, to koszty z tym związane (utracona sprze-daż) bezpośrednio odczuje również sam sprzedawca.
2.3 Komunikacja
Dwie najważniejsze czynności logistyczne w realizacji zamówienia to prze kazywanie in-formacji o zamówieniu klienta do działu realizacji zamówień i faktyczny proces pobierania z magazynu zamówionych produktów. Zasto sowanie elektronicznej wymiany danych na etapie zbierania informacji dotyczących zamówienia może ograniczyć błędy w trakcie przekazywania stosownych informacji z działu, który przyjął zamówienie do magazy nu. Sprzedawca powinien uprościć identyfikację produktu, np. stosując kody kreskowe, w celu zmniejszenia błędów w trakcie kompletowania za mówienia.Elektroniczna wymiana danych (EDI) nie tylko zmniejsza liczbę błędów w trakcie reali-zacji zamówień, lecz również przyspiesza obieg zapasów w rurociągu logistycznym.
Połączenie metody EDI z wykorzystaniem ko dów kreskowych może poprawić poziom obsługi oferowanej przez sprze dawcę i doprowadzić do obniżki kosztów. W rzeczywistości połą-czenie tych rozwiązań powinno pomóc sprzedawcy w efektywniejszej realizacji więk szości funkcji logistycznych.Utrzymywanie kontaktu z klientem jest tak samo ważne, jak elektroniczna wymiana aktualnych danych. Komunikacja z klientami ma bardzo duże znaczenie w monitorowaniu niezawodności obsługi klienta. Kanał komuni kacyjny powinien być ciągle otwarty i łatwo dostępny dla wszystkich klien tów, ponieważ ułatwia on sprzedawcy spełnianie rygorystycznych wyma gań, jakie nakłada na niego klient. Bez utrzymywania kontaktu z klientem kierownik ds. logistyki nie jest w stanie zapewnić możliwie najsprawniej szej i efektywnej obsługi; innymi słowy, będzie przypominać gracza, który wyszedł na boisko, nie znając reguł gry. Komunikacja musi się jednak odbywać w obu kierunkach. Sprzedawca powinien prze-kazywać klientowi szczególnie ważne informacje dotyczące obsługi logistycznej. Przykła-dowo, rzetelny dostawca powinien poinformo wać nabywcę o możliwym obniżeniu poziomu obsługi, tak by mógł on przedsięwziąć niezbędne działania korygujące.Ponadto wielu klientów wymaga informacji o logistycznym statusie do staw często pytają np. o datę dostawy, przewoźnika czy trasę. Klienci, którzy potrzebują tych infor- macji do planowania swojej działalności opera cyjnej, oczekują odpowiedzi na nie od kie-rownika ds. logistyki.
2.4 Wygoda
Wygoda w inny sposób podkreśla, że poziomy obsługi logistycznej powinny być różne. Z punktu widzenia operacyjnej działalności logistycznej idealna byłaby sytuacja, gdyby jeden lub kilka standardowych poziomów obsługi można było zastosować do wszystkich klientów. W takim przypadku wystą piłaby jednorodność potrzeb logistycznych wszystkich klientów. Jednakże w rzeczywistości sytuacja wygląda inaczej. Przykładowo, jeden klient może wymagać od sprzedawcy przysłania wszystkich dostaw na paletach trans portem kolejowym; inny może dopuszczać wyłącznie dostawy transportem drogo-wym, bez użycia palet; a jeszcze inni mogą oczekiwać dostaw w ściśle określonych ter-minach. A zatem, logistyczne potrzeby klientów różnią się pod względem wymaganych opakowań, środków transportu, przewoźników oraz tras i terminów dostawy. Wygoda jest ściśle związana ze zróżnicowanymi wymaganiami klientów. Sprzedawca może zwykle sklasyfikować wymagania klientów według takich czynników, jak znaczenie klientów, segment rynku i kupowane przez nich produkty. Taka klasyfikacja albo segmentacja rynku umożliwia kierow nikowi ds. logistyki uwzględnienie potrzeb danego klienta w zakresie obsłu gi i podjęcie próby możliwie jak najefektywniejszego ich za-spokojenia.
Zdolność systemu do reagowania na specjalne i/lub nieocze kiwane potrzeby klienta. Obejmuje ona gotowość dostaw czą i zdolność do substytucji.Czas reakcji na spe cjalne wymaga nia klienta System informacji dystrybucji Zdolność systemu informacyjnego firmy do udzielania szyb kiej i dokładnej informacji klientom, zgodnie z ich wyma ganiami. Szybkość, do-kład ność i szczegóło wość informacjiBiedy w funk-cjono waniu systemu dystry-bucji Sprawność procedur i czas potrzebny na usu-nięcie skutków pomyłek w dystrybucji (np. po-myłki w fakturach, wysył kach, uszkodzenia, re-klamacje). Wymagany czas re akcji na błędy i czas na ich usu wanieSerwis posprze-dażnySprawność obsługi posprzedażnej, łącznie z udzielaniem in formacji technicznych, zaopatrze-niem klienta w części za mienne lub ewentualne modyfikacje sprzętu. Czas reakcji, jakość reakcji Źródło:B.J. LaLonde, Customer Service, The Distribution Handbook, The Free Press, New York 1985 Obsługa klienta w łańcuchu dostaw oznacza znacznie bardziej rygory styczne standardy wykonania. Mierniki wykonania są formułowane z punk tu widzenia klienta: zamówienia otrzymane punktualnie (terminowo), zamówienia zrealizowane kompletnie, zamówienia otrzymane bez uszkodzeń, zamówienia dokładnie zrealizowane. zamówienia dokładnie zafakturowane. Jeżeli sprzedawca interesuje się obsługą klienta tylko do momentu wy słania dostawy, jak to sugerują tradycyjne mierniki, może to nie wystarczyć do usatysfakcjonowania na-bywcy. Sprzedawca może jednak o tym nie wie dzieć, ze względu na to, że ewentualny problem pojawia się dopiero w trakcie dostarczania zamówionych produktów. Co więcej, sprzedawca posługu jący się takimi tradycyjnymi miernikami nie będzie miał żadnej pod-stawy do oceny zakresu i znaczenia problemu. Obecne podejście, nakazujące kon-centrowanie uwagi na pomiarze wykonania obsługi klienta w trakcie do starczania wysyłki, nie tylko zapewnia niezbędne dane do oceny, lecz rów nież, co ważniejsze, stosunkowo wcześnie sygnalizuje o pojawiających się problemach. Przykładowo, jeżeli firma ustaliła standard terminowości dosta wy na poziomie 98%, a w danym miesiącu spadł on do 95%, to po zbadaniu problemu może się okazać, że przewoźnik nie przestrzega narzuconych mu instrukcji albo, że to nabywca ponosi winę za nieprzygotowanie się do przy jęcia dostawy. Odsetek dostaw realizowanych terminowo jest obecnie traktowany coraz bardziej ry-gorystycznie, ponieważ nabywcy często umawiają się na konkret ne terminy dostaw z magazynów i/lub punktów dystrybucji. Programy JIT realizowane we współczesnych fir-mach również narzucają niewielką tolerancję co do czasu dostaw. Podsumowując, można
powiedzieć, że terminowa realizacja dostaw jest obecnie znacznie trudniejsza, a skala tych trudności będzie jeszcze większa. Inny aspekt łańcucha dostaw to stosowanie wielu standardów obsługi klienta równo-cześnie, co znacznie utrudnia osiągnięcie wyższego poziomu tej obsługi. Załóżmy np., że firma korzysta tylko z jednego z następujących standardów: 95% zamówień dostarczonych terminowo, 93% zamówień zrealizowanych kompletnie, 97% zamówień dostarczonych w stanie nieuszkodzonym. Wykonanie jednego z tych standardów - np. 95% zamówień zrealizo wanych terminowo - jest ryzykowne, ale możliwe dzięki skoncentrowaniu się na czynnościach niezbędnych do jego osiągnięcia. Jednakże próba rów noczesnego dotrzymania wszystkich trzech standardów na poziomie 95% dla każdego zamówienia może być już znacznie trudniejsza. Przykładowo, nawet gdyby firma zrealizowała wszystkie trzy standardy, każdy na wska-zanym poziomie, mogłaby stwierdzić, że całkowity poziom zapewnionej przez nią obsługi klienta wynosi 72% lub mniej, ponieważ w tym samym czasie mogły wystąpić trudności w realizacji pojedynczego zamówienia. Innymi słowy, zamówienie mogłoby być zrealizowane w terminie i bez uszkodzeń, ale jednocześnie niekompletnie, ponieważ wyczerpałyby się za pasy potrzebnych produktów w magazynie. W konsekwencji nie będzie to zamówienie zrealizowane w sposób doskonały. Doskonałe zrealizowanie zamówienia na poziomie 95% wykonania trzech lub więcej standardów wskazuje skalę wymagań stawianych współczesnym łańcuchom dostaw.4. Wdrażanie standardów obsługi klientaW tej części rozdziału zwrócimy uwagę na kluczowe czynniki pomyślnego opracowania i wdrożenia standardów obsługi klienta. Po pierwsze, należy unikać wdrażania łatwych do osiągnięcia standar dów wykonania; takie standardy mogą być bowiem zbyt niskie, aby zapew nić poziom obsługi satysfakcjo-nujący klientów firmy. Chociaż ustalenie za dowalającego standardu i przestrzeganie go powinno pomóc firmie w wy różnieniu swojej oferty wśród konkurentów, to jednak jego niski poziom stanie się źródłem przewagi konkurencyjnej firmy.Po drugie, niektóre współczesne filozofie zarządzania - jak np. metoda zapewniania jakości Deminga - stawiają pod znakiem zapytania ustalenie akceptowanego poziomu jakości na pozio mie niższym niż 100%. Nie oznacza to, że firma może zawsze wykonać usłu-gę w 100%. Mówiąc o 100-procentowej jakości, mamy na myśli bar dziej postawę, jakiej się oczekuje od firmy, niż konkretny miernik. Jednak z praktycznego punktu widzenia ustalenie akceptowanego poziomu jakości poniżej 100% będzie, ogólnie biorąc, raczej hamować, niż pobudzać dążenie firmy do osiągnięcia lepszych wyników.Po trzecie, firma powinna opracować politykę i standardy obsługi klienta, konsultując się z klientami. Natomiast po wdrożeniu tych standardów, należy formalnie powiadomić o nich klientów.
