Mapowanie procesu – wszystko co musisz wiedzieć, Publikacje z Moda

Pobierz Mapowanie procesu – wszystko co musisz wiedzieć i więcej Publikacje w PDF z Moda tylko na Docsity!

Co to jest mapowanie procesu?

Mapowanie procesu to graficzne przedstawienie danych operacji, zależności w organizacji pomiędzy działami oraz odpowiedzialności za dany krok. Co istotne mapowanie procesu zawiera również wszystkie niezbędne procedury, instrukcje dokumentacje do sprawnego przeprowadzenia operacji. Mapowanie procesu powinno być transparentne, przedstawiające sytuację, proces takim jakim jest w rzeczywistości i kto naprawdę odpowiada za dane kroki. Powinien być to punkt wyjścia do dalszych udoskonaleń czy modelowania procesów. Istnieje kilka metod przedstawiania procesów od diagramu procesu, poprzez diagram przepływu a kończąc na VSM. Moim zdaniem duża organizacja nie osiągnie maksimum potencjału, bez jasno określonych i przedstawionych procesów.

Kto w ogóle wymyślił mapowanie procesu?

Państwo Frank i Lilian Gilbreth opatentowali w 1921 roku w ASME diagram przebiegu procesu tzw. flow chart. Pomimo prostoty i praktyczności nikt nie używał tego systemu, aż do 1947 roku. Ciężko mi powiedzieć dlaczego, ale może po prostu – jak wiele innowacji – potrzebny był odpowiedni czas i miejsce. Na szczęście przedsiębiorstwa w końcu “dorosły” do mapowania procesu i tak od 1947 roku flow chart dostępny jest praktycznie wszędzie. Rozprzestrzenienie się tego systemu zawdzięczamy w dużej mierze Deming’owi oraz inżynierom Toyoty, których szkolił. Jak chyba dobrze wiecie, diagram procesu jest jednym z 7 złotych narzędzi jakości Kaouru Ishikawy.

Dlaczego robi się mapowanie procesu?

Powodów jest bez liku i zależą one od kontekstu organizacji oraz sytuacji. Jeżeli firma dopiero rozpoczyna działalność lub jeżeli w organizacji tworzony jest nowy dział, nowy projekt, wymaga to mapowania najważniejszych procesów. Dlaczego? Po to właśnie, aby cała organizacja zrozumiała jak poruszać się nowej “branży” firmy. Mapowanie procesu to również świetna forma komunikacji dla nowo przybyłych pracowników. Zamiast poświęcać wyszkolonego pracownika do uczenia procesów naszego uroczego “świeżaka”, to przedstawiasz mu mapy najważniejszych procesów. Jeżeli nowoprzybyły pracownik jest w stanie zrozumieć i postępować według określonego procesu, to możesz być pewny, że aktualni pracownicy będą postępować tak samo. Chce przez to powiedzieć, że mapa procesu to swoistego rodzaju standard. A przecież o standaryzacje w produkcji, usługach chodzi nam najbardziej! Dlaczego? Ponieważ standard niweluje “wolną amerykankę”, “inwencję twórczą”, a co za tym idzie możliwość popełnienia błędu. Pojawia się duży problem jakościowy, produkcyjny? Nie obejdzie się bez dokładnego mapowania procesu (o ile on już nie istnieje) i sprawdzenia, która operacja potencjalnie nam “bruździ”. Usprawnienia? Bardzo proszę. Rysujemy proces aktualny, w zasadzie mapę procesu, a następnie tworzymy mapę procesu idealnego. Co za tym idzie, określamy dokładnie akcje, które należy podjąć, aby proces idealny osiągnąć. Niektórzy klienci, organizacje zewnętrzne lub systemy zewnętrzne wymagają utrzymywania niektórych procesów w formie graficznej. W mojej branży często FAA (amerykański urząd lotnictwa) prosi o zmapowane procesy wdrożonych akcji korygujących. Co moim zdaniem również ważne, mapy procesów są podstawą do przeprowadzania audytów. Jeżeli nie chcesz mieć zbędnych dyskusji z

Poniżej pokażę Wam również inne praktyczne rodzaje. Zacznijmy jednak od flowchartu.

Diagram procesu

Graficzne przedstawienie kolejnych kroków procesu, według ustalonych schematów blokowych. Proces przebiega od góry do dołu (zasada top- down), na górze mamy oczywiście start, na dole koniec procesu. Diagram procesu może rozgałęziać się na boki, ze względu na kroki decyzyjne. W diagramie może dochodzić również, do powrotu do poprzednich kroków procesu. Więcej o diagramie napisałem TUTAJ Poniżej przykład mapowania procesu według flowchart.

Diagram przepływu (Swimlane diagram)

Szczerze nie wiem, czy to dobrze przetłumaczyłem, ale nie o tłumaczenie tutaj do końca chodzi. Jeżeli pracujecie w korporacji międzynarodowej, możecie używać zwrotu Swimlane diagram, tak jest i pozostałe angielskie zwroty 😀 (ASAP, feedback, quality escape itp. 😉 ). Istotą tego zagadnienia jest poznanie samego narzędzia. W przypadku swimlane diagram mamy do czynienia zazwyczaj z mapowanie procesu od lewej strony do prawej. Możecie czasem spotkać diagramy przedstawione graficznie top-down. Przykłady znajdziecie na końcu. Ciekawym zagadnieniem jest jasne określenie odpowiedzialności w tej metodzie mapowania. Jeżeli dana operacja ma być wykonywana przez dany dział, osobę, to występują ona w jej alei płynięcia (swimlane). Więcej pokaże Wam poniższy przykład.

W trakcie dyskusji w naszej zamkniętej grupie Mariusz Ros podał świetny framework do robienia VSM, pod którym podpisuje się obiema rękami :). Może Wam się to przydać. Poniżej proces.

1. Zebranie zespołu
2. Przydzielenie obszarów mapowania
3. Zebranie danych
4. Złożenie mapy
5. Analiza bottleneck (wąskie gardła)
6. Spotkanie ze sponsorem-przedstawienie problemów
7. Wybór programów VSM do doskonalenia
8. Powołanie liderów programów VSM
9. Spotkanie zespołów
   10. Prezentacje wyników co 2 tygodnie dla Managementu.

Diagram stanów i diagram przepływu danych

Wrzucam bardziej jako ciekawostka, możecie zabłysnąć w pracy. Gdy ktoś Was poprosi o mapowanie procesu, możecie odpowiedzieć: “Oczywiście, jaką metodę preferujesz? Diagram procesu, swimlane diagram, VSM, diagram stanów czy przepływu danych?”. Mina odbiorcy wiadomości będzie zapewne bezcenna ;-). Dwa wyżej wymieniony diagramy stosuje się w programowaniu i branży IT. Diagram stanów pokazuje możliwe stany obiektów np. drzwi mogą być otwarte lub zamknięte, w zależności od wcześniejszej zmiennej. Diagram przepływu danych, pokazuje jakie dany i gdzie wykorzystywane są w kolejnych funkcjach czy magazynach danych programu. Poniżej przykłady.

Mapowanie procesu jak zrobić to dobrze?

Jeżeli jesteś w tym miejscu wpisu, to masz już teoretyczną wiedzę z zakresu mapowania procesu. Czy jesteś w stanie przeprowadzić tą operację w pracy? Pewnie tak, ale popełnisz przy tym sporo błędów. Pomogę Ci ich uniknąć, jeżeli tylko zastosujesz poniższe zasady. Po pierwsze wybierz metodę mapowania procesu. Za pewne wybierzesz flowchart, jest on najpowszechniejszy w firmach produkcyjnych. Nie mniej jednak nie zamykaj się na inne metody, swimlane jest również interesujący. Następnie przejdź do określenia zakresu procesu. Musisz jasno wyznaczyć punkt startu i zakończenia oraz jego szczegółowość. Jest to bardzo ważne, aby nie stworzyć “potwora”, po którym poruszanie się, dla laika, będzie utrudnione.

Przejdź do mapowania procesu, ustalając kolejne kroki, bazując na informacjach od osób w zaangażowanych w proces. Gdzie to możliwe umieszczaj informacje jakie zasoby potrzebne są do wykonania danego kroku procesu (np. checklista, plan kontroli , instrukcja stanowiskowa itp.). Warto zaznaczyć, czy istnieje jakiś output z procesu np. dokumentacja. Pamiętaj również, aby przypisać odpowiedzialności do danych kroków procesu. Jeżeli w danym procesie bierze udział wiele działów, możesz spodziewać się różnych interpretacji. Niech nie zdziwi Cię fakt, że nikt nie będzie poczuwał się do odpowiedzialności za dany krok. Celem mapowania procesu jest przypisanie tej odpowiedzialności i udokumentowanie tej decyzji. Nie bój się tworzyć kroków decyzyjnych. Jeżeli proces zależny jest od zmiennych, umieść to przy mapowaniu procesu. Pamiętaj tylko, aby każdą ze ścieżek zakończyć i nie pozostawiać jej pustej. Wszystkie drogi powinny dojść do jednego miejsca – KONIEC lub zrobić pętle do poprzednich kroków. Nie ma innej opcji.

Mapowanie procesu – check!

Jeżeli już zakończyłaś/eś graficzne przedstawienie procesu, to jeszcze nie koniec mapowania. Przeglądnij zapisy, ścieżki, kroki wyborów czy są ok. Przeanalizuj jeszcze raz odpowiedzialności. Na tym etapie nie wprowadzaj usprawnień, pomimo tego, że widzisz nonsensowne kroki, zrobimy to później. Dobrym pomysłem jest przeglądnięcie po raz kolejny mapy procesu po np. 24 godzinach. Przez ten czas mogą pojawić się nowe istotne informacji lub rozwiać te, które były sporne w trakcie mapowania.

Mapowanie procesu – PDCA

Chce Wam jeszcze bardziej wyjaśnić jak zrobić dobre mapowanie procesu, więc pozwoliłem sobie je rozpisać według znanego cyklu Deminga PDCA.

1. Plan: o Zdefiniuj zakres procesu o Zdefiniuj szczegółowość procesu o Określ cel procesu za pomocą SMART

o Zdefiniuj potencjalne KPI, jeżeli nie istnieją o Określ osobę odpowiedzialną za proces o Wybierz metodę mapowania (flowchart, swimlane, VSM itp.) o Zorganizuj zespół (uwzględnij osoby pracujące z procesem) o Przygotuj arkusz papieru A3 lub większy o Przygotuj sprzęt do pisania

2. Do: o Rozpocznij spotkanie z grupą o Przedstaw ustalone dane (cel, zakres, kpi, metodę itd.) o Powiedz na czym polega metoda, którą wybrałeś/aś (nie każdy ją zna) o Angażuj zespół do przedstawiania kolejnych kroków procesu, nie ma głupich uwag. o Pamiętaj, że mapujesz aktualny stan i proces, nie jest to miejsce na usprawnienia, nawet gdy kroki wydają się bez sensu o Opisuj w najprostszy sposób kroki procesu o Uwzględnij odpowiedzialność za dany krok (dział, stanowisko itp.) o Przypis dokumenty, dane, które wykorzystywane są w danym kroku (np. instrukcja stanowiskowa, plan kontroli itp.) o Dopisz output z danego kroku jeżeli istnieje (np. zapis kontroli, utworzenie certyfikatu itp.)
3. Check: o Sprawdź poprawność wprowadzonych danych o Zweryfikuj czy wszystkie ścieżki mają zakończenie o Zweryfikuj logiczność przy blokach decyzyjnych

DRAW.IO

Z darmowych programów mogę polecić DRAW.IO. Jest to aplikacja działająca on-line w oknie przeglądarki. Jest intuicyjna i pozwala tworzyć przeróżne schematy blokowe m.in wszystkie rodzaje map procesów, które tutaj wymieniłem. Co ciekawe aplikacja posiada również wzory np. Diagramu Ishikawy.

LucidChart

Kolejny pół-darmowy program wart uwagi to LucidChart. Program ten jest darmowy, gdy nasze procesy nie będę mieć więcej niż 60 kroków… Wydaje mi się, że może być ciężko :). Nie mniej jednak opłata w systemie SAS nie jest zbyt wysoka, to ok 5 $ na miesiąc. Program jest o tyle ciekawy, że działa na zasadzie drag and drop i jest mocno intuicyjny.

Mapowanie procesu i co dalej?

W pierwszej kolejności mapę procesu należy zatwierdzić i zwolnić do “publicznego” użytku, informując o tym wszystkich zainteresowanych. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiego, nawet 15 minutowego spotkania i przekazanie informacji o procesie oraz tym, gdzie można znaleźć dokument z mapą procesu. Ale to nie wszystko, bo kto się nie rozwija, ten się cofa ;-). Gdy proces jest już zmapowany, masz idealną sytuację wyjściową do zlokalizowania MUDA, czyli strat i szukania usprawnień. Świadome organizacje powinny działać w ten właśnie sposób. Masz punkt wyjścia i

Mapowanie procesu przydatne linki

Zebrałem dla Was również przydatne strony, które pomogą Wam zrobić dobre mapowanie procesu

1. Flowchart symbols defined – wszystkie symbole do mapowania procesu za pomocą flowchart i swimlane.
2. Swimlane diagram – przykłady
3. Flowchart diagram – przykłady
4. Value Steam Mapping – przykłady
5. Process mapping tutorial – 30 minutowe wideo z instrukcją przeprowadzania mapowania

Podsumowanie

Chyba wszystko co powinno, zostało już napisane. Życzę Wam powodzenia i cierpliwości przy mapowaniu procesu. Udokumentowane, ustandaryzowane operacje w organizacji to tylko ułatwienie pracy i przede wszystkim komunikacji dla wszystkich. Jeżeli masz uwagi lub artykuł Ci się spodobał, to zostaw komentarz. Udostępnianie go w mediach społecznościowych również jest mile widziane, może zobaczy go ktoś, kto potrzebuje tej wiedzy.