Pobierz Metody i techniki manadżerskie i więcej Notatki w PDF z Ekonomia tylko na Docsity!
Metody i techniki menadżerskie Katarzyna Szara Zajęcia 1 Przedsiębiorca, kierownik, menedżer Kierownik osoba zarządzająca zasobami ludzkimi innymi zasobami organizacji Osoba odpowiedzialna za pokierowanie działaniami prowadzącymi do osiągnięcia celów organizacji Zwierzchnik lub podmiot kierującym danym zespołem ludzkim, będącym organizacją formalną Kierownik to osoba kierująca pracą innych ludzi w ramach ustalonej struktury w danej organizacji Menedżer to członek naczelnego kierownictwa odpowiedzialnego za ogólne zarządzanie organizacja; ustala politykę operacyjna i steruje wzajemnymi oddziaływaniami organizacji i jej otoczenia Osoba zatrudniona na stanowisku kierowniczym posiadającą wiedze i umiejętności niezbędne do kierowania ludźmi i zarządzania organizacjami w warunkach niepewności i stałej zmienności otoczenia, w którym te organizacje działają Menedżerem jest każdy kreatywny i samodzielny kierownik, w którego pracy przeważają czynności związane z zarządzaniem i który potrafi zarządzać powierzoną sobie organizacją lub jej częścią profesjonalnie, skutecznie, efektywnie i etycznie. Rodzaje menadżerów Zestaw cech przywódczych można określić poprzez model „Wielkiej Piątki”
Ekstrawersja Ugodowość Sumienność Stabilność emocjonalna Otwartość na doświadczenia Role pełnione przez menedżerów według H. Mintzberga Cechy menadżerów teraźniejszości i przyszłości Tradycyjny menedżer Nowy menedżer Postrzega siebie jako szefa Postrzeganie jako sponsora, przywódcę Hierarchia służbowa Współpraca z pracownikami Działania w ramach struktury organizacji Zmiany struktury organizacyjnej Samodzielnie podejmuje decyzje Podejmowanie decyzji wspólnie Nie przekazuje informacji Przekaz informacji Wyspecjalizowanie Wszechstronność Zwraca uwagę na czas wykonania zadań Wymaga efektów Porównanie zadań menadżerów przeszłości i przyszłości PRZESZŁOŚĆ PRZYSZŁOŚĆ Strategia wzrostu sprzedaży i krótkookresowego zysku Strategia wzrostu wartości dla akcjonariuszy Orientacja na produkt Orientacja na klienta Udział w rynku Udział w migracji wartości Mierniki oparte na zysku Mierniki oparte na wartości dodanej i przypływach gotówki
Komunikowanie to akt, który jest środkiem, przez który są wyrażane normy grupowe, sprawowana kontrola społeczna, przydzielane role, osiągana koordynacja wysiłków. Komunikowanie jest procesem porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami, ideami. Proces ten odbywa się na różnych poziomach, przy użyciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki. Cechy komunikowania Komunikowanie jest procesem społecznym Komunikowanie zachodzi w określonym kontekście społecznym Komunikowanie jest procesem kreatywnym Komunikowanie ma charakter dynamiczny Komunikowanie jest procesem symbolicznym Komunikowanie jest procesem interakcyjny Komunikowanie jest zasadniczo celowe i świadome Komunikowanie jest nieuchronne Komunikowanie jest procesem złożonym Komunikowanie jest procesem nieodwracalnym Elementy procesu komunikowania Kontekst Odbiorca Nadawca Komunikat Kanał komunikacyjny Szumy Sprzężenie zwrotne Komunikacja interpersonalna Komunikacja werbalna Komunikacja niewerbalna Formy komunikacji werbalnej: komunikacja ustna wzmocniona przez środki przekazu niewerbalnego ma znacznie, większe możliwości ekspresji uczuć i myśli, komunikacja pisemna komunikacja interpersonalna: list klasyczny, e-mail, fax., komunikacja instytucjonalna, publiczna, polityczna: oficjalne pisma, polecenie, rozkaz, instrukcja działania, akt prawny, rozporządzenie, decyzje komunikacja masowa: media drukowane, Internet.
Komunikacja niewerbalna może wyrażać siępoprzez:
- Sposób, w jaki tworzymy otoczenie fizyczne, w którym pracujemy i mieszkamy
- Sposób, w jaki: siedzimy, stoimy, chodzimy, kontaktujemy się wzrokowo
- Nasze otoczenie: dom, pracę, samochód, rodzinę, przyjaciół
- Ton głosu
- Nasz wygląd: twarz, włosy, ciało, odzież i jej kolor, kobiecość
- Wzdychanie, płacz, marszczenie brwi, uśmiechanie się, śmiech, błaznowanie
- Gesty i odległość w jakiej stoimy od kogoś Potęga komunikacji niewerbalnej:
- Znaczenie komunikacji niewerbalnej
- Strategiczne posunięcie
- Wygląd zewnętrzny
- Odczytywanie sygnałów niewerbalnych
- Spójność Znaczenie komunikacji w przedsiębiorstwie? Nieefektywna komunikacja STYLE KOMUNIKACJI - KLUCZ DO ZROZUMIENIA INNYCH - 4 podstawowe style komunikacji: ANALITYK Przywiązuje dużą wagę do faktów, poszukuje danych liczbowych, szczegółowych Informacji, przesłanek. Jego działanie jest analityczne, metodyczne i uporządkowane. Zwykle podchodzi do problemu w sposób usystematyzowany, jest dobrze zorganizowany we Wszystkim co robi. Czasami może być postrzegany przez innych jako zbyt ostrożny, zbytnio ustrukturalizowany i działający wg wiedzy książkowej. Analizuje dane odnoszące się do przeszłości, rozważa sytuację obecną i na podstawie tego planuje fakty. AFILIATOR Przywiązuje dużą wagę do relacji międzyludzkich, jest zainteresowany wzajemnymi oddziaływaniami ludzi, ich uczuciami i jednoczeniem się z innymi. Często opisywany jako osoba ciepła, wrażliwa na uczucia innych, spostrzegawcza, potrafiąca ocenić sytuacje w kategoriach zaangażowanych w nie emocji ludzkich. Jest uważany za lojalnego pomocnego przyjaciela, choć czasami może być postrzegany jako zbyt emocjonalny! ulegający zbytnio wpływom innych. Często tworzy odniesienia do przeszłych wydarzeni swoich relacji z innymi w danym okresie czasu. Jest nastawiony (zorientowany) na przeszłość. KONCEPTUALISTA
to stymulowanie zdrowej rywalizacji i poznawanie umiejętności swoich kolegów i koleżanek. Proces zbierania właściwych osób gotowych do realizacji zadań, które przyniosą wspólne korzyści całemu projektowi. Zarządzanie zespołem: kierunek działań skierowanych do grupy jednostek pracujących jako jedność. Efektywnie pracujący: zespół jest zorientowany na rezultaty i zaangażowany w realizację wspólnych celów strategicznych. Fazy rozwoju zespołu: Formowania (ang. Forming) – członkowie zespołu poznają się, dowiadują się, na czym polega cel, który mają zrealizować, badają relację między członkami zespołu, zapoznają się z procedurami czy azowym procesem wytwarzania. Ustalanie struktury zespołu Jasne przedstawienie celów Prowadzenie i egzekwowanie procesu Pomoc we współpracy Docierania (ang. Storming) – jest to faza, która się uaktywnia, gdy: Zespół lub poszczególni członkowie podlegają pewnej presji (np. zbliżającego się terminu, sprzecznych oczekiwań, pociągnięcia do odpowiedzialności) To co się dzieje, jest wyraźnie sprzeczne z przekonaniami osób w zespole lub pojawia się różna interpretacja zaistniałej sytuacji (np. odpowiedzialności ról) Adresowanie i rozwiązywanie konfliktów Praca pojedynczymi osobami nad ich efektywnością Wsparcie w doskonaleniu sposobu działania Normowania (ang. norming) – zostają wypracowane wspólne zasady i rozwiązane kluczowe konflikty; powstaje konsensus odnośnie do ról i odpowiedzialności; członkowie zespołu zaczynają działać jako całość; w zespole pojawia się otwartość i bezpośrednie rozmowy o tym, co się dzieje w projekcie. Pomoc w ustaleniu norm. Wsparcie w doskonaleniu praktyk technicznych. Wsparcie w efektywnej komunikacji między członkami zespołu. – Wspieranie myślenia o zespole jako całości – w pierwszej kolejności promowanie dobra zespołu.
Realizacji (ang. performing) – proces, narzędzia, role i odpowiedzialności stają się drugoplanowe; celem staje się efektywna praca zespołu jako całości. Eliminacja dysfunkcji zespołu. Wspieranie samoorganizacji zespołu. Wspieranie wymiany wiedzy w zespole. Przykład ogłoszenia szkoleniowego Zależy nam na aktywnym udziale całego zespołu (grupy), trudności zadań każdorazowo dostosowujemy do możliwości uczestników, tak by wszyscy mogli je wykonać. uczestnicy pozyskują wiedzę na temat funkcjonowania zespołu i umiejętności wprowadzania zmian, co w konsekwencji poprawia funkcjonowanie grupy. nacisk na komunikację interpersonalną, charakterystykę pracy w zespole, podejmowanie decyzji, radzenie sobie ze stresem, asertywność, a także odkrycie zasobów indywidualnych jednostki. Imprezy integracyjne świetnie służą technikom budowania efektywnego zespołu, Pytania Na co trzeba sobie odpowiedzieć budując zespół? Czy jest zadanie, które zespół mógłby wspólnie wykonać? Czy jest w zespole kierownik odpowiedzialny za decyzje kadrowe? Zalety pracy w grupie „Co dwie głowy to nie jedna” — pracując w zespole, często łatwiej jest wpaść na dobre rozwiązanie jakiegoś problemu. Każda osoba może wnieść ciekawą perspektywę i świeże pomysły. Efektywniejsze wykorzystanie czasu i energii — badania pokazują, że odpowiedni podział obowiązków może znacznie przyspieszyć sfinalizowanie projektu. Podnoszenie kompetencji — w grupie wszyscy mogą uczyć się od siebie nawzajem i rozwijać swoje umiejętności. Integracja — wspólny cel łączy ludzi. Praca w grupie pomoże lepiej poznać się współpracownikom i spędzić razem więcej czasu. Motywacja — w zespole możecie się wzajemnie motywować. Ponadto wielu pracownikom będzie zależało, żeby dobrze wypaść przed swoimi kolegami, więc będą się starać jak najlepiej zrealizować swoje zadania. Optymalizacja kosztów — dobrze zorganizowana praca w zespole pomoże zaoszczędzić pieniądze przy realizacji projektów.
Cele stanowią wytyczną Umożliwiają planowanie. Mogą być źródłem motywowania ludzi. Umożliwiają ustalenie właściwej kontroli. Ustalając cele: potrzebna jest wiedza doświadczenie zakres miara celu dualizm TU I TERAZ – TAM I WTEDY? rozpoznanie konkurencji SMART S (specific) – jasno określony, konkretny M (measurable) – mierzalny, by sprawdzić, na ile go osiągnąłeś A (ambitious) – ambitny, leżący w granicach Twoich możliwości R (realistic) – realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia T (timed) – określony w czasie HIERARCHIA CELÓW
Hierarchia celów: Istotność uzyskanych rezultatów Wymiar czasu Ważność dla osoby, grupy Wymiar kontroli Obszar realizacji Koło życia Planowanie i zarządzanie własną karierą Kim chciałeś zostać jako dziecko? Marzyłeś o zawodzie strażaka, policjanta lub pielęgniarki? Oczami wyobraźni widziałeś siebie pędzącego w samochodzie rajdowym po torze? Czym dla ciebie jest kariera? Z czym ci się kojarzy słowo kariera? Kim są osoby, które pną się po szczeblach kariery? Kiedy powinniśmy planować swoją karierę? Ścieżka kariery jest to logiczna i spójna sekwencja kolejnych stanowisk, które pracownicy obejmują w okresie pracy w danej organizacji, której celem jest osiągnięcie osobistych celów,
Ścieżka kariery – planowanie jak i realizowanie jest bardzo trudnym zdaniem Wymaga od samodyscypliny, systematyczności, wysiłku i poświęcenia Niejednokrotnie podajemy w wątpliwość słuszność naszych wyborów. Wiara w swoje siły i przekonanie o swoich mocnych stronach będzie minimalizowało nasze obawy. Pozytywne nastawienie jest kluczem do osiągania satysfakcji z wykonywanych zadań oraz czerpania radości z kolejnych wyzwań Otwartość na zmiany i innych ludzi, na to co nowe Konsekwencja w działaniu i samorozwój, aby stać się specjalistą i autorytetem w danej dziedzinie Pamiętaj by stać się człowiekiem spełnionym zawodowo trzeba pierwsze być człowiekiem „Jak się nie przewrócisz, to się nie nauczysz” Walta Disneya zwolniono z pracy w redakcji, za brak wyobraźni i kreatywności? Colonelowi Sanderesowi, (restauracje KFC) aż 1009 razy odmówiono, zanim ktoś zainteresował się jego recepturą na pysznego kurczaka Elvis Presley usłyszał po swoim pierwszym występie „Nigdzie nie zajdziesz, synu. Lepiej zajmij się czymś pożytecznym i zostań kierowcą ciężarówki” Albert Einstain mawia, że sukces to 1% talentu – i 99% ciężkiej pracy. Droga do celu bywa wyboista, lecz warta wysiłku. Nigdy nie jest późno na zmiany Ćwiczenia: Planowanie własnej kariery cz. 1 ANALIZA WŁASNYCH ZASOBÓW Ćwiczenie 1. Mój mocne strony
- Uważam za swoje sukcesy
- Mam ugruntowaną wiedze w zakresie ekonomi, języków i sytuacji na świecie
- Umiem doskonale rozwiązywać trudne sprawy, dążyć do wyznaczonego celu
- To co wiem i umiem pomaga mi w :
- Moje walory fizyczne
- W kontaktach z ludźmi potrafię być otwarta i wyrażać swoje zdanie
- Lubią mnie za szczerość
- Ja się lubię za
- Cenią mnie za
- Ja cenie siebie za Analiza SWOT –mocne strony, słabe …
Zarządzanie czasem
Życie ludzkie jest czasowo ograniczone Czas jest dobrem ograniczonym Nie można go zastąpić, Nie można go pomnożyć, Nie da się zmagazynować i odłożyć na później, Nie da się kupić, Nie da się cofnąć, CO TO JETS CZAS? Czas to życie Nie można go zatrzymać Jest wartościowym kapitałem Czas to życie Nie można go zatrzymać „Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż czas” Uwarunkowania marnowania czasu Brak refleksji, świadomości przemijania czasu, Cechy osobowościowe człowieka Rak znajomości zarządzania czasem Przypadek Marnotrawstwo „CZŁOWIEK NIE KIERUJE SWOIM POSTĘPOWANIEM LUB KIERUJE NIM W STOPNIU NIEWYSTARCZAJĄCYM” Wnioski Czasu jest mało Jest marnotrawiony Trzeba nim gospodarować racjonalnie Skutki …
Badanie i usprawnianie stanowiska pracy, Okresowa kontrola czasu pracy, Okresowa kontrola wyników pracy, Zasady samokierowania Stosować automotywację, Higieniczny tryb życia, Myślenie podświadome Samokształcenie, Doskonalić umiejętności komunikowania się, Nie dążyć do perfekcjonizmu, stosować rutynę, Stosować myślenie pozytywne, Ćwiczyć pamięć Metody badania czasu przez menadżerów Ankieta Wywiad fotografia dnia pracy Metoda obserwacji migawkowych, samofotografia dnia pracy Zasada Pareto Zasada Pareto mówi o tym, że 20% Twoich nakładów i wysiłku odpowiada za 80% osiąganych efektów. Stąd również wymiennie nazywana jest też zasadą 80/20. Jej istotą jest znalezienie tych 20% najważniejszych rzeczy, które decydują o sukcesie lub porażce. Analiza ABC Matryca Eisenhowera
Krzywa Refa
ANALIZA ABC
Litera A oznacza zadania najważniejsze. Twierdzi się, że stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Niemniej jednak, kiedy wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne, lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. MATRYCA EISENHOWERA Matryca Eisenhowera opiera się ona na dwóch paradygmatach: ważności i pilności: Oważność - to kryterium, które ma związek z nasza misja i najważniejszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne. Rzeczy, które nie wpływają na nasz świat wartości nie są istotne. Opilność - to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania jakiegoś zadania. Data ta może być mniej lub bardziej oddalona w czasie w związku z tym dzieli nasze aktywności na mniej lub bardziej pilne.
METODA GANTTA
Na metodę Gantta składa się pięć etapów: I. Etap - Rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe. II. Etap - Ustalenie czasu potrzebnego na realizacje projektu i poszczególnych działań. III. Etap - Ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz dat ich rozpoczęcia i zakończenia. IV. Etap - Określenie przestrzeni realizacji poszczególnych planów V. Etap-Graficzne przedstawienie wszystkich czynności na planie. Metoda ALPEN Metoda ta służy skutecznemu planowaniu: A - zapisywanie zadań (Aufgaben) L-ustalanie czasu na wykonanie (Länge) P-rezerwa czasu na czynności nieprzewidziane (Pufferzeiten) E-decydowanie o priorytetach (Entscheiden) N-kontrola realizacji zadań (Nachkontrolle) METODA TRZOS Alternatywnym sposobem planowania dnia lub tygodnia jest metoda TRZOS. T-Terminy zadań spisać R-Ramy czasowe określić wg reguły 60: Z-Zaplanować rezerwy czasu O-Ograniczyć działania do priorytetowych S-Skontrolować rezultaty Metoda GTD
- Gromadzenie - umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu; - Analizowanie - określanie, jakiej aktywności z Twojej strony wymaga dana sprawa; - Porządkowanie - przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc i folderów; Przeglądanie - okresowe aktualizowanie systemu i analizowanie swojej pracy; - Realizacja - decydowanie o tym, czym się zająć w zależności od tego, jaki jest kontekst, w którym się znajdujemy oraz ile mamy czasu i energii Procedura OATS
