Najważniejsze zasady redagowania pism urzędowych:
Korespondencja jest jedną z form komunikowania się, wymiany myśli, ustalania bądź
uzgadniania stanowisk. Szczególne znaczenie w działalności firm mają pisma
urzędowe (zapytania, informacje, decyzje, zawiadomienia).
Pamiętać należy, że przyjęte formy pism, stosowane szablony i utarte zwroty
ułatwiają ich redagowanie. Wszystkie pisma powinna cechować: zwięzłość, jasność,
przejrzystość, uprzejma forma, stylistyczna i gramatyczna poprawność, a także
fachowość.
Redagowane pisma powinny być zgodne ze stylem urzędowym, który charakteryzuje
się m.in. przewagą zdań pojedynczych, dążeniem do ujęć zwięzłych, ścisłych,
jednoznacznych oraz brakiem zwrotów potocznych, emocjonalnych i obrazowych.
Używana terminologia powinna być specjalistyczna i dostosowana do poruszanych
zagadnień, a forma uprzejma. Konieczne jest stosowanie zwrotów grzecznościowych
oraz pisanie z wielkiej litery wyrazów określających adresata. Należy stosować
powszechnie znane skróty i skrótowce, unikać natomiast stosowania wyrazów w
językach obcych, jeżeli występują ich polskie odpowiedniki. Charakterystyczną cechą
tego stylu jest także ujmowanie treści w formie punktów, posługiwanie się stroną
bierną oraz formami bezosobowymi.
Kolejnym ważnym aspektem jest przejrzystość pisma. Powinno ono posiadać
odpowiedni układ graficzny oraz odpowiedni układ treści.
Redagując pismo nie można zapomnieć o kompletności i sugestywności. Wszystkie
informacje niezbędne do załatwienia sprawy powinny być w nim zawarte. Należy
także zasugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, zawierając
odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.
Pismo korespondencyjne powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna
musi być sformułowana w odrębnym piśmie.
Szczególnie ważne fragmenty powinny być wyróżnione. W powszechnym
zastosowaniu przy redagowaniu korespondencji znajdują się następujące sposoby
wyróżniania: druk wytłuszczony oraz rozstrzelony, pismo pochyłe (kursywa),
podkreślenie, zastosowanie wielkich liter, wypunktowanie najważniejszych spraw,
zastosowanie ramek i tła, wyśrodkowanie, przytoczenie przykładów, podkreślenie
słowne, zdefiniowanie zastosowanych pojęć.
Kamil Skorłutowski, grupa C,
semestr I, administracja