Pobierz Notatki z przedmiotu wizerunek menedżera i więcej Notatki w PDF z Zarządzanie i dowodzenie tylko na Docsity!
KORESPONDENCJA BIZNESOWA
Jeżeli nadawca używa tytułu zawodowego to należy użyć także tytułu zawodowego adresata. Tytuły zawodowe: licencjat, inżynier, magister, profesor. Stopnie: doktor, doktor habilitowany. Stanowiska uniwersyteckie: profesor. Adresowanie w Polsce: Pan i Pani (bez „szanowny”). np. Pan Jan Kowalski Prezes Zarządu ANWIL S.A.
Zasady korespondencji biznesowej:
papier firmowy – znajdują się na nim: dane, logo przedsiębiorstwa, dane
kontaktowe, informacje teleadresowe;
papier firmowy – im jest prostszy, tym bardziej elegancki;
papier firmowy powinien być tak, opracowany, by w nadrukach
znalazły się tylko podstawowe, niezbędne informacje o przedsiębiorstwie, by zapewnić możliwie największe „światło”;
papier musi być nieskazitelnie czysty, w białym kolorze;
tekst powinien być zapisany drukiem prostym, aby jego odczyt nie
sprawiał problemów. Korespondencję biznesową dzielimy na: #STANDARDOWĄ – codzienna, zapytania, opinie, bieżąca działalność. #OKAZJONALNĄ: zaproszenia, gratulacje. Układ korespondencji, adresowanie, zwroty grzecznościowe – muszą posiadać odpowiednie cechy. Nie wystarczy podziękować przy odjeździe. Należy również napisać list z podziękowaniem lub wykonać telefon. Można również podarować upominek, skromny, nie powinien zobowiązywać, by niekoniecznie było odwzajemnienie. Powinien on nawiązywać do kraju, miasta, osoby, która taki upominek daje.
ADRESAT a) Pismo do Prezesa Zarządu: Pan Pan Jan Kowalski mgr Jan Kowalski Prezes Zarządu Logo msc, data Adresat
Zwrot grzecznościowy
Zwrot grzecznościowy
Nadawca
Dane firmy (nadawca)
ZDECYDOWANIE ZBYT DUŻE LOGO K ------------------- O ------------------- N MAŁE ŚWIATŁO T -- ZŁY UKŁAD -- A ------------------- K ------------------- T ------------------- Adres
Logo
DUŻE ŚWIATŁO - OK
Adres, kontakt.
Ambasada… Warszawa, 30 marca 19... Ekscelencjo, w imieniu mojej żony (…) … … … Proszę przyjąć Ekscelencjo wyrazy mojego najwyższego poważania. (podpis) Jego Ekscelencja Minister Spraw Zagranicznych RP Warszawa…. <WZÓR LISTU UROCZYSTEGO PREZYDENTA (LIST DYPLOMATYCZNY)> Prezydent Rzeczpospolitej Polskiej Do Jego Ekscelencji Pana Luisa Jakiegoś tam Prezydenta Wschodniej Republiki Urugwaju Panie Prezydencie, Pragnąc uczcić tak uroczysty (…) … … Poważania, oraz życzenia pomyślności dla narodu urugwajskiego. Warszawa, dnia 13Marca 1995 roku < *kolor niebieski – LITERY DRUKOWANE > ------------------------------------------------------- GRAFIKA (np. zdjęcie) ------------------------------------------------------- TEKST ------------------------------------------------------- GRAFIKA (np. zdjęcie)
Przedsiębiorstwa Usług Informatycznych „PROGRAMISTA” sp. z.o.o. ul. Zamorska 15 00-140 Opala b) Pismo do Prezydenta miasta: Pan Jan Kowalski Prezydent miasta Opala c) Pismo do Prezesa posiadającego stopień naukowy: Pan Dr Jan Kowalski d) Pismo do Dyrektora Ośrodka Naukowo – Badawczego: Pan Prof. dr hab. Jan Kowalski Dyrektor Ośrodka Naukowo – Badawczego Zastosowań Informatycznych ul. Zamorska 15 00-140 Opala e) Pismo do dyplomatów z zagranicy: Ekscelencjo Ekscelencjo Panie Ambasadorze Ekscelencjo, Panie Prezydencie f) Pismo do Rektora: Jego Magnificencja Rektor Uniwersytetu Mikołaja Kopernika Prof. dr hab. Andrzej Radzimiński g) Pismo do Biskupa: Jego Ekscelencja Ksiądz Biskup Jan Kowalski h) Pismo do Kardynała: Jego Eminencja Ksiądz Kardynał Stanisław Dziwisz Metropolita Krakowski i) Pismo do Papieża: Jego Świątobliwość Jego Świątobliwość Papież Ojciec Święty ZWROTY GRZECZNOŚCIOWE W KORESPONDENCJI SŁUŻBOWEJ:
- przed tekstem – Szanowny Panie Prezesie, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Prezydencie,
- na zakończenie – Z poważaniem, Z wyrazami szacunku. ETYKIETA W BIZNESIE BILETY WIZYTOWE, tzw. „wizytówki”. Zasady posługiwania się biletami wizytowymi:
- Bilet wizytowy im prostszy, tym bardziej elegancki
- Tekst na bilecie powinien być zapisany drukiem prostym, aby jego odczyt nie sprawiał kłopotu
- Wręczane wizytówki powinny być czyste, bez najmniejszych uszkodzeń
- Nie wręcza się wizytówki tuż po zawarciu znajomości, ale na zakończenie rozmowy
- Nie wymienia się wizytówek przy stole, podczas spożywania posiłku
- Po otrzymaniu wizytówki należy ją przeczytać i dopiero potem schować do portfela
- Na wizytówkach zawsze pisze się ręcznie (służy do zaproszenia, zaprasza do kontaktu, zapis na wizytówce w celu dalszego kontaktu, profesor może dać swoją wizytówkę studentowi, który idzie do przedsiębiorstwa znajomego profesora, zapisując na niej prośbę o pomoc lub rekomendację studenta)
- Korespondencja na wizytówkach zawsze zaczyna się na pierwszej stronie, na odwrocie można ja jedynie zakończyć
- Korespondencji na wizytówce nie podpisuje się
toasty wznosi się białym winem
Podstawowe ułożenia sztućców:
- ułożone na godz. 7 i 5 oznaczają, że zrobiliśmy sobie przerwę w jedzeniu, ale wrócimy jeszcze do dania,
- skrzyżowanie noża z widelcem na pustym talerzu na godz. 8 i 4 oznacza, że prosimy o dokładkę.
- sztućce ułożone równolegle na godz. 5 oznaczają koniec posiłku.
KULTURA W BIZNESIE
Należy przystosować się do kraju, w którym jesteśmy, by zbudować pozytywny wizerunek
Współczesna internacjonalizacja (umiędzynarodowienie); na świecie dominuje kultura rzymska
Znajomość różnic kulturowych i kręgu kulturowego partnera pozwala skuteczniej wzajemnie się porozumieć i
przewidywać. W biznesie międzynarodowym obowiązują 2 zasady: oczekuje się, że sprzedawca dostosuje się do nabywcy i że przybysz będzie przestrzegał miejscowych zwyczajów.
PODZIAŁ KULTUR BIZNESOWYCH:
pro transakcyjna – pro partnerska # nieceremonialna – ceremonialna
monochromiczna – polichromiczna # ekspresyjna – powściągliwa
Kultury pro transakcyjne : kraje skandynawskie, Ameryka płn., Australia, Nowa Zelandia. Najważniejsza dla nich jest transakcja. Wyjątkowo otwarci na robienie interesów z obcymi, często przeprowadzają transakcję przez telefon, mogą być postrzegani przez kultury pro partnerskie jako zbyt pewni siebie, prezentujący grubiańskie i agresywne zachowanie. Kultury pro partnerskie : kraje arabskie, Afryka, Ameryka łac., kraje Azjatyckie w rejonie Pacyfiku. Najważniejsze dla nich jest stworzenie dobrych stosunków z partnerem. Najchętniej prowadzą biznes z rodziną i znajomymi, najpierw muszą dobrze poznać swoich partnerów, transakcje przeprowadzają bezpośrednio. Mogą być postrzegani przez kultury pro transakcyjne jako osoby opieszałe i niezdecydowane. Kultury nieceremonialne : Australia, Nowa Zelandia, USA, Kanada, Dania, Norwegia, Islandia. Cenią sobie organizację społeczeństw, w której występują mniejsze różnice w statusie społecznym, zakresie władzy, nie przywiązują wagi do konwenansów. Przedstawiciele kultur ceremonialnych mogą ich uważać za osoby zbyt poufne. (?) Kultury ceremonialne : większość krajów europejskich, azjatyckie, kraje arabskie, latynoamerykańskie. Organizację społeczeństw opierają na wyraźnych hierarchiach, odzwierciedlających duże różnice w statusie społecznym i zakresie władzy poszczególnych ludzi. Kultury nieceremonialne mogą ich postrzegać za ludzi formalistycznych, wyniosłych, trzymających się ‘na dystans’. Kultury monochromiczne : kraje nordyckie i inne germańskie kraje europejskie, Ameryka płn., Japonia. Przywiązują ogromną wagę do czasu i przyjętych harmonogramów. Punktualność i ustalony porządek dnia są dla nich bardzo istotnymi czynnikami. Przerywanie spotkań biznesowych jest niedopuszczalne. Kultury polichromiczne : kraje arabskie, latynoamerykańskie, Azji południowej, południowo-wschodniej, większość krajów afrykańskich. Punktualność i harmonogramy mają dla nich małe znaczenie, wolą oni nienapięte harmonogramy, spotkania z przerwami. Mogą być uważani przez kultury monochromiczne za ludzi niezdyscyplinowanych, niegrzecznych i leniwych. Kultury ekspresyjne : romańskie kraje europejskie, inne śródziemnomorskie, latynoamerykańskie. Mówią głośno, dużo gestykulują, robią miny, odpowiednio modyfikują głos, żeby podkreślić coś ważnego. Kultury powściągliwe mogą odbierać takie osoby jako zagniewane lub szalone. Kultury powściągliwe : kraje Azji wschodniej, południowo-wschodniej, kraje nordyckie i inne germańskie kraje Europy. Mówią cicho i spokojnie, niewiele gestykulują, mimika ograniczona. Przez kultury ekspresyjne mogą być postrzegani jako ludzie nudni, nie mający nic ciekawego do powiedzenia. Każda organizacja potrzebuje dobrych menedżerów, gdyż oni są głównymi kreatorami jej sukcesu. Od każdego menedżera bez względu na zajmowane stanowisko wymaga się skuteczności.
Dla osiągnięcia sensownej skuteczności nie wystarcza być inteligentnym, ciężko pracować i znać się na rzeczy. Trzeba jeszcze wyrobić sobie pewne „nawyki umysłu”. Skuteczni menedżerowie wiedzą na czym im schodzi czas, skupiają się na świecie zewnętrznym organizacji. Ogniskują swe wysiłki raczej na rezultatach, niż na samej pracy. Skuteczni menedżerowie budują na zaletach – na siłach swoich, na siłach zwierzchników, kolegów i podwładnych; i to na zaletach dla danej sytuacji, czyli na tym, co kto potrafi zrobić. Skuteczni menedżerowie koncentrują się na paru głównych dziedzinach, w których osiągnięcia wielkiej klasy mogą przynieść wybitne rezultaty. Skuteczni menedżerowie podejmują skuteczne decyzje. Wiedzą, że to przede wszystkim kwestia systemu – prawidłowych kroków w prawidłowej sekwencji. Skuteczni menedżerowie przewodzą dzięki swoim zdolnościom, użytecznym we własnej pracy. Skuteczni menedżerowie potrafią tworzyć wizję i mają dar narzucania innym swoich koncepcji, a także angażowania ich do współpracy w celu urzeczywistnienia swej wizji. Skuteczni menedżerowie odznaczają się zdecydowaniem w realizacji swojej wizji. Zdecydowanie to siła charakteru człowieka, który dokonuje tego, co wydaje się niemożliwe. Fundamentem „menedżerskiego” zachowania się w firmie jest oczywiście posiadana przez menedżera władza i jego autorytet. Władza menedżerska wynika ze stopnia hierarchii i osobistych umiejętności. Każda władza opiera się na wynagradzaniu, przymusie, sympatii, przepisach prawa, wiedzy i informacji, a także na protekcji wpływowych osób. Dojrzałość emocjonalna jest podstawą kształtowania dojrzałości profesjonalnej menedżera. (...) Najważniejszymi elementami tej dojrzałości są kompetencje i motywacja. Menedżerowie, którzy ani „nie potrafią” ani „nie chcą” , choć by zajmowali najwyższe stanowiska, są mało dojrzali i nie powinni być menedżerami, a co najwyżej administratorami. Przyszłość rysuje inny model menedżera. Musi on się stawać bardziej przywódcą niż zarządcą. Potrzebuje nie tylko wizji, energii, autorytetu i zdolności wytyczania strategii, lecz także umiejętności uruchamiania tzw. miękkich czynników, jak atmosfera pracy, pobudzanie motywacji do pracy, zmian i postępu, empatia, przystępność, oryginalność itp. A zatem musi się odznaczać głęboką wiedzą z zakresu nowoczesnego zarządzania, inteligencją ogólną i emocjonalną, intuicją i twórczą wyobraźnią. KAPITAŁ – wszystko, co użyteczne w produkcji; obejmuje ludność z takimi elementami niematerialnymi jak: wykształcenie, zdolności i predyspozycje, nawyki i zachowania, uczciwość w transakcjach, różnorodne składniki rzeczowe: budowle i ziemie, maszyny i wszelkie urządzenia, zapasy, surowce, drogi, mosty, budynki, a nawet trwałość porządku publicznego, czy ścięte kwiaty (na podstawie K.E. Bauldinga).
