Organizacja pracy biurowej - Notatki - Administracja, Notatki z Administracja biznesu

Pobierz Organizacja pracy biurowej - Notatki - Administracja i więcej Notatki w PDF z Administracja biznesu tylko na Docsity! CENTRUM KSZTAŁCENIA USTAWICZNEGO W Przedmiot: ***ORGANIZACJA PRACY BIUROWEJ*** Temat pracy: Prowadzący zajęcia: Wykonała: Agnieszka PLAN PRACY 1. Pojęcie i rodzaje sekretariatów. 2. Miejsce pracy sekretarki. 3. Zadania sekretariatów. 4. Organizowanie pracy szefa. 5. Przyjmowanie interesantów. 6. Przyjmowanie i łączenie telefonów. 7. Organizowanie zebrań. PAGE 9 8. Inne prace wykonywane w sekretariacie. 1. Pojęcie i rodzaje sekretariatów. Sekretariat jest komórką organizacyjną, zwykle jednoosobową, powołaną do obsługi osoby pełniącej kierowniczą funkcję w zakresie realizacji jej poleceń oraz wykonywania czynności techniczno – biurowych. Najczęściej występującymi w praktyce typami sekretariatów są: 1) sekretariat osobisty powołany do obsługi administracyjno – technicznej kierownika lub jego zastępcy, występuje tylko w bardzo dużych przedsiębiorstwach, mających wydzielone kancelarie ogólne; 2) sekretariat uniwersalny łączy w sobie funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach; 3) sekretariat imprezy powoływany doraźnie do obsługi danej imprezy (konferencja, targi, wystawa, itp.). Sekretariat taki wykonuje czynności związane z przygotowaniem imprezy, jej obsługą oraz czynności związane z zakończeniem i rozliczeniem imprezy. PAGE 9 - każdy nowy okres ( z reguły jest to rok kalendarzowy) należy zacząć od naniesienia dni wolnych od pracy, - następnie należy wpisać stałe zajęcia, to znaczy takie, które powtarzają się w ściśle określonych terminach ( np. odprawy, zabrania), - potem wpisuje się znaczące daty, jak np..: dni imienin najbliższych współpracowników, kontrahentów, członków rodziny szefa. Daty te spisuje się zwykle z ubiegłorocznego terminarza, - w tak przygotowanym terminarzu notuje się wszelkiego rodzaju spotkania, narady szkolenia, podróże służbowe szefa, a także zadania sekretarki, które muszą byś skorelowane z czynnościami szefa. Po zakończeniu dnia pracy obowiązkiem sekretarki jest przeanalizowanie, których zadań z planu nie zrealizowano i dlaczego. Znajomość przyczyn znacznie ułatwi dobre zaplanowanie zajęć na następne dni. Obecnie istnieje szereg programów komputerowych, które znacznie ułatwiają kontrolę terminów i zastępują tradycyjne terminarze. Ekran monitora terminarzu jest zwykle podzielony na kilka okien, z których jedno jest przeznaczone na kalendarz, a pozostałe dotyczą bieżącego dnia. 5. Przyjmowanie interesantów. Sekretarka odgrywa szczególną rolę przy przyjmowaniu interesantów. Jest to jedno z ważniejszych zadań recepcyjnych sekretariatu. Sekretarka w kontaktach z interesantem musi być zawsze taktowna, grzeczna i uprzejma bez względu na sposób zachowania się gości. Interesant już od wejścia powinien wyczuwać życzliwość, uprzejmość i zainteresowanie swoją osobą. Przy przyjmowaniu interesantów sekretarka musi kierować się zasadami savoir-vivre’u, a więc: F 0 A F natychmiast po wejściu interesanta powinna przerwać czynności, którymi jest zajęta, a jeśli to niemożliwe, maksymalnie przyspieszyć ich zakończenie (np. rozmowy telefonicznej), F 0 A F następny etap to powitanie interesanta przez sekretarkę oraz przedstawienie się imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem, F 0 A F poproszenie o zdjęcie wierzchniego okrycia i zajęcie miejsca, F 0 A F ustalenie imienia i nazwiska oraz celu wizyty gościa, F 0 A Fpo ustaleniu danych interesanta sekretarka sprawdza w terminarzu czy gość był umówiony i czy przybył w umówionym czasie, F 0 A Fjeśli okaże się, że interesant był umówiony, informuje szefa o jego przybyciu i wprowadza go do gabinetu, F 0 A F w sytuacji, gdy gość nie był umówiony, na podstawie celu wizyty sekretarka powinna zdecydować, czy rozmowę musi przeprowadzić szef, czy też powinien to zrobić inny pracownik przedsiębiorstwa, F 0 A F jeśli gościa musi przyjąć szef, sekretarka udaje się do niego z pytaniem, czy i kiedy będzie mógł przyjąć interesanta, jednak przed wejściem do gabinetu powinna uprzedzić interesanta, że szef jest dziś bardzo zajęty i nie wie czy będzie mógł go przyjąć; takie postępowanie sekretarki spowoduje, że gość nie będzie czuł się urażony ewentualną odmową, F 0 A F oczekujących gości sekretarka powinna zająć rozmową, a pod ręką mieć czasopisma i materiały reklamowe firmy, aby zaproponować je czekającym gościom, PAGE 9 F 0 A F przyjmowanych gości podejmuje się czasem poczęstunkiem. Sekretarka przed spotkaniem powinna ustalić z szefem, czy i co podać, a w przypadku, kiedy nie zna gości, w jakiej kolejności powinna podać kawę czy inne napoje. Aby sprawnie obsłużyć zgłaszających się w sekretariacie pracowników firmy i rozstrzygać, których i w jakich sprawach kierować do szefa, sekretarka powinna ustalić z nim listę współpracowników, współpracowników, z którymi szef będzie rozmawiać natychmiast, jeśli tylko o to poproszą. W tym zakresie sekretarka powinna kierować się też własnym doświadczeniem. Dopiero po ustaleniu, że sprawy, z którą przychodzi dany pracownik, nie może załatwić nikt inny poza szefem, sekretarka powinna wyznaczyć mu godzinę spotkania z szefem. 6. Przyjmowanie i łączenie telefonów. W małych firmach sekretarka obsługuje zwykle centralkę telefoniczną, czyli pełni również funkcję telefonistki. W takiej sytuacji, aby dobrze wywiązać się z zadania, powinna: - szybko odbierać telefony, gdyż dobrze świadczy to o organizacji pracy w firmie, - mówić ciepłym i przyjaznym głosem, aby w ten sposób pozytywnie nastawić do siebie rozmówcę, - znać nazwiska i imiona pracowników firmy, aby bezbłędnie i szybko łączyć telefony z odpowiednimi pracownikami, - znać zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych, aby właściwie łączyć telefony, jeśli rozmówca określi tylko sprawę, którą ma do załatwienia, Koszty rozmów telefonicznych są jednym z poważniejszych kosztów działalności każdej jednostki organizacyjnej, dlatego wszystkich pracowników, pracowników tym i sekretarkę, obowiązują następujące zasady korzystania z telefonów służbowych: - należy unikać rozmów prywatnych, a jeżeli to niemożliwe, ograniczać czas ich trwania, - po podniesieniu słuchawki należy powitać rozmówcę i przedstawić się, podając nazwę jednostki i komórki organizacyjnej, a następnie poczekać na to, co powie telefonujący, - przed wybranie numeru należy przygotować się do rozmowy poprzez opracowanie planu rozmowy oraz przygotowanie ewentualnych materiałów, które mogą być potrzebne, - nie należy przerywać rozmówce, a po każdej własnej wypowiedzi pozostawić czas na jego ewentualną odpowiedź, - szef powinien przekazać sekretarce listę osób, z którymi ma łączyć go zawsze wtedy, gdy telefonują, -jeśli sekretarka łączy rozmowę do szefa, powinna na początki poinformować go, kto telefonuje i w jakiej sprawie, - po telefonie do nieobecnego w danym momencie szefa sporządzić notatkę i przekazać mu ją zaraz po powrocie, - podczas trwania narad i spotkań sekretarka nie powinna łączyć rozmów telefonicznych do szefa, - jeśli nie można od razu wyjaśnić jakiejś sprawy, należy poinformować rozmówcę, że za 10 – 15 minut zatelefonujemy do niego z gotową informacja, - rozmowę telefoniczną powinna kończyć ta osoba, która ją rozpoczynała, - przez telefon należy mówić spokojnie i trochę wolniej niż w rozmowie bezpośredniej, ponieważ nerwowa i za szybka mowa utrudnia odbiór, Łączenie szefa ze wskazanymi przez niego rozmówcami jest jednym z ważniejszych zadań asystenckich sekretarki, dlatego też sekretarka powinna prowadzić własny skorowidz PAGE 9 telefoniczno – adresowy z jasnymi i jednoznacznie sprecyzowanymi kryteriami zapisywania i wyszukiwania osób, instytucji i numerów telefonów. Kryteria te powinny być zapisane na pierwszej stronie, aby mogły z nich korzystać inne osoby, zastępujące nieobecną sekretarkę. Coraz częściej takie skorowidze zastępowane są przez programy komputerowe. 7. Organizowanie zebrań. Zebranie to uporządkowany sposób wymiany informacji między większą liczbą osób jednocześnie. Duża liczba osób wymusza konieczność dobrego przygotowania zebrania, gdyż straty czasu wynikające ze złego przygotowania zebrania są tym większe, im więcej ludzi bierze w nim udział. Rozróżnia się wiele typów zebrań: odprawy, posiedzenia, zgromadzenia, zebrania, konferencje, narady, rady, zjazdy, kongresy, seminaria, sympozja. W przedsiębiorstwach najczęściej organizuje się: ● odprawy, czyli spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bieżące oraz wydawane polecenia. Trwają krótko ( 15 – 20 min) i odbywają się często ( codziennie, raz lub dwa razy w tygodniu), ● posiedzenia, zebrania odbywają się rzadziej niż odprawy ( raz w miesiącu lub kwartale) i trwają dłużej ( 1 – 3 godz.). Porusza się na nich sprawy obejmujące większe działy czasowe, a po dyskusji podejmowane są decyzje dotyczące np. funkcjonowania firmy, ● zgromadzenia odbywają się jeszcze rzadziej ( 1 lub 2 razy w roku) i są dłuższe (kilka godzin). Zwołuje się je celem wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kolegialnych decyzji (np. walne zgromadzenie członków spółdzielni lub akcjonariuszy). Podejmuje się na nich najważniejsze decyzje, np. podział zysku, wybory organu. Właściwe przygotowanie zebrania wymaga wykonania następujących czynności: - ustalenie celu i tematu spotkań, - ustalenie osoby, która poprowadzi spotkanie i liczby uczestników, - ustalenia terminu i porządku obrad, - przygotowanie materiałów, - zarezerwowanie Sali, - wysłanie do uczestników zaproszeń wraz z materiałami, - przygotowanie listy obecności i wyznaczenie protokolantów, - ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów, przygotowanie sali obrad. Czynności te powinny być wykonane w ustalonej kolejności, gdyż np. zaproszenie do uczestników można wysłać dopiero po wcześniejszym wykonaniu wszystkich poprzednich czynności. W przeciwnym wypadku w zaproszeniu nie będzie można podać miejsca zebrania, terminu, porządku obrad, gdyż tego jeszcze nie ustalono. Porządek obrad przygotowuje się na podstawie typowego porządku obrad, który obejmuje: ▪ otwarcie obrad i wybór przewodniczącego, ▪ przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania, ▪ sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków, ▪ wypowiedzi wprowadzające do dyskusji, ▪ dyskusja, ▪ podsumowanie dyskusji i ewentualne podjecie uchwał, ▪ wolne wnioski, ▪ zamknięcie obrad. Nie wszystkie elementy typowego porządku obrad musza zawsze wystąpić. Niezwykle ważnymi punktami porządku obrad są: F 0 B 6 przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania – każdy uczestnik zebrania ma prawo znać protokół z niego, dlatego też na każdym następnym zebraniu uczestnicy powinni mieć prawo wnoszenia do niego uwag i poprawek. Po uwzględnieniu zgłoszonych PAGE 9