ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ:
Organizacja delegacji:
Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty
robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter
wizyty powinien być określony w zaproszeniu. Zaproszenie może obejmować także małżonkę szefa delegacji, a
także towarzyszący osobom zapraszanym eksperci, dziennikarze, ochrona itd.
Zgodnie z zasadami Unii Europejskiej w czasie wizyt państwowych składanych przez prezydentów lub
monarchów, gospodarze przyjmują na swój koszt delegacje 15-osobową, w czasie oficjalnych wizyt 10-
osobową, a w ramach wizyt ministrów spraw zagranicznych 5-osobową. Przyjmuje się, że wizyta nie powinna
trwać dłużej niż jest to niezbędne i zgodne z miejscowymi zwyczajami.
W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i
spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski.
Np. Niemczech czas trwania wizyt oficjalnych wynosi zazwyczaj 2-3 dni w Berlinie i Bonn oraz 1-3 dni
w jednym lub kilku landach.
Przygotowanie programu:
Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego
towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy
szefowi delegacji.
Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest:
precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu
delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to przylot i wylot delegacji.
trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się
samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia
na ustalone miejsce spotkania.
Przeprowadzanie rozmów:
Planując rozmowy delegacji należy przewidzieć, jaki łączny czas będzie potrzebny na ten cel i w jakiej
formule powinny przebiegać rozmowy.
Rozróżnia się następujące formy rozmów oficjalnych:
- rozmowa w 4 oczy - oznacza spotkanie jedynie szefów delegacji
- rozmowy w wąskim gronie - prowadzone są z udziałem doradcy
- rozmowy plenarne - w których uczestniczą delegacje w pełnym składzie. Mogą się one rozpocząć już
w trakcie trwania rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie. Do czasu przyjścia szefów delegacji rozmowom
przewodniczą najstarsi rangą członkowie delegacji
- rozmowy w grupach tematycznych - prowadzone są często równocześnie obok rozmów w cztery oczy
lub w wąskim gronie, bądź też przed rozpoczęciem rozmów plenarnych. Przy rozmowach w tej formule
przewodniczący grup referują na rozmowach plenarnych ustalenia przyjęte w grupach tematycznych.
Oprawa rozmów:
Na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny być odpowiedniej
wielkości i należy je wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadającym z przeciwnej strony stołu na
łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół może być nakryty zielonym suknem, jeśli nie jest dość elegancki. Na
stole nie stawia się proporczyków. Można natomiast w sali obrad umieścić flagi krajów gościa i gospodarza.
W czasie rozmów podaje się jedynie napoje chłodzące (woda mineralna, soki) oraz kawę lub herbatę.
Nie powinno się serwować słodyczy, krakersów, paluszków itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można
przygotować w sąsiedniej sali bufet z małymi przekąskami i zaprosić uczestników w czasie przerwy w
rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno się palić, w związku, z czym na stole nie stawia się
popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.
