Organizacja wirtualna - Notatki - Zarządzanie, Notatki z Ekonomia i zarządzanie biznesem

Pobierz Organizacja wirtualna - Notatki - Zarządzanie i więcej Notatki w PDF z Ekonomia i zarządzanie biznesem tylko na Docsity! 1 Wirtualna organizacja jest tworzona na zasadzie dobrowolności i wzajemnego zaufania przez organizacje, które wstępują w różnego rodzaju związki w celu osiągnięcia korzyści większych niż wtedy, gdyby działały w sposób tradycyjny. Możliwość zaś wchodzenia w takie związki i tworzenie sieci powiązań zapewniają globalne sieci informacyjne i duże bazy danych. Głównymi cechami organizacji wirtualnej są: • technologia: warunkiem łączenia się i współpracy oddalonych od siebie firm oraz ludzi jest możliwość komunikowania się poprzez sieci komputerowe i telekomunikacyjne; • doskonałość: każdy partner wnosi to, co posiada najlepszego; • wykorzystanie okazji: głównym powodem łączenia się (rozpadu) jest dążenie do wykorzystania konkretnej (konkretnych) szansy; • wzajemne zaufanie: niskie sformalizowanie i brak „twardych” narzędzi koordynacji zwiększa potrzebę zaufania i poczucia wspólnoty losu; • brak granic: coraz trudniej jest określić, gdzie kończy się jedno przedsiębiorstwo a zaczyna inne, dotyczy to także procesu globalizacji; • rozmyta tożsamość: w świecie organizacji wirtualnych role nie są tak jednoznaczne, jak w tradycyjnym modelu, który jasno określa, kto jest konkurentem, kto dostawcą, a kto klientem. Często utożsamia się organizację wirtualną z organizacją działającą w internecie lub w znaczący sposób wykorzystującą internet w swojej działalności. Internet jest globalną siecią pozwalającą na łączenie się komputerów i wymianę informacji. Jego główne cechy, istotne dla przedsiębiorstw to: • niskie koszty komunikacji, • globalny zasięg dla oferowanych produktów i usług, • niższe koszty agencyjne, • niższe koszty transakcyjne, • interaktywność, elastyczność i możliwość dostosowania do potrzeb klienta, • ułatwione dzielenie się wiedzą. Bibliografia • Penc J., Strategiczny system zarządzania. Holistyczne myślenie o przyszłości. Formułowania misji i strategii, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 2001 • Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005 2 WIRTUALNA ORGANIZACJA Przemiany strukturalne przedsiębiorstw polegają na tworzeniu nowych powiązań koordynacyjnych, wynikających z niskich kosztów współdziałania. Wynikiem są sieciowe struktury organizacyjne - organizacje wirtualne. Organizacja wirtualna to nowa forma kreowania struktur przedsiębiorstw, elastycznych i szybko dostosowujących się do coraz szybciej zmieniającego się otoczenia. Podstawy organizacyjne przekształceń tradycyjnych organizacji, w pojawiające się organizacje wirtualne, uwzględniają współzależność wzajemną zarówno podmiotowego udziału ludzi jak i powiązań między organizacyjnych. W obu tych przypadkach widoczna jest nowa zasada funkcjonowania organizacji (wirtualnej) jak i pracy ludzi. Chodzi o to, że działając razem każdy może osiągać więcej; mamy więc zasadę, którą określamy mianem TEAM (Together Everybody Achieves More). W organizacji wirtualnej miejsce pracy kreowane jest przez nowe środowisko pracy, którego fundamentem są technologie informacyjno-komunikacyjne, umożliwiające współdziałanie ludzi z omijaniem barier czasowych, terytorialnych, organizacyjnych itp. Wirtualne miejsce pracy powstaje w wyniku wzbogacenia dotychczasowych atrybutów tradycyjnego miejsca pracy takich jak wspólne miejsce, czy te same godziny pracy dla wszystkich. Wynikiem wzbogacenia jest możliwość stosowania koncepcji zarządzania przez cele. Nacisk pada na wynik pracy, przestaje być najważniejsze, kiedy i gdzie wynik jest uzyskiwany. Czynniki informacyjne i organizacyjne, zmiany form pracy oraz procesowa orientacja organizacji prac: Otoczeniem wirtualnego miejsca pracy jest rzeczywistość wirtualna. Stopień wirtualizacji charakteryzować można za pomocą zagregowanych czynników, charakteryzujących formy pracy w organizacji pracy wirtualnej. Chodzi o czynniki, którymi są: po pierwsze - immersja: stopień intensywności postrzegania otoczenia jako rzeczywistości, po drugie - nawigowanie: stopień umiejętności posługiwania się narzędziami technologii informatycznej. Możemy mówić o związku charakterystyki miejsc z organizacja pracy w przekształcanych strukturalnie przedsiębiorstwach. W wirtualnej organizacji pracy uwzględnia się z jednej strony korzyści z organizacji telepracy, z drugiej strony korzyści z pracy indywidualnej lub w zespołach, organizowanej poza macierzysta instytucją. Telepraca jest wstępnym etapem wirtualnej organizacji pracy. Praca realizowana jest z miejsc oddalonych, rola menedżerska uwzględnia elastyczność działań. Od uczestników telepracy wymagana jest samodzielność, inicjatywa i umiejętności organizowania własnego czasu pracy. Potrzebne są spotkania dla podtrzymywania więzi i kontaktów. W pracy indywidualnej lub zespołowej poza własną organizacją wymagany jest wysoki stopień koncentracji na potrzeby współpracującej instytucji. Nadzór menedżerski także jest elastyczny. Uczestnicy tego rodzaju organizacji pracy cechują się specjalnymi, wyróżniającymi się umiejętnościami posługiwania się technologiami, a także 5 na świecie w sposób, który nie mieści się w tradycyjnych ramach i schematach działalności biznesowej. Oznacza to nieustanne wyszukiwanie nowych możliwości realizacji zysków dzięki efektywnemu tworzeniu odpowiednich konfiguracji zasobów materialnych i ludzkich – o różnorodnym zakresie i czasie ich trwania – a także zarządzanie procesem podziału uzyskanych korzyści. Powszechnie uważa się, że przedsiębiorstwo przyszłości występujące w formie organizacji wirtualnej cechować będzie decentralizacja władzy, sieciowa struktura organizacyjna, rozproszenie geograficzne, elastyczność i zdolność rekonfiguracji układu organizacyjno-biznesowego oraz tymczasowość istnienia. Decentralizacja władzy Organizacja wirtualna z pewnością nie jest takim bytem, który powstaje samoczynnie, bez inspiracji z zewnątrz i działa bez jakiejkolwiek ingerencji. Kreatorem organizacji wirtualnej może być praktycznie każda jednostka organizacyjna, osoba lub grupa osób niezależnie od tego, czy funkcjonują one w ramach jakiejś konkretnej organizacji, czy poza nią. Ważne jest natomiast, aby kreator organizacji wirtualnej zdawał sobie sprawę z tego, w jakim celu ją powołuje i odpowiednio do funkcji celu budował sieć wykonawców oraz zarządzał siecią za pomocą odpowiednich technologii i systemów informatycznych. W wirtualnym przedsiębiorstwie mamy daleko posuniętą decentralizację władzy. Co prawda istnieje w nim swoiste centrum „dowodzenia”, ale nie pełni ono typowej roli kierowniczej, lecz stanowi ośrodek kompetencji zorientowany na kształtowanie i realizację strategii oraz ogólne zarządzanie siecią. Natomiast konkretne decyzje zapadają w tych miejscach w organizacji, które są najbliżej klienta. Ogniwa składowe wirtualnej organizacji są względnie niezależnymi partnerami, a więc nie występują między nimi zależności hierarchiczne. Zdaniem niektórych autorów w wirtual- nym przedsiębiorstwie hierarchię zastępuje tzw. heterarchia. Według P. Płoszajskiego „Cechą hierarchii jest łańcuch rozkazodawstwa oraz jego przechodniość; heterarchia jest natomiast zaprzeczeniem przechodniości. W odróżnieniu od anarchii wprowadza ona ściśle ustalone ograniczenia wyborów, w odróżnieniu od hierarchii nie grupuje wszystkich wyborów w jednym, ostatecznym źródle ocen. (...) Jest ona także nowym modelem przywództwa, które nie rości sobie prawa do omnipotencji właściwej systemom hierarchicznym”. Powyższe opinie na pewno zasługują na uwagę, ale należy je widzieć bardziej w wymiarze pewnych dalekosiężnych postulatów niż najbliższych rozwiązań praktycznych. Niewątpliwie hierarchia nie będzie cechą rozwiązań strukturalnych przyszłości. W tych strukturach nie będą już funkcjonować kierownicy wydający rozkazy w celu zapewnienia norm i porządku, natomiast będą działać ludzie, których role sprowadzać się będą przede wszystkim do wspierania i wiązania poczynań profesjonalistów w tym celu, by przedsiębiorstwo mogło podejmować wyzwania rzucane przez burzliwe środowisko. Nie może w związku z tym obowiązywać ani klasycznie rozumiana zasada jedności rozkazodawstwa, ani też nie będzie rygorystycznie przestrzegana droga służbowa. Nie oznacza to jednak, że można mówić o braku hierarchii w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa przyszłości. Działać przecież będą osoby wykonujące funkcje, które mimo wszystko przypominają niektóre typowe funkcje zarządcze, a zwłaszcza funkcję 6 koordynowania. Wydaje się również, że nie zostanie totalnie zanegowana zasada jedności rozkazodawstwa. Zasada ta oznaczać jednak będzie nie tyle operatywną odpowie- dzialność przed jednym organem, ile raczej jedność polityki lidera przedsiębiorstwa, czy właściciela procesu w stosunku do tak czy inaczej podporządkowanych mu osób. Nie zostanie ponadto całkowicie odrzucona zasada drogi służbowej, ponieważ byłoby to równoznaczne z odrzuceniem koniecznego warunku sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Przedsiębiorstwo przyszłości będzie zatem również systemem hierarchicznym, którego cechy wynikać będą z niezbędnej nadrzędności celów głównych nad celami podrzędnymi. Tak rozumiana budowa hierarchiczna przedsiębiorstwa przyszłości wynika przynajmniej z dwóch przyczyn. Po pierwsze, z braku gwarancji na to, że pracownicy zawsze zachowają się zgodnie z oczekiwaniami innych, względnie z normami etycznymi – tak nigdy nie było i nigdy oczywiście nie będzie. Po drugie zaś hierarchia jest pochodną tego, że – jak pisze Francis Fukujama – ludzie „z natury lubią organizować się hierarchicznie – a ściślej mówiąc, osoby znajdujące się na szczycie hierarchii uważają szacunek płynący ze swego statusu społecznego za zjawisko tak przyjemne, że staje się ono dla nich większym źródłem satysfakcji niż pieniądze i inne dobra materialne. Tym, którzy znajdują się na niższych szczeblach hierarchii, podoba się to znacznie mniej, przeważnie nie mają jednak w tej sprawie żadnego wyboru”. Należy jednak podkreślić, że hierarchia w przedsiębiorstwie przyszłości będzie bardzo słabo rozbudowana. Sieciowa struktura organizacyjna Sieć wydaje się być najbardziej widoczną cechą struktury wirtualnego przedsiębiorstwa. Warto więc zastanowić się nad charakterem tej struktury i wskazać na jej odmienność w stosunku do tradycyjnych struktur organizacyjnych. Ze względu na to, że sieć jako forma struktury organizacyjnej nie poddaje się w pełni charakterystyce w oparciu o obowiązujące do tej pory kryteria opisu powstaje problem, jak charakteryzować nową strukturę. Tradycyjne narzędzia opisu są mało adekwatne, a nowe praktycznie jeszcze nie powstały. Wydaje się, że w tej sytuacji konieczny staje się pewien kompromis, którego podstawą jest dopuszczenie do opisu zarówno narzędzi tradycyjnych, jak też nowych, użytych specjalnie do tego celu. Nie sposób zrozumieć idei funkcjonowania organizacji sieciowej bez przyjrzenia się zasadom, na których jest ona zbudowana. Sieć opiera się na wierzchołkach (węzłach) oraz połączeniach między nimi. Wierzchołki są zespołami tworzonymi dla realizacji doraźnych zadań strategicznych. Czas istnienia tych zespołów jest bardzo ograniczony. Przybierają one różne formy organizacyjne i rozmiary. Połączenia między wierzchołkami mogą mieć charakter administracyjny (polecenia, obowiązujące standardy i procedury), ekonomiczny (transakcje materialne i/albo finansowe), operacyjny (wspólne działanie, wspólne podejmowanie decyzji, wykorzystywanie tych samych zasobów), kulturowy (podzielane normy i wartości, wspólnota szans i zagrożeń), informacyjny (dostępność informacji, wymiana i dzielenie się nimi). Z jednej strony wierzchołki sieci powstają na skutek łączenia się jednostek podstawowych w organizacji – mogą nimi być pojedynczy pracownicy o różnych specjalnościach zawodowych bądź zespoły pracowników wyspecjalizowane przedmiotowo lub funkcjonalnie. Z drugiej strony sieć może tworzyć się również przez łączenie się 7 jednostek podstawowych różnych firm, przede wszystkim klientów, dystrybutorów, konsultantów, podwykonawców itp. Dodajmy jeszcze, że łączenie to może dokonywać się na różnych poziomach strategicznych. Można mówić o następujących rodzajach powiązań między wierzchołkami: • sterowane – uprawnienia do tworzenia powiązań ma jedynie wierzchołek strategiczny (naczelne kierownictwo), • kontrolowane – uprawnienia do tworzenia powiązań ma kilka wierzchołków lub prawie wszystkie, ale pod warunkiem akceptacji powiązań przez wierzchołek strategiczny, • niekontrolowane – uprawnienia do tworzenia powiązań mają wszystkie wierzchołki, bez potrzeby akceptacji przez wierzchołek strategiczny. Sieciowe przedsiębiorstwa wirtualne są oparte na pierwszoplanowej roli stosunków między częściami składowymi organizacji (w odróżnieniu od koncentracji na częściach jako takich), elastyczności ról powierzanych uczestnikom należącym jednocześnie do wielu części oraz uprzywilejowaniu dynamiki organizacyjnej w stosunku do form strukturalnych. W organizacji sieciowej koordynacja oparta jest nie na zależnościach służbowych, lecz na więzi informacyjnej i technicznej, a z jej inicjatywą wychodzą poszczególne komórki organizacyjne w wyniku bezpośrednich uzgodnień. Struktura takiej organizacji charakteryzuje się tym, że nie ma w niej pionowego podziału pracy, czyli wyraźnego podziału na zarządzających i wykonawców. Władza jest nietrwała i przechodnia, jej źródłem jest wyłącznie fachowość. Poza tym oparta jest na istnieniu ustawicznej komunikacji oraz stosunkach partnerskich między tymczasowym kierownikiem i jego tymczasowym podwładnym. W ramach struktury sieciowej organizacja odrzuca hierarchiczne formy regulacji działalności. Specjalizacja ma wyraźnie zawodowy, a nie funkcjonalny wymiar, a ponadto odnosi się do szerokiego kontekstu pracy i zdolności wykorzystania wiedzy i umiejętności w różnych warunkach. Organizacja wirtualna posiada w znacznej mierze ograniczone formalne reguły i procedury, co w znacznym stopniu umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i wprowadzanie wielorakich zmian. Rozproszenie geograficzne Organizacja wirtualna może działać wszędzie tam, gdzie spodziewane są korzyści z tytułu podjęcia określonej działalności. Dlatego niezależność działań od lokalizacji jest również postrzegana jako ważna jej cecha. Może ona składać się z jednostek, które są rozproszone są geograficznie. Przedsiębiorstwa, które oddalone są od siebie w sensie geograficznym mogą współpracować ze sobą wykorzystując technologie informatyczne. Możliwa jest zatem praca niezależnie od lokalizacji uczestników wchodzących w skład organizacji wirtualnej. „Organizacja przyszłości będzie miała granice tylko w takim sensie i w takim stopniu, jaki jest jej niezbędny do zachowania tożsamości. We wszystkich pozostałych znaczeniach będzie ona albo pozbawiona granic, albo będą one zmienne, lub jej granicą będzie suma granic elementów sieci”.