Pobierz PLANOWANIE STRATEGICZNE I OPERACYJNE ... i więcej Egzaminy w PDF z Transport tylko na Docsity!
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu ZESZYTY NAUKOWE 2011 (168)
Dorota Lipka-Nowak
Akademia Wychowania Fizycznego w Krakowie
Joanna Rybak
Studentka Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie
PLANOWANIE STRATEGICZNE
I OPERACYJNE MIĘDZYNARODOWEJ
IMPREZY SPORTOWEJ
Streszczenie: Sport cieszy się obecnie ciągle rosnącym zainteresowaniem społeczeństwa, dzięki czemu stanowi przedmiot stałej uwagi. Kluby sportowe traktowane są jako przed- siębiorstwa, a kreowane przez nie imprezy jako produkt, który należy sprzedać widzom, czyli potencjalnym klientom. Organizacja imprezy sportowej jest przedsięwzięciem skomplikowanym i złożonym, wymaga podjęcia szeregu działań logistycznych. Celem pracy była analiza planu strategicznego i operacyjnego międzynarodowej imprezy spor- towej na przykładzie Pucharu Świata i Europy w Rock’n’Rollu Akrobatycznym. Dla potrzeb artykułu analizie poddano wszystkie materiały i dokumenty dotyczące przygo- towania i realizacji zadania, udostępnione przez głównego organizatora imprezy.
Słowa kluczowe: zarządzanie, organizacja, impreza, sport, rock’n’roll akrobatyczny.
Wstęp
W dzisiejszych czasach nastąpiło urynkowienie działalności związanej ze spor- tem i rekreacją. Kluby sportowe traktowane są jako przedsiębiorstwa, a kreowane przez nich imprezy jako produkt, który należy sprzedać widzom, czyli poten- cjalnym klientom. Takie podejście do zagadnienia zwraca uwagę na istniejącą obecnie wielką konkurencyjność propozycji spędzania czasu wolnego. Społe- czeństwo jest „bombardowane” z każdej strony ofertami, które mają zapewnić mu emocje, wypoczynek, dobrą zabawę. Przy takim natłoku informacji przebicie się ze swoją ofertą jest naprawdę skomplikowane. Może ona zostać łatwo pomi- nięta czy też w ogóle niezauważona. Dlatego warto zwrócić uwagę na sposób
Planowanie strategiczne i operacyjne międzynarodowej imprezy sportowej (^83)
prezentowania danej imprezy i poznać tajniki sztuki pozyskiwania klienta [Ryba (red.) 2001, s. 178]. Sport cieszy się obecnie ciągle rosnącym zainteresowaniem społeczeństwa, dzięki czemu stanowi przedmiot stałej uwagi mediów. Stwarza to dogodne wa- runki do traktowania poszczególnych dyscyplin nie tylko jako produktów, ale szerzej jako ważnych instrumentów marketingowych dla firm. Dzięki inwesty- cjom w tę dziedzinę życia podmioty dążą do rozszerzenia grona klientów i za- prezentowania swojej oferty międzynarodowym odbiorcom. Powyższy sposób prowadzenia działań promocyjnych przynosi rzeczywiście znaczne korzyści sponsorom, o czym świadczy m.in. fakt, że 60% środków z budżetów sponsorskich firm przeznaczane jest właśnie na dofinansowanie sportu [Mruk (red.) 2003, s. 97]. Sponsoring stanowi jeden z elementów promocji sportu. Dzięki pozyskaniu dodatkowych źródeł finansowania można znacząco obniżyć koszty przygotowa- nia i realizacji danego wydarzenia. To zaś zasadniczo oddziałuje na konkuren- cyjność widowiska w stosunku do innych podobnych imprez na rynku – umożli- wia podjęcie dodatkowych działań, uatrakcyjnienie oferty, zaproponowanie interesujących nagród czy rozszerzenie kampanii promocyjnej zawodów. Owocuje to pozyskaniem nowych klientów oraz wzbudzeniem zaufania i przy- wiązania do produktu sportowego konsumentów obecnych [Strugarek 2006, s. 75]. Organizacja imprezy sportowej jest przedsięwzięciem skomplikowanym i zło- żonym, gdyż wymaga podjęcia szeregu działań logistycznych. Chcąc zapewnić sukces danemu wydarzeniu, warto wziąć pod uwagę wiele alternatywnych scenariu- szy, tak aby przygotować się na różne ewentualności i móc uniknąć niepożąda- nych sytuacji. Organizator musi być zorientowany w aspektach prawnych, społecznych, eko- nomicznych czy sportowych imprezy. Dopiero harmonijna egzystencja wszyst- kich elementów pozwoli stworzyć prawdziwe widowisko sportowe. Zawody rock’n’rolla akrobatycznego typu Puchar Świata i Europy odbywają się w Kra- kowie regularnie począwszy od 2002 r. Organizatorem rozgrywek jest Klub Rock’n’Rolla Akrobatycznego AWF Kraków. Zawody rozgrywane są w trzech grupach wiekowych: młodzicy i juniorzy, którzy biorą udział w Pucharze Świata i klasa-B, gdzie zawodnicy rywalizują o tytuł zdobywcy Pucharu Europy. Za- wody rock’n’rolla wymagają podjęcia szeregu przygotowań, które umożliwią zarówno sukces organizatorom, dobre samopoczucie zawodnikom i niepowta- rzalną atmosferę na widowni. Celem pracy była analiza planu strategicznego i operacyjnego międzynaro- dowej imprezy sportowej na przykładzie Pucharu Świata i Europy w Rock’n’Rollu Akrobatycznym.
Planowanie strategiczne i operacyjne międzynarodowej imprezy sportowej (^85)
szej koncepcji organizacyjnej, przy uwzględnieniu następujących zasad: oparcie się na mocnych stronach, znajomości własnych atutów, eliminowanie słabości, wykorzystywanie szans, ochrona przed zagrożeniami [Ryba (red.) 2001, s. 27]. Ważnym działaniem przy właściwej organizacji zawodów jest powołanie komitetu honorowego, dzięki czemu można pozyskać osobistości, których nazwiska przy- niosą prestiż imprezie, pomogą w zdobyciu przychylności mediów oraz różnych instytucji [Ambroży 2007, s. 59]. Powodzenie imprezy, jak i sprawny jej przebieg warunkuje dobrze opracowany plan operacyjny. Możemy wyróżnić następujące postacie planów jednorazowych: regulaminy, programy, projekty, kosztorysy, biznesplany [Ryba (red.) 2001, s. 39]. W praktyce przy planowaniu widowiska sportowego posługuje się także ich odmianami, np. ogólnym planem zawodów. Niestety tworzenie planów jednora- zowych w rzeczywistości często napotyka przeszkody związane z brakiem zasad szczegółowych sposobów ich kreowania i nieścisłości funkcjonujących definicji. Podczas organizacji imprezy tworzy się wiele regulaminów, stanowiących zbiorczo część ogólnej dokumentacji wydarzenia. Są one adresowane do po- szczególnych kręgów odbiorców, ponieważ każda z grup jest zainteresowana innym zestawem informacji. Należy stworzyć zarówno regulamin sędziowania zawodów, regulamin uczestnictwa w imprezie, użytkowania obiektu i wiele innych. Równocześnie warto mieć na uwadze potrzeby i oczekiwania poszcze- gólnych odbiorców. Zasady muszą być sformułowane klarownie i jednoznacz- nie, tak aby każdy je zaakceptował, ponieważ służą one zapewnieniu bezpie- czeństwa wszystkich uczestników wydarzenia. Forma i sposób opracowania regulaminu są dowolne i zależą od profesjonalizmu organizatora, natomiast jego treść podlega ścisłej unifikacji. Dzięki funkcjonującym standardom co do ułożenia kolejnych części dokumentu użytkownik w łatwy sposób może odna- leźć interesujący go fragment. Oczywiście zakres regulaminu będzie zmieniał się w zależności od wielu czynników, gdyż niektóre kwestie poruszane np. przy wyścigach konnych nijak będą się miały do pokazów figurowej jazdy na łyżwach. Generalnie regulamin imprezy sportowej powinien składać się z na- stępujących elementów:
- Cel zawodów.
- Miejsce i termin imprezy.
- Informacje o organizatorze imprezy.
- Informacje o sponsorach.
- Program imprezy.
- Zasady i warunki uczestnictwa.
- System eliminacji i wyłaniania zwycięzcy.
- System oceny zawodów i sprawy sędziowskie.
- Opieka medyczna i badania lekarskie.
- Wymagania sprzętowe.
86 Dorota Lipka-Nowak, Joanna Rybak
- Informacja o nagrodach.
- Protokół i ceremoniał sportowy.
- Informacje o dokumentach sporządzonych po zakończeniu imprezy, inne sprawy [Ryba (red.) 2001, s. 60–62]. Program imprezy sportowej ma charakter porządkujący. Przedstawia on roz- winięcie pewnych elementów planu ogólnego w czasie. Ustala określony tok postępowania, obejmując chronologiczny ciąg wydarzeń od rozpoczęcia do zamknięcia imprezy. Jest udostępniany wszystkim osobom pracującym przy projekcie, a także ogółowi uczestników, gdyż dotyczy przebiegu oficjalnej czę- ści turnieju. Często znajduje się na ulotkach, plakatach, stanowiąc element pro- mocji imprezy. Program służy do komunikacji z odbiorcą oraz jest bazą do spo- rządzenia dokładnych scenariuszy widowiska [Strugarek 2006, s. 65].
Tabela 1. Program Pucharu Świata i Europy 2009 w Krakowie
11.00 – 16.00 – Młodzicy (pierwsze eliminacje)
- Juniorzy (pierwsze eliminacje)
- B-klasa (pierwsze eliminacje – technika tańca)
- Młodzicy (runda nadziei)
- Juniorzy (runda nadziei)
- B-klasa (pierwsze eliminacje – akrobatyka)
- Młodzicy (drugie eliminacje)
- Juniorzy (drugie eliminacje)
- B-klasa (akrobatyka – runda nadziei)
- Występ klasy sportowej rock’n’rolla akrobatycznego – klasa Ia
- Występ formacji rock’n’rolla – grupa „Just Dance” 16.00 – 17.00 Przerwa obiadowa 17.00 – 22.30 – Oficjalna część zawodów
- Ceremonia otwarcia
- Młodzicy (ćwierćfinał)
- Juniorzy (ćwierćfinał)
- B-klasa (akrobatyka – ćwierćfinał)
- Pokaz mody – grupa „LIT”
- Przerwa
- Młodzicy (półfinał)
- Juniorzy (półfinał)
- B-klasa (akrobatyka – półfinał)
- Pokaz tańca nowoczesnego – grupa „Klimat”
- Pokaz aerobiku sportowego
- Przerwa
- B-klasa (finał – technika tańca)
- Pokazy
- Młodzicy (finał)
- Pokazy
- Juniorzy (finał)
- Pokazy
- B-klasa (finał – akrobatyka)
- Występ formacji rock’n’rolla – grupa „Charlie Dance”
- Ceremonia zamknięcia – zakończenie zawodów, wręczenie nagród, dekoracja par
88 Dorota Lipka-Nowak, Joanna Rybak
szczegółowe ich przedstawienie. Nakłady poniesione przez organizatora w każ- dej z faz przygotowawczych i wykonawczych imprezy muszą być umiejscowio- ne w odpowiedniej rubryce kosztorysu. Dzięki temu można optymalizować koszty, szukać lepszych rozwiązań finansowych i odpowiednio sterować wydat- kami. Preliminarz składa się z dwóch części: rzeczowej, inaczej zwanej opisową, która zawiera informacje na temat imprezy oraz finansowej, odzwierciedlającej wydatki organizacyjne [Strugarek 2006, s. 64]. Do kosztów, jakie ponosi organizator zawodów, należą:
- koszty osobowe: obsługa techniczna, obsługa akustyczna, obsługa medycz- na, elektryk, konferansjer, obsługa biura zawodów itp.
- koszty rzeczowe: wynajem sali, wynajem sprzętu, nagłośnienie i oświetle- nie, nagrody, scenografia, transport, wyżywienie, artykuły biurowe, ubez- pieczenie i inne. Przykładowo, kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji Pucharu Świata i Europy 2009 w Krakowie wyniosła 137 145 zł, z tego wnioskowanej dotacji 32 000 zł, a finansowych środków własnych (środków z innych źródeł, wpłat adresatów) 105 145 zł.
Tabela 3. Źródła finansowania Pucharu Świata i Europy 2009 w Krakowie
Źródło finansowania Kwota (w zł) Finansowe środki własne oraz wpłaty i opłaty adresatów* 50 145 Dotacja ze środków publicznych
- Urząd Miasta Krakowa
- Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
32 000
Środki od sponsorów prywatnych 55 000 Ogółem 137 145
- z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania 10 000 zł – kwota przekazywana jest do Światowej Federacji Rock’n’Rolla Akrobatycznego.
Do planów dotyczących działań powtarzających się, a więc planów ogólnie obowiązujących, należą: wytyczne, przepisy i dyrektywy organizacji, procedury, reguły współdziałania [Ryba (red.) 2001, s. 38]. Wytyczne zawierają ogólne zasady organizacji zawodów, którymi należy się kie- rować. W rock’n’rollu akrobatycznym przepisy te określane są przez Światową Federację Rock’n’Rolla i obowiązują wszystkich jej członków. Szczegółowe opra- cowanie międzynarodowych reguł znajduje się zazwyczaj w przepisach i dyrek- tywach organizacji krajowych. W celu uniknięcia chaosu organizacyjnego warto przy planowaniu opierać się na sprawdzonych i ustalonych procedurach. Doty- czą one np. zagadnień ochrony przeciwpożarowej czy postępowania w sytuacjach awaryjnych. Mimo że są powtarzalne, powinny być na bieżąco udoskonalane na podstawie zdobytych doświadczeń i nowej wiedzy. Reguły współdziałania umoż-
Planowanie strategiczne i operacyjne międzynarodowej imprezy sportowej (^89)
liwiają sprawne reagowanie w zaistniałej, nietypowej sytuacji dzięki pewnym schematom postępowania. Ułatwia to kooperacje służb porządkowych czy pre- wencyjnych, a także pracę kierowników poszczególnych zadań [Ryba (red.) 2001, s. 38].
Wnioski
- Dla prawidłowego przebiegu imprezy organizator zawodów musi postępo- wać według zatwierdzonego planu strategicznego w celu uniknięcia nieocze- kiwanych niepowodzeń.
- Analiza strategiczna i planowanie działań do World Cup i European Cup powinny odbywać się na rok przed wyznaczonym terminem zawodów. Po- zwala to na zapewnienie odpowiedniej obsługi medialnej, pozyskanie spon- sorów oraz zabezpieczenia finansowego imprezy.
- Znajomość potrzeb i oczekiwań odbiorców-klientów, ma wpływ na efektywną promocję i sprzedaż widowiska.
- Prowadzenie monitoringu i szczegółowa analiza zadania pozwoli na ciągłe udoskonalanie produktu i ukierunkowanie na potrzeby odbiorców, tak aby widowisko sportowe gwarantowało wysokiej jakości przeżycie emocjo- nalne.
Zakończenie
Poprzez omówienie właściwego schematu organizacyjnego i przedstawienie newralgicznych punktów podejmowanych działań ukazane zostało wzorcowe po- dejście do zagadnienia organizacji imprezy sportowej. Rock’n’roll akrobatyczny dysponuje dużym potencjałem rozwojowym, który należy wykorzystać. Jest to dyscyplina bardzo atrakcyjna, która budzi pozytywne konotacje wśród ewentual- nych odbiorców. W dzisiejszych czasach, gdy potencjalny widz dysponuje bardzo bogatą ofertą spędzania wolnego czasu, dyscypliny niszowe potrzebują naprawdę dobrej pro- mocji, aby zaistnieć na rynku imprez. Ważne jest także ciągle udoskonalanie produktu i ukierunkowanie na potrzeby odbiorców, tak aby poprzez ich zaspoka- janie gwarantować wysoką, zadowalającą klienta jakość wydarzenia. Niniejsza praca pokazała problematykę zarządzania imprezami sportowymi w obszarze sportów tanecznych. W Polsce tylko dwa ośrodki: Kraków i Zielona Góra speł- niają warunki merytoryczne i otrzymują zgodę ze światowej federacji WRRC na organizację World Cup i European Cap w rock’n’rollu akrobatycznym.
