Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne, Publikacje z Prawo pracy

Pobierz Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne i więcej Publikacje w PDF z Prawo pracy tylko na Docsity!

Justyna Mielczarek Uniwersytet Wrocławski

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego

i jego skutki prawne - wybrane zagadnienia

Wprowadzenie

Funkcjonowanie podmiotów gospodarczych, często o bardzo złożonej strukturze organizacyjnej, nastręcza wiele wątpliwości. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na problem dotyczący wskazania osób umocowanych przez uprawniony podmiot do doko- nywania określonych czynności, także tych z zakresu prawa pracy. Z reguły zatrudniający nie podejmuje ich osobiście, ale upoważnia inne osoby do działania w jego imieniu. Dla zatrudnionego opisana sytuacja może powodować trudności z określeniem, czy osoba dokonująca konkretnych czynności, nie wykracza poza zakres nadanego jej umocowania. Kolejną wątpliwość budzi przekazanie przez zatrudniającego dokumentu nie zawierają- cego podpisu. Nasuwa się pytanie: jakie konsekwencje ustawodawca wiąże z jego nie- złożeniem, a jakie z niedochowaniem formy pisemnej? Zawarte tu rozważania mają na celu wyjaśnienie choćby części związanych z tym niejasności. W polskim porządku prawnym pojęcie zatrudnienia nie zostało jednolicie określone. Także w literaturze pojawia się wiele różniących się od siebie definicji. Autorem jednej z nich jest M. Piotrowski. Zdaniem autora „zatrudnienie jest to wykonywanie przez za- trudnionego pracy na rzecz zatrudniającego na podstawie określonego rodzaju stosunku prawnego, w ramach, którego zatrudniający zobowiązuje się do odpłatnego świadczenia pracy na rzecz zatrudniającego”^1. Wskazane pojęcie obejmuje pracownicze i niepracownicze stosunki zatrudnienia. Do drugiej kategorii należy zaliczyć cztery odmienne typy: cywilnoprawny, admini- stracyjnoprawny, penalny oraz ustrojowy^2. Poniżej została przedstawiona krótka cha- rakterystyka każdego z nich. Wydaje się to tym bardziej uzasadnione, że coraz większe

(^1) M. Piotrowski, Pojęcie i rodzaje zatrudnienia , (w:) Z. Niedbała (red.), Prawo pracy, Warszawa 2009, s. 99. (^2) W. Sanetra, Prawo pracy. Zarys wykładu , Tom I, Białystok 1994, s. 54 i n.

Justyna Mielczarek

znaczenie zyskują niepracownicze stosunki zatrudnienia, szczególnie te o charakterze cywilnoprawnym^3. Do podstawowych form zatrudnienia typu cywilnoprawnego należy świadczenie usług w ramach umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W obu stosunkach wskazuje się na określone kryteria, które odróżniają obie umowy od stosunku pracy. W rzeczywistości różnice pomiędzy nimi nie są tak wyraźne, co powoduje, że osoby zatrudniające często ukrywają typową umowę o pracę pod pozorem umowy cywilnoprawnej. Dodatkowo art. 300 Kodeksu pracy^4 (KP) stanowi, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy należy stosować odpowiednio regulacje Kodeksu cywilnego^5 (KC), jeżeli te nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy. Przyjęcie takiego rozwiązania powoduje, że część poruszanych tu zagadnień znajdzie zastosowanie zarówno w stosunkach pracy, jak i w stosunkach cywilnoprawnych. Zatem w stosunkach zatrudnienia typu pracowniczego powinno się stosować również przepisy KC odnoszące się do formy czynności prawnych, co obejmuje także regulacje dotyczące podpisu. Należy zwrócić uwagę na to, że w wielu sytuacjach przepisy prawa pracy wprowadzają własne unormowania (przykładowo, do- tyczy to skutków przewidzianych za niedochowanie wymaganej formy czynności), co wyklucza możliwość wykorzystania w tym zakresie KC. Zatrudnienie typu penalnego występuje w przypadku warunkowego umorzenia postępowania ograniczenia wolności, czy odbywania przez skazanych kary pozbawienia wolności^6. Podstawą prawną tego zatrudnienia może być umowa o pracę lub inna umowa cywilnoprawna. Warto jeszcze wspomnieć o niepracowniczych formach zatrudnienia typu administracyjnego oraz ustrojowego. Pierwsza z nich ma wiele cech wspólnych z pracowniczymi stosunkami służbowymi. Dotyczy to takich grup zawodowych jak żoł- nierze, czy policjanci. Drugi typ obejmuje pełnienie funkcji przez posłów oraz senatorów i stanowi konsekwencję uzyskania mandatu w drodze głosowania wyborców, co sprawia, że zatrudnienie to posiada charakter prawno- państwowy, wykazując przy tym wiele swo- istych cech, które nie występują w innych typach zatrudnienia. Jak wynika z powyższych rozważań, pojęcie zatrudnienia obejmuje kilka różnych form. Ramy objętościowe niniejszego opracowania wpływają na konieczność ogranicze- nia zakresu przedmiotowego prowadzonych rozważań i skoncentrowania się na zapre- zentowaniu czynności dokonywanych w imieniu pracodawcy. Ze względu na praktyczne

(^3) Zob. J. Piątkowski, Prawo stosunku pracy, Toruń 2009, s. 28 i n.; Z. Kubot, Przedmowa , (w:) Z. Kubot (red.), Szczególne formy zatrudnienia , Wrocław 2000, s. 3 i n. (^4) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. z 1974 r., Nr 24, poz. 141 ze zm.). (^5) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 ze zm.). (^6) Ibidem, s. 33; S. Pawela, Prawo karne wykonawcze, Kraków 2007, s. 192.

Justyna Mielczarek

cywilnej, która zatrudnia pracowników^7. Ponadto pracodawcą (należącym do kategorii podmiotów występujących jako samodzielna strona) zdolnym do nawiązania umowy o pracę, są spółki handlowe, urzędy, przedsiębiorstwa państwowe, organizacje społecz- ne lub stowarzyszenia. W literaturze istnieją rozmaite klasyfikacje dotyczące pojęcia pracodawcy. Jedna z nich opiera się na rozróżnieniu jednostek organizacyjnych o rozbudowanej strukturze i podmiotów nieposiadających „samoistnego” charakteru według poszczególnych dzia- łów prawa, ale stanowiących część większych podmiotów. Pierwsza z wymienionych kategorii charakteryzuje się posiadaniem określonej samodzielności oraz zdolności do działań prawnych. Jest to charakterystyczne dla takich podmiotów jak np. zakłady przedsiębiorstw wielozakładowych, które posiadają złożoną strukturę gospodarczą. Wspomniana zdolność do działań prawnych przejawia się głównie na gruncie prawa cywilnego i uwidacznia się w podejmowaniu takich czynności, jak nawiązywanie umowy o pracę na podstawie umocowania, które zostało udzielone przez zarząd spółki. Do drugiej grupy pracodawców należą te jednostki, które posiadają zdolność do samodziel- nego zatrudniania pracowników i przybierają formę np. filii lub oddziałów^8.

1.2.2 Osoba fizyczna jako pracodawca

Osoba fizyczna może być pracodawcą, jeżeli zatrudnia pracowników we własnym imieniu^9. Na uznanie osoby fizycznej za pracodawcę nie ma wpływu powód, dla którego to czyni. Nie jest istotne czy kieruje się chęcią osiągnięcia zysku, czy zaspokojeniem osobistych potrzeb^10. Koniecznym wymogiem, warunkującym uznanie jej za pracodawcę, jest wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Podmiot ten nie prowadzi przedsiębior- stwa w rozumieniu art. 55 KC, dlatego nie podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców. W literaturze wyróżnia się pojęcie „pracodawcy zbiorowego”, za którego uznaje się wspólników spółki cywilnej. Pracodawcą są wszyscy wspólnicy spółki, a nie poszczególne osoby, czy też sama wydzielona jednostka organizacyjna, ponieważ ta nie posiada zdol- ności do zatrudniania pracowników we własnym imieniu. Z tym ostatnim stwierdzeniem nie zgodził się Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 7 listopada 1995 r. przyjął, że: „wyodrębniona jednostka spółki cywilnej zatrudniająca pracowników jest pracodawcą

(^7) K. Jaśkowski, Komentarz do art.3, (w:) K. Jaśkowski (red.), Kodeks pracy. Komentarz , Warszawa 2009, s. 36-37. (^8) Ibidem, s. 47. (^9) Z. Kubot, Podmioty stosunku pracy , (w:), H. Szurgacz (red.), Prawo pracy: Zarys wykładu , Warszawa 2010, s. 89_._ (^10) K. Jaśkow ski, op. cit. s. 37.

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne

w rozumieniu art. 3 KP i ma zdolność sądową i procesową”^11. W literaturze wskazuje się, iż zdolność do zatrudniania pracowników obejmuje szereg czynności z tym związanych. Zawiera ona możliwość składania oświadczeń woli dotyczących stosunku pracy oraz dopuszczenia pracownika do pracy. Pracodawcami w powyższym rozumieniu nie mogą być jednostki organizacyjne przedsiębiorstw, których samodzielność uwidacznia się w kontekście spełniania zadań produkcyjnych, ponieważ nie posiadają one zdolności do samodzielnego zatrudniania pracowników i ze względu na to nie spełniają wymogów art. 3 KP. Jednym z przykładów takiego pomiotu jest oddział produkcyjny przedsiębiorstwa państwowego^12. Zdolności do bycia pracodawcą nie mają także zakłady pracy w znaczeniu przedmiotowym np. sklep, magazyn, hurtownia, punkt usługowy, nawet gdy jest prowadzony przez osobę fizyczną^13.

1.3 Podmiot zatrudniający w stosunkach cywilnoprawnych

W celu uzupełnienia dokonanych już rozważań warto wspomnieć o podmiotach zatrudniających pracowników w ramach stosunków cywilnoprawnych. Powszechność występowania umowy o dzieło, umowy zlecenia i umowy agencyjnej w obrocie praw- nym uzasadnia ich zaprezentowanie. Zgodnie z zasadą, przyjmujący zlecenie dokonuje czynności prawnej w imieniu i na rzecz zleceniodawcy. Pomimo, iż działa on w sposób właściwy dla pełnomocnika, udzielenie dodatkowego upoważnienia nie jest konieczne. Z art. 734 § 2 KC wynika domniemanie, że osoba wykonująca zlecenie posiada umocowanie do dokonania okre- ślonych czynności, realizowanych w ramach tej umowy. Wskazana relacja określana jest mianem stosunku podstawowego, w rozumieniu przepisów o pełnomocnictwie. J. Widło uznaje za zasadne, aby zlecenie, mające charakter zawodowy, zawierało pełnomocnic- two, w którym zostanie dokładnie określony zakres nadanego upoważnienia^14. Wskazany sposób reprezentacji zleceniodawcy jest jednym z dwóch występujących w umowie zle- cenia. Mając na uwadze regulację art. 740 zd. 2 KC należy stwierdzić, że przyjmujący zlecenie może również działać w charakterze zastępcy pośredniego. Oznacza to sposob- ność do dokonywania czynności we własnym imieniu, ale na rachunek zleceniodawcy^15.

(^11) Z. Kubot, Podmioty stosunku pracy…, s. 89. (^12) L. Florek, T. Zieliński, op. cit. s. 48. (^13) Z. Kubot, Podmioty stosunku pracy…, s. 89. (^14) J. Widło, Umowy dotyczące świadczenia usług , (w:) J. Widło, J. Mojak, Polskie prawo kontraktowe. Zarys wykładu, Warszawa 2005, s. 212. (^15) A. Kawałko, H. Witczak, Zobowiązania , Warszawa 2010, s. 320.

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne

W ujęciu art. 3 § 1 KP czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę, będącego jednostką organizacyjną, dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego celu osoba. Powyższy przepis dotyczy także pracodawcy, który nie jest osobą fizyczną i nie wykonuje osobiście tych czynności. Przyjęcie takiego rozwiąza- nia podkreśla organizatorską rolę prawa pracy względem podmiotów o zróżnicowanych strukturach gospodarczych, wobec których ujednolicono reguły dotyczące reprezentacji pracodawcy w zakresie prawa pracy. Tym samym zniesiono wcześniej istniejący podział na reprezentację w indywidualnych sprawach z zakresu prawa pracy oraz w sprawach zbiorowych. Uprawnionym podmiotem do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy może być osoba fizyczna albo organ zarządzający, co sugeruje, że dotyczy to nie tylko jednej osoby, ale nawet kilku^19. W sposób szczególny powyższe stwierdzenie odnosi się do pracodawców będących osobami prawnymi, które rozmaite czynności podejmują za pośrednictwem swoich organów. W przeciwieństwie do stosunków cywilnoprawnych, osoba prawna^20 może działać nie tylko przez swoje organy, ale także przez inne wyzna- czone do tego osoby. Szczegółowe zasady reprezentacji określają poszczególne przepisy ustaw, np. art. 210 lub 379 Kodeksu spółek handlowych^21 (KSH), albo akty o charakterze wewnętrznym tj. statuty^22. Z wyroku Sądu Najwyższego z 10 września 1998 r., (I PKN 286/98 OSNAPiUS 1999, nr 18, poz. 585) wynika, że dla skuteczności podjętych czyn- ności z zakresu prawa pracy wystarczy, że będą one wykonane przez osobę lub organ zarządzający tą jednostką, co oznacza, że niekoniecznie musi być nią tylko zarząd spółki. To daje możliwość poszerzenia kręgu osób uprawnionych do reprezentacji, jak i otwiera możliwość udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej. Pełnomocnictwo określa się jako rodzaj przedstawicielstwa, w którym źródłem umocowania do działania w imieniu reprezentowanego jest jego oświadczenie woli. Mocodawca, udzielając pełnomocnictwa, dokonuje jednostronnej czynności prawnej o charakterze upoważniającym^23. Od jego woli zależy zakres kompetencji pełnomocni- ka^24. Przepisy prawa cywilnego określają formę nadania pełnomocnictwa ogólnego, które

(^19) M. T Romer, Prawo Pracy. Komentarz, Warszawa 2010, s. 47. (^20) Regulacje te odnoszą się nie tylko do jednostki organizacyjnej posiadającej osobowość prawną, ale także do jednostki organizacyjnej posiadającej co prawda osobowość prawną, ale nie mającej zdolności prawnej. Przykładem takiego podmiotu jest zarząd spółki partnerskiej. Z. Kubot, op. cit. s. 90. (^21) Ustawa z dnia 15 września 2000 (Dz. U. z 2000 r., Nr 94, poz. 1037). (^22) K. Rączka, Przepisy ogólne , M. Gersdorf, K. Rączka, M. Raczkowski, Kodeks pracy. Komentarz. Warszawa 2009-2010 r. s. 28. (^23) J. Kremis, Przedstawicielstwo, (w:) E. Gniewiek, Podstawy prawa cywilnego , Warszawa 2005, s. 76 i n. (^24) Wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictwa. Pierwszy ma charakter ogólny i obejmuje upoważ- nienia do podejmowania czynności z zakresu zwykłego zarządu. Pewne trudności powoduje-

Justyna Mielczarek

powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Jeżeli dla przedsięwzięcia danej czynności ustawa wymaga formy szczególnej, to wówczas pełnomocnictwo powinno być udzielone w takiej właśnie formie^25. Jak twierdzi Z. Kubot, konieczność posiadania pełnomocnictwa dla realizacji czynności z zakresu prawa pracy dotyczy przede wszystkim zawierania umowy o pracę. Odmiennie przedstawia się sytuacja z wydawaniem i podpisywaniem świadectw pracy, ponieważ istnieje domniemanie, że to kierownik działu spraw pracowniczych posiada umocowanie do dokonywania tych czynności, co wyklucza tym samym konieczność przeprowadzenia postępowania dowodowego. W świetle wyroku z dnia 16 października 2007 r., (I PK 1111/07) prezes spółdzielni posiada statutowe kompetencje do realizowa- nia czynności z zakresu prawa pracy^26. Pełnomocnictwo nie jest konieczne dla podej- mowania działań z zakresu ewidencji czasu pracy przez pracownika działu kadr. Czyn- ności dokonywane za pracodawcę mogą być czynnościami z zakresu kierowniczego lub niekierowniczego stosowania prawa pracy. Pierwsze określenie odnosi się do osoby będącej przełożonym. Druga kategoria dotyczy tych, którzy nie zajmują stanowisk kierowniczych 27.

3. Pojęcie podpisu i jego znaczenie prawne

W polskim prawie cywilnym obowiązuje swoboda formy czynności prawnych. Art. 60 KC przewiduje, że z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może zostać wyrażona przez każdorazowe zachowanie się tej osoby, ujawniające jej wolę w sposób dostateczny, również w postaci elektronicz- nej. W literaturze i orzecznictwie podkreśla się ewentualność jej wyrażenia zarówno w sposób wyraźny, jak i dorozumiany^28. Wynika z tego, że istnieje możliwość dokonania określonych czynności, również tych związanych ze stosunkiem zatrudnienia, nie tylko w formie pisemnej, ale także ustnej. Ustawodawca w art. 60 KC zastrzegł, że dla reali- zacji niektórych czynności należy zastosować formę szczególną. Jej wykorzystanie ma

nieostrość pojęcia „zwykłego zarządu”. Wskazuje się na jego zmienną treść i konieczność wzięcia pod uwagę wszelkich okoliczności w ustaleniu jego zakresu. Drugim rodzajem jest pełnomocnictwo będące upoważnieniem do przedsięwzięcia określonych czynności praw- nych. Pełnomocnictwo szczególne obejmuje realizację konkretnej czynności prawnej. Dariusz Surówka, Przedstawicielstwo , (w:) P. Stec, M. Załucki (red.), Podstawy prawa cywilnego z umowami w administracji, Warszawa 2010, s. 111 i n. (^25) D. Surówka, op. cit. s. 113-114. (^26) K. Jaśkowski, op. cit. s. 36 i n. (^27) Z. Kubot ., op. cit. s. 90-91. (^28) Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa 2007, s. 232 i n.

Justyna Mielczarek

użyciu atramentu lub tuszu. Takie wskazanie ma służyć celom dowodowym, dlatego zaleca się, aby nie składać podpisu ołówkiem lub innym nietrwałym materiałem^35. W li- teraturze podejmowane są próby ustalenia, jakie składniki powinien obejmować podpis. Przeważającym poglądem jest ten, opowiadający się za koniecznością umieszczenia w nim nazwiska, nawet w formie skróconej, w sposób charakterystyczny dla osoby skła- dającej go. Powyższe wymogi nie zostaną spełnione, gdy pod danym oświadczeniem zostaną umieszczone tylko inicjały, będące w rzeczywistości parafami^36. Warto zazna- czyć, że obydwa znaki znajdują zastosowanie przy sporządzaniu dokumentów, gdyż ich umieszczenie na każdej stronie tekstu oznacza, że dokument został przygotowany do podpisania 37. W stosunku do jednostronnej czynności prawnej zwykła forma pisemna zostanie zachowana już w chwili złożenia własnoręcznego podpisu na danym dokumencie, co wyklucza konieczność jego upubliczniania. W przypadku umowy, ustawodawca mając na celu chęć uproszczenie procedury, nie nakłada na strony obowiązku złożenia podpi- su na dokumencie zawierającym oświadczenie woli. Pomimo tego, strony najczęściej sporządzają umowę w postaci jednego dokumentu, umieszczając na nim własnoręczne podpisy^38. Posiadanie przez podpis (szczególnie ten własnoręczny) właściwości identyfika- cyjnych powoduje powstanie obowiązku złożenia go przez upoważnioną do tego osobę. Nikt zatem nie może podpisać się za inną osobę, umieszczając w dokumencie czyjeś imię i nazwisko. Podpis taki nie zyskuje waloru autentyczności i stanowi jego podrobie- nie. Wywarcie przez podpis określonych skutków prawnych w zasadzie nie zależy od jego czytelności. Powyższe spostrzeżenie nie dotyczy sytuacji, w której jego stopień nieczytelności jest na tyle wysoki, że powoduje powstanie wątpliwości w określeniu osoby go składającej^39. W dobie intensywnej informatyzacji społeczeństwa coraz większe znaczenie odgry- wa składanie oświadczeń woli w postaci elektronicznej, zrównoważone ze skutkami prawnymi przewidzianymi dla formy pisemnej, z wyjątkiem przypadków, w których ustawa stanowi inaczej. W celu uzyskania określonych konsekwencji oświadczenie to powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy

(^35) S. Rudnicki, op. cit. s. 385. (^36) J. Strzebińczyk, Czynności prawne, (w:) E. Gniewiek (red.), Kodeks cywilny. Komentarz, Warszawa 2011, s. 218-219. (^37) Z. Radwański, op. cit. s. 236. (^38) W. Robaczyński, op. cit. s. 833. (^39) A. Wypiórkiewicz, op. cit. s. 206-207.

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne

pomocy ważnego certyfikatu. Ustawa o podpisie elektronicznym^40 formułuje jego defini- cje, a także ustala kryteria, jakie powinien spełnić podpis, aby mógł być uznany za bez- pieczny^41. Warto zauważyć, że jego praktyczne zastosowanie w czynnościach związanych z zatrudnieniem jest ciągle niewielkie. Wydaje się, iż zasadniczą trudnością, niesprzyja- jącą jego szybkiemu rozpowszechnieniu, są koszty, które wiążą się z zakupem takiego certyfikatu. Ponadto należy pamiętać o potrzebie zapewnienia odpowiedniego wyposa- żenia technicznego, co sprawia, że zarówno osoby fizyczne będące pracownikami, jak i ich pracodawcy potrzebują czasu i odpowiednich środków niezbędnych do spełnienia wymogów przewidzianych dla formy elektronicznej. Z całości tych rozważań należy wysnuć wniosek stwierdzający większe znaczenie podpisu własnoręcznego niż podpisu elektronicznego w czynnościach związanych z zatrudnieniem. Na zakończenie tej części rozważań warto podkreślić prawne znaczenie podpisu, szczególnie podpisu własnoręcznego, który gwarantuje, że złożone oświadczenie pocho- dzi od konkretnej osoby. A. Wypiórkiewicz podkreśla jego naturalny sposób powstania, biologicznie związany z osobą go składającą. Dzięki temu podpis złożony, w codzien- nych, spontanicznych sytuacjach stanowi odzwierciedlenie cech danej osoby 42. Taka charakterystyka nie dotyczy, np. faksymila, podpisu odbitego stemplem lub w inny mechaniczny sposób, podpisu na oświadczeniu wysłanym telefaksem, dalekopisem czy radiogramem, dlatego też zasadniczo nie są one w stanie zastąpić podpisu własnoręcz- nego. Tytułem przykładu warto wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97, z którego wynika, że podpis maszynowy nie spełnia wymogów własnoręczności. Powyższe stwierdzenie ma odzwierciedlenie w poglądach występują- cych w literaturze. Należy zwrócić uwagę na regulację art. 76 KC zezwalającą na umowne zastrzeżenie zastępowania podpisu własnoręcznego faksymilami^43.

(^40) Ustawa z dnia 18.09.2001 r. (Dz. U. Nr 130. poz. 1450 ze zm.). (^41) Według art. 3 pkt. 1 podpis elektroniczny stanowią „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”. W interpretacji tej definicji należy wziąć pod uwagę regulacje art. 3 pkt 4., który dodatkowo ją uzupełnia o wskazania dotyczące danych umieszczanych w podpisie elektronicznym. Powinno je odznaczać niepo- wtarzalność i przyporządkowanie konkretnej osobie fizycznej, której identyfikacji mają one służyć. W świetle art. 3 pkt. 2 za bezpieczny podpis elektroniczny uważa się ten, który został przyporządkowany wyłącznie osobie go składającej. Powinien być również sporządzony z użyciem urządzeń służących składaniu podpisu elektronicznego oraz danych przeznaczo- nych do złożenia podpisu elektronicznego. Istotne jest, aby dodatkowo został on powiązany z innymi danymi, do których został dołączony. Tak aby każda późniejsza zmiana tych danych mogła zostać zauważona. (^42) A. Wypiórkiewicz, Czynności prawne. Forma czynności prawnych , (w:) H. Ciepła, B. Czech, S. Dąbrowski, T. Domińczyk, H. Pierzkowski, Z. Strus, M. Sychowicz, A. Wypiórkiewicz, Kodeks cywilny, Tom I; art. 1-352, s. 206-207. (^43) S. Rudnicki, op. cit. s. 385.

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne

z zakładową organizacją związkową. Również art. 42 § 2 zawiera wymóg zachowania formy pisemnej. Według przywołanego przepisu, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy może być skuteczne, jeżeli nowe warunki zostały przedstawione pracownikowi na piśmie. Forma pisemna została również przewidziana w przypadku zawiadomienia pracow- nika o zastosowanej wobec niego karze porządkowej. Pracodawca powinien poinformo- wać pracownika o tym fakcie na piśmie, wskazując na rodzaj i dokładną datę naruszenia obowiązków pracowniczych, a także zawrzeć informację o prawie wniesienia sprzeciwu. Choć Kodeks pracy nie ustala formy właściwej dla jego wniesienia, zaleca się dokonanie tego w formie pisemnej^47. Również polecenia pracodawcy mogą być wydawane w formie pisemnej, np. w postaci zarządzeń lub okólników, co nie oznacza jednak braku skuteczności poleceń wydawanych w formie ustnej. W tym kontekście warte uwagi są regulacje zawarte w paradygmatykach służbowych, które w pewnych sytuacjach przewidują obowiązek zastosowania formy pisemnej. W art. 25 §1 ustawy o pracownikach samorządowych 48 , ustawodawca zaznacza obowiązek pisemnego poinformowania pracodawcy o tym, że wydane przez niego polecenie jest niezgodne z prawem lub zawiera oczywiste omyłki. W razie pisemnego potwierdzenia jego wykonania, pracownik ma obowiązek dokonania danej czynności. Informuje przy tym kierownika jednostki, w której jest zatrudniony. Inaczej powinien zachować się pracownik w sytuacji, gdy wykonanie tego polecenia prowadziłoby do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, albo groziłoby to wystą- pieniem niepowetowanych strat. W takim przypadku pracownik powinien odmówić wykonania polecenia i poinformować o tym kierownika jednostki, w której jest zatrud- niony. Podobnie dane zagadnienie reguluje art. 77 §2 i §3 49 ustawy o służbie cywilnej 50. Formę pisemną dla zawiadomienia pracodawcy, a także potwierdzenia wydania tego polecenia przez pracodawcę, zawiera ustawa o Najwyższej Izbie Kontroli^51 oraz ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 89, poz. 589 ze zm.).

(^47) J. Iwulski, Rozdział VI. Odpowiedzialność porządkowa pracowników , J. Iwulski, W. Sanetra, Kodeks pracy. Komentarz , Warszawa 2011, s. 767-769. (^48) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz.U. z 2009 r., Nr 223, poz. 1458 ze zm.). (^49) W przeciwieństwie do art. 25 §1 i §2 ustawy o pracownikach samorządowych, ustawodawca dookreśla, że w razie wydania polecenia niezgodnego z prawem lub posiadającym znamiona pomyłki, pracownik powinien poinformować bezpośredniego przełożonego. W przepisie tym nie ma mowy o obowiązku poinformowania kierownika jednostki, w której jest zatrud- niony. Pracownik służby cywilnej ma obowiązek odmowy wykonania polecenia jeżeli jego realizacja spowodowałaby popełnienie przestępstwa lub wykroczenia ( w ustawie o pracow- nikach samorządowych nie może on wykonać polecenia, jeżeli groziłoby to wystąpieniem niepowetowanych strat). W tej sytuacji powinien on poinformować o tym dyrektora general- nego urzędu, a nie kierownika jednostki, w której jest zatrudniony. (^50) Ustawa z dnia 21.11.2008 r. (Dz.U. z 2008 r., Nr 227, poz. 1505 ze zm.). (^51) Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1482. ze zm.).

Justyna Mielczarek

4. Skutki prawne dokonania czynności w imieniu

podmiotu zatrudniającego

W niniejszym punkcie zostaną omówione skutki prawne czynności dokonywanych w imieniu pracodawcy oraz podmiotu zatrudniającego w ramach stosunku cywilnopraw- nego. Należy pamiętać o odesłaniu zawartym w art. 300 KP, który nakazuje odpowiednie stosowanie przepisów KC, co powoduje, że prawo pracy jako oddzielna dziedzina wie- dzy zawiera wiele odrębnych i swoistych rozwiązań. Tytułem przykładu warto wskazać na formę pisemną wymaganą przy nawiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę. Jej niedochowanie nie powoduje nieważności, ale wywołuje inne skutki przewidziane w przepisach prawa pracy. Po za tymi sytuacjami, większość skutków charakterystycz- nych dla prawa cywilnego należy analogicznie odnieść do prawa pracy. Poniższe rozwa- żania będą więc aktualne zarówno dla umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Złożenie podpisu w imieniu podmiotu zatrudniającego przez osobę do tego upraw- nioną powoduje, że określona czynność wywiera przewidziane dla niej skutki prawne. Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy podpisu dokona podmiot nieumocowany do reali- zowania tego typu czynności lub gdy uczyni to osoba upoważniona, ale uprawnienie zostanie nadane w niewłaściwej formie.

4.1 Dokonanie czynności przez osobę nieuprawnioną

Jeżeli osoba podająca się za pełnomocnika dokonała czynności w imieniu praco- dawcy, działając bez umocowania albo przekraczając jego zakres, to wówczas dla zacho- wania skuteczności podjętych działań niezbędne jest ich potwierdzenie przez podmiot, w którego imieniu została ta umowa zawarta. Brak umocowania sprawia, że dana osoba funkcjonuje jako tzw. pełnomocnik, czyli „falsus procurator”. Konwalidacja wadliwej umowy pozwala nadać jej skuteczność „z mocą wsteczną”, od daty jej zawarcia. Odmowa potwierdzenia tej umowy powoduje jej bezwzględną nieważność^52 , co sprawia, że nie wywołuje ona skutków prawnych. Wpływa to również na brak związania nią pełnomoc- nika^53. Zgodnie z art. 103 § 2 KC jest on tylko zobowiązany do zwrotu tego, co zostało mu przekazane od drugiej strony i służyło realizacji określonych czynności. Powinien on również naprawić szkodę, którą poniosła druga strona, nie wiedząc o braku umocowania albo o przekroczeniu jego zakresu. Podobny skutek wywołają jednostronne czynności prawne dokonane przez rzekomego pełnomocnika. Konsekwencje te nie zaistnieją, jeżeli osoba, której złożono oświadczenie, wiedziała, że druga strona nie ma umocowania do podejmowania określonych działań i mimo tego zgodziła się na ich wykonywanie.

(^52) S. Rudnicki, op. cit. (^53) Z. Radwański, op. cit. s. 328.

Justyna Mielczarek

Forma „ad eventum” oznacza, że zastrzeżono ją jedynie dla wywołania określo- nych skutków prawnych. Szerzej problematykę tę ujmuje art. 74 §1 KC, który stanowi, że w razie ustanowienia formy pisemnej bez rygoru nieważności, jej niedochowanie powoduje brak możliwości dowodzenia okoliczności stwierdzonych w dokumencie przy pomocy innych dowodów tj. zeznań świadków lub przesłuchania stron. Przepis ten nie znajduje zastosowania, gdy zachowanie właściwiej formy służy wywołaniu jedynie określonych skutków czynności prawnej. Druga ze wskazanych form, „ad probationem” przejawia się na drodze procesowej. Z art. 74 §2 KC wynika ograniczenie możliwości przeprowadzenia dowodu z przesłucha- nia stron, jak i z zeznań świadków dla wykazania, że dana czynność została zrealizowana. Przepis ten wprowadza również pewne odstępstwa, pozwalając tym samym na dopusz- czenie wskazanych dowodów, w przypadku gdy jest to zgodne z wola obu stron, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą lub fakt jej dokonania zostanie uprawdopo- dobniony za pomocą innego dokumentu. Powyższy przepis jest skorelowany z art. 246 KPC zawierający procesowe unormowania dotyczące dopuszczenia innych dowodów w wypadku gdy dla danej czynności właściwa jest forma pisemna. Ostatnia z wymienionych form czynności prawnych, „ad solemitatem”, dotyczy sankcji nieważności, co powoduje, że dana czynność nie wywołuje skutków prawnych. W świetle art. 76 KC strony mogą zastrzec określoną formę dla dokonania danej czyn- ności. Jeżeli skorzystają z tej możliwości, wówczas dla wywołania skutków prawnych będzie konieczne jej zachowanie. W interpretacji tej regulacji istotne jest spostrzeżenie, że pojęcie formy „szczególnej”, zawartej w art. 76 KC, nie należy utożsamiać z formą pisemną określoną w art. 73 KC. W pierwszym z wymienionych tu przepisów ustawo- dawca zamierzał objąć nie tylko formę pisemną, czy kwalifikowaną, ale także każdą inną, zgodną z wolą stron. Opisane rozwiązanie dodatkowo uzupełnia §2 tego przepisu, który zawiera dyrektywę interpretacyjną stanowiącą, że w braku określenia przez strony skutków niedochowania formy pisemnej, umówiona forma została zastrzeżona tylko dla celów dowodowych. Według S. Rudnickiego takie ujęcie budzi wątpliwości i niejasno- ści. Autor przychyla się do stanowiska opowiadającego się za uznaniem zastrzeżenia for- my umowy pisemnej w celach dowodowych w momencie, gdy oświadczenia złożone przez strony nie są na tyle precyzyjnie, aby mogły być jednoznacznie rozumiane^56. Brak zastrzeżonej przez strony formy powoduje, że czynność prawna nie może dojść to skutku, dlatego jest bezwzględnie nieważna. Nie jest to tożsame z uznaniem dokonanej czynności

(^56) S. Rudnicki, op. cit. s. 343.

Podpis w imieniu podmiotu zatrudniającego i jego skutki prawne

za nieistniejącą. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których ustalono inną formę za wła- ściwą do podjęcia danych działań^57. Art. 76 KC znajduje odpowiednie zastosowanie na gruncie przepisów prawa pracy. Art. 29 KP stanowi, że strony mogą zastrzec formę szczególną dla zmiany lub uzupełnie- nia umowy o pracę. Jej niedochowanie powoduje niemożność wywołania określonych skutków prawnych. Wskazana problematyka stała się przedmiotem wielu orzeczeń sądowych. Kilka z nich zostanie przedstawionych poniżej. W świetle wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 września 1997 r. jeżeli w umowie o pracę zastrzeżono właściwość zwykłej formy pisemnej dla dokonania danej czynności, jej niezachowanie może spowodować nieważność czynności, ale tylko wtedy, gdy ustawa taki rygor przewiduje, czego przykładem jest regulacja art. 99 § 2 dotycząca udzielenia pełnomocnictwa ogólnego^58. Z innych orzeczeń Sądu Najwyższego wynika możliwość zastrzeżenia przez strony formy pisemnej pod rygorem nieważności dla każdorazowej zmiany umowy o pracę^59. Wspomniane regulacje uzupełnia art. 77 KC, który dla uzupełnienia lub zmiany umowy nakazuje zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały do jej nawiązania. Przepis ten ma charakter semiimperatywny. Oznacza to, że prawo wskazu- je na minimum wymogów, jakie powinny spełniać czynności następcze (czyli te pozo- stające w powiązaniu z czynnością pierwotną)^60. Dalsze postanowienia omawianego artykułu świadczą o konieczności potwierdzenia pismem faktu odstąpienia od umowy lub rozwiązania jej za zgodą stron. Podkreślają również konieczność zachowania innej formy szczególnej dla rozwiązania umowy dokonanej za zgodą obu stron, którą ustawa lub strony zastrzegły dla jej zawarcia. Inaczej jest w przypadku odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia. W tym przypadku ustawa wymaga by dokonanie tej czynności zostało stwierdzone pismem. Na koniec warto wskazać na bezwzględne obowiązywanie przepisów o formie czynności prawnej. Podkreśla to ich znaczenie dla stabilizacji i ochrony stosunków prawnych.

(^57) A. Wypiórkiewicz , op. cit. s. 202. (^58) I PKN 250/97, OSNAPiUS 1998, nr 11, poz. 330z glosą T. Kuczyńskiego; OSP 1998, nr 11, poz. 578, za: M. Gersdorf, op. cit. s. 28. (^59) Zob. wyrok SN z 20 września 2005 r. III PK 83/05, OSNP, nr 15-16, poz. 233; wyrok SN z 6 marca 2003., I PK 40/02, OSNP 2004, nr 15, poz. 257; z glosą W. Cajsla, MPP 2004, nr 11, poz. 20-21; z glosą R. Pabisa, MMP 2005, nr 1, poz. 22; za M. Gersdorf, op. cit. s. 214. (^60) J. Strzebińczyk, op. cit. s. 213.