Pobierz Pojęcie i znaczenie dokumentacji księgowej - Notatki - Rachunkowość i więcej Notatki w PDF z Rachunkowość finansowa tylko na Docsity!
Pojęcie i znaczenie dokumentacji księgowej
W każdej operacji gos podarczej występuje kilka istotnych elementów, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji. Do tych elementów można zaliczyć: a) nazwę przedsiębiorstwa, w którym wystąpiła operacja gos p odarcza lub której ta operacja dotyczy, b) moment powstani a operacji g ospodarczej (dzień, miesiąc, rok), c) treść operacji gos podarczej (np. czy operacja dotyczy zakupu materiałów, czy przyjęcia wyrobów z produkcji lub ich s przedaży), d)rozmiary operacji gos p odarczej wyrażone w określonych jednostkach miary (w jednostkach pieniężnych lub naturalnych), e) ewentual nie inne dane i dentyfikujące treść operacji gos podarczej.
Dokumenty będące pods tawą zapisów księgowych określa się w rachunkowości mianem dowodów księg owych.
Dokumentem określa się pisemne stwierdzenie zaistnieni a zdarzeni a gos podarczego
Cechy dowodów księgowych
Niezależnie od różnorodności wszystkie dowody księgowe muszą odpowiadać niżej wymienionym cechom zawarty m w ustawie o rachunkowości:
1. O kreślenie rodzaju dowodu poprzez podanie pełnej nazwy dowodu lub jego symbolu, np. Faktura VAT, RW - pobranie materiału, Wz - wydanie materiałó w (towarów), Kw - kasa wypłaci, Kp - kasa przy jmie. 2. Wskazanie stron (ich nazwy i adresu) uczestniczących w danej transakcji , operacji czy osób, dla których dowód ten jest przeznaczony. Wymóg ten dotyczy jedynie tak zwanych dowodów zewnętrznych, tj. wysyłanych na zewnątrz jednostki wystawiającej dowód. Przy wystawian iu dowodów wewnętrznych, służących celom wewnętrzny m jednostki wystawiającej dowód, nazwy i adresy stron zastępuje się nazwami lub symbolami ko mórek organizacyjnych, których dowód ten dotyczy. 3. Treść (przedmi ot) oraz rozmi ary operacji (zdarzeni a) gos podarczej. Stanowią one rezultat obserwacji i pomiaru operacji gospodarczej i są wyrażone w formie zwięzłego i w miarę pełnego opisu samego zdarzenia oraz określenia jego wielkości ustalonej w wyniku pomiaru, tj. mierzenia, liczenia, ważenia itp. Rozmiary operacji gospodarczych określa się przede wszyst kim w jednostkach pieniężnych, czyli wartościowo. Jeśli jednak operacja jest wy mierna w jednostkach naturalnych, to podaje się również ilościowe o kreślenie jej rozmiarów. 4. Data wystawieni a dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej. Jeżeli obydwie daty pokrywają się ze sobą, to wystarczy podanie tylko jednej daty. Znajomość daty jest niezbędna do chronologicznego ujęcia wszystkich zdarzeń gospodarczych, tj. do ujęcia ich w ko lejności występowania. 5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, które j wydano l ub od której przyjęto składniki majątkowe. 6. Stwierdzenie i sprawdzenie zakwalifikowani a dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowani a oraz sposobu ujęcia dowodu w tych księgach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 7. Numer i dentyfikacyjny dowodu nadany najczęściej przez dział księgowości po jego zaksięgowaniu. Jest to numer unikatowy, niepowtarzalny, umo żliwiający szybkie odszukanie dowodu i jego powiązan ie z zapisami księgowy mi.
Klasyfikacja dowo dów księgowych
Ze względu na jednostkę wystawi ającą (miejsce powstania dokumentu) dzieli się je na: dowody obce, dowody wł asne.
Dowodami wł asnymi nazywa się te wszystkie doku menty, które zostały sporządzone przez daną jednostkę, w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie.
Dowody dzieli się jeszcze ze względu na ich przeznaczenie (odbiorcę) na: dowody zewnętrzne, dowody wewnętrzne.
Ze względu na etapy s porządzania ogół dowodów księgowych można podzielić na:
- dowody źródł owe,
- dowody wtórne.
Podział dowodów według celu wystawienia oraz wed ług treści (rodzajów) zdarzeń g ospodarczych. Według pierwszego kryteriu m wyróżn ia się:
1. dowody dyspozycyjne , t j. zawierające jedynie dyspozycje (polecenia) dokonania operacji gospodarczej (przy kładem mo że tu być wezwan ie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego itp.), 2. dowody wyk onawcze , tj. stwierd zające fakt dokonania operacji gospodarczej (np. faktury, listy płac, dowody przyjęcia materiałó w), 3. dowody dys pozycyjno-wyk onawcze , tj. takie, które mają cechy zaró wno dokumentów dyspozycyjnych, jak i wy konawczych (przykładem tego typu dokumentów mogą być asygnaty kasowe i dowody materiałowe, karty pracy, polecenia p rzelewu itp.).
Ponadto dowody księgowe dzieli się na:
- dowody gotówkowe,
- dowody bezgotówkowe (memo riałowe), a te ostatnie na różne grupy rodzajowe, np.: a) dowody materiałowe, b) dowody płacowe, c) dowody kosztowe, d) dowody sprzedaży itp.
Wartości niematerialne i prawne
WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE
Autorskie prawa Prawa do majątkowe, wynalazków, prawa pokrewne, patentów, licencje, znaków Know-Ho w Wartość firmy. Koszty koncesje. towa rowych, zakończonych wzorów prac u żytkowych oraz rozwojo wych. zdobniczych.
Wartość firmy stanowi różn icę między ceną nabycia (przyjęcia) o kreślonej jednostki (np. przedsiębiorstwa państwowego) lub zorganizowanej jej części a niższą od niej wartością godziwą przejętych aktywów netto, tj. nadwyżki aktywów nad zobowiązaniami, jednostki lub zorganizowanej jej części. Do kosztów prac rozwojowych zalicza się, prowad zone przez jednostkę na własne potrzeby, prace, które zostały zakończone przed podjęciem produkcji lub zastosowaniem technologii. Ponadto powinny one s pełniać następujące warunki: a. produkt lub technologia wytwarzania został y ściśle określone, a dotyczące ich koszty prac rozwojo wych są wi arygodnie ustalone; b. techniczna przydatność produktu lub technol ogii został a stwierdzona i odpowiednio udokumentowana; na tej podstawie jednostka podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub o stosowaniu danej technol ogii; c. koszty prac rozwoj owych zostaną pokryte — według przewi dywań — s podziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub z zastosowani a tej technologii.
Środki trwałe w budowie
Przez środki trwałe w budowie rozumie się zaliczane do aktywów trwał ych środki trwałe w okresie ich budowy lub montażu, a także ulepszenia już istniejącego środk a trwałego.
Do środków trwał ych w budowie zalicza się w szczególnośc i koszty: a) napraw i remontów dokonanych przed przekazaniem środka trwałego do użytkowania; b) przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji istniejącego środk a trwałego, które powodują wzrost wartości użytk owej daneg o środka trwałego; c) dokumentacji projektowej budowy; d) robót związanych bezpośrednio z wykonaniem budowy; e) nadzoru autorskiego, inwestorskiego, ubezpieczeń majątkowych dotyczących bezpośredni o środków trwałych w budowie; f) nie podlegająceg o odliczeniu podatku od towarów i usług dotyczącego budowy rozpoczętej oraz środków trwałych wymagających montażu; g) naliczonych za czas trwania budowy odsetek, prowizji i różnic kursowych od pożyczek, kredytów itp. służących sfinansowaniu zakupu lub budowy środk ów trwał ych.
W zależności od uzyskanych efektów środki trwałe w budowie można podzielić na: 1) zwiększające wartość środków trwał ych;
- bez efektu g ospodarczego.
Ewidencja środków pieniężnych krótkoterminowych aktywów finansowych
i rozrachunków
Środki pieniężne obejmują krajowe i zagraniczne: a) środki płatnicze przechowywane w kasach jednostki (banknoty i monety) oraz bony pieniężne; b) pieni ądze zgromadzone na rachunkach bankowych lub w formie lokat pieniężnych; c) czeki i weksle obce oraz inne aktywa finansowe, w tym odsetki naliczone od aktywów finansowych, jeżeli są one pł atne w okresie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty ich wystawienia, otrzymani a, nabycia lub zał ożenia lokaty; d) środki pieniężne w drodze; e) zaciągnięte w bankach kredyty.
Obrót środkami pieniężnymi może być dok onywany w formie gotówk owej lub bezg otówkowej i dotyczyć transakcji wyrażonych w walucie polskiej lub obcej. Formę rozliczeń pieniężnych ustalają strony w ramach umowy.
Dt Rozrachunki z Ct dostawcami
Dt Środki trwałe w Ct budowie
Dt Pozostałe koszty Ct operacyjne
Dt Rozliczenie zakupu Ct
Dt Rachunki bankowe Ct
Dt Środki trwałe Ct
Rozliczenia gotówk owe przeprowadza się w formie czeku gotówk oweg o lub przez wpł atę g otówki na rachunek wierzyciela
Rozliczenia bezgotówk owe polegają na regulowaniu rozrachunków pomiędzy podmi otami za pośrednictwem i pod kontrol ą banku, który na polecenie dł użnika przenosi odpowiedni ą kwotę z jego rachunku na rachunek wierzyciela. Rozliczenia te występują w postaci zapisów na rachunkach bankowych. Mog ą one być stosowane w przypadku, g dy jedna ze stron rozliczenia (dł użn ik lub wierzyciel) ma rachunek bankowy.
Rozliczenia bezgotówk owe mogą być przeprowadzane w formie: polecenia przelewu, polecenia zapł aty, czeków rozrachunkowych, akredytywy weksla
Regulowanie rozrachunków za pomocą weksla może przejawi ać się w: wystawieniu weksla dl a wyrównani a rachunku, np. zapł ata za określoną usługę lub zobowiązanie zwrotu pożyczonej k woty; zobowi ązaniu formalnym (oderwanym od przyczyny gos podarczej). Do transakcji pieniężnych zamiast czeku lub got ówki może być wykorzystana karta bankomatowa (kredytowa). Jest to karta emitowana przez bank, wykonana z pl astiku, z paskiem magnetycznym, zawierająca takie informacje, jak: numer rachunku klienta, limi ty wypł at, dane kontrolne, numer identyfikacyjny klienta.
Krajowe i zagraniczne środki pieniężne w kasie
Osobą materialnie odpo wiedzialną za gotówkę jest kasjer, do którego obowi ązków należy przechowywanie gotówki oraz dokonywanie wypł at i przyjmowanie wpłat. Przychody gotówki muszą być udokumentowane dowod ami kasowymi (asygnaty „KP" — kasa przyjmie), natomi ast wypł aty — dowodami źródł owymi (np. faktury, listy pł ac, ostempl owane przez bank dowody wpł at wł asnych) lub zastępczymi dowodami kasowymi (asygnaty „ KW" — k asa wypł aci), wystawi onymi w przypadk ach uzas adniających tworzenie tych dowodów, np. wypł ata pł ac nie podjętych w termi nie.
Wszystkie operacje kasowe oraz stan gotówki ujmuje się w raporcie kasowym. Jest on sporządzany codziennie lub za okresy kilkudniowe (np. tydzień, dekada). Kasjer jest zobowiązany kontrol ować zgodność rzeczywistego stanu gotówki w kasie ze stanem raportu kasoweg o. Środki pieniężne w kasie powi nny być inwentaryzowane każdorazowo w przypadku przekazania k asy innej osobie materialnie odpowiedzialnej, a obligatoryjnie — na ostatni dz ień każdego roku obrotowego.
Do ewi dencji syntetycznej krajowej oraz zagranicznej g otówki i bonów pieniężnych służy konto „ Kasa". Obciąża się je za wszelkie przychody gotówki i bonów pieniężnych, w tym także za nadwyżki kasowe, a uznaje za rozchody g otówk i i bonów pieniężnych, w tym także za niedobory kasowe. Na koncie tym księguje się — w kores pondenci z kontami „Przychody finansowe" i „ Koszty fi nansowe" — różnice kursowe dotyczące g otówki i bonów pieniężnych w walucie zagranicznej.
Ewi dencja szczegółowa prowadzona do konta „ Kasa" powi nna umożliwi ać ustalenie: a) stanu gotówki i bonów pieniężnych w walucie polskiej oraz zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty obce; b) wartości gotówki i bonów pieniężnych powierzonych poszczególnym osobom za nie odpowi edzi alnym.
Konto „ Kasa" może wyk azywać sal do Wn, które oznacza stan g otówki i bonów pieniężnych w kasie. Zapisy księgowe na koncie „ Kasa" ilustruje schemat:
Dt Rozrachunki z Ct odbi orcami
Inne środki pieniężne
Oprócz rachunków bankowych jednostka może mieć w banku inne rachunki , na których gromadzi się środki pieniężne przeznaczone na określone cele. Tego rodzaju środki są ujmowane na k oncie syntetycznym „ Inne środki pieniężne". Konto to służy do ewi dencji: a) otrzymanych (lecz nie zrealizowanych) czeków obcych i weksli obcych; b) środków pieniężnych w drodze.
Czeki i weksle stanowi ą formę zapł aty za wykonane dostawy i świ adczone usługi. Ot rzymane czeki (weksle) obce księguje się w ciężar konta „Inne środki pieniężne " zwykle w korespondenci z kontami „ Rozrachunki z odbi orcami " i „ Rozrachunki z dostawcami ". Jeżeli czeki zostaną zrealizowane (a weksle wykupi one), to obciąża się konto „ Rachunki bankowe " i uznaje konto „ Inne środki pieniężne ". Warto przy tym dodać, że do innych środk ów pieniężnych zalicza się czeki i weksle obce pł atne w ciąg u 3 miesięcy od daty ich wystawienia Środki pieniężne w drodze obejmują środki pieniężne znajdujące się: między kasą podmiotu g ospodarczego a jego rachunkiem bankowym; między rachunkami bankowymi danej jednostki gospodarczej, g dy rachunki te są prowadzone przez różne oddziały banku.
Ewi dencję czeków obcych i środków pieniężnych w drodze ilustruje schem at:
Weksle są dokumentami kredytu krótkoterminoweg o wystawi onymi w formie ściśle określonej przez prawo. Zawierają one jednostronne i bezwarunk owe zobowi ązanie zapłaty określonej osobie w ściśle określonym terminie i miejscu sumy pieniężnej, na którą weksel został wystawi ony. Zobowiązanie wekslowe odnosi się do wystawcy (w wekslu własnym) lub do osoby wskazanej (w wekslu trasowanym). Weksel jest napisany na s pecjalnym bl ankiecie, ostempl owanym opł atą skarbową.
Zalety weksla wi ążą się z tzw. ryg orem wekslowym, zapewniającym egzek wowanie zapłaty w przypadku niewywiązywania się dłużnika z obowiązku jej regulacji. Posiadacz weksla, składając odpowie dnie oświ adczenie na jego odwrocie i przekazując go innej osobie, przenosi jednocześnie uprawnienia wynikające z weksla (indos). Wszyscy indosatariusze odpowiadają solidarnie w razie odmowy zapł aty zobowi ązania przez głównego dłużnika. Zakup weksla przez b ank lub przekazanie go przed terminem pł atności innej osobie w formie zapł aty wi ąże się z dyskontem (potrąceniem oprocentowania od sumy weksla należnego po upł ywie terminu jeg o pł atności).
Wyróżnia się dwa rodzaje weksli, a mianowicie: wł asne , zwane te ż wekslami sol o lub prostymi; trasowane , określane także mi anem ci ągnionych. Weksle solo są wystawiane na rzecz innych jednostek. Są one bezwarunkowym zobowiązaniem wystawcy do zapł aceni a ustalonej sumy innym osobom — wskazanym w wekslu, które zwie się remitentami. Weksle te mają charakter surogatu środka pł atniczego na rzecz innych kontrahentów. Mogą być odstępowane za gotówkę np. bankowi. Zobowi ązanie z tytułu udzieloneg o kredytu wygasa po uregul owaniu k woty wynikającej z weksla.
Weksel trasowany jes t formą polecenia zapł aty. Wystawca weksla (zwany trasantem ) poleca dł użnikowi (trasatowi ) zapłacenie określonej kwoty osobie trzeciej ( remitentowi); przy czym przy operacji tej
Dt Inne środki pieniężne Ct Dt Rachunki bankowe Ct
Dt Kasa Ct
wymagany jest akcept trasata. Z wekslem trasowanym są związane prawnie trzy os oby. Przeniesienie uprawnień z weksla przez osobę figurującą na ni m nazywa się indosem. Umożli wi a ono przekazanie praw pł ynących z weksla kolejnym jego posiadaczom. Osoba przekazująca weksel to indosant , który odstępuje weksel na rzecz indosatariusza. Ten ostatni może być kolejnym indosantem. Weksle obce otrzymane od k ontrahentów jako zapł ata za wykonane dostawy, roboty lub usługi ujmuje się w wartości nominalnej, tj. w wys okości sumy wekslowej, na stronie Wn konta „ Inne środki pieniężne " i na stronie Ma, np. konta „ Rozrachunki z odbi orcami ", a ewentualne dyskonto, potrącone po przyjęciu weksla, księguje się na stronie Ma konta „ Przychody finansowe ". Weksle obce wykupione przez wystawcę w terminie pł atności, w tym również zdyskontowane, ujmuje się w k wocie uzyskanej jako zmniejszenie innych środk ów pieniężnych i zwiększenie np. gotówki w kasie. W razie zdyskontowani a weksla różnice między wartością nominalną a k wotą uzyskaną ewi dencjonuje się na stronie Wn konta „ Koszty finansowe " i na stronie Ma konta „ Inne środki pieniężne ". Weksle obce przekazane innym kontrahentom w formie zapłaty (indosowane) ujmuje się analogicznie.
(1a) (3a) (2)
(1b) (3b)
(6a)
(6b) (5a)
(5b)
Nie wykupi ony w termi nie weksel obcy podlega protestowi i może być egzekwowany bez procesu sądowego. Opł acone koszty protestu obciążają inne środki pieniężne. Obce przedawnione lub nieściągalne kwoty wynikające z weksli podleg ają odpisaniu w ciężar pozostał ych k osztów operacyjnych.
Na podstawie notarialnego s twierdzenia niewykonani a zobowi ązania wynikającego z weksla wierzycielowi przysługuje prawo regresu, czyli dochodzeni a pretensji wobec s wych poprzedników wekslowych (wystawcy, akceptanta i wszystkich indosantów) tzw. zwrotnego poszukiwania. Posiadacz weksla, po sporządzeni u przez notariusza protestu, powinien dokonać tzw. notyfikacji wekslowej , czyli zawi adomić o proteście ostatniego indosanta, od któreg o bezpośrednio otrzymał weksel, oraz jego wystawcę. Z kolei ostatni indosant powinien powi adomić o tym przedostatniego indosanta itd. Dłużnik, wykupując weksel po dokonaniu protestu, jest zobowi ązany zapł acić k wotę wekslową, koszty protestu oraz odsetki za zwłokę.
Krótkoterminowe aktywa finansowe
Walory te — podobnie jak długoterminowe aktywa finansowe — mog ą: reprezentować wierzytelności pieniężne; dokumentować uprawnienia do ws pół własności majątkowej. Do krótkoterminowych aktywów finansowych zalicza się:
Dt Rozrachunki Ct z odbi orcami
Dt Inne środki Ct pi eniężne (^) Dt Koszty finansowe Ct
Dt Rachunki Ct bankowe
Dt Pozostałe koszty Ct operacyjne
Dt Pozostałe Ct rozrachunki
Dt Przychody Ct finansowe
Dt Rachunki z Ct dostawcami
Na koncie „ Krótkoterminowe aktywa finansowe " ewi dencjonuje się także różnice wyceny przek walifikowanych dł ugoterminowych aktywów finansowych. Jeżeli ewi dencję tych ostatnich prowadzi się w cenie: a) nabycia (nie wyższej od ceny rynkowej) to uprzedni o odpisaną trwał ą utratę wartości przek walifikowaneg o dług oterminoweg o aktywu finansowego rejestruje się na stronie Ma k onta „Długoterminowe aktywa finansowe "; b)rynkow ej, to na stronie Wn konta „ Krótkoterminowe aktywa finansowe " księguje się wartość przek walifikowaneg o aktywu finansowego w cenie nabycia netto (Ma konto „ Długoterminowe aktywa finansowe "); doprowadzenie jej do ceny rynkowej nastąpi na koniec okresu sprawo zdawczego.
Ewi dencję udzi ałów (akcji) własnych do zbycia przedstawia schemat:
Ewi dencja szczeg ółowa prowadzona do konta „ Krótkoterminowe aktywa finansowe" powinna umożli wiać ustalenie: poszczególnych rodzajów krótkoterminowych aktywów finansowych według ich cech szczególnych; wartości poszczególnych wal orów w wal ucie polskiej i w walu tach obcych; wartości składników powierzonych osobom za nie odpowiedzialnym.
Konto „Krótkoterminowe aktywa finansowe" wykazuje sal do Wn, wyrażające wartość poszczególnych wal orów według cen ich nabyci a.
Rozrachunki i roszczenia
Jednostka, prowa dząc dział alność gospodarczą, wchodzi w stosunki umowne z różnymi kontrahentami. Wynikiem zawartych umów jest powstanie różnorodnych należności i zobowi ązań, np. z tytułu s przedaży produktów, najmu, opł at na rzecz budżetu. Należności powstają w jednostce sprzedającej produkty lub ś wi adczącej usługi, a zobowiązani a — w podmi ocie kupującym te produkty lub korzystającym z usług. Cał ość należności i zobowiązań wraz z ich regulacją za pomocą środk ów pieniężnych dzieli się na: a) rozrachunki; b)roszczenia.
Rozrachunki to k woty bezspornych należności i zobowi ązań pisemnie potwierdzone co do gotowości spłaty lub oparte na prawomocnych wyrokach sądowych. Mogą one dotyczyć różnych kontrahentów oraz tytułów i być wyrażone w wal ucie polskiej oraz obcej. Do rozrachunków zalicza się również udzielone i zaciągnięte pożyczki oraz zobowiązani a przez wystawienie weksli wł asnych lub obligacji.
Należności są zasobami majątkowymi kontrol owanymi przez jednostkę gospodarczą o wi aryg odnie określonej wartości. Powstały one w efekcie przeszłych zdarzeń, które spowodują wpł yw korzyści ekonomicznych. Są to zatem środki pieniężne firmy znajdujące się czasowo (do momentu s płaty) w dys pozycji kontrahentów. Dzieli się je na krótko - i długoterminowe. Te pierwsze obejmują należności z różnych tytuł ów (np. sprzedaży produktów) nie zaliczone do aktywów finansowych, które są wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dni a bilansoweg o. Zobowi ązania stanowią wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonani a świ adczeń, o wi aryg odnie określonej wartości, które s powodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.
Dt Pozostałe rachunki Ct
Dt Krótk oterminowe Ct aktywa trwałe Dt^ Koszty finansowe^ Ct
Dt Rozliczenie wyniku Ct finansowego
Zobowi ązaniami — oprócz dł ugów — są rezerwy na przyszłe zobowi ązania oraz bierne rozliczenia międzyokresowe. Zobowi ązaniami o charakterze rezerw są zobowi ązania, których termin wy magal ności lub k wota nie są pewne. Brak akceptacji cał ości lub części należności przez kontrahenta powoduje jej zak walifikowanie do roszczeń. Dochodzenie przez jednostkę określonego roszczenia w sądzie oznacza powstanie roszczenia s pornego.
Wszystkie rozr achunki dotyczące dział alności gospodarczej dzieli się na grupy jednorodne pod względem ekonomicznym. Dl a każdej grupy prowadzi się zwykle jedno konto syntetyczne. Do ewi dencji rozrachunków służą następujące konta: „ Rozrachunki z odbiorcami", na któ rym ujmuje się wszelkie rozrachunki i roszczenia krajowe i zagraniczne z tytułu sprzedaży produktów, towarów oraz zaliczek otrzymanych na poczet dostaw produktów i towarów (jeżeli nie przekraczają one 50% wartości dostawy), jak też kaucji gwarancyjnych zat rzymanych z należności dostawców lub odbi orców; na koncie tym księguje się także przychody finansowe (odsetki zwłoki) i pozostałe przychody operacyjne (kary, grzywny, odszkodowania itp.); „ Rozrachunki z dostawcami ", na którym ewi dencjonuje się wszelkie rozrachunki z krajowymi i zagranicznymi dostawcami, zwi ązane z zakupem materiał ów, towarów i usług na rzecz prowadzonej dzi ałalności, w tym również zaliczki udzielone na poczet dostaw i usług, a także pobrane (zatrzymane) kaucje g warancyjne i zobo wiązani a z tytuł u weksli wł asnych; „ Rozrachunki z tytułu VAT", przeznaczone do ustalenia zobowi ązań (lub należności) podatkowych jednostki gospodarczej będącej podatnikiem podatku od towarów i usług; Rozrachunki z ZUS " przeznaczone do ewi d encji rozrachunk ów z ZUS z tytułu ubezpieczeń emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych, a także składek na Fundusz Gwarantowanych Ś wiadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy; „ Rozrachunki z tytułu innych podatków", służące do ewi dencji należności i zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych i fizycznych, podatku od nieruchomości, podatku od środków trans portowych, opł at skarbowych, podatku akcyzowego, opł at celnych i innych tytułów, do których stosuje się przepisy o zobowi ązaniach podatk owych (z wył ączeniem podatku VAT); Inne rozrachunki publicznoprawne ", służące do ewi dencji rozrachunków z innych tytuł ów, do których stosuje się przepis o zobowi ązaniach podatkowych; „ Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ", przeznaczone do ewi dencji należności lub zobowi ązań z tytułu wynagrodzeń za pracę; „ Inne rozrachunki z pracownikami ", na którym ujmuje się wszelkie inne należności i roszczenia oraz zobowiązani a wobec pracowników (nie zaliczane do wynagrodzeń); Pozostałe rozr achunki ", na którym ewi dencjonuje się wszelkie inne krajowe i zagraniczne rozrachunki z różnych tytułów oraz wobec różnych kontrahentów; konto to może być stosowane do ewi dencji s przedaży i zakupu środków trwał ych (inwestycji), wartości niematerial nych i p rawnych oraz innych składników majątkowych nie będących przedmi otem dzi ałalności operacyjnej; konto to może być wykorzystane także do ewi dencji pożyczek (uzyskanych lub udzielonych), rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek, roszczeń s pornych, składek od dobrowolnych ubezpieczeń itp.; „Odpisy aktualizujące rozrachunki" służące do ewi dencji odpisów aktualizujących wartość należności odpowiednio do prawdopodobieństwa ich zapłaty, jak i zwiększenia należności, np. o zasądzone koszty sądowe.
Stan należności i zobowiązań wykazanych w księgach rachunkowych wymaga zweryfikowania przez dokonanie inwentaryzacji, która polega na uzyskaniu od kontrahentów jednostki pisemnych potwierdzeń sald na ostatni dzień każdego roku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami za rzeczywisty stan należności uznaje się saldo ustalone i potwierdzone pisemnie.
Rozrachunki w walutach obcych przelicza się na złote polskie według średniego kursu ustalonego przez NBP dl a danej waluty obcej. Jeśli dowód odprawy celnej S AD towaru i mportow anego lub eksportowaneg o zawiera inny kurs, to do wyceny należności lub zobowi ązań w obcej walucie, wynikających z faktury handl owej, stosuje się kurs przyjęty w dokumencie celnym. Ewentualne różnice kursowe w walutach obcych ustal a się nie później niż na dzień ich wyg aśnięcia na skutek zapł aty, umorzeni a lub przedawnienia, a także na dzień kończący rok obrotowy. Różnice kursowe ustalane na dzień wyg aśnięcia należności, roszczenia lub zobowiązani a w wal utach obcych na skutek ich zapł aty zalicza się do przychodów z operacji finansowych (różnice dodatnie) lub kosztów tych operacji (różnice ujemne). Jeżeli w dniu kończącym rok obrotowy średni kurs walut obcych określony przez NBP różni się od kursu przyjętego przy ustal aniu wartości nie rozliczonych należności, roszczeń lub zobowi ązań, wartość ich ustala się wedł ug średniego kursu określonego przez NBP na dzień kończący rok obrotowy.
Z kolei na koncie „ Rozrachunki z dostawcami " w zasadzie występuje sal do kredytowe, oznaczające stan zobowi ązań z tytułu dostaw. Jeżeli na tym koncie figurują udzielone dostawcom zaliczki na poczet przyszłych dostaw l ub zatrzymane kaucje g warancyjne al bo dokonano wpł at przewyższających zobowi ązania, to konto „ Rozrachunki z dostawcami " wykazuje także sal do debetowe. Warto dodać, że salda końcowe tych kont ustala się na podstawie ewi dencji analitycznej Ważną grupę rozrachunków stanowi ą rozrachunki publicznoprawne. Zalicza się do nich w szczególności należności i zobowiązani a z tytułu podatków, opłat, ceł, składek ZUS i ubezpieczeń zdrowotnych oraz innych rozrachunków, w odniesieniu do których obowiązują przepisy o zobowi ązaniach podatk owych i zrównanych z nimi płatnościach. Do ewi dencji rozrachunków publicznoprawnych służą konta: a) „ Rozrachunki z tytułu VAT"; b) „Rozrachunki z ZUS "; c) „Rozrachunki z tytułu innych podatków"; d) „Inne rozrachunki publicznoprawne ".
Zasady ewi dencji rozrachunków z tytułu VAT ilustruje schemat:
(2a, 2b) (1)
(5) (3a)
(6) (3b)
Do ujęcia i rozliczenia podatku naliczoneg o i należnego wskazane jest stosowanie następujących kont analitycznych: 1) „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT "; 2) „Rozliczenie należnego VAT", rejestrujące podatek VAT nie będący jeszcze zobowiązaniem podatkowym; 3) „ Rozliczenia naliczonego VAT ", służące do ewi dencji podatku nie podlegającego jeszcze zwrotowi (potrąceniu od podatku naliczonego); 4) „ Korekty naliczonego VAT ", ujmujące k woty podatku, co do których oczekiwane jest nadejście dokumentów k orygują cych (faktur czy rachunków).
Należności i zobowiązani a z tytułu podatku akcyzoweg o, podatku dochodowego od osób prawnych i fizycznych, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, opł at skarbowych, opł at celnych i innych tytuł ów (z wyłączeniem podatku VAT), do których stosuje się przepisy o zobowiązani ach podatkowych, ewi dencjonuje się na koncie „ Rozrachunki z tytuł u innych podatków ". Na koncie tym ujmuje się także rozrachunki z tytułu należnych i zapł aconych odsetek zwłoki w zapł acie zobowi ązań podatkowych, wymierzone przez organ podatkowy k ary i grzywny, wyg aśnięcie zobowi ązań podatkowych, ich umorzenie.
Należności i zobowi ązania wobec ZUS księguje się na koncie „ Rozrachunki z ZUS ". Rozrachunki te obejmują ubezpieczeni a: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadk owe. Część składek na ZUS pokrywa pracodawca (emerytalne — 9,76% , rentowe — 6,50% i wypadk owe — 1,62% ), a część pracownik z ubruttowi onego wynagrodzenia (emerytalne — 9,76% , rentowe — 6,50% i chorobowe — 2,45% ). Pracodawca poza składkami ZUS opł aca też składki na Fundusz Gwarantowanych Ś wiadczeń Pracowniczych (0,08% ) i na Fundusz Pracy (2,45% ). Naliczone przez pracodawcę składki stanowią koszty dzi ałalności operacyjnej (jak o ubezpieczenie s połeczne i i nne ś wi adczeni a). Składki na ZUS o pł acone przez pracowników są potrącane w liście płac. Pracownicy pokrywają także składkę na ubezpieczenia
Dt Rozliczenie zakupu Ct Dt Rozrachunki z Ct tytułu VAT
Dt Rozrachunki z Ct odbi orcami
D t Pozostałe koszty Ct Dt Rachunki bankowe Ct operacyjne
Dt Przychody finansowe Ct Dt Podatki i opłaty Ct
zdrowotne. Wynosi ona 8,5 % wynagrodzeń brutto pomniejszonych o składki ZUS w części obciążającej pracownika i jest potrącana z zaliczki na podatek do chodowy pracownika.
Prowadzona do kont „Rozrachunki z tytułu innych podatków", „ Rozrachunki z ZUS " i „ Inne rozrachunki publicznoprawne " ewi dencja analityczna powinna zapewniać możli wość ustalenia poszczególnych tytuł ów rozliczeń oraz instytucji, z którymi rozliczenia te są dok onywane. Powinna ona także uł atwi ać analizę rozrachunków i stwarzać podstawy do uzgodnienia obrotów i sald oraz udokumentowania terminów zapł at. Odnośnie do rozrachunków z ZUS konieczne jest prowadzenie analityki według rodzajów ubez pieczeń (rentowe, emerytalne, chorobowe, wypadk owe i zdrowotne) oraz pracowników. Rozliczenie poszczególnych tytułów ubezpieczeń następuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS -DRA.
Zasady ewi dencji rozrachunków publicznoprawnych przedstawi a schemat:
(2) (1a)
(1b) (3)
(1d) (4)
(1c) (1e)
(1f)
Kolejną grupą rozrachunków są rozrachunki z pracownikami. Mogą one dotyczyć należności i zobowi ązań z tytułu wynagrodzeń. Wypł acone wynagrodzeni a są podstawą naliczenia: a) podatku dochodoweg o od osób fizycznych, w tym składek na ubezpieczenia zdrowotne; b) składek ZUS w części opł acanej przez pracownika; c) składek ZUS i na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Ś wi adczeń Pracowniczych opłaconych przez pracodawcę; d) odpisów na Zakładowy Fundusz Ś wiadczeń Socjalnych.
Do ewi dencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto „ Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Na koncie tym ujmuje się wszelkie wynagrodzeni a niezależnie od: a) rodzaju, np. osobowe, bezosobowe, honorari a, nagrody i premie wypł acane z zysku; b) formy wypłaty, np. w gotówce czy w naturze; c) kont, w ciężar których są zaliczane, np. koszty dział alności eksploatacyjnej, zysk do podziału.
Wymieni one konto uznaje się z tytułu wynagrodzeń brutto wynikających z list płac, pr zedawni onych i umorzonych należności z tytuł u wynagrodzeń, natomiast obci ąża się za wypł aty zaliczek i sum wynagrodzeń netto, wydanych deputatów lub innych świadczeń w naturze zaliczanych do wynagrodzeń, potrąceń dokonanych w listach pł ac, w tym składek ZUS w części obciążającej pracownika i składek na
Dt Kasa Ct
Dt Rachunki bankowe Ct
Dt Pozostałe koszty Ct operacyjne
Dt Rozrachunki z tytułu Ct innych wynagrodze ń
Dt Inne rozrachunki Ct publicznoprawne
Dt Podatki i opłaty Ct
Dt Podatek dochodowy i Ct inne obowi ązkowe obci ążenia wyniku
Dt Ubezpieczeni a s połeczne Ct i inne ś wiadczenia
Dt Rachunki z tytułu Ct wynagrodzeń Dt Rachunki z ZUS Ct
Aby ułatwić orientację w rozliczeniach z prac ownikami, wskazane jest prowadzenie ewi dencji analitycznej, umożli wiającej ustalenie sum do rozliczenia według tytułów rozrachunków z poszczególnymi pracownikami i z określonych tytuł ów, z podzi ałem na bezsporne i dochodzone na drodze sądowej.
Specyficzną grupę rozrachunków stanowią roszczenia, zwane także należnościami wątpli wymi. Powstają one w przypadku: a) kwestionowania przez kontrahentów całości lub części należności; b) ujawnienia niedoborów we wł asnych składnikach majątkowych lub też w składnikach pow ierzonych (obcych) jednostce gos podarczej. Roszczenia k westionowane przez kontrahentów mogą dotyczyć w szczególności dostawców i odbi orców (krajowych i zagranicznych) z tytułu: dostaw materiałów, robót i usług, umów kupna - s przedaży; dłużników postawi onych w stan upadł ości; pracowników i innych osób fizycznych oraz prawnych z tytułu niedoborów i szkód powstałych w rzeczowych i pieniężnych składnikach majątku jednostki i w składnikach obcych będących pod jej pieczą; wszelkich innych n ależności dochodzonych w sądzie, w drodze powództwa cywilnego, od kontrahentów jednostki.
Szczególny przypadek występuje wówczas, gdy trzeba dochodzić należności od kontrahenta w drodze postępowani a sądowego. Sporną sumę należności przenosi się wówczas z odpowiedniego k onta rozrachunków, np. z konta „ Rozrachunki z odbi orcami ", w ciężar konta „Pozostałe rozrachunki" („Należności sporne "). Należności sporne ujmuje się w ewi dencji w wysokości kwot będących przedmi otem dochodzenia. Natomiast koszty postępowani a sądowego, takie jak koszty sądowe, opł aty adwok atów, biegłych itp., obci ążają — w momencie ich poniesienia — konto „Pozostałe koszty operacyjne ".
Po ich zapł acie przez dł użnika są one zaliczane do przychodów finansowych (odsetki za zwłokę) lub pozosta łych przychodów operacyjnych (koszty postępowania sądoweg o).
Roszczenia s porne oddal one przez sąd i nie mające pokrycia w masie upadł ości są księgowane na konta:
- „Odpisy aktualizujące rozrachunki " — jeżeli uprzednio dok onano takich odpisów;
- „ Pozost ałe koszty operacyjne " — w pozostał ych przypadk ach.
Ewi dencję roszczeń spornych ilustruje schemat:
(4a, 4b)
(6a)
(6b)
Na roszczenia skierowane do sądu i zgłoszone do masy upadłości, dokonuje się odpisów aktualizujących należności od dł użników w ciężar konta „Pozostałe koszty op eracyjne ". Aktualizacja ta powi nna być
Dt Rachunki bankowe Ct Dt Rachunki z odbi orcami Ct
Dt Pozostałe rachunki C t (należności sporne)
Dt Pozostałe koszty Ct operacyjne
Dt Odpisy aktualizacyjne Ct należności
Dt Pozostałe przychody Ct operacyjne
Dt Przychody finansowe Ct
dokonywana nie później niż na dzień bilansowy. Przy tym ma ona zastosowanie w odniesieniu do należności: a) od dłużników postawi onych w stan lik wi dacji (nie s powodowanej prywatyzacją) lub w stan upadłości — w wysokości należności nie objętej g warancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonej likwi datorowi lub sędziemu - komisarzowi w postępowaniu upadł ościowym; b) od dłużników, których majątek nie wystarcza na pokrycie kosztów postępowania upadł ościowego, a wniosek o ogłoszeniu upadłości został oddalony — w pełnej wys okości; c) dł użników k westionujących należności oraz w przypadku, g dy zalega dł użnik z zapł atą, a ocena jego sytuacji ekonomicznej wyk azuje, że s płata należności w k wocie umownej nie jest prawdopodobna — do wy s okości nie pokrytej g warancją lub innym zabezpieczeniem; d) stanowiących równowartość k wot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizująceg o (w wysok ości tych k wot, do czasu ich otrzymani a); e) przeterminowanych lub n ie przetermi nowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadni onych rodzajem prowadzonej dział alności lub struktury odbi orców — w wysokości wiarygodnie oszacowanej k woty odpisu, w tym także odpisu ogólnego, na należności nieściągalne.
Kwota odpisu aktualizującego musi być wi aryg odnie oszacowana. Pods tawą teg o szacunku mogą być dane ksiąg rachunkowych lub sprawozdawczości z lat ubiegłych, dane zaczerpnięte z i nnych jednostek prowadzących taką samą lub podobną działaln ość lub dane statystyczne. Kwoty odpisów aktualizujących wartość należności zmniejszają wartość należności, których dotyczą, oraz obci ążają pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe.
W przypadku ustania zagrożenia utraty wartości należności, dla kt órych dok onano odpisu aktualizująceg o, następuje odpowiednie przywrócenie pierwotnej wartości należności w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi lub przychodami finansowymi w zależności od rodzaju należności. Do drugiej grupy roszczeń zalicza się, ujawnione w trakcie inwentaryzacji, różnice między stanem rzeczywistym a ewi dencyjnym składników majątkowych. Na różnice te składają się niedobory, szkody i nadwyżki
Niedobory i nadwyżki stanowi ą równowartość różnic ilościowych składników majątk o wych, bez względu na przyczynę powstania tych różnic. Natomi ast szkody to różnice jakościowe powodujące zmniejszenie wartości zapasów, wywoł ane uszkodzeniem, częściowym zniszczeniem (np. przez niewłaści we warunki magazynowania). Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne, z wyszczególnieniem ich rodzaju, wartości, miejsca, przyczyny oraz osób materialnie odpowiedzial nych, są ujmowane w protokoł ach. Niedobory oraz szkody można klasyfikować według następujących kryteriów: miejsca powstania (kasa, magazyn, w ydział produkcji, w czasie trans portu itp.); przyczyny powstani a; ponoszonej odpowiedzialności za ich pows tanie.
W wyniku postępowania wyjaśniającego, mającego na celu określenie osoby odpowiedzialnej za powstanie niedoborów, dzieli się j e na niezawi nione i zawinione. Do pierwszych można zaliczyć niedobory i szkody: pozorne, spowodowane, np. błędami w pomi arze zużycia, błędami w dokumentacji, ewi dencji; stanowiące ubytki natural ne mieszczące się w granicach norm; s powodo wane wypadkami losowymi, np. powodzią; ponad normę ubytków naturalnych, nie obciążające osób materialnie odpowiedzialnych; kompensowane z nadwyżkami , pows tałe na skutek niezawini onej zamiany materi ałów o zbliżonych cechach, powierzonych t ej samej osobie materialnie odpowiedzi alnej i ujawni onych w ramach tej samej inwentaryzacji.
Niedoborami i szkodami zawi nionymi są niedobory i szkody, które powstały na skutek przywłaszczenia mieni a lub spowodowani a szkody przez osoby materi alnie odpo wied zialne. Niedobory te i szkody stanowi ą roszczenia wobec tych osób.
Stwierdzone niedobory we wł asnych i powierzonych (obcych) składnikach majątkowych księguje się w ciężar konta „Pozostałe rozrachunki" („Rozliczenie niedoborów szkód i nadwyżek ") w kores pondencji z
Części zapasowe maszyn i urządzeń są zużywane w trakcie remontów majątku trwałego. Opak owani a to używane jednorazowo materi ały do ochrony wysyłanych do nabywców wyrobów. Mogą to być również przedmioty wielokrotnego użytku sprzedawane odbi orcom wraz z wyrobami (np. skrzynie), z za strzeżeniem prawa ods przedaży po opróżnieniu. Odpadki pows tają przy rozkroju materiał ów podstawowych lub są to materiał y niepełnowartościowe. Z reguły nie nadają się do wyk orzystania w danym zakładzie i są s przedawane.
Z punktu wi dzeni a stopnia przydatności materiały dzieli się na: zapasy prawi dł owe (bieżące, sezonowe, rezerwowe); zapasy nieprawi dł owe (nadmierne, zbędne, niepełnowartościowe).
Kl asyfikacja materiałów według rodz aju powinna być zg odna z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWi U).
Indeks materiał owy opracowany na podstawie PKWi U powi nien zawierać następujące dane: nazwę materiału wraz z symbolem oraz jego charakterystyką techniczną (typ, gatunek, cechy cha rakterystyczne, wymi ary materiału), jednostkę mi ary, stanowiącą podstawę ewi dencji przychodu i rozchodu, cenę ewi dencyjną, która jest wykorzystywana do wyceny obrotów materiałowych we wszystkich urządzeniach ewi dencyjnych.
Niekiedy indeks zawi era również inne pomocnicze informacje, np. określenie głównych dostawców określonych artykułów, warunki dostaw, symbol cennika, cenę ewi dencyjną. Wszystkie przychody i rozchody materiał ów powi nny być wyceniane według rzeczywistych cen nabyci a, tzn. według cen fakturowych, powiększonych o koszty zwi ązane z zakupem. Koszty zakupu każdej partii takiego samego materiału mogą być różne, w zależności od siedzi by dostawcy, a ceny zakupu mogą wykazywać wahani a zależnie od źródł a zakupu i oferowanych cen. Taki sam materiał pochodzący z różnych dostaw może mieć inną cenę.
Przy wycenie rozchodów materi ałów można więc przyjąć następujące rozwi ązani a: a) cenę najwcześniejszą , czyli FIFO (first tn — f irst out), polegającą na wycenie dowodów rozchodowych według cen pier wszej dostawy znajdującej się jeszcze w magazynie, a po jej wyczerpani u — według cen dostawy następnej; b) cenę najpóźniejszą , czyli LIFO (last in — Jirst out), przy której dowody rozchodowe wycenia się, stosując ceny ostatnich dostaw znajdują cych się w magazynie, a po ich wyczerpaniu — według cen dostaw wcześniej szych; c) cenę przeciętną, polegającą na ustaleniu po każdej dostawie ceny średniej, obliczonej jako il oraz wartości stanu poprzedniego, powiększonego o ostatni przychód materiał ów, przez ilość odpowiadającą tym wartościom.
Asortyment materiałów jest z reguły różnorodny, stąd też przy ręcznej ewi dencji magazynowej wycena dowodów rozchodowych według rzeczywistej ceny nabycia byłaby bardzo uciążli wa, dl atego często stosuje się stałe ceny ewi dencyjne.
Za podstawę ustaleni a cen ewi dencyjnych można przyjąć najczęściej występujące ceny zakupu lub ceny nabycia. Ceny ewi dencyjne są ustalane na cały rok i obowi ązują przy wycenie przychodów oraz rozchodów. Ma to następujące zalety: a) prowadzi do uproszczenia techniki rachunkowej; b) umożli wi a kontrolę kosztów poniesionych w zwi ązku z zakupem materiałów; c) pozwal a stwierdzić różnice między cenami zapl anowanymi a cenami realnie pł aconymi w ci ągu roku; d) nie narusza zasady wyceny materiał ów wedł ug rzeczywistych cen nabycia, g dyż rzeczywista cena nabycia = cena ewi dencyjna ± odchyleni a od cen ewi dencyjnych + koszty zakupu.
Cenę nabycia uzyskuje się przez aktywowanie części kosztów zakupu. W odniesieniu do materiałów importowanych należy aktywować również koszty cła. Kwoty te powi nny być doliczane do ceny zakupu poszczególnego asortymentu, co zbliża je do faktycznej ceny nabycia. Rozwi ązaniem rozstrzygającym ten problem jest ustalenie ceny ewi dencyjnej na pozi omie ceny nabyci a, obejmującej kosz ty zakupu, cło, a u podatników zwolni onych z VAT — także podatek od towarów i usług.
W księgach rachunkowych materiały mogą być wykazywane wedł ug cen zakupu , jeżeli zakładowy pl an kont przewi duje odpisanie kosztów zakupu tych materiał ów w całości w okresi e sprawozdawczym, w którym je zakupiono
Materiały wytworzone we własnym zakresie mogą być wycenione wedł ug kosztu ich wytworzeni a lub według cen sprzedaży netto.
Dokument obrotu materiałowego, oprócz innych elementów właści wych dla k ażdego dowodu księgo weg o, powi nien zawierać: a) datę i miejsce przychodu l ub rozchodu materi ału; b) ilość materiału i jego szczegółowe określenie (nazwa, symbol, jednostka miary); c) określenie dostawcy lub odbiorcy materiału, a przy rozchodzie — wskazanie przeznaczeni a rozchodu (s ymbol wydzi ału, zleceni a produkcyjnego); d) podpisy osoby upoważnionej do dys ponowani a materiałem, mag azyniera realizująceg o dys pozycję oraz osoby, która pobiera materiał.
Dokumentami wystawianymi przy przyjęciu materiałów do magazynu są:
1. „Przyjęcie materiału Pz " — dokumentuje przychód materiałów od dostawcy. 2. „Zwrot materiałów Zw " — jest wystawi any przy zwrocie materiał ów pobranych do produkcji w nadmiernej ilości. 3. „Przyjęcie odpadów Po " — jest wypełni any przy zwrocie odpadów produkcyjnych. 4. „Przesunięcie materiał ów Mm " — potwierdza przekazanie materiał ów do innego magazynu w jednostce gos podarczej.
Podstawowymi dowodami rozchodu materiałów są:
1. „Pobranie materi ałów Rw " — dokumentuje pobranie materi ałów bez pośrednich i pośrednich na potrzeby jednostki. 2. „Wydanie materi ałów Wz " — jest wystawi any przy s przedaży zbędnych materi ałów innej jednostce.
Rozliczenie zakupu polega na stwierd zeniu, czy faktura otrzy mana od dostawcy ma pokrycie w materiałach przyjętych do magazynu. Przyjęcie materiał ów do magazynu o bejmuje: a) dokładne s prawdzenie il ości; b) porównanie ilości rzeczywistej z ilością podaną w odpowiednich dokumentach towarzyszących przesyłce; c) badanie jakości; d) wystawienie dowodu przyjęcia materiał ów „Pz".
Faktury dotyczące zakupu materiałów s prawdza się pod względem: a) formalnym (czy faktura zawiera wszystkie niezbędne elementy, np. NIP, adresy dostawcy i odbiorcy, pieczątki, podpisy, datę wystawienia, numer kolejny); b) merytorycznym (zgodność z zamówieniem lub kosztorysem, prawi dł owość cen, rabatów, narzut ów); c) rachunkowym (prawi dłowość iloczynów, sumowań).
W razie wystąpienia rozbieżności miedzy danymi fakturowanymi a faktycznie przyjętymi materiałami stosuje się następujące rozwi ązania:
1. Sprostowani a wynikające z zastosowania w fakturach niewłaści wych cen, błędów rachunkowych itp. przeksięgowuje się na konto „Rozrachunki z dostawcami" jako korektę zobowi ązania, wystawi ając odpowiedni ą notę księgową dl a kontrahenta. 2. Różnice między ilością materiałów przyjętych do magazynu a ilością tych materiał ów ujętą w fakturze traktuje się jako niedobory lub nadwyżki transportowe. Jednocześnie różnice te ujmuje się na koncie „Rozrachunki z dostawcami". 3. Różnice między wyceną materiał ów według cen ewi dencyjnych a wyceną z faktury przyjmuje się jako odchylenie od cen ewi dencyjnych. 4. Fakturowane przez dostawcę w odrębnej pozycji koszty zakupu (tran sport, opakowanie bezzwrotne, ubezpieczenie ładunku itp.) traktuje się jako koszty nabycia. 5. Uszkodzenie materiałów w czasie trans portu i obniżenie ich jakości księguje się analo gicznie jak niedobory transportowe.
