skuteczna komunikacja, Publikacje z Komunikacja i media

Pobierz skuteczna komunikacja i więcej Publikacje w PDF z Komunikacja i media tylko na Docsity! Komunikowanie się jest procesem wysyłania, przekazywania jednej lub zbioru informacji od jednej osoby do drugiej bądź też od osoby do grupy ludzi. Proces komunikowania się rozpoczyna się od przekazania faktu, myśli lub opinii. Kolejny krok to zakodowanie treści(znaczenia) tak aby forma była adekwatna do sytuacji. Następnie wiadomość zostaje przekazywana do odbiorcy odpowiednim kanałem, do których należą: notatki, listy, rozmowy telefoniczne lub spotkania. Po przyjęciu informacji zostaje ona rozszyfrowana przez odbiorcę. Interpretacja może być różna. W procesie komunikacji najważniejsze jest, aby odbiorca zrozumiał komunikat zgodnie z intencją nadawcy. „Skuteczne komunikowanie się to proces wysyłania wiadomości w taki sposób, że wiadomość otrzymana ma możliwie zbliżone znaczenie do wiadomości zamierzonej’’ 1. Niestety w każdym momencie drogi, którą przebywa wiadomość mogą pojawić się zakłócenia czyli tzw. „Szum”. Może to być hałas uliczny, kaszel rozmówcy lub (jeżeli to rozmowa telefoniczna) to brak zasięgu lub uszkodzenie telefonu – w komunikacji ustnej, zagubienie listu – w komunikacji pisemnej. W ten sposób może łatwo dojść do nieporozumień a nawet może pojawić się konflikt. Pierwszym, najbardziej charakterystycznym rozróżnieniem typów komunikacji jest podział na werbalną i niewerbalną. Dominującym bo aż w 50 – 90 % społeczeństwo komunikuje się werbalnie. Do głównych czynników tworzących komunikacje werbalną należą: wysokość tonu, barwa tonu, czas mowy, wysokość głosu. „Główną zaleta komunikacji werbalnej jest to, że sprzyja ona bezpośredniej reakcji zwrotnej i wymianie myśli w formie pytań, wyrazu twarzy, gestów (…) jest stosunkowo łatwa i można ją wykonywać z niewielkim przygotowaniem (…) może być niedokładna jeżeli mówca nie potrafi dobrać właściwie słów…”2 . Komunikacja niewerbalna czyli znaki pozasłowne płynące z naszego ciała, często określane jako „mowa ciała” ma centralne znaczenie w kontaktach międzyludzkich. „Uważa się, że w około 50% decydują one o wartości wymiany informacji. Komunikaty te uzupełniają i wspomagają komunikaty słowne, nadając im większą wyrazistość i czytelność”3 . Do najpopularniejszego przykładu należy gestykulacja czyli ruchy rąk, dłoni i palców, mimika twarzy oraz kontakt wzrokowy i wymiana spojrzeń. Gdy komunikaty werbalne i niewerbalne nie są zgodne, większość wierzy językowi ciała. Autor wyróżnia dwie wcześniej wspomniane metody komunikacji: Komunikacja ustna – używana do wyrażania treści poprzez słowo mówione. 1 Ricky W. Griffin Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe Pwn, Warszawa 2000 s. 554 2 Bolesław R. Kuc, Joanna M. Moczydłowska, Zachowania organizacyjne, Wyd. Difin s. 200 3 Tamże s. 202 „Ma miejsce w toku bezpośredniej rozmowy, dyskusji grupowych, rozmów telefonicznych i innych okoliczności (…) większość menadżerów spędza 50-90% swojego czasu na rozmowach” 4. Komunikacja ustna sprzyja natychmiastowej reakcji i informacji zwrotnej, wymiany myśli. Niestety wadą może być zakłócenie ‘’szumem’’ lub też pomijanie ważnych szczegółów mówcy. Kolejna metoda-komunikacja pisemna, mniej powszechna polega na przekazywaniu informacji przez notatki, listy, sprawozdania oraz inne okoliczności, w których wykorzystuje się słowo pisane. „Sformułowane na piśmie” często pomaga w rozwiązywaniu problemów komunikacji ustnej. Niestety jeżeli chodzi o wady, to nie daje ona możliwości natychmiastowej reakcji zwrotnej, wymianie poglądów. Zaletą jest to, że wysyłający sporządzając notatkę może zebrać informacje a później dokonać ewentualnych korekt. Odbiorca może bez pośpiechu zapoznać się z informacją oraz posiada możliwość wielokrotnego powrotu do niej. W kwestii wyboru, która komunikacja jest zalecana autor uważa, że jest to podyktowane przez sytuacje. Ogółem, komunikacja pisemna polecana jest wtedy gdy informacja ma zawierać ważne szczegóły natomiast komunikacja ustna będzie częściej wybierana gdy wiadomość ma charakter osobisty, zwięzły i nie rutynowy. Jest kilka czynników, które mogą zakłócić proces komunikowania się lub służyć jako bariera. Niektóre cechy nadawcy mogą zakłócić sukcesywnie skuteczną komunikacje. Należą do nich sprzeczne i niespójne sygnały i brak wiarygodności mówcy. „Menedżer wysyła sprzeczne sygnały, gdy w poniedziałek mówi, że sprawę trzeba załatwić w określony sposób ale już w środę zaleca zupełnie odmienną procedurę. Menedżer wysyła niespójne sygnały, gdy deklaruje politykę „otwartych drzwi” i zachęca podwładnych do „wpadania”, ale faktycznie ma drzwi zamknięte i złości się, gdy ktoś do niego zagląda.” 5 Gdy kierownik podejmuje szereg błędnych decyzji, to również może zmniejszać jego wiarygodność dla podwładnych. Kolejną barierą jest niechęć do nawiązywania kontaktów. Dzieje się tak z wielu powodów co tworzy barierę pomiędzy pracownikami a kierownikiem. Skuteczny komunikowanie się może również hamować brak nawyku słuchania ze strony odbiorcy. Niektórzy ludzie nie słuchają, zamyślają się wpadają w rozkojarzenie, nie skupiają się lub wydaje im się, że słuchają uważnie a dopiero po rozmowie uświadamiają sobie jak mało wynieśli z rozmowy. Barierę łatwo też stworzyć poprzez słaby kontakt wzrokowy pomiędzy nadawcą a odbiorcą oraz 4 Ricky W. Griffin Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe Pwn, Warszawa 2000 s. 557 5 Tamże s. 572 komunikacji. Należy wspomnieć o jeszcze jednym istotnym elemencie komunikacji, który często występuje w kontaktach międzyludzkich, jest to krytyka. Ważne jest by krytykować konstruktywnie czyli przy przedstawieniu złych stron zasugerować jednocześnie sposoby rozwiązania problemu poddanego krytyce. Istotne jest również to by krytykować zachowanie a nie cechy osoby oraz by krytykować w „cztery oczy”. Bardzo pomocnym jest stosowane zasady negocjacyjnej, która polega na mówienie o sobie nie o odbiorcy. Zamiast powiedzieć: “Wyrażasz się niejasno” lepiej stwierdzić “Czuję, że nie wszystko rozumiem.” To sprawi, że osoba krytykowana nie poczuje się atakowana. Kolejnym, pomocnym elementem jest używanie języka pozytywów a nie negatywów , czyli nie mówienie “co robi źle” lecz “co mógłby/mogłaby robić lepiej”. Przekaz komunikatu przyniesie pozytywny skutek jeśli strony unikną złośliwości, ironii i sarkazmu. Istnieje również tzw. zasada "kanapki": najpierw zwrócenie uwagi na coś pozytywnego, potem krytyka i znów krótka pochwała. Ważne by nie chwalić „powierzchownie”- nie przeglądać gazety, książki itp. W czasie mówienia, a skupić się na odbiorcy. Kontakt wzrokowy odgrywa ogromną rolę. Sposób w jaki odbierana jest krytyka ma tu również znaczący wpływ na poziom komunikacji. Warto wysłuchać co osoba krytykująca ma nam do powiedzenia. Asertywnym zachowaniem będzie spokojne wysłuchanie krytyki, nie reagowanie agresją lub kłócenie się z krytykującym, jeżeli coś jest niezrozumiałe, lepiej zapytać co miał na myśli mówca. Negocjacje również należą do procesu komunikowania się. Polegają na dojściu do porozumienia poprzez dwie strony, które mają różne opinie, potrzeby i motywacje. Ważne by obie strony posiadały wiedze na temat tego o czym będzie negocjacja. Umiejętności komunikowania się interpersonalnego będą również grały ogromną role w tej kwestii. Trzecim, bardzo istotnym elementem w negocjacjach (lecz nie tylko w negocjacjach a każdym momencie skutecznego komunikowania się) jest pozytywne nastawienie do odbiorcy, szacunek do rozmówcy oraz umiejętność akceptowania różnic jakie mogą pomiędzy nimi wystąpić. Podsumowując, jakość komunikacji ma ogromny wpływ na budowanie relacji międzyludzkich w organizacji. “Komunikowanie się jest wszechobecną, ważną częścią pracy menedżera (…) Kierowanie procesem komunikowania się wymaga rozpoznania barier dla skutecznej komunikacji i zrozumienia, w jaki sposób możliwe jest ich przezwyciężenie.”8 Dlatego ważne jest by komunikaty wysyłane były jasne, adekwatne do sytuacji. Tak aby nie powstawały niepotrzebne nieporozumienia i konflikty pomiędzy stronami. Te wszystkie 8 Ricky W. Griffin Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe Pwn, Warszawa 2000, s.579 techniki, zasady, o których autor wspomniał mogą być bardzo pomocne i osiągnąć sukces w skutecznym komunikowaniu się oraz przynieść korzyści dla obu stron komunikujących się. Bibliografia: 1. Ricky W. Griffin Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000 2. Czesław Sikorski Nauka o zarządzaniu, Wydawnictwo Akademii Humanistyczno- Ekonomicznej w Łodzi, Łódź 2009 3. Bolesław Rafał Kuc, Joanna Maria Moczydłowska Zachowania organizacyjne, Difin Warszawa 2009 4. https://benchmarking.silesia.org.pl/pub/pliki/file/warsztaty%2016%20i %2019_03/2012-03-16%20i%2019_Komunikacja%20organizacyjna%20i %20interpersonalna%20vwys.pdf