Wykorzystanie narzędzi informatycznych wspomagających ..., Ćwiczenia z Rachunkowość

Pobierz Wykorzystanie narzędzi informatycznych wspomagających ... i więcej Ćwiczenia w PDF z Rachunkowość tylko na Docsity! O uzyskaniu przewagi konkurencyjnej coraz częściej decy- duje umiejętność zachowania się firmy w zmieniających się warunkach. Turbulentne otoczenie wymusza na przedsiębior- stwach posiadanie umiejętności przewidywania zmian, wła- ściwej analizy sytuacji i skutecznej reakcji. Im większa dyna- mika zmian, tym bardziej istotna jest trafność podejmowanych decyzji i szybkość reagowania na sygnały płynące z otoczenia [12]. Jednym z kryteriów oceny rentowności przedsiębiorstw o charakterze produkcyjnym jest analiza kosztów wytwarza- nia. Kalkulacja jednostkowego kosztu wytworzenia jest nie tylko podstawą weryfikacji decyzji podejmowanych przez per- sonel szczebla zarządczego i kierownictwo wyższe w zakresie polityki cenowej, ale również elementem ewidencji składni- ków rzeczowych aktywów obrotowych, realizowanej w opar- ciu o przepisy ustawy o rachunkowości [19]. Oczywistym jest, że zorganizowanie sprawnie funkcjonującego procesu decy- zyjnego w zakresie strategicznego i operacyjnego planowania produkcji [13] warunkowane jest dostępem i aktualnością da- nych źródłowych opisujących składniki kalkulacji. Obecnie fundamentem zarządzania procesem biznesowym przedsię- biorstwa oraz warunkiem integracji działań gospodarczych jest wykorzystanie systemów informatycznych wspomagają- cych przepływy informacyjne firmy, procesy przetwarzania danych oraz analizę zależności przyczynowo-skutkowych. Z uwagi na powyższe w artykule przedstawiony zostanie przykład wykorzystania narzędzia wspomagającego realiza- cję zadań kalkulacji jednostkowego kosztu wytworzenia. Koszty działalności operacyjnej przedsiębiorstwa Koszty powstają, jako efekt celowego wykorzystania dostępnych w organizacji zasobów, umożliwiając fir- mie uzyskanie korzyści w postaci produktów lub usług [18]. Reprezentują wartość wyrażaną w walucie [15]. W literaturze z zakresu logistyki koszty definiuje się, jako celowe zużycie zasobów przedsiębiorstwa wyra- żone wartościowo oraz wydatki finansowe wynikające z przepływów dóbr materialnych, utrzymania zapasów oraz przetwarzania informacji związanych z działania- mi logistycznymi przedsiębiorstwa w łańcuchu dostaw [5]. Zasadniczą definicję kosztów przedstawia ustawodawstwo [16, 19] wskazując, że jest to uprawdopodobnione powsta- nie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzają do zmniejszenia kapitału wła- snego w inny sposób, niż wycofanie środków przez udzia- łowców lub właścicieli. Koszty stanowią element rachunku zysków i strat sprawozdania finansowego podmiotów go- spodarczych. Nadmienić należy, że składowe sprawozdania finansowego, czyli: bilans, rachunek zysków i strat, zesta- wienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych lub informacja dodatkowa, reprezentują skoma- sowane i jednorodne dane, tworzone w wyniku grupowania i agregowania znacznej liczby transakcji lub innych zdarzeń wywołujących skutki finansowe. Rachunek, operując wiel- kościami strumieniowymi, grupuje przychody oraz odpo- wiadające im koszty i straty. Dopuszczalne są dwa alternatywne sposoby prezentacji rachunku zysków i strat w sprawozdaniu finansowym pol- skich podmiotów w zakresie działalności operacyjnej [16]. Grupowanie pozycji może odbywać się w układzie porów- nawczym, inaczej zwanym rodzajowym, albo w układzie funkcjonalnym, określanym również mianem kalkulacyj- nym (rys. 1). Układ porównawczy wymusza grupowanie kosztów zgodnie z odmiennością postaci ponoszenia nakładów. Skła- dowymi kosztów działalności operacyjnej są między inny- mi: zużycie materiałów i energii, usługi obce, amortyzacja, koszty świadczeń pracowniczych, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, podatki i opłaty, pozostałe koszty rodza- jowe (rysunek 1). Elżbieta Milewska1 Politechnika Śląska Wykorzystanie narzędzi informatycznych wspomagających kalkulację jednostkowego kosztu wytworzenia w rozliczeniu kosztów logistycznych2 1 Dr inż. E. Milewska – Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Inżynierii Produkcji. 2 Artykuł recenzowany. Niniejszy artykuł powstał w ramach pracy statutowej BK-223/ROZ3/2015 realizowanej w Instytucie Inżynierii Produkcji Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Śląskiej. Rys. 1. Składniki układu kosztów. Źródło: opracowanie własne na podstawie: [19]. 38 Logistyka 6/2016 39 Logistyka 6/2016 Układ porównawczy wykorzystywany jest w celach ewi- dencyjnych. Prezentuje koszty skorygowane o zmianę stanu zapasów oraz należności i zobowiązania związane z dzia- łalnością operacyjną w analizowanym okresie sprawozdaw- czym do wysokości kosztu własnego sprzedaży. Ustalanie wyniku finansowego metodą porównawczą wymaga dodat- kowo uwzględnienia obrotów wewnętrznych, które tworzo- ne są przez wykorzystanie produktów na własne potrzeby podmiotu gospodarczego, niewpływające jednak bezpo- średnio na wynik finansowy firmy i niepowodujące zmiany pierwotnych wartości kosztów w układzie rodzajowym. Koszty w układzie funkcjonalnym przyporządkowywa- ne są jednostkom struktury organizacyjnej firmy. Ich rozli- czenie w ujęciu przedmiotowym realizowane jest poprzez wskazanie miejsca powstawania albo fazy obrotu materiało- wego, i odbywa się arbitralnie, z wykorzystaniem podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie (rysunek 2). Koszty bezpośrednie definiowane są przez strukturę ma- teriałową części oraz koszt czasu pracy pracowników bez- pośrednio produkcyjnych, zaangażowanych w realizację zadań procesu wytwórczego. Koszty pośrednie przedstawiają ujęcie zbiorowe, którego składnikami są: koszty wydziałowe, Zarządu oraz sprze- daży i przedsięwzięć promocyjnych (rysunek 1). Koszty wydziałowe związane z utrzymaniem stanowisk pracy w gotowości produkcyjnej oraz zapewnieniem niezakłóco- nego przebiegu produkcji. Koszty Zarządu stanowią pod- stawową grupę kosztów ogólnozakładowych o dużej różno- rodności składników, natomiast koszty sprzedaży i działań promocyjnych firmy obejmują przede wszystkim wydatki związane z utrzymaniem sieci handlowych i dystrybucją towaru. Koszty logistyczne należą do kosztów pośrednich. Po- wstają w każdej z faz przepływu materiałowego i infor- macyjnego przedsiębiorstwa (rysunek 3). Logistyka jest, bowiem procesem planowania, realizowania i sprawnego kontrolowania działań firmy, w celu zaspokojenia wyma- gań klienta [11], obejmującym składanie zapotrzebowania materiałowego aż do obsługi posprzedażowej. Dotyczy za- równo działań wewnętrznych jednostki gospodarczej jak i kontaktu podmiotu z kontrahentami. Integracja procesów gospodarczych firmy oraz automa- tyzacja procesów wytwórczych utrudnia alokację kosztów logistycznych na przedmiot kalkulacji. Koszt magazynowa- nia oraz transportu cechuje wysoka złożoność czynników kształtujących ich wielkość. W niniejszej grupie można wyróżnić: koszt dzierżawy pomieszczeń magazynowych, koszt przystosowania środków transportu lub powierzchni magazynowych do przewozu/przechowywania ładunków o specjalnych wymaganiach, koszt naprawy pojazdów, wy- sokość opłat drogowych uiszczanych za przejazd czy też w związku z nieplanowanym postojem taboru. Uwzględniając powyższe, o wyborze układu w zdecydo- wanej mierze decyduje struktura planu kont firmy. Jest ona odpowiedzialna za uporządkowanie ewidencji zdarzeń go- spodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, uwarunkowaniami branży oraz potrzebami Zarządu. Jest również narzędziem analiz, umożliwiającym odzwiercie- dlenie w zestawieniach: częstotliwości i wielkości wpływu na uzyskanie zysków lub poniesienie strat oraz przewidy- walności operacji gospodarczych. Dla większości podmio- tów gospodarczych możliwe jest przedstawienie informacji w obu wariantach układu, gdzie wartość przychodów i kosz- tów ogółem musi być identyczna. Każdy z układów odpo- wiada innym potrzebom. Układ porównawczy użyteczny jest w prognozowaniu przepływów pieniężnych, natomiast układ funkcjonalny generuje informacje dotyczące rentow- ności i kosztochłonności poszczególnych jednostek organi- zacyjnych oraz segmentów działalności gospodarczej. Jednostkowy koszt wytworzenia wyrobu Wynik finansowy przedsiębiorstwa produkcyjnego, przed- stawiany w układzie funkcjonalnym, wymaga przeprowadze- nia wcześniejszej kalkulacji kosztu wytworzenia wyrobów. W procesie podejmowania decyzji, wynik kalkulacji stanowi element wspomagający w zakresie: • ustalania wielkości produkcji • wyboru technologii wytwarzania • wyboru struktury asortymentowej • wyboru źródeł zaopatrzenia materiałowego • dywersyfikacji produkcji • ustalenia polityki cenowej produktów • wyboru strategii inwestycyjnej firmy, obejmującej automa- tyzację i robotyzację procesów wytwórczych. Z uwagi na konieczność weryfikacji zasadności podejmo- wanych decyzji, kalkulacja kosztu wytworzenia wykonywa- na jest w dwóch ujęciach czasowych: • ex ante, czyli przed przystąpieniem do produkcji, gdzie wy- nik obliczeń jest przewidywaniem kosztów • oraz ex post, po zakończeniu realizacji działań wytwór- czych, stanowiąc ocenę przebiegu prac. Kalkulacja ex ante opiera się na normach oraz wskaźni- kach techniczno-ekonomicznych i ma charakter orientacyjny. Wykonywana jest w celu przedłożenia oferty kupującemu lub w celu porównania alternatywnych wariantów przebie- gu produkcji przy wykorzystaniu różnych zasobów firmy. Rys. 2. Koszty w układzie funkcjonalnym. Źródło: opracowanie własne. Rys. 3. Etapy procesu logistycznego. Źródło: opracowanie własne. 42 Logistyka 6/2016 Najistotniejszym jednak elementem, uzasadniającym skutecz- ność wdrożonego rozwiązania, jest dostępność oraz aktualność danych źródłowych opisujących poszczególne składniki układu kalkulacji kosztów. Integracja, bowiem systemu klasy MES, któ- ry na bieżąco dostarcza informacji dotyczącej czasu pracy pra- cowników bezpośrednio produkcyjnych oraz wielkości zużycia materiałowego, a także systemu klasy ERP, którego funkcjonal- ność umożliwia przeprowadzenie kalkulacji – jest rozwiązaniem przynoszącym firmie pożądane efekty. Zwiększenie wiarygod- ności modelu rachunku kosztów w wybranej formie uzyskiwane jest natomiast poprzez: • aktualizację cen sprzedaży wyrobów poprzez przypisanie war- tości uzyskanej z wyliczeń do właściwej pozycji cennika • przeprowadzenie analizy odchyleń kalkulacji w układzie ex ante i ex post dla wybranego przedmiotu kalkulacji • oraz okresowe wyznaczanie trentu zmian zużycia materiałowe- go i czasochłonności wykonywania operacji technologicznych. Niestety znacząca część wymienionych działań realizowana jest z wykorzystaniem rozwiązań dedykowanych, wykraczają- cych swoim zakresem poza standardową funkcjonalność syste- mu informatycznego. Jedną z najczęstszych przyczyn, uniemożliwiającą poprawne przeprowadzenie wyliczeń i występującą podczas budowy no- wych schematów kalkulacyjnych, jest brak zadeklarowanej war- tości dla wykorzystywanych parametrów ogólnosystemowych. Przypisania może dokonać jedynie administrator systemu. Do niniejszych parametrów należy między innymi: SREDNIA_ZA- KUPOW_PZ, którego wartość wskazuje na przedział czasu, określany w dniach i kończący się na dacie bieżącej, i w którym zatwierdzone dokumenty magazynowe przychodu zewnętrzne- go uwzględniane są przy ustalaniu średniej ceny zakupu wybra- nego towaru. Podsumowanie Zasobem dającym przewagę konkurencyjną współczesnym przedsiębiorstwom jest informacja. Jej rzetelność, wiarygod- ność i dostępność wpływa na jakość podejmowanych decyzji [9]. Jedną z podstawowych informacji wykorzystywanych w procesie decyzyjnym jest wysokość kosztów. Znaczącą rolę w rachunku kosztów pełnią działania ewidencyjne. Dokładna rejestracja zdarzeń, umożliwiająca przeprowadzanie kalkula- cji z uwzględnieniem aktualnych danych źródłowych, popra- wia konkurencyjność firmy na rynku, podnosi efektywność procesów gospodarczych oraz zapewnienia właścicielom szybszy zwrot z zainwestowanego kapitału. Ponieważ nie wszystkie koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo można jednoznacznie przypisać do podmiotu kalkulacji, dlatego też jednym z rozwiązań, mających na celu ustalenie jednostkowe- go kosztu wytworzenia wyrobu, jest alokacja kosztów wspól- nych, prowadzona z wykorzystaniem kluczy podziałowych oraz nośników kosztów. Dotyczy ona między innymi kosztów logistycznych, które zmieniają się wraz ze wzrostem automa- tyzacji procesów wytwórczych oraz poprzez integrację i ko- ordynację działań gospodarczych firmy. Zastosowanie syste- mów informatycznych w niniejszym obszarze przyczynia się do zmniejszenia kosztów prowadzenia analiz oraz zwiększe- nia dokładności i wiarygodności zaproponowanych modeli rozliczeniowych. Wykorzystanie narzędzi wspomagających nie wyklucza jednak konieczności przeprowadzania okreso- wej weryfikacji przyjętych założeń. Niestety, różnorodność sposobów określania jednostkowego kosztu wytworzenia wyrobu powoduje, że wdrożenie systemów informatycznych wspomagających kalkulację kosztów wymaga indywidualne- go ukierunkowania. Brak uniwersalnego układu kalkulacji oraz algorytmu wyliczeń zmusza przedsiębiorstwa do podej- mowania działań związanych z poszukiwaniem rozwiązań dedykowanych, stanowiących rozszerzenie standardowej funkcjonalności wdrażanych systemów, które bezwzględnie powinny uwzględniać specyficzne warunki prowadzenia działalności gospodarczej podmiotu. Streszczenie Artykuł ma na celu przedstawienie znaczenia rozliczenia kosztów logistycznych. Przedstawiając funkcjonalność wy- branego systemu informatycznego, autor artykułu przedsta- wił sposób dostosowania algorytmów wyliczeń kalkulacji kosztów wyrobu do wymagań i oczekiwań przedsiębiorstwa. Opisał dopuszczalne sposoby prezentacji rachunku zysków i strat z działalności operacyjnej w sprawozdaniu finansowym podmiotów. Przedstawił wpływ ewidencji zdarzeń gospo- darczych, związanych z zużyciem zasobów firmy, na sposób grupowania kosztów logistycznych i prowadzenia kalkulacji jednostkowego kosztu wytworzenia wyrobu. Zastosowanie metod alokacji kosztów z wykorzystaniem kluczy podziało- wych i nośników kosztów omówione zostało na przykładzie implementacji. W pracy zastosowano metodę analizy logicz- nej, a wykorzystując analizę literatury przedmiotu, przed- stawiono wyniki badań praktycznych, realizowanych dla producenta wysoko wyspecjalizowanych maszyn i urządzeń technicznych, dystrybuowanych w połączeniu z obsługą ser- wisową. Sposób tworzenia algorytmów wyceny z przedsta- wiony został z wykorzystaniem narzędzi IT. Dla wybranego przykładu, autor zbudował wielopoziomową strukturę kosz- tów, definiował parametry zestawu kalkulacji, utworzył wa- rianty obliczeń oraz przeprowadził analizę odchyleń kalkula- cji w układzie ex ante i ex post. Wskazał również wymagania niezbędne dla uzyskania rzetelnej i wiarygodnej kalkulacji oraz ograniczenia funkcjonalne wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Rys. 9. Menu podręczne dostępne z poziomu składnika układu kalkulacji. Źródło: opracowanie własne. 43 Logistyka 6/2016 Słowa kluczowe: techniczny koszt wytworzenia, kalkulacja kosztów, implementacja. Use of IT systems in the calculation of the unit cost of production in the settlement of logistics costs Abstract This publication is to present the importance of the settlement of logistics costs. Presenting the functionality of the IT system, the article presented a way of adapting calculation algorithms to the requirements and expectations of businesses. The paper presents costs as the main factor affecting the development of the financial result of business entities. The article described the ways of presenting the profit and loss account operations in the financial statements of entities, that allowed by law. She also presented the impact of recording economic events, associated with the company's resource consumption, on the aggregation of costs and conducting unit cost calculation of manufacture of the product. The use of cost allocation methods, using alloca- tion basis and media costs, has been discussed as an example implementation. The study used was a method of logical anal- ysis. We made an analysis of the literature and the results of practical research, which was carried out for the manufacturer of highly specialized machinery and technical equipment, dis- tributed in conjunction with the service personnel. How to cre- ate algorithms valuation has been presented with the use of IT tools. For the example, the author built a multi-level cost struc- ture, defined the parameters of a set of calculations, created variants of calculations and conducted an analysis of deviation calculation in the system of ex ante and ex post. He also pointed out the requirements necessary to obtain reliable and credible calculations and functional limitations used tools. Keywords: calculated technical cost, costing, implementation. Literatura/Bibliography [1] Błachnio K., Systemy rachunku kosztów w jednostkach sek- tora zdrowotnego, Rudawska I., Urbańczyk E. (red.): Eko- nomiczno organizacyjne problemy zarządzania jednostkami służby zdrowia, Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Wiedzą, Bydgoszcz 2010. [2] Chmielewski A., Jak dobierać nośniki kosztów, aby wyniki kalkulacji były wiarygodne, „Controlling”, nr 9/2009. [3] Cooper R., The Two Stage Procedure in Cost Accoun- ting: Part One, “Journal of Cost Management”, Sum- mer 1987. [4] Drury C., Management and Cost Accounting, Chapman & Hall, 1992. [5] Fertsch M., Słownik terminologii logistycznej, ILiM, Poznań 2006. [6] Gołembska E., Logistyka w gospodarce światowej, C.H. Beck, 2009. [7] Grywińska J., Rachunek kalkulacyjny kosztów - me- tody i przedmiot kalkulacji, „Doradca Podatnika”, nr 17-18/2007. [8] Jaruga A., Nowak W., Szychta A., Rachunkowość zarząd- cza, Społeczna Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości i Za- rządzania, Łódź 1999. [9] Jesionowska J., Koszty w przedsiębiorstwie – ich kate- gorie i ewidencja księgowa, „Doradca Podatnika”, nr 32/2004. [10] Matuszek J., Metody określania kosztów własnych produkcji, „Automatyzacja Produkcji”, nr 12/2003. [11] Matuszek J., Kołosowski M., Krokosz-Krynke Z., Ra- chunek kosztów dla inżynierów, PWE, Warszawa 200. [12] Milewska E., Wykorzystanie narzędzi informa- tycznych w procesie sterowania strumieniem przepływu materiałowego, „Miesięcznik Nauko- wo-Techniczny Mechanik”, nr 7(84)/2011, [CD] s. 575-582. [13] Milewska E., Zintegrowane systemy informatyczne wspomagające zarządzanie zdolnościami produkcyj- nymi. Systemy Wspomagania w Zarządzaniu Środo- wiskiem, „Studia i Materiały Polskiego Stowarzysze- nia Zarządzania Wiedzą”, nr 40/2011, s. 263-271. [14] Nowak E., Piechota R., Wierzbiński M., Rachunek kosz- tów w zarządzaniu przedsiębiorstwem, PWE, Warszawa 2004. [15] Nowak E., Rachunek kosztów przedsiębiorstwa, Ekspert Wydawnictwo i Doradztwo, Wrocław 2010. [16] Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1126/2008 z dnia 3 listopada 2008 r. przyjmujące międzynarodowe standardy rachunkowości zgodnie z rozporządze- niem (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady. [17] Sobańska I., Rachunek kosztów. Podejście operacyjne i strategiczne, C.H. Beck, Warszawa 2009. [18] Świderska G.K., Controlling kosztów i rachunkowość za- rządcza, Difin, Warszawa 2010. [19] Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości. (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).