Pobierz Wzór Planu audytu wewnętrznego i więcej Egzaminy w PDF z Informatyka tylko na Docsity!
Załącznik do Zarządzenia Nr 0151/195/2007Załącznik do Zarządzenia Nr 0151/195/ Burmistrza GiM Czerwionka - Leszczyny Burmistrza GiM Czerwionka - Leszczyny z dnia 31 październikaz dnia 31 października 2007 r.2007 r.
PLAN PLAN
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
NA ROK 2008
URZĄD GMINY I MIASTA W CZERWIONCE -
LESZCZYNACH
PAŹDZIERNIK 2007 r.
(nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) BAK/0941/2/S/
PLAN
AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
NA ROK 2008
1. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 30
września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu)
Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny
Urząd Gminy i Miasta w Czerwionce - Leszczynach ul.
Parkowa 9
44-230 Czerwionka- Leszczyny
Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny Miasto i Gmina Czerwionka Leszczyny jest jednostką sektora finansów publicznych zobowiązaną do prowadzenia audytu wewnętrznego. Jej podstawowym zadaniem jest zaspakajanie potrzeb społeczności lokalnej poprzez:
- wykonywanie obowiązków nałożonych na samorząd przez system prawny,
- stałe podnoszenie jakości dostarczanych usług,
- efektywne gromadzenie środków publicznych,
- efektywne wykorzystanie zasobów i wydatkowanie środków,
- dbałość i staranność w gospodarowaniu mieniem i infrastrukturą społeczną,
- przejrzystość i jawność zapewniająca pełny dostęp do informacji,
- dobra reputacja Urzędu, pozytywna ocena pracy Urzędu przez mieszkańców Gminy. 3. Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny (zwięzły opis wskazujący na usytuowanie audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego) Schemat organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Czerwionce – Leszczynach stanowi załącznik Nr 1 do Planu Audytu na rok 2008. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą wydziały, biura, referaty, samodzielne stanowiska pracy. W wyniku wyborów samorządowych w roku 2006 nastąpiły zmiany kierownictwa Urzędu Gminy i Miasta Czerwionka – Leszczyny. Aktualnie ścisłe kierownictwo Urzędu to Burmistrz, dwaj Zastępcy Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik. Nastąpiły również zmiany w podziale kompetencji poszczególnych członków kierownictwa. Opracowano nowy schemat organizacyjny Urzędu. Pracą Urzędu Gminy i Miasta kieruje Burmistrz przy pomocy swoich Zastępców, Sekretarza i Skarbnika Gminy. Zastępcy Burmistrza realizują zadania w zakresie przez Niego określonym. Zadania realizowane przez Sekretarza Gminy dotyczą zapewnienia sprawnego funkcjonowania Urzędu. Skarbnik Gminy realizuje zadania związane z działalnością finansową Gminy. Za organizację i pracę Wydziałów ponoszą odpowiedzialność ich naczelnicy. W lipcu br utworzono podporządkowany Wydziałowi Rozwoju Gminy i Miasta Referat ds. Funduszy Europejskich. Od stycznia 2008 roku gazeta lokalna „Kurier” sp. z o.o. zostanie włączona w strukturę Miejskiego Ośrodka Kultury w Czerwionce – Leszczynach. W Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej zostanie przeprowadzona restrukturyzacja, w wyniku
**2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) *
Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny,** 157 osób oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 1.197 osób
8. Liczba osób zatrudnionych na stanowisku: audytor wewnętrzny 1 osoba 9. Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki Rok 2007 jest kolejnym rokiem funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostce. Audytor wewnętrzny jest zatrudniony na stanowisku naczelnika Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej. Dla celów audytu wyodrębniono 23 obszary audytu tożsame z obszarami ryzyka, a w ramach tych obszarów 71 tematów zadań audytowych. Ze względu na ograniczone zasoby czasowe planuje się w roku 2008 przeprowadzić 3 zadania audytowe.
2. Analiza obszarów ryzyka
1. Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym Obszar audytu wewnętrznego oznacza obszar działania jednostki, wyodrębniony ze względu na przedmiot działalności, zaangażowane komórki organizacyjne, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadań audytowych. Obszary ryzyka to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu. Ze względu na rozmiar organizacji przyjęto, że obszar audytu jest tożsamy z obszarem ryzyka. W ramach każdego z obszarów audytu (ryzyka) wyodrębniono potencjalne tematy zadań audytowych. Identyfikacji obszarów audytu dokonano w oparciu o zadania Gminy wynikające z ustaw, a także Statut Gminy i Miasta Czerwionka - Leszczyny oraz Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta. W ramach wybranych obszarów określono występujące w nich procesy. Procesy te zostały wybrane ze względu na związane z nimi potencjalne zagrożenia. Zagrożenia te dotyczą między innymi następujących obszarów działalności Gminy: - Zarządzanie Gminą (np. brak strategii wyznaczającej kierunki zmian i cele do osiągnięcia, brak procedur wewnętrznych, brak badania opinii publicznej, słaba skuteczność w zakresie zamówień publicznych), - Gromadzenie i wydatkowanie środków publicznych (np. słaba skuteczność w identyfikacji płatników podatków i danin lokalnych, słaba ściągalność podatków i danin oraz opłat za usługi, wzrost zadłużenia jednostek, przekraczanie limitów budżetowych), - Świadczenie usług administracyjnych (np. wydawanie wadliwych decyzji, brak informacji dla wnioskodawców o wymogach i terminach, długi czas oczekiwania na decyzje, zagrożenie korupcją), - Organizacja usług komunalnych i zarządzanie obiektami publicznymi (np. niewystarczające zaspakajanie potrzeb mieszkańców, brak nadzoru nad wykonawcami, brak określonych standardów usług), - Zarządzanie majątkiem Gminy (np. brak lub zła jakość ewidencji majątku trwałego, niewykorzystanie posiadanego majątku, zły stan
techniczny posiadanego majątku),
- Zarządzanie Urzędem Gminy i Miasta (np. brak kompetentnych kadr, brak polityki szkoleniowej pracowników, słaby przepływ informacji zarówno wewnątrz Urzędu jak i na zewnątrz, niewystarczająca ochrona danych). 2. Opis metody analizy ryzyka Przy sporządzaniu planu audytu wewnętrznego na rok 2008 posłużono się metodą matematyczną, znacznie zmniejszającą wpływ subiektywnych ocen audytora na końcowy efekt analizy. Korzyści wynikające z zastosowania tej metody są następujące: Może być przeprowadzona we współpracy z kierownictwem. Umożliwia pomiar trendów. Dostarcza lepiej udokumentowanych argumentów. Dla analizy ryzyka w Urzędzie sformułowano pięć podstawowych kategorii ryzyka: 1. materialność (istotność) - rozumiana jako efektywność wykorzystania środków finansowych, określająca finansowe czynniki ryzyka, możliwość wystąpienia znacznych strat finansowych lub poważna utrata wiarygodności czy zaufania. Na kategorię tą zasadniczy wpływ mają zatem finansowe i wrodzone czynniki ryzyka 2. wrażliwość - rozumiana jako postrzeganie funkcjonowania Urzędu i jego jednostek organizacyjnych przez mieszkańców, na którą ma wpływ przede wszystkim jakość zarządzania, kwalifikacje kierownictwa i pracowników, ich postawy etyczne, zakresy obowiązków, przepływ informacji, znaczenie polityczne, wrażliwość klientów , 3. kontrola wewnętrzna - rozumiana jako ocena jakości funkcjonowania kontroli wewnętrznej, dokumentacja systemu kontroli wewnętrznej, braki w dokumentacji, zgodność dokumentacji z przepisami, podział obowiązków, autoryzacja, nadzór, pisemne procedury kontroli, zgodność procedur ze standardami kontroli, ilość i jakość kontroli, przepływ informacji, 4. stabilność - czyli wpływ zmian przepisów na system, wysoki poziom skomplikowania przepisów, zmiany w sytuacji gospodarczej, zmiany kontrahentów itp. 5. złożoność - na którą ma wpływ wielkość i częstość operacji finansowych, presja czasowa wykonywania zadań, wykonywanie nowych zadań, stopień skomplikowania zadań. Każdej kategorii ryzyka przypisano określoną wagę. Wagi przyjęte dla poszczególnych kategorii przedstawiają się następująco:
- materialność - 0,
- wrażliwość - 0,
- kontrola wewnętrzna 0,
- stabilność – 0,
- złożoność – 0, Dla każdego tematu zadania audytowgo, w każdej z kategorii ryzyka dokonano oceny zagrożenia w skali 3-punktowej. Szczegółowe definicje kategorii ryzyka oraz zasady przydzielania punktów przedstawia tabela stanowiąca Załącznik Nr 2 do Planu. Następnie dla każdego zadania obliczono sumę iloczynów według schematu: waga kryterium * ilość punktów dla wszystkich kryteriów. Dla opracowania listy rankingowej zadań, będącej podstawą dla
najwyższym do realizacji w roku 2008 zaplanowano 3 zadania, pozostałe 2 zostały zaplanowane jako zadania, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach. W związku z tym, że w przeciągu 3 lat audytor może zrealizować 9 zadań, do ewentualnej realizacji w pozostałych 3 latach zaplanowano 7 zadań z najwyższą oceną końcową z przedziały ryzyka wysokiego.
4. Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego
poziomu ryzyka w danym obszarze
Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka (wysoki/średni/niski)
- Tryb planowania i procedura uchwalania^ budżetu^ średni
- Przestrzeganie kompetencji w zakresie zaciągania zobowiązań oraz dokonywania zmian w budżecie wysoki
- Prawidłowość i terminowość sporządzania sprawozdań z wykonania budżetu średni
- Analiza i terminowość przekazywania sprawozdań budżetowych jednostek organizacyjnych średni
- Ustalanie i egzekwowanie obowiązku podatkowego niski
- Ustalanie warunków i trybu udzielania ulg i^ umorzeń zaległości podatkowych oraz ich umarzanie średni
- Funkcjonowanie kontroli wymiaru i poboru podatków niski
- Windykacja należności podatkowych^ niski
- Pomoc publiczna dla przedsiębiorstw średni
Inkaso podatków i opłat średni
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych^ średni
Prowadzenie ksiąg rachunkowych średni
- Sprawozdawczość^ średni
Pozyskiwanie środków z UE w tym proces przygotowywania wniosków wysoki
Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE i rozliczanie wykonanych zadań najwyższy
- Dzierżawa i najem^ niski
Sprzedaż nieruchomości średni
Użytkowanie wieczyste i trwały zarząd niski
Nabywanie i wykup nieruchomości średni
Ewidencja mienia średni
- Dochody z mienia^ średni
Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodne średni
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych^ średni
- Realizacja zadań z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego wysoki
- Wydatki bieżące średni
- Dotacje dla jednostek spoza sektora^ finansów publicznych^ średni
- Udzielanie zamówień publicznych wysoki
- Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna^ średni
- Regulacja stanów prawnych nieruchomości wysoki
- Planowanie przestrzenne średni
- Załatwianie spraw związanych z^ budownictwem^ średni
- Sprzedaż, wynajem i zamiana lokali mieszkalnych wysoki
- Proces przyznawania mieszkań^ komunalnych^ średni
- Dodatki mieszkaniowe najwyższy
- Wspólnoty mieszkaniowe wysoki
- Polityka czynszowa^ najwyższy
- Utrzymanie i remonty dróg wysoki
- Gospodarka wodno - ściekowa^ średni
- Gospodarka odpadami i ochrona środowiska wysoki
- Utrzymanie czystości i porządku w Gminie średni
- Usługi związane z ewidencją działalności^ gospodarczej^ średni
- Wydawanie koncesji na alkohol średni
- Wydawanie dowodów osobistych^ niski
- Usługi związane z ewidencją ludności niski
- Akta Stanu Cywilnego średni
- Utworzenie i funkcjonowanie Biura Obsługi^ Mieszkańców^ wysoki
- Skargi i wnioski średni
- Zarządzanie gminnymi jednostkami^ oświatowymi^ średni
- Obsługa ekonomiczno – administracyjna szkół średni
- Nadzór nad realizacją zadań z udziałem środków z UE i rozliczanie wykonanych zadań V-VIII 40 Fundusze unijne
- Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu IX - XII 30 System informatyczny Pomoc merytoryczna Informatyka UGiM
4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach
Lp. Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Obszar ryzyka Uwagi
- 2009 Zarządzanie kryzysowe
- 2009 Polityka czynszowa
- 2009 Udzielanie zamówień publicznych
- 2010 Polityka bezpieczeństwa IT
- 2010 Sprzedaż, wynajem i zamiana lokali mieszkalnych
- 2010 Działania w zakresie promocji Gminy i Miasta
5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego.
Lp. Zadania audytora wewnętrznego Zasoby ludzkie [liczba osobodni] Zasoby rzeczowe Uwagi 1 Przeprowadzenie zadań audytowych 100 Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej jest wyposażone komputer przenośny, drukarkę, telefon, ma dostęp do internetu, kserokopiarki oraz faksu. (^2) Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego
3 Przeprowadzenie czynności sprawdzających
4 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5 „ Współpraca z podinspektorem ds. kontroli wewnętrznej, kontrolerami RIO, NIK 5 Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość 30 „ Aktualizacja „Księgi procedur”, „Karty audytu”, „Kodeksu etyki audytora”
6 Szkolenia i rozwój zawodowy 10 Literatura związana z tematyką audytu wewnętrznego. 7 Urlopy / czas dostępny 30 8 Inne działania, 47 Audyt wewnętrzny poza planem, usługi doradcze, udział w sesjach RM, sprawy organizacyjne Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej itp. Suma 252 31.10.2007 r. (data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/ koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 31.10.2007 r. (data) (pieczątka i podpis kierownika jednostki) *) Należy podać wielkości prognozowane
