Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwach - Notatki - Politologia, Notatki z Politologia

Pobierz Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwach - Notatki - Politologia i więcej Notatki w PDF z Politologia tylko na Docsity!

[Wpisz nazwę firmy]

Zarządzanie czasem w

przedsiębiorstwach

[Wpisz podtytuł dokumentu]

Maciej Kosarz, Patryk Niedbała, Olga , Michał Wydmuch 2012-05-

[Wpisz tutaj streszczenie dokumentu. Streszczenie to zwykle krótkie podsumowanie zawartości dokumentu. Wpisz tutaj streszczenie dokumentu. Streszczenie to zwykle krótkie podsumowanie zawartości dokumentu.]

Zarządzanie czasem w przedsiębiorstwach

Zarządzanie czasem

W dzisiejszych czasach zarządzanie czasem zajmuje specjalne miejsce w życiu człowieka. Bez dobrego zarządzania czasem, człowiek nie mógłby zrealizować wiele ze swoich planów, jako, iż czas w życiu każdego jest ograniczony.

Definiujemy je jako - planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów. Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane do osiągniecia celów we właściwym czasie. Poszczególne etapy procesu:

• Wyznaczanie celów - identyfikacja działań, które muszą zostać zrealizowane do osiągnięcia celów
• Planowanie - estymowanie czasu który jest potrzebny do wykonania każdego z zadań
  • Podejmowanie decyzji
  • Realizacja – stworzenie harmonogramu działań, analizowanie kolejności działań oraz czasu trwania
  • Monitorowanie – kontrolowanie wyników oraz ewentualne wprowadzenie korekt

Czas jest zasobem ograniczonym w formacie ilościowym, którego nie możemy cofnąć. Nie można go kupić, składować, nie można go niczym zastąpić, a z punktu widzenia człowieka najgorszym faktem jest to, iż nieustannie upływa. Pomimo ogólnej świadomości ludzkiej o przemijaniu, nieuchronnemu upływowi czasu, największym problemem człowieka jest jego marnowanie. Możemy wyróżnić dwie podstawowe grupy uwarunkowań marnotrawstwa czasu.

• Uwarunkowania wewnętrzne. Czynniki uzależnione od człowieka: brak przemyśleń nad sobą oraz brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu, brak wiedzy na temat zarządzania czasem, cechy osobowościowe człowieka
• Uwarunkowania zewnętrzne. Czynniki niezależne od człowieka.

Wielu ludzi pomimo wykształcenia marnuje ogromne ilości czasu. Marnotrawstwo tak cennego dla człowieka zasobu, które w większości przypadków jest wynikiem indywidualnych cech człowieka przyczynia się do nie osiągania życiowych celów, braku efektywnego, szybkiego, fachowego działania. Do cech sprzyjających marnowaniu czasu

wywodzi się z błędnego przekonania, że im więcej czasu spędzimy nad czyś, tym to coś będzie lepsze.

Perfekcjonizm może oznaczać brak pewności, to z kolei powoduje obsesyjne doprowadzanie rzeczy do całkowitego porządku. Ludzie, którzy chcą wszystko robić perfekcyjnie, często w ogóle nie rozpoczynają pracy, gdyż przez zbytnią drobiazgowość, najprostsze zadanie staje się ponad ich siły.

Bez wątpienia nad niektórymi projektami trzeba dłużej pomyśleć, ale tragedią jest, kiedy ta sama osoba występuje w roli autora i krytyka, a krytyk niszczy to, co stworzył autor. Wiele ludzi wykazuje skłonność do perfekcjonizmu nie zdając sobie z tego sprawy. Upewnijmy się, czy nasza drobiazgowość nie jest spowodowana brakiem pewności, wynikającej ze strachu przed oceną innych lub z własnego samokrytycyzmu. Aby ten strach przezwyciężyć, musimy wyznaczyć sobie plan każdego zadania i skupiać się nad tym, co stanowi meritum.

- Pracoholizm

Termin „pracoholizm" oznacza uzależnienie od pracy. Osoba uzależniona od pracy nie może się bez niej obejść bez względu, jak szkodliwe jest to dla jej zdrowia psychicznego. Pracoholik jest prześladowany przez pracę i wcale nie musi odczuwać przyjemności z jej wykonywania. Pracoholicy to tacy ludzie, którzy nie są w stanie odpoczywać, nie mogą przestać myśleć o pracy, nie mają czasu na nic poza pracą.

Osoba ciężko pracująca (entuzjasta pracy) pracuje, aby wykonać jakieś zadanie.

Praca sprawia jej przyjemność i wie, kiedy może przerwać, aby zając się czymś innym.

W rezultacie entuzjasta pracy jest bardziej produktywny niż pracoholik.

Ważne jest, aby odróżnić obie te kategorie. Warto się zastanowić, gdy czujemy, że popadamy w pracoholizm.

• Wielozadaniowość

Jak dowodzi wiele badań, człowiek nie jest w stanie skupić się na więcej niż jednej rzeczy, tzw. Podzielna uwaga to umiejętność przeskakiwania pomiędzy dwiema rzeczami i przede wszystkim taką umiejętność posiadają kobiety. Jednak niezależnie od płci największą efektywność można uzyskać skupiając się na jednej rzeczy. Poświęcenie uwagi jednemu zadaniu przyspieszy jego realizację, a dodatkowe myśli, które przychodzą do głowy można zapisać na kartce by wpleść je do planu działań w przyszłości.

• Nie korzystanie z bloków czasu

Brak konkretnego planu zadań przyczynia się do pojawienia się chaosu oraz w konsekwencji zmniejszeniu efektywności działania. Jego brak powoduje sytuację w której człowiek skupia

się na drobiazgach i traci czas. Jest to sytuacja, która na pewno nie zbliża do realizacji celów życiowych.

Kluczem do skutecznego zarządzania swoim czasem jest planowanie zadań i układanie ich w bloki tematyczne. Jeżeli bloki są rozbudowane można je podzielić na podbloki. Przy planowaniu trzeba uwzględnić fakt, iż człowiek nie jest w stanie w pełni skupić się na jednym zadaniu przez dłuższy czas, więc wplecenie do niego przerw na kawę, spacer jest wskazane.

• Wykonywanie zbyt wielu czynności

Zasada Pareto mówi, że zaledwie 20% czynności które wykonujemy, wpływa na 80% rezultatów które otrzymujemy. Osoba świadoma, zmierzająca do jak najlepszego zarządzania czasem powinna nauczyć się rozpoznawać istotne czynności i eliminować te najmniej ważne. Doba ma określoną ilość godzin i nawet najlepsze systemy zarządzania czasem nie rozciągną jej, dlatego tak ważna jest świadomość o upływającym czasie i wykorzystaniu go w jak największym stopniu.

- Brak ustalania priorytetów

Jedną z najważniejszych cech ludzi osiągających sukces jest umiejętność ustalania priorytetów zadań, które mają do wykonania. Najlepszą metodą, a zarazem najprostszą jest metoda ABC.

ZADANIA A to co musi być zrobione

ZADANIA B to co powinno być zrobione

ZADANIA C to co mogłoby być zrobione

ZADANIA A 1-2 zadania na dzień (ok. 3 godzin)

ZADANIA B 2-3 zadania (ok. 1 godzina)

ZADANIA C pozostałe zadania (ok. 45 minut)

Dwa czynniki określają działalność: pilne i ważne. Pilne oznacza, że dana rzecz wymaga natychmiastowej uwagi. Ważność ma natomiast związek z rezultatami. (Zasada Eisenhowera).

Można wyróżnić cztery sposoby zarządzania czasem:

A - obejmuje sprawy ważne i pilne, - wiąże się z napięciem, stresem, naglącymi sprawami, zarządzaniem kryzysami, ciągłym gaszeniem ognia.

planowaniu, czyli przyjrzeniu się celom w kontekście dążenia do ich osiągnięcia, a to w praktyce sprowadza się do konkretnego wyznaczania ilości czasu na realizacje danego celu i umiejscowieniu tego w konkretnym dniu tygodnia,

codziennej adaptacji, czyli łączeniu tego, co najważniejsze z tym, co spontaniczne.

• Nie zapisywanie zadań do wykonania

Wiele osób ma przekonanie, że poprzez swoją dobrą pamięć są w stanie zaplanować i zapamiętać wszystko co muszą zrobić danego dnia. Jednak rzeczywistość jest inna. Planowanie jako jedna z najważniejszych rzeczy przy zarządzaniu czasem powinna zostać zrealizowana sumiennie, starannie, a przede wszystkim przy użyciu kartki papieru, komputera lub na czymkolwiek gdzie nasze myśli mogłyby być zapisane. Zapisując zadanie lub określając swój cel staje się on realny. Zapis działa na podświadomość, przekonuje ją, że dana rzecz jest naprawdę ważna i mobilizuje do dążenia do zrealizowania tej rzeczy. Cele i zadania które istnieją tylko w głowie wprawiają w roztargnienie.

- Brak planowania

Z zapisywaniem zadań nierozłącznie wiąże się planowanie. O ile sprecyzowanie swoich potrzeb i wyznaczenie celów stanowi pierwszy krok, kolejnym jest wyznaczenie planu działania według którego będziemy dążyć do ich zrealizowania. Po stworzeniu listy, wyznaczeniu priorytetów najważniejsza jest realizacja planu według wcześniej ustalonej hierarchii.

- Odkładanie na później

Jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przy zarządzaniu swoim czasem. Przy wiecznym przekładaniu rzeczy które musimy zrobić istnieje duże prawdopodobieństwo, że części z nich w ogóle nie zrobimy lub pewne rzeczy nie zostaną wykonane w takim stopniu jak byśmy sobie tego życzyli. Im wcześniej pracownik, menedżer zacznie realizować swój projekt tym szybciej go kończy i może realizować kolejny. Każdy z tych błędów został zauważony wiele lat temu podczas przedsiębiorczego życia człowieka, lecz do teraz są widocznie częste oznaki odkładania wszystkiego na później. Trafnymi słowami jest wyrażone powiedzenie północnoamerykańskich Indian – „Odkładanie spraw na później to złodziej marzeń.”.

Psychologowie uważają, że do głównych powodów odwlekania działań należą:

Unikanie odpowiedzialności i ryzyka za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji

Przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania

Zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań

Brak umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania na ważne i mniej ważne

Zapominanie o ważnych sprawach, które należy wykonać

Niepokój przed nadchodzącym lub przewidywanym niepowodzeniem

Obawy przed błędem, krytyką lub przed negatywną oceną

Przyzwyczajenia do zaczynania, ale nie kończenia zadań

Monotonia, nuda oraz niedostrzeganie korzyści i radości wynikających z wykonywanego zadania

Niesamodzielność i niepewność w pracy oraz ciągłe liczenie na pomoc innych

- Brak przerw

Jest to częsty błąd. Zarówno ciało jak i umysł męczą się. Brak przerw zdecydowanie zmniejsza efektywność wykonywanych czynności. Wykonywanie czynności przez wiele godzin męczy nie tylko ciało lecz także umysł, człowiek nieświadomy nie zauważa zmniejszenia efektywności, a jego motywacja oraz zaangażowanie spada wraz z upływem czasu przy wykonywaniu jakiejś czynności.

• Praca w bałaganie

Praca przy biurku na którym znajduje się ogrom rzeczy nie związanych z wykonywaną czynnością odwraca uwagę oraz po prostu przeszkadza. Lepszym rozwiązaniem jest poświęcenie kilku minut na uprzątnięcie miejsca pracy, niż nie uprzątnięcie i zmniejszenie swojej efektywności w znacznym stopniu.

- Zbyt krótki sen

Wydajność pracownika w znacznym stopniu zależy od jego wypoczęcia podczas snu. Brak snu lub zbyt krótki sen zmniejsza efektywność jego pracy. Złym rozwiązaniem jest picie dużej ilości kawy czy herbaty, wzrost energii po ich wypiciu jest tylko chwilowy, a organizm po krótkim czasie powraca do stanu wcześniejszego.

- Zachowania typu A

W 1968 roku Friedman i Rosenman wysunęli tezę, iż choroby serca powoduje nie tyle palenie tytoniu, brak ruchu i cholesterol, co styl życia osób typu A, czyli:

intensywne popędy i agresja

Rys.1 Wykorzystanie czasu w pracy przez menedżerów

M. Hinzberg w Kanadzie oraz W. Kieżun w Polsce przeprowadzili badania zarządzania czasem z których wynika, że:

• Menedżerowie pracują zbyt długo ( długość dnia pracy od 8,48 do 14,43 godzin dziennie zamiast 8-9 godzin).
• Menedżerowie wykonują od 43 do 583 różnych czynności dziennie, zamiast 10-15. Skutkiem takiego błędnego zarządzania czasem jest brak koncentracji i spontaniczna skłonność do przepracowywania się.
• Menedżerowie wolą spontaniczność i akcyjność działania zamiast zajmowania się poważnymi i zaplanowanymi działaniami.
• Zaobserwowano również niski poziom świadomego planowania pracy przez menedżerów, czego wynikiem jest realizacja zaledwie 20% zaplanowanych czynności ( powinno być około 65%). Menedżerowie często ulegają naciskom zewnętrznym, co pogarsza ich efektywność pracy.
• Menedżerowie przyswajają zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wcześniej odpowiednio selekcjonowane.

• Zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych do pracowników niższego szczebla, co prowadzi do przepracowania i często frustracji
• Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą jedynie 2 – 4%
• Menedżerowie poświęcają na zebrania i narady aż 20 - 60% swojego czasu.

Z przeprowadzonych badań wynika jednoznacznie , że czas pracy menedżerów i dyrektorów jest źle wykorzystywany, jego większość ulega zmarnowaniu na czynności nieefektywne.

Kolejne badania prowadzi prof. Heike Bruch z Uniwersytetu w St.Gallen. Dotyczą one determinacji i efektywności pracowników. W jednym ze swoich badań stworzyła matrycę składającą się z dwóch osi: mobilizacji i koncentracji.

Prof. Bruch wykazała, że w badanych firmach tylko około 10% pracowników jest jednocześnie skoncentrowanych i zmobilizowanych. Oczywiście ta grupa jest najbardziej pożądana przez pracodawców, łączy bowiem efektywność oraz pełne wykorzystanie energii. Tacy pracownicy osiągają efekty przy najmniejszym koszcie własnym, osiągają tzw. Stan flow. Większość osób doświadczała takich stanów lecz tylko co dziesiąty pracownik jest w stanie utrzymać ten stan.

Według jej badań 40% pracowników to ludzie zmobilizowani do pracy, ale niedostatecznie skoncentrowani. Ich energia marnuje się i rozprasza w działaniach źle ukierunkowanych. Około 20% to osoby właściwie wykonujące zadania, ale pozbawione energii i woli, by pilnować spraw i je kończyć. Pozostałe 30% to osoby pozbawione sił i sensu pracy, permanentnie wyczerpane. Patrzą się z utęsknieniem na zegarek i odliczają minuty do przerwy lub końca pracy. Nie może dziwić fakt, iż właśnie wśród tych 30% pracowników jest największa rotacja. Są oni najczęściej zwalniani. Nikt nie chce płacić za pracę osobom, które faktycznie nie pracują. Ważnym pytaniem, na które trzeba sobie odpowiedzieć jest – co się dzieje w firmach, że aż 30% pracowników osiąga taki skrajny stan? Prawdopodobnie wynika to z fatalnego stanu współpracy, komunikacji i zarządzania, który pozbawia ludzi naturalnej energii i możliwości sensownej pracy.

5. Zasada Pareto 80/

Vilfred Pareto (żyjący w XIX/XX w.) jest chyba najbardziej znany ze swych analiz zjawisk społecznych, a w szczególności stosunków władzy. Jednakże dziedziny, w których się specjalizował to głównie fizyka i ekonomia, a dopiero później socjologia. Pareto bardzo mocno wyeksponował tezę o współzależności zjawisk społecznych. Twierdził bowiem, że "zjawiska społeczne są wypadkową wszelkich sił, które oddziałują na społeczeństwo, wypadkową zalet i wad wszystkich obywateli". Stworzenie reguły Pareto było wynikiem dojrzałych przemyśleń nie tyko dotyczących ekonomii, ale także umiejscowienia ich w społeczeństwie Zaowocowało to nie tylko, suchą teorią socjologiczną, ale jako żywy komponent życia ekonomicznego i personalnego każdej firmy, każdego społeczeństwa pracowniczego. To właśnie mianem społeczności można by określić zespół pracowników firmy (z wyjątkiem tych jednoosobowych). W społeczności tej spotykamy się, jak wszędzie, z pewnym schematem: podziałem na rządzących i rządzonych, na panujących (pracodawców) i zdominowanych (pracowników).

Rys.3 Zasada Pareto

Reguła Pareto jest to prawidłowość określana również mianem "reguła 20-80", zgodnie z którą w zbiorowości niejednorodnej (różnorodnej) 20% elementów tej zbiorowości reprezentuje 80% skumulowanej wartości cechy, ze względu na którą ta zbiorowość jest rozpatrywana (służy jako kryterium wyboru).

Zasada 80/20 ma zastosowanie we wszystkim co dzieje się w firmie. Oto kilka przykładów.

20% klientów przynosi aż 80% zysków firmy - Co to oznacza? Koncentrację wszystkich zasobów firmy (czas, pieniądze, pracowników, maszyny i urządzenia, itd.) na tych klientach, którzy mają największy potencjał rozwoju. Lepiej nie tracić czasu na tych, którzy nie przynoszą oczekiwanych zysków, a niejednokrotnie generują straty. Nie trzeba obsługiwać wszystkich klientów. Należy wybrać tych, którzy przyniosą największy zysk na dłuższą metę.

80% obrotów firmy jest generowane przez 20% załogi - Co to oznacza? - Przede wszystkim należy jak najlepiej troszczyć się o tych 20% pracowników, którzy są tak ważni dla firmy. Za wszelką cenę starać się ich zatrzymać, nie pozwolić im odejść do konkurencji, albo założyć własne firmy. To oni stanowią główne filary przedsiębiorstwa, bez których łatwo może ono upaść. Należy starać się również zmotywować pozostałe 80% załogi, tak aby sami chcieli pracować lepiej i bardziej wydajniej.

80% problemów pracowniczych dotyczy zaledwie 20% zatrudnionych w firmie - Co to oznacza? – Należy zrobić coś z tymi pracownikami. Albo rozwiązać ich problemy (szkoląc,

Tak więc, na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1%.

Decydowanie o sprawach, które muszą być zrobione:

• Spisanie, „kompletacja" zadań
• dzielenie się nimi
• organizacja zasobów

Zmniejszenie niepewności:

• poprzez wybór z różnych możliwości
• poprzez uświadamianie użycia założeń

Ważne pytania:

1. Jakie są moje cele? Co chcę osiągnąć? - Cele
2. Co muszę zrobić, aby osiągnąć zaplanowane cele? - Działania
3. Jakie priorytety muszę wziąć pod uwagę? - Priorytety
4. Ile czasu będzie wymagała każda czynność? - Oszacowanie czasu
5. Kiedy wykonam każdą czynność? - Harmonogram
6. Ile czasu muszę mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia których nie mogę kontrolować? – Elastyczność

Metody zarządzania czasem

• Określanie celu
• Planowanie
• Podejmowanie decyzji
• Motywowanie siebie i innych
• Ergonomiczna organizacja stanowiska pracy

Cele

Powody dla których warto definiować cele:

• możliwość ustalenia właściwych priorytetów

• możliwość zaplanowania sposobów na zrobienie danej czynności
• możliwość monitorowania postępu
• skupienie myśli na celu

Cele – wyznaczanie celów

Podstawą do analizy celu jest jego określenie, sformułowanie oraz jego wizualizacja, afirmacja.

Pamiętajmy o zasadzie SMART, precyzyjne określenie celu jest podstawą do dalszego ustalania programu jego realizacji. Bardzo pomaga temu analiza SWOT.

Określanie celu

Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji. Cele stanowią wyzwanie dla wszystkich zaangażowanych i wyzwalają działania: człowiek wie czego chce i jaki wynik końcowy ma uzyskać. Cele są również miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która bardzo mocno odbija się na osiągnięciach w każdej dziedzinie życia. Dzięki temu wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.

Cele stają się wyzwaniem i uwalniają energię konieczną do podjęcia odpowiednich działań, są również miarą służącą do oceny wydajności. Określanie celów to permanentny proces, nie można ich wytyczyć raz na zawsze, ponieważ ulegają ciągłym przeobrażeniom. Bardzo istotne jest samo sformułowanie celu.

Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad:

• muszą być one wyraźnie określone
• należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań
• musza być krótkie
• musza być realistyczne
• Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:

Specific (dokładny)

Measurale (mierzalny)

Achievale (osiągalny)

Realistic (realny)

Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.

W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

• cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie
• cele średnioterminowe (1 do 3 lat) - plany roczne
• cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne
• cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Uproszczony model planowania strategicznego

ustalenia zasadnicze - plan POJUTRZE ustalenia wieloletnie - plan JUTRO ustalenia operacyjne - plan DZIŚ

Ustalenia zasadnicze

misja - ma określać tę szczególną przyczynę istnienia organizacji, zarówno z punktu widzenia członków(a także ich rodzin), współpracowników czy wreszcie społeczeństwa

wizja - obraz przyszłości zawierający ogólne założenia strategiczne adresaci działań organizacji (platforma działania) dominujący model działania

cele strategiczne o charakterze jakościowym (ogólne określenie miejsca, do którego chcemy dojść)

plany strategiczne w horyzoncie perspektywicznym - 10 - 15 lat (wyznaczenie priorytetów działania)

Podstawowe zasady planowania

Reguła podstawowa 60/

Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu.

Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:

ok. 60% czynności zaplanowane

ok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)

ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej).

Analiza czynności

Konieczna jest okresowa analiza czynności i czasu ich trwania. Także arkusz zakłóceń w pracy jest pomocnym źródłem wniosków. Należy bowiem dokumentować i sprawdzać na co wykorzystuje się czas. W ten sposób można uzyskać:

• Stałą orientację w użytkowaniu zasobów czasu,
• doświadczenie konieczne do oceny potrzebnego czasu w przyszłości,
• punkt wyjścia do polepszenia osobistej metodyki pracy i rozkładu czasu.

Plan czynności

Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.

Realistyczne planowanie Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.

Sprawy nie załatwione Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy, na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

Terminy wykonania Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.

Priorytety (hierarchia ważności) Należy dokładnie wiedzieć co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.

Delegacja Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie można delegować pracownikom, przekazać współpracownikom.

Pożeracze czasu i rezerwy czasu Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia.

Blokada czasu, czas bez zakłóceń Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas