Zarządzanie przez wyjątki - Notatki - Zarządzanie, Notatki z Ekonomia i zarządzanie biznesem

Pobierz Zarządzanie przez wyjątki - Notatki - Zarządzanie i więcej Notatki w PDF z Ekonomia i zarządzanie biznesem tylko na Docsity! ZARZĄDZANIE PRZEZ WYJĄTKI Zarządzanie przez wyjątki jest jedną z metodą zarządzania, bardzo często nazywaną także „zarządzaniem przez reagowanie na wyjątki” i określaną jako sposób na usprawnienie pracy kierowniczej. Metoda ta w literaturze definiowana jest jako interweniowanie szczebla kierowniczego jedynie w wypadku wystąpienia wyjątkowych sytuacji i tylko w wybranych obszarach aktywności przedsiębiorstwa, czyli w wielkim skrócie: jest to angażowanie kierownictwa w rozwiązywanie zadań wyjątkowych, przekraczających wyznaczone granice tolerancji, a tym samym odbiegających od przyjętych norm. Technika ta stanowi próbę wykorzystania zasady wyjątków opracowanej przez klasyków nauki o zarządzaniu. Jest ona ukierunkowana na sprawne zarządzanie organizacją poprzez stosowanie zasady, że na poszczególnych szczeblach kierowniczych podejmuje się tylko te decyzje, które nie mogą zostać podjęte przez kierowników szczebli niższych. Istota tej metody jest ściśle związana z delegowaniem uprawnień ( czyli przekazywaniem określonym pracownikom do wykonania zadań, które leżą w zakresie działania przełożonego wraz z uprawnieniami i ciążącą na nim odpowiedzialnością) oraz czynnościami kontrolnymi podejmowanymi przez kierowników bądź podległych im pracowników. Obowiązuje tzw. zasada delegowania wszystkiego, co nie jest wyjątkiem. W związku z powyższym kierownik podejmuje decyzje w sprawach kluczowych, a pozostałe pozostawia podwładnym kontrolując je jedynie w przypadku wystąpienia zdefiniowanych wcześniej wyjątkowych sytuacji. W praktyce kierownik interweniuje tylko w przypadkach zaistnienia sytuacji zagrożenia lub istotnego odchylenia od planów, norm czy przyjętych standardów, która może mieć krytyczny wpływ na pracę większej liczby pracowników bądź jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Warto także podkreślić, że nie jest wymagane, aby kierownik miał szczegółowe rozeznanie we wszystkich kwestiach związanych z problematyką podlegającego mu zadania, ponieważ wszystkie te zagadnienia mają różnorakie znaczenie, jedne z nich większe, a drugie mniejsze, dlatego też istnieje podział uwagi ze strony kierownictwa. Oczywiście nie zwalnia go to z odpowiedzialności za skutki tychże kwestii. Aby metoda zarządzania przez wyjątki usprawniała zarządzanie danym przedsiębiorstwem, muszą być spełnione 3 podstawowe zasady: • Zasada delegowania – tj. sformułowania celów, zadań oraz kompetencji kierowników na wszelkiego rodzaju szczeblach • Zasada kontroli – tj. stworzenia systemu informatycznego i kontrolnego, który sprawnie i w odpowiednio wcześniejszym czasie sygnalizowałby sytuację, która należy do kategorii „ wyjątkowych”, a także standardów według których dana sytuacja byłaby kategoryzowana, jako przekraczająca granice tolerancji, a tym samym „wyjątkowa” • Zasada współudziału – czyli zezwolenie pracownikom na udział w czynnościach kontrolnych. Dodatkowo, często niezbędny jest także udział ekspertów i wyższego kierownictwa w opracowywaniu wskaźników i norm tolerancji, a także w ustalaniu zakresu ingerencji odpowiedzialnych osób w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych. Podsumowując, zarządzanie przez wyjątki opiera się na czterech elementach organizacyjnych przedsiębiorstwa, do których należą: • podział pracy • delegacja odpowiedzialności • określenie kompetencji • system informacji i kontroli. Zarządzanie przez wyjątki bardzo często stosowane jest przez kierowników nadzorujących procesy średnio i długo terminowe, ponieważ ich działania sprowadzają się głównie do wyznaczania i przekazywania zadań oraz ustalenia zasad nadzoru i zakresu odpowiedzialności za dane elementy. Nadzór ten ma charakter monitorowania odchyleń i ingerencji w przypadkach przekroczenia wcześniej określonych granic tolerancji. Procedura projektowania i wdrażania systemu zarządzania przez wyjątki obejmują trzy podstawowe etapy: 1. Wybór przez kierownictwo organizacji lub przez zespół projektujący system spośród celów pośrednich danej organizacji tych celów, które w sposób zasadniczy determinują osiągnięcie celów końcowych. Są to cele ważne, które w każdej organizacji zasadniczo warunkują osiągnięcie przez całą organizację sukcesu, w odróżnieniu od celów pośrednich, których znaczenie jest znacznie mniejsze, ponieważ nie są one uznawane za elementy podstawowego ciągu działań, a w związku z tym granice dopuszczalnych odchyleń od norm mogą by formułowane w znacznie szerszych ramach. 2. Określenie przez kierownictwo( zespół projektujący system) stopnia dopuszczalnego odchylenia ( stopnia nieosiągnięcia celu) dla każdego z wybranych celów pośrednich oraz określenie zestawu możliwych do wykonania przedsięwzięć w razie przekroczenia granicy tolerancji.