Zasady ewidencji pracy i płacy

ZASADY EWIDENCJI PRACY I PŁACY

Do wynagrodzeń za pracę zalicza się wszystkie wypłaty pieniężne brutto tj. bez

potrąceń oraz świadczenia w naturze należne z tytułu stosunku pracy lub należne za

wykonanie określonej pracy, wypłacane osobom fizycznym.

W jednostkach gospodarczych wynagrodzenia za pracę należą się stałym

pracownikom jednostki i wynikają z umowy o pracę oraz innym osobom fizycznym, a

wyjątkowo stałym pracownikom, za wykonanie doraźnych prac polegających głównie na

świadczeniu osobistej pracy d la realizacji, których nie jest przewidziane zatrudnienie

pracownika na stałe.

Wynagrodzenia za stałą pracę mogą być sprowadzone do dwóch podstawowych form:

1. Wynagrodzenia za czas pracy:

 system czasowy prosty,

 system czasowy z premią,

2. Wynagrodzenia za rezultaty pracy:

 system akordu prostego,

 system akordu progresywnego,

 system akordowo-premiowy,

Jak wynika z opisu, bez względu na stosowany system wysokość wynagrodzenia

pracowników fizycznych za pracę zależy przeważnie od ilości i jakości wykonywanej pracy.

W celu uzyskania odpowiednich danych w tym zakresie jednostki gospodarcze zazwyczaj

prowadzą ewidencje umożliwiającą ustalenie:

 obecności w pracy i wykorzystania czasu pracy,

 wysokości wynagrodzeń należnych poszczególnym pracownikom.

Ewidencja wykorzystania czasu pracy, a więc rodzaju i czasu trwania wykonywanych

czynności lub rezultatów pracy, np. wykonywanej produkcji, uzyskanego obrotu ze

sprzedaży, może być prowadzona za pomocą różnych dokumentów, dostosowanych do

potrzeb i charakteru danej jednostki oraz organizacji jej działalności.

W jednostkach o nieskomplikowanej działalności, które zatrudniają głównie

pracowników umysłowych, sprzedawców, wynagrodzenia dokumentowane są za pomocą

miesięcznej listy płac. N iezależnie od tego kontroluje się obecność pracowników w pracy za

pomo cą kart zegarowych lub list obecności. Natomiast w jednostkach wytwórczych,

wytwarzających szeroki asortyment skomplikowanych produktów (wyrobów i usług), stosuje

się dokumentację umożliwiającą nie tylko sporządzenie listy płac, ale także odniesienie

kosztów wynagrodzeń na wytwarzane produkty, aby ustalić ich koszt wytworzenia.

Do podstawowych dokumentów, które służą do ewidencji rezultatów pracy oraz płac

pracowników fizycznych można zaliczyć:

 karty zarobkowe oddzielone zazwyczaj dla każdego pracownika, w których ujmuje

się ogół prac wykonanych przez pracownika w ciągu pewnego okresu (na ogół miesiąca).

Karty te stosuje się wtedy, gdy pracownik lub grupa pracowników wykonuje stale takie same

czynności, związane z wytwarzaniem wyrobu lub miejscem pracy.

 karty zleceniowe, w których ujmuje się czynności wykonywane przez zespó ł

pracowników. Karty te stosuje się wtedy, gdy kilku pracowników wykonuje jeden wyrób

(usługę).

 karty robocze są wystawiane na poszczególne operacje produkcyjne, zgodnie z

procesem technologicznym. Otrzymuje je ten pracownik, któ ry daną operację ma wykonać.

Karty robocze są najczęściej stosowanym dokumentem płac, zwłaszcza w przemyśle

przetwórczym. Karta robocza dotyczy jednej operacji produkcyjnej, a tym samym jednego

produktu oraz jednego pracownika, stąd łatwość ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz

kosztu wytwarzanego produktu.

Podgląd częściowego tekstu

Pobierz Zasady ewidencji pracy i płacy - Notatki - Rachunkowość i więcej Notatki w PDF z Rachunkowość finansowa tylko na Docsity!

Do wynagrodzeń za pracę zalicza się wszystkie wypłaty pieniężne brutto tj. bez potrąceń oraz świadczenia w naturze należne z tytułu stosunku pracy lub należne za wykonanie określonej pracy, wypłacane osobom fizycznym. W jednostkach gospodarczych wynagrodzenia za pracę należą się stałym pracownikom jednostki i wynikają z umowy o pracę oraz innym osobom fizycznym, a wyjątkowo stałym pracownikom, za wykonanie doraźnych prac polegających głównie na świadczeniu osobistej pracy dla realizacji, których nie jest przewidziane zatrudnienie pracownika na stałe. Wynagrodzenia za stałą pracę mogą być sprowadzone do dwóch podstawowych form:

1. Wynagrodzenia za czas pracy:  system czasowy prosty,  system czasowy z premią, 2. Wynagrodzenia za rezultaty pracy:  system akordu prostego,  system akordu progresywnego,  system akordowo-premiowy, Jak wynika z opisu, bez względu na stosowany system wysokość wynagrodzenia pracowników fizycznych za pracę zależy przeważnie od ilości i jakości wykonywanej pracy. W celu uzyskania odpowiednich danych w tym zakresie jednostki gospodarcze zazwyczaj prowadzą ewidencje umożliwiającą ustalenie:  obecności w pracy i wykorzystania czasu pracy,  wysokości wynagrodzeń należnych poszczególnym pracownikom. Ewidencja wykorzystania czasu pracy, a więc rodzaju i czasu trwania wykonywanych czynności lub rezultatów pracy, np. wykonywanej produkcji, uzyskanego obrotu ze sprzedaży, może być prowadzona za pomocą różnych dokumentów, dostosowanych do potrzeb i charakteru danej jednostki oraz organizacji jej działalności. W jednostkach o nieskomplikowanej działalności, które zatrudniają głównie pracowników umysłowych, sprzedawców, wynagrodzenia dokumentowane są za pomocą miesięcznej listy płac. Niezależnie od tego kontroluje się obecność pracowników w pracy za pomocą kart zegarowych lub list obecności. Natomiast w jednostkach wytwórczych, wytwarzających szeroki asortyment skomplikowanych produktów (wyrobów i usług), stosuje się dokumentację umożliwiającą nie tylko sporządzenie listy płac, ale także odniesienie kosztów wynagrodzeń na wytwarzane produkty, aby ustalić ich koszt wytworzenia. Do podstawowych dokumentów, które służą do ewidencji rezultatów pracy oraz płac pracowników fizycznych można zaliczyć:  karty zarobkowe oddzielone zazwyczaj dla każdego pracownika, w których ujmuje się ogół prac wykonanych przez pracownika w ciągu pewnego okresu (na ogół miesiąca). Karty te stosuje się wtedy, gdy pracownik lub grupa pracowników wykonuje stale takie same czynności, związane z wytwarzaniem wyrobu lub miejscem pracy.  karty zleceniowe, w których ujmuje się czynności wykonywane przez zespół pracowników. Karty te stosuje się wtedy, gdy kilku pracowników wykonuje jeden wyrób (usługę).  karty robocze są wystawiane na poszczególne operacje produk cyjne, zgodnie z procesem technologicznym. Otrzymuje je ten pracownik, który daną operację ma wykonać. Karty robocze są najczęściej stosowanym dokumentem płac, zwłaszcza w przemyśle przetwórczym. Karta robocza dotyczy jednej operacji produkcyjnej, a tym sa mym jednego produktu oraz jednego pracownika, stąd łatwość ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz kosztu wytwarzanego produktu.

Omówione dotychczas dokumenty płac wystawiane są zazwyczaj na poszczególne operacje produkcyjne, zgodnie z procesem technologicznym. Tym samym dowody te dokumentują płace zgodnie z normami pracy, a wykazywane w tych dokumentach wynagrodzenie robotnika jest obliczane na podstawie obowiązujących norm i stawek. Niekiedy zdarza się, że robotnik powinien otrzymać wynagrodzenie dodatkowe na skutek odstępstw od warunków przewidzianych w opracowaniach technicznych, np. w związku z zastosowaniem innych materiałów, innych narzędzi, bądź też na skutek przejściowej zmiany procesu technologicznego. Aby umożliwić kontrolę płac nieprzewidzianych normami celowe jest odrębne dokumentowanie płac zgodnych z operacjami lub normami ustalonymi w opracowaniach technologicznych oraz odrębne dla odchyleń od tych wielkości. Dlatego też na prace dodatkowe i dopłaty, nieprzewidziane w ustalonej technologii pożądane jest wystawienie dodatkowych kart pracy tzw. kart dopłat na podstawie akceptowanych wniosków. Taki system dokumentacji ułatwia wstępną kontrolę zakłóceń w produkcji i stwarza warunki do operatywnego zapobiegania powstawaniu podobnych zakłóceń w przyszłości. Rezultaty pracy lub czas pracy poszczególnych pracowników, stwierdzane za pomocą odpowiednich dokumentów, podlegają wycenie przy zastosowaniu należnych stawek wynagrodzeń. Dokumenty płac są wykorzystywane do sporządzania kart wynagrodzeń, list płac a także rozdzielników płac. Jeżeli stosuje się karty zleceń lub karty robocze i dopłat to na ich podstawie sporządza się karty wynagrodzeń. Karty wynagrodzeń służą do ustalenia miesięcznego lub dwutygodniowego zarobku każdego robotnika. Zapisy na karach wynagrodzeń następują bieżąco w miarę napływu odpowiednich kart zleceń lub roboczych. Po zakończeniu okresu, na który sporządza się kartę wynagrodzeń, oblicza się zarobek (wynagrodzenie) brutto. Listy płac ujmujące łączne wynagrodzenie pracownika za okres obrachunkowy (np. miesiąc) sporządza sekcja księgowości zarobkowej w dziale księgowości. Podstawą sporządzenia list płac są:  dla pracowników umysłowych – miesięczne płace podstawowe, wynikające z umowy o pracę powiększone o np. o premie uznaniowe,  dla pracowników fizycznych – zarobki wynikające z uprzednio sporządzonych kart wynagrodzeń lub kart zarobkowych. Ustalona w ten sposób suma wynagrodzenia brutto jest następnie w liście płac pomniejszona o wszelkiego rodzaju potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Do potrąceń obowiązkowych na dokonanie, których nie jest wymagana zgoda pracownika zalicza się składki na ubezpieczenie społeczne i naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych oraz potrącenia na podstawie tytułów egzekucyjnych i wykonawczych, jak zasądzone należności za alimenty, zwrot równowartości zawinionego przez pracownika zasądzonego niedoboru, zaległe podatki, grzywny, kary itp. Pracodawca (płatnik składek) jest zobowiązany do naliczenia składek dla każdej osoby ubezpieczonej oddzielnie na każdy tytuł ubezpieczeń społecznych, a mianowicie na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Składki na te ubezpieczenia są opłacane przez pracowników i pracodawcę. Podział ten według aktualnie obowiązujących składek na ubezpieczenie społeczne przedstawia się następująco:

Rodzaj ubezpieczenia Razem Opłaca Pracownik Pracodawca Emerytalne 19,52% 9,76% 9,76% Rentowe 6% 1,5% 4,5% Chorobowe 2,45% 2,45% ----- Wypadkowe? ----- 0,67%-3,60%

dzieło 20% przychodu, zaś w przypadku przychodów z praw majątkowych 50% przychodu. Potrącane przez zakład pracy zaliczki na podatek dochodowy są odprowadzane do właściwego urzędu skarbowego. Szczególnym rodzajem ubezpieczenia jest ubezpieczenie zdrowotne. Składka na to ubezpieczenie powinna być płacona przez każdego pracownika i potrącana od jego wynagrodzeń. Z uwagi jednak na stosunkowo niski poziom wynagrodzeń w Polsce opłacanie tej składki przez pracowników stanowiłoby znaczący uszczerbek ich dochodów osobistych. Dlatego obowiązek opłacania tej składki w wysokości 7,75% nałożony został na budżet państwa. Natomiast pozostała część ubezpieczenia zdrowotnego potrącana jest od wynagrodzeń pracowników. Odbywa się to w ten sposób, że o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne (7,75%) zmniejszana jest zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych każdego pracownika. Składki na ubezpieczenie zdrowotne przekazuje do ZUS zakład pracy, a różnicę wpłaca do urzędu skarbowego. Za pośrednictwem ZUS kwota na ubezpieczenie zdrowotne przekazywana jest do Narodowego Funduszu Zdrowia. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obliczana przy pomocy obowiązującego w danym okresie procentu od wynagrodzenia brutto podatkowego. Wzorami deklaracji na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od osób fizycznych są PIT-4 oraz PIT-11/8B

EWIDENCJA PŁAC I ROZRACHUNKÓW Z PRACOWNIKAMI

Ewidencja wynagrodzeń i rozrachunków z tytułu wynagrodzeń służy zarówno do ustalenia łącznej wysokości płac oraz poszczególnych składników wynagrodzenia należnego każdemu pracownikowi za jego pracę, potrąceń od płac, wypłat oraz rozrachunków z pracownikami, jak i kontroli łącznej sumy wynagrodzeń i ich części składowych. Do ewidencji wynagrodzeń pracowników służy konto „Rozrachunki z pracownikami” i prowadzone do niego konta analityczne poszczególnych pracownikó w. Na stronie Ct tego konta księguje się wszystkie należne pracownikom wynagrodzenia brutto, wynikające z list płac, natomiast na stronie Dt tego konta księguje się wypłacone zaliczki, potrącenia obowiązkowe i dobrowolne oraz wypłacone wynagrodzenia. Saldo kredytowe konta „Rozrachunki z pracownikami” wyraża zobowiązanie wobec pracowników z tytułu nie podjętych płac. Saldo debetowe oznacza wypłacone zaliczki, nie rozliczone do końca okresu oraz ewentualne nadpłaty wynagrodzeń. Kontrolę łącznej sumy wynagrodzeń i ich części składowych niekiedy prowadzi się na specjalnym dodatkowym koncie rozliczeniowym o nazwie „Rozliczenie wynagrodzeń”. Konto to spełnia dwa zadania:  ułatwia kontrole sum wypłacanych pracownikom z różnych tytułów;  umożliwia ujęcie ogólnej sumy wynagrodzeń i zaksięgowanie ich na odpowiednie konta. W przypadku stosowania tego konta suma brutto wynikająca z listy płac, jest księgowana: Dt konto „Rozliczenie wynagrodzeń” i Ct konto „Rozrachunki z pracownikami”. Następnie ta sama suma, lecz w innym układzie, jest księgowana: Dt odpowiednie konta kosztów i Ct konto „Rozliczenie wynagrodzeń”. Konto „Rozliczenie wynagrodzeń” nie może wykazywać żadnego salda na koniec okresu sprawozdawczego. W przypadku rezygnacji z prowadzenia konta „Rozliczenie wynagrodzeń” lista płac będzie księgowana: Dt koszty i Ct konto „Rozrachunki z pracownikami”.

EWIDENCJA ROZRACHUNKÓW Z ZUS

Jednostki gospodarcze opłacają składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzeń osób pozostających w stosunku pracy oraz wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, jeżeli zlecenie wykonuje osoba nie pozostająca w stosunku pracy lub pozostająca w stosunku pracy, a czas trwania umowy zlecenia jest dłuższy niż 15 dni. Większe jednostki gospodarcze mają obowiązek wypłacania ubezpieczonym i rozliczania z ZUS zasiłku z tytułu choroby i macierzyństwa oraz zasiłków rodzinnych, wychowawczych, porodowych, pogrzebowych i pielęgnacyjnych. Zasiłki takie są wykazywane w odpowiednich deklaracjach sporządzanych dla ZUS i księgowane: Dt „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne(ZUS)”, Ct „Kasa” lub „Rachunek bieżący”. Naliczone składki, a także wypłacone w imieniu ZUS zasiłki należne ubezpieczonym, wykazywane są w deklaracjach sporządzonych dla ZUS. Deklaracje te są dwóch rodzajów, a mianowicie deklaracja rozliczeniowa jednostek gospodarczych zobowiązanych do imiennych rozliczeń – w przypadku, gdy zakład pracy zatrudnia do 20 pracowników, jak również deklaracja rozliczeniowa zakładów pracy uprawnionych do bezimiennych rozliczeń – przy zatrudnieniu ponad 20 pracowników.

Bibliografia: Jan Matuszewicz, Piotr Matuszewicz „ Rachunkowość od podstaw ”; Warszawa 2005r.

Zasady ewidencji pracy i płacy - Notatki - Rachunkowość, Notatki z Rachunkowość finansowa

Dokumenty powiązane

Podgląd częściowego tekstu

Pobierz Zasady ewidencji pracy i płacy - Notatki - Rachunkowość i więcej Notatki w PDF z Rachunkowość finansowa tylko na Docsity!

ZASADY EWIDENCJI PRACY I PŁACY

EWIDENCJA ROZRACHUNKÓW Z ZUS