Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania w ..., Schematy z Administracja

Pobierz Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania w ... i więcej Schematy w PDF z Administracja tylko na Docsity! Zeszyty Naukowe UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w SIEDLCACH Nr 96 Seria: Administracja i Zarządzanie 2013 mgr inż. Michał Klimek, prof. nzw. dr hab. Janusz Toruński Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania w przedsiębiorstwach produkcyjnych Integrated information management systems in manufacturing companies Streszczenie: W poniższej pracy przybliżono przemyślenia Autorów związane z integracją Zin- tegrowanych Informatycznych Systemów Zarządzania w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Wyjaśniono główne pojęcia, rolę, oraz sam przebieg procesu integracji. Podsumowanie stano- wią wnioski mówiące nam o efektywnym wpływie na jakościowe aspekty, wywieranym przez systemy informatyczne wdrożone w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Słowa kluczowe: zintegrowany informatyczny system zarządzania, proces przetwarzania in- formacji Abstract: This paper presents the viewpoints of its Authors about the integration of the Inte- grated Information Management Systems in production enterprises. They explained first of all, the meaning of the main terms, as well as the role, and the integration process itself. Summary findings indicate the effective impact on the qualitative aspects, brought by the systems de- ployed in manufacturing companies. Keywords: Integrated Information Management Systems, Processing operation Information Wstęp Szybki rozwój technologii informatycznych oraz duży postęp w dzie- dzinie techniki wpływa na kształtowanie funkcjonowania obecnej logistyki. Aby proces ten przebiegał w sposób naturalny, należy skutecznie rozwinąć zarówno zarządzanie zmianą, jak również zadbać o aspekty związane z funkcjonowaniem wdrożonych, informatycznych systemów zarządzania. Szczególną rolę odgrywa integracja tych systemów, która wpływa na cało- kształt prowadzonych działań w logistyce. Dostosowuje bieżące zadania do potrzeb, które zachodzą wewnątrz organizacji, jak również kompleksowo doskonali integrację tych systemów z otoczeniem. 40 M. Klimek, J. Toruński Seria: Administracja i Zarządzanie (23)2013 ZN nr 96 Aby efektywność integracji była widoczna, systemy informatyczne muszą w odpowiedni sposób integrować kilka obszarów przedsiębiorstwa oraz wpierać zachodzące procesy decyzyjne. Zintegrowane Informatyczne Systemy Zarządzania Pisząc o Zintegrowanych Informatycznych Systemach Zarządzania (ZISZ), na wstępie pracy autorzy chcą przybliżyć jedną z definicji spotkanych w literaturze. Systemy ZISZ rozumiane są jako systemy integrujące moduły wspomagające podejmowanie decyzji w wybranych obszarach funkcjono- wania organizacji1. ZISZ decydują o konkurencyjności przedsiębiorstwa po- przez jakość świadczonych usług, oraz szybkość przetwarzania danych. To od struktury informacji, które posiada organizacja oraz od jej wiarygodności i aktualności zależy skuteczność implementowanych Zintegrowanych Infor- matycznych Systemów Zarządzania. Znaczenie tych aspektów potwierdzają przeprowadzone badania i doświadczenia [Adamczewski 2004, Flasiński 2006, Gunia 2009] związane z wdrożeniem ZISZ w przedsiębiorstwach2. W nawiązaniu do definicji Szmita z 2003 roku, Zintegrowany Informa- tyczny System Zarządzania obejmuje skomputeryzowaną część podsystemu informatycznego danej organizacji, odpowiedzialną za wspomaganie zarzą- dzania oraz za odbiór i przekazywanie informacji do innych podsystemów istniejących w tej organizacji oraz do jej otoczenia3. Z powyższej definicji wnioskujemy, że systemy informatyczne wspomagają procesy związane zarówno z planowaniem, organizowaniem i motywowa- niem jak również kontrolą zasobów przedsiębiorstwa. Rodzaje zasobów przedsiębiorstwa produkcyjnego Jedną z zasadniczych funkcji Zintegrowanych Informatycznych Sys- temów Zarządzania jest gromadzenie informacji i tworzenia baz danych i wiedzy o zasobach organizacji. Z punktu widzenia ZISZ zasoby możemy podzielić w zasadniczy sposób na odnawialne, nieodnawialne oraz informa- cyjne. Pierwsza grupa, którą stanowią zasoby odnawialne przeznaczona jest do wykorzystania w procesie wytwarzania. Każdy z zasobów po jego użyciu jest zwolniony i oczekuje na decyzję o jego ponownym wykorzystaniu. Do tego typu zasobów zaliczamy maszyny i roboty przemysłowe, biorące udział w procesie produkcji, specjalistyczne maszyny obrabiające CNC jak również stanowiska pracy, miejsca składowania produktu oraz materiałów. Sami pra- cownicy przedsiębiorstwa są również zaliczani do grupy zasobów odnawial- nych. Zasoby nieodnawialne, które stanowią drugą grupę przeznaczone są do nieodwracalnego w skutkach użycia w procesie produkcji. Ich atrybutem jest dostępna ilość np. u dostawcy, na magazynie oraz określony koszt po-                                                              1 Z. Banaszak, S. Kłos, J. Mleczko, Zintegrowane Systemy Zarządzania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2011, s. 10-11. 2 Tamże, s. 15. 3 Tamże, s. 121. Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania w przedsiębiorstwach produkcyjnych 43 ZN nr 96 Seria: Administracja i Zarządzanie (23)2013 jących potrzeb podjęcia decyzji o wdrożeniu ZISZ, należy wymienić przede wszystkim aspekty związane z chęcią przewagi konkurencyjnej przedsię- biorstw8. Do przyczyn wdrożenia zaliczamy również nieefektywne, używane obecnie systemy informacyjne, które nie są w stanie sprostać wymaganiom użytkownika, ograniczanie kosztów przetwarzania informacji, zwiększenie potrzeb informacyjnych do podejmowania decyzji przez kierownictwo, oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii, jako źródła przewagi, budowy wi- zerunku oraz dopasowania do obecnych regulacji prawnych. W warunkach funkcjonowania polskich przedsiębiorstw Zarządzania. Należą do nich formy gromadzenia informacji narzucanych i organizacji, wyróżniamy trzy podsta- wowe źródła potrzeb, które związane są z wdrożeniem i integracją Zintegro- wanych Informatycznych Systemów prawem, sztuka zarządzania charakte- rystyczna dla danej branży np. procedury i procesy w banku, systemy obsług ZUS i NFZ oraz sama specyfika zarządzania charakterystyczna dla danej organizacji lub przedsiębiorstwa np. określone normy i wymagania np. dla budownictwa. Wdrożone ZISZ, zintegrowane w przedsiębiorstwach produkcyjnych, mają na celu kontrolę nad przebiegającym procesem produkcyjnym. Prowa- dzi kontrolę nad wiarygodną kalkulacją terminów oraz kosztów realizacji zle- ceń, czasochłonności prac oraz rozliczeniu i przydziale zadań dla pracowni- ków. Integrują aplikacje biznesowe z aplikacjami automatyki przemysłowej, czyli z konkretnymi urządzeniami, liniami technologicznymi lub całymi sys- temami. Budują bazy wiedzy, oraz czuwają nad zapewnieniem jakości opar- tej na realnych danych i wskaźnikach. Zapewniają identyfikowalność w pro- cesie oraz biorą udział przy nowych implementacjach9. Indywidualne rozwiązania dla przedsiębiorstwa produkcyjnego, czyli systemy dedykowane, przebieg ich wdrożenia i integracji W standardowych systemach informacyjnych wdrażanych w przedsię- biorstwach istnieje niebezpieczeństwo błędnie realizowanych procesów biz- nesowych. Należy wówczas zasięgnąć wiedzy ekspertów, szczególnie doty- czy to dużych organizacji, i ukierunkować się na zastosowanie indywidualnych systemów dedykowanych, czyli stworzonych dla konkretne- go przedsiębiorstwa. Wiąże się to ze wzrostem kosztów wdrożenia ZISZ, gdyż wymaga on dodatkowych analiz i prac większej liczby specjalistów z zewnętrznej jednostki wdrażającej. Indywidualny system jest również czuły na częste zmiany przepisów prawnych, które czasami wymuszają szybką reakcję modyfikacji niektórych modułów ZISZ, szczególnie związanych z płacami i finansami. Czasami zdarza się, że niektóre moduły ZISZ nie są w stanie dostosować do naszych potrzeb. Rozwiązanie, które się wówczas stosuje, to dostosowanie obszarów organizacji do standardowej wersji ZISZ, bez większej ingerencji w wdrażany obszar systemu. Implementacja Zinte-                                                              8 Z. Banaszak, S. Kłos, J. Mleczko, Zintegrowane Systemy Zarządzania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2011, s. 232-233. 9 Tamże, s. 232-233. 44 M. Klimek, J. Toruński Seria: Administracja i Zarządzanie (23)2013 ZN nr 96 growanego Informatycznego Systemu Zarządzania obejmuje równie meto- dykę wdrożenia, czyli sformalizowany szczegółowy opis, z podziałem na po- szczególne etapy i czynności działań, wykonywanych w trakcie wdrożenia ZISZ. Obejmuję on zakres od przygotowania projektu, aż po fazę optymali- zacji wdrożonego systemu informatycznego. Podstawowym zadaniem me- todyki jest uporządkowanie i usystematyzowanie prac związanych z imple- mentacją systemu informatycznego. Faza planowania, czyli prace przedwdrożeniowe obejmują analizę strategiczną założeń projektu związanego z wdrożeniem Zintegrowanego In- formatycznego Systemu Zarządzania w organizacji, oraz analizę dotychcza- sowych procesów przedsiębiorstwa. Następnie opracowywana jest koncepcja funkcjonowania systemu informa- tycznego, określony zostaje zakres projektu, oraz zakres koniecznych zmian wybranych obszarów przedsiębiorstwa. W tej fazie zostaje opracowany har- monogram i tryb prowadzonych bezpośrednich prac wdrożeniowych, oraz szereg zmian organizacyjnych. Efektem tego etapu jest dokumentacja, która posiada efektywne znaczenie w prowadzeniu prac wdrożeniowych, oraz kontroli ich postępu10. Wdrażanie opracowanej koncepcji systemu musi odbywać się zgodnie z warunkami i trybem postępowania zawartymi w dokumentacji przedwdro- żeniowej. Do działań, które realizowane są w fazie wdrożenia Zintegrowa- nego Informatycznego Systemu Zarządzania zaliczamy wstępne szkolenia dla uczestników projektu i użytkowników końcowych systemu, parametryza- cję i prace programistyczne związane z kastomizacją systemu, szkolenia dla użytkowników końcowych, testowanie funkcjonalności systemu, stworzenie instrukcji stanowiskowych, zbiór bieżącej dokumentacji przebiegu prac wdrożeniowych, oraz zatwierdzenie systemu jako wiodącego w przedsię- biorstwie. Etap ten zakończy się w czasie, gdy system informatyczny będzie realizował wszystkie funkcje i procesy określone w etapie planowania i do- kumentacji. Po zakończonych pracach wdrożeniowych, następuje faza pro- duktywnej eksploatacji systemu przez bezpośrednich użytkowników. W po- czątkowym okresie niezbędna jest asysta wdrożeniowa, czyli wsparcie dla użytkowników systemu. Niezbędnym elementem tego etapu jest optymaliza- cja systemu pod kątem zalet i niedogodności rozwiązań technicznych i or- ganizacyjnych, które zostały zgłoszone przez użytkowników. Wykrywane są ewentualne błędy funkcjonowania systemu informatycznego, czy też niedo- pracowania przebiegających procesów biznesowych. Należy jednak rozróż- nić i rozdzielić rzeczywiste błędy od wniosków operatorów systemu. Występujące błędy powinny zostać usunięte, natomiast wnioski przeanali- zowane pod kątem ich zasadności i opłacalności wprowadzania zmian. Po całkowitym zakończeniu prac nad wdrożeniem nowych rozwiązań następuje ocena, w jakim stopniu nowy system spełnia założone cele i w jaki sposób można wykorzystać nowe narzędzia do usprawnienia realizacji pro- cesów. Faza doskonaląca procesy powinna być ciągła w organizacji i być                                                              10 Tamże, s. 236-240. Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania w przedsiębiorstwach produkcyjnych 45 ZN nr 96 Seria: Administracja i Zarządzanie (23)2013 czynnikiem inicjującym realizacje kolejnego projektu związanego z integracją poszczególnych systemów w celu optymalizacji Zintegrowanego Informa- tycznego Systemu Zarządzania11. Integracja informatycznych systemów wspomagających zarządzanie Wszystkie funkcjonalne obszary w organizacji zintegrowane są po- przez zastosowanie informatycznych systemów zarządzania. Zintegrowany Informatyczny System Zarządzania z wyspecyfikowanymi funkcjami wspo- maga kluczowe obszary przedsiębiorstwa, szczególnie produkcyjnego. Za generowanie przychodów, oraz zbieranie informacji o potrzebach rynku i oczekiwaniach klienta odpowiedzialny jest obszar sprzedaży przedsiębior- stwa produkcyjnego. W dużych firmach powoływany jest również dział mar- ketingu, który odpowiada za badania rynkowe, strategie cenowe dla towaru oraz reklamę i promocję produktów. Do kluczowych zadań obszaru sprzedaży zaliczamy prognozowanie w szacowaniu poziomów sprzedaży i poszukiwaniu nowych klientów, plano- wanie obsługi poszczególnych odbiorców, komunikację z klientem związaną z wyrobem i świadczoną usługą, sprzedaż bezpośrednią wyrobu, obsługę oraz pomoc gwarancyjną i ostatecznie alokację priorytetów obsługi klienta w okresie niedoboru produktu. Dokonując strategicznych analiz związanych z obszarem sprzedaży musimy przeprowadzić integrację systemów w taki sposób, aby skutecznie realizowane były powyższe zadania. Specyfikacja funkcji określonych dla Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarzą- dzania powinna nastąpić w fazie wdrożenia w przedsiębiorstwie. Już pod koniec latach dziewięćdziesiątych XX wieku, pojawił się termin systemu CRM (ang. Customer Relationship Management) związany z obszarem sprzedaży w ZISZ. Systemy CRM określają zbiory narzędzi i technik umoż- liwiających wspomaganie zarządzania z relacjami z klientem za pomocą technologii informatycznych12. Obecne systemy CRM wspomagają także ob- szary marketingu, związane głównie z organizacją i zarządzaniem, kontak- tami z klientem, generowaniem dokumentacji dotyczących klientów, projek- towaniem dokumentów w formie elektronicznej, gromadzeniem danych odnośnie kontrahentów, planowaniem działań i zarządzaniem czasem pra- cowników, analizą skuteczności działań marketingowych i strategicznych, oraz ostatecznie organizacją kampanii reklamowych produktów. W drugiej połowie lat dziewięćdziesiątych XX wieku producenci Zinte- growanych Informatycznych Systemów Zarządzania, chcąc wspierać proce- sy związane z rozwojem nowych produktów i technologii, wprowadzili na ry- nek pierwsze systemy PLM (ang. Product Lifecycle Management). System ten zarządza cyklem życia produktów, czyli przebiegiem etapów od momen- tu stworzenia koncepcji o produkcie, poprzez etap projektu, produkcję i utyli- zację po zakończonej eksploatacji. Wspomaga przedsiębiorstwo we wszyst- kich obszarach tworzenia i rozwoju produktów, zarządzania portfelem                                                              11 Tamże, s. 241-242 12 Tamże, s. 162-166