10 Maneiras de ter Planilhas mais Bonitas no Excel, Manual de Competências em MS Microsoft Excel. Universidade não é definido
cibellemvr
cibellemvr13 de março de 2017

10 Maneiras de ter Planilhas mais Bonitas no Excel, Manual de Competências em MS Microsoft Excel. Universidade não é definido

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Planilhas práticas em excel, modelos com um bom visual e praticas para uso.
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10 MANEIRAS DE DEIXAR A SUA PLANILHA MAIS BONITA E FÁCIL DE USAR!

Introdução

1. Congelar painéis

2. Ocultar linhas de grade

3. Ajustar tamanho de colunas e linhas

4. Adicionando bordas

5. Formatação condicional

6. Proteção de planilhas e células

7. Ajustar formatação da célula

8. Lista suspensa e filtros

9. Uso de totais, subtotais

10. Navegabilidade/Usabilidade - Usar menu com hiperlink

Sobre a LUZ

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SUMÁRIO

Introdução Mais de 70% dos gestores usam planilhas em Excel no seu dia a dia. Muitos deles acabam tendo problemas por não terem sido os responsáveis pela construção da planilha que usam ou por não terem conhecimento aprofundado de Excel para utilizar elas da melhor maneira possível.

Com esse ebook você conseguirá modificar qualquer planilha para deixá-las visualmente melhor organizadas, com otimização da usabilidade e 100% completas para uso. Acompanhe as principais dicas do ebook que vão permitir você ter uma planilha mais bonita e fácil de usar:

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CONGELAR PAINÉIS

Congelar painéis é uma opção que basicamente trava determinadas colunas ou linhas de modo que, ao utilizar a barra de rolagem, estas células travadas fiquem visíveis.

Como exemplo para melhor compreensão, temos uma planilha de fluxo de caixa, conforme mostra a imagem abaixo. Sempre que o usuário rola a barra de navegação para baixo, algumas informações essenciais serão ocultadas de modo que campos como títulos são ocultados trazendo uma perda de referência na consulta de determinada informação.

1. CONGELAR PAINÉIS

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Neste caso vamos congelar a primeira célula quem contém um dado da planilha para fixar os títulos. Veja abaixo:

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1. CONGELAR PAINÉIS

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1 – Selecione a célula a ser congelada.

2 – Acesse a aba “Exibição”

3 – Selecione a opção “Congelar Painéis”

4 – Selecione novamente a opção “Congelar Painéis”.

Ao final do procedimento, confira o resultado.

Fazendo-se uma breve comparação temos:

Observe que podemos utilizar a barra de rolagem vertical para mantermos a linha de títulos travada e dar melhor localização das informações na planilha.

O congelamento de células ainda pode ser aplicado congelando-se separadamente a primeira linha de uma planilha, geralmente composta por títulos. É possível ainda aplicar o congelamento da primeira coluna, o que permitirá a movimentação da barra de navegação horizontal sem perder a referência das informações.

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1. CONGELAR PAINÉIS

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OCULTAR LINHAS DE GRADE

Ocultar linhas de grade se faz necessário para evitar uma poluição visual em uma planilha no Excel. Ao finalizar a elaboração de uma planilha, recomenda-se ocultar as linhas de grades das células que não foram utilizadas para também destacar os dados contidos na planilha.

Para este procedimento, após finalizar a edição de uma planilha basta seguir os passos abaixo:

a- Acesse a aba “Exibição” b- Na caixa de ferramentas “Mostrar”, desmarque a opção “Linhas de Grade” conforme imagem abaixo. Deste modo, as linhas de grade serão ocultadas da planilha.

2. OULTAR LINHAS DE GRADE

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AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

Como se sabe, o Excel possui um padrão pré-definido para dimensão de linhas e colunas. Quando inserimos um texto maior do que a célula, este passa a ficar desconfigurado e muitas vezes sobreposto por outros textos ou ainda quando se trata de números grandes inseridos em uma célula, muitas vezes ocorre o famoso erro ao lado:

3. AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

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Outro problema comum está no ajuste das dimensões de colunas e linhas de modo a estabelecer um padrão para os ajustes. Para tais casos podemos realizar ajustes por meio de duas maneiras:

a - Ao verificar que o texto inserido ficou sobreposto, basta dar um duplo clique na fronteira entre as colunas e linhas que você quer ajustar, conforme mostram as imagens abaixo.

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3. AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

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b - Outra maneira de realizar ajustes em colunas e linhas é acessando a aba “Página Inicial” indo na faixa de opções “Células” e clicando no botão “Formatar”:

1- Altura da linha: Ajusta a espessura da linha de acordo com um valor estipulado pelo usuário;

2- AutoAjuste da altura da Linha: Esta opção faz com que a espessura da linha seja ajustada automaticamente de acordo com a quantidade de textos bem como o tamanho da fonte;

3- Largura da Coluna: Ajusta a espessura da coluna de acordo com um valor estipulado pelo usuário

4- AutoAjuste da altura da Coluna: Esta opção faz com que a largura da coluna seja ajustada automaticamente de acordo com a quantidade de textos e do tamanho da fonte;

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3. AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

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Quebrar texto automaticamente:

Há ainda uma terceira opção para solucionar problemas referentes à configuração de informações em linhas e colunas. Veja abaixo o exemplo para melhor compreensão:

Temos nossa planilha de Viabilidade Econômica no qual as informações contidas na coluna “Resumo” ultrapassam o limite da tabela. Neste caso iremos realizar ajustes utilizando a opção de quebra de texto automática.

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3. AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

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a- Selecione a(s) célula(s)a ser(em) ajustada(s) b- Acesse a aba “Página Inicial” e na categoria “Alinhamento” escolha a opção “Quebrar Texto Automaticamente”.

c- Observe que o texto será quebrado de modo que passe a ser exibido por completo na célula.

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3. AJUSTAR TAMANHO DE COLUNAS E LINHAS

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ADICIONANDO BORDAS

Observe que podemos utilizar a barra de rolagem vertical para mantermos a linha de títulos travada e dar melhor localização das informações na planilha.

O congelamento de células ainda pode ser aplicado congelando-se separadamente a primeira linha de uma planilha, geralmente composta por títulos. É possível ainda aplicar o congelamento da primeira coluna, o que permitirá a movimentação da barra de navegação horizontal sem perder a referência das informações.

Utilizada para delimitar áreas, as bordas são elementos essenciais para valorizar a aparência de uma planilha bem como torná-la mais agradável para compreensão dos dados nela contida.

Para inserir bordas basta seguir os passos abaixo:

a- Selecione as células nas quais deseja aplicar bordas e acesse a aba “Página Inicial” indo na faixa de opções “Fonte” e em seguida clique no botão referente a Bordas conforme imagem abaixo:

4. ADICIONANDO BORDAS

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b- Note que abrirá um menu com opções de bordas a serem aplicadas;

Para alterar-se cores e adicionar modelos de bordas pré-definidos, basta acessar a última opção do menu “Mais Bordas” mostrado na imagem anterior. Deste modo abrirá uma nova janela onde é possível realizar diversas modificações e aplicações de bordas conforme abaixo:

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4. ADICIONANDO BORDAS

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A imagem abaixo mostra algumas opções de aplicações de bordas onde os estilos podem ser combinados de acordo com a preferência do usuário.

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4. ADICIONANDO BORDAS

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Apesar das inúmeras possibilidades de combinações com bordas, recomendamos o uso de bordas internas finas de preferência na cor cinza claro para melhor compressão das informações contidas na planilha conforme demonstrado exemplo abaixo:

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4. ADICIONANDO BORDAS

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FORMATAÇÃO CONDICIONAL

A formatação condicional tem como objetivo principal facilitar a leitura e interpretação de uma planilha no Excel destacando por meio de cores, as informações nas quais deseja analisar.

Na imagem abaixo temos uma planilha de notas de uma escola com médias sem a formatação condicional, e ao lado temos a mesma planilha com uma simples formatação condicional. Note que na segunda planilha é possível obter uma rápida interpretação dos dados devido às cores que destacam os alunos aprovados e reprovados.

5. FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Durante o processo de criação de uma planilha, o usuário pode pintar as células de acordo com a necessidade de cada caso, porém ao se deparar com uma planilha com muitas informações, o processo manual pode se tornar inviável. Além disso, a formatação condicional possui o recurso para alteração automática das cores conforme estipulado pelo usuário.

No exemplo acima, se alterarmos as médias dos alunos que estão reprovados para um valor igual ou maior que 5 (cinco) automaticamente as cores serão alteradas conforme cada status.

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Alunos

Aline

Miguel

Jorge

Marina

Alice

Média

5

6,6

4

8

3,5

Resultado

Aprovado

Aprovado

Aprovado

Reprovado

Reprovado

5

6,6

4

8

3,5

Aprovado

Aprovado

Aprovado

Reprovado

Reprovado

Alunos

Aline

Miguel

Jorge

Marina

Alice

Média Resultado

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Opções de formatação condicional

Na aba “Página Inicial” acesse na categoria “Estilo” o botão “Formatação Condicional” para conhecer as opções disponíveis conforme mostrado ao lado:

1- Realçar Regras das Células:

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5. FORMATAÇÃO CONDICIONAL

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Acessando o primeiro item do menu de formatação condicional temos as seguintes opções:

É maior que...: Nesta opção é possível escolher um determinado valor e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para todo valor que for maior que o número que você estipulou.

É menor que...: Nesta opção é possível escolher um determinado valor e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para todo valor que for menor que o número que você estipulou.

Está entre...: Nesta opção é possível escolher dois valores e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para todo valor que estiver no intervalo dos números estipulados.

É igual a...: Nesta opção é possível escolher um determinado valor e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para todo valor igual ao estipulado.

Texto que contém...: Nesta opção é possível adicionar parte de um texto/palavra e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para todo fragmento igual ao adicionado.

Uma data que ocorre...: é possível estipular uma data e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) a cada vez que tal data é apresentada.

Valores duplicados...: nesta opção é possível escolher um determinado valor e aplicar uma formatação (fonte, cor da fonte, bordas, cor do fundo) para toda informação duplicada.

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5. FORMATAÇÃO CONDICIONAL

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Exemplo:

Vamos utilizar como exemplo a opção “É igual a...” para aplicarmos uma formatação condicional e compreendermos melhor seu uso nesta fase. Veja a seguir:

Temos uma coluna com uma sequência aleatória de números. Neste caso queremos formatar somente a células que apresentarem valores igual a sete.

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A

11 2

3

4

5

6

7

8

9

10

7

3

6

5

7

8

0

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5. FORMATAÇÃO CONDICIONAL

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