Gerenciamento de projetos, Manuais, Projetos, Pesquisas de Engenharia Civil

Baixe Gerenciamento de projetos e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Engenharia Civil, somente na Docsity! 1 Sumário 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 2 1.1 EMENTA 2 1.2 CARGA HORÁRIA TOTAL 2 1.3 OBJETIVOS 2 1.4 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 3 1.5 METODOLOGIA 3 1.6 CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO 4 1.7 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA 4 CURRICULUM RESUMIDO DO PROFESSOR 4 2. GERENCIAMENTO DE PROJETOS 5 2.1 INTRODUÇÃO 5 2.2 O QUE É UM PROJETO? 8 2.3 CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS 9 2.4 O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS ? 10 2.5 POR QUE GERENCIAR PROJETOS NAS EMPRESAS? 10 2.6 AS NOVE ÁREAS DE CONHECIMENTO 13 2.7 DEMANDAS CONCORRENTES 15 2.8 PARTES INTERESSADAS NO PROJETO (STAKEHOLDERS) 15 2.9 SUCESSO E FRACASSO DOS PROJETOS 16 2.10 FASES DE UM PROJETO 17 2.11 CICLO DE VIDA DE UM PROJETO 18 2.12 FASES DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 18 2.13 INÍCIO DO PROJETO 20 2.14 PLANEJAMENTO DO PROJETO 23 2.15 EXECUÇÃO E CONTROLE DO PROJETO 36 2.16 FINALIZAÇÃO DO PROJETO 39 2.17 CONCLUSÃO 40 2.18 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 41 3. MATERIAL COMPLEMENTAR 42 3.1 SLIDES 42 3.2 EXERCÍCIOS 43 3.2.1 ESTUDO DE CASO : CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA NOS CORREIOS S.A 43 3.2.2 CÁLCULO DO DIAGRAMA DE REDE 44 3.2.3 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO 45 3.2.4 ÁRVORE DE DECISÃO 46 3.3 FORMULÁRIOS 46 Gerenciamento de Projetos 2 1. Programa da disciplina 1.1 Ementa Definições e processos de um projeto. Organização do projeto. Definição do escopo do projeto e seus objetivos. Construção da lista de atividades. Desenvolvimento de estimativas. Definição de dependências das atividades e caminho crítico - PERT/CPM. Desenvolvimento de cronogramas realistas. Orçamento e controle de custos. Aspectos humanos e de comportamento de equipes. Determinação das regras e responsabilidades. Plano da Qualidade do projeto. Comunicação. Análise e gerenciamento de riscos. Métodos de avaliação e Acompanhamento do projeto. Fechamento e conclusão do projeto. 1.2 Carga horária total 24 horas/aula 1.3 Objetivos ♦ Apresentar uma abordagem para gerenciar projetos baseando-se nas técnicas e práticas difundidas pelo PMI (Project Management Institute) ♦ Apresentar a origem histórica do gerenciamento de projetos ♦ Consolidar os conceitos de projeto, gerenciamento de projetos e operação continuada ♦ Identificar as principais características de um projeto ♦ Estabelecer a ponte entre contribuições teóricas e sua prática cotidiana através do desenvolvimento de exercícios em sala de aula e estudos de caso. Gerenciamento de Projetos 5 2. Gerenciamento de Projetos 2.1 Introdução O gerenciamento de projetos teve suas raízes nas experiências de gerenciar o desenvolvimento de complexos sistemas durante a Segunda Guerra Mundial. Durante esse período, a abordagem tradicional do gerenciamento provou-se deficiente na integração dos diversos aspectos do desenvolvimento e produção de sistemas de armamentos complexos. Depois da Segunda Guerra Mundial, surgiram complexos empreendimentos, os quais provocaram um aumento no interesse pelo Gerenciamento de Projetos. No início dos anos cinqüenta, o gerenciamento de projetos evoluiu para uma abordagem mais sistemática. O Gerenciamento de Projetos se tornava cada vez mais necessário com o envolvimento das empresas em trabalhos específicos, geralmente relacionados à defesa (indústria bélico-militar) ou à engenharia civil. Até então, estes programas eram tipicamente para projetos espaciais, de armamentos e/ou de grandes obras, através das fases de desenho, desenvolvimento, operação, testes e produção. Na década de sessenta, o gerenciamento de projetos passou a ser aplicado em diversas empresas, em diversos setores da economia, além dos que já comumente o utilizavam (espaciais, defesa e construção). O Gerenciamento de Projetos tornou-se também essencial à indústria de computadores. Nos anos setenta, o gerenciamento de projetos foi reconhecido e estabelecido como uma abordagem de gerenciamento para diversas organizações envolvidas no governo, na educação e na área privada. Hoje, o gerenciamento de projetos continua a progredir para ser considerado uma abordagem de gerenciamento cada vez mais essencial para a produção dos mais diversos sub-produtos. Além disso, a grande maioria das atividades do gerenciamento de projeto são executadas por software. Foi criado nos EUA, em 1969, o PMI – Project Management Institute – entidade sem fins lucrativos que congrega gerentes de projeto em várias partes do mundo. Ë uma instituição internacionalmente conhecida pela sua ação de apoio e fundamentação da área de controle e organização de empreendimentos classificados com projetos, organizou e editou um manual chamado de “GUIA DE CONHECIMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS”, que visa nivelar e disseminar as melhores práticas registradas aos profissionais. Este documento, chamado Gerenciamento de Projetos 6 de PMBOK 2000, PMI – PROJECT MANAGEMENT BOOK OF KNOWLEDGE tem como propósito: • Identificar e descrever conhecimentos e práticas que são aplicáveis à maioria dos projetos, • Fornecer uma terminologia comum sobre Gerenciamento de Projetos para a linguagem oral e escrita, • Prover uma referência básica para qualquer profissional interessado em Gerenciamento de Projetos, • Utilizado como base de estudo para a certificação feita para Project Management Professional (PMP). Origem dos projetos A gestão de projeto não é novidade. As pirâmides e os aquedutos da antigüidade certamente necessitaram da habilidade de coordenação e planejamento de um gerente de projeto. Durante a supervisão da construção da Basílica de São Pedro em Roma, Michelangelo enfrentou todos os tipos de tormentos de um gerente de projeto dos dias atuais: especificações incompletas, mão-de-obra insuficiente, verbas vacilantes e um cliente muito influente. Mas somente no século vinte surgiram o título e a disciplina. A maior parte da gestão de projeto "moderna" foi definida em meados dos anos 40, nos principais programas de defesa da guerra fria (militar) e grandes obras no setor de engenharia. Na verdade, a gestão de projeto só recentemente ultrapassou os limites tradicionais dos grandes projetos de construção civil e da indústria aeroespacial; atualmente, está presente em todas as áreas, de planos de saúde às indústrias de programas de software. Em geral, os gerentes de projetos recebem treinamento em técnicas que lembram os tempos estáveis dos empreendimentos de engenharia ou dos contratos na área de defesa nacional. Esses projetos eram gerenciados com sucesso por meio de orçamentos, planos e um conjunto de especificações que se mantinham estáveis durante a vida do projeto. Existe um certo consenso quanto aos primeiros empreendimentos que utilizaram as técnicas do moderno gerenciamento de projetos (MPM –modern project management). Posteriormente essas mesmas técnicas passaram a ser utilizadas em gestão de negócios, primeiro no desenvolvimento de novos produtos e depois na elaboração de software. No entanto, as condições em que são aplicadas estão mudando em um ritmo acelerado. Os gerentes de projetos atuam hoje em ambientes altamente turbulentos e sob a expectativa da empresa de que gerenciarão seus projetos de forma a contribuir para a "última linha" do negócio, ou seja, para o lucro líquido da empresa como um todo. O gerenciamento de projeto é uma disciplina que vem sendo formada, há muito tempo, por pessoas de diversas áreas de conhecimento e especializações, em vários países e ambientes, abrangendo praticamente em todos os tipos de organizações. Além disso, passou por um período de grande evolução, em conseqüência da enorme extensão das aplicações dos recursos do gerenciamento de projetos nos mais diversos campos, exatamente devido ao alto potencial que proporciona para obter soluções de problemas Gerenciamento de Projetos 7 complexos, em organizações e ambientes dinâmicos, com o emprego de equipes multidisciplinares. Projetos que alavancaram o crescimento do gerenciamento de projetos : • Projeto Manhattan : O projeto Manhattan iniciado na primavera de 1942, com um orçamento de dois bilhões de dólares, teve em seu comando, ao invés de cientistas experientes, um militar, com uma vasta experiência em administração, e que havia participado da gestão do projeto de construção do Pentágono - o General Leslie Groves. Os resultados obtidos foram surpreendentes, graças à utilização de técnicas "especiais" de administração adotadas por Groves. • Projeto Polaris : O projeto Polaris, que teve como objetivo prover mecanismos para melhorar o sistema de defesa americano, facilitando a entrega de armas - míssies para os clientes (inimigos). Ele foi conduzido pela Marinha Americana durante o auge da guerra fria, e aplicou muito das técnicas adotadas no projeto Manhattan desenvolvendo novas tecnologias, tais como: diferenciação da equipe, cooperação, disciplina e foco no objetivo principal (resultado), e a inovação gerencial com a adoção de ferramentas tais como: PERT, Planos de Gestão e Técnicos, reuniões executivas semanais, e centro de gerência (precursor do conceito de PMO - project management Office). • Projeto Homem da lua : Posteriormente o conceito foi aprimorado pela Nasa, durante o Programa Espacial americano, e com o envolvimento de milhares de fornecedores neste megaprojeto, estes eram obrigados contratualmente pela NASA a adotar técnicas de gestão especiais, que comprovadas historicamente proporcionavam melhores resultados. Mas como “ninguém nasce sabendo” a Nasa teve que capacitá-los no uso destas "técnicas mais eficientes". Isso provocou uma disseminação destas práticas no mercado, não ficando restrito à esfera militar. Desta forma elas e se espalharam pelos quatro cantos do planeta. A NASA possui um vasto repositório, de acesso livre via Internet, dos diversos documentos descrevendo técnicas de gestão, e documentos de projeto que servem de exemplos na adoção destas práticas. O que é o PMI ? É uma instituição sem fins lucrativa, dedicada ao avanço do estado-da-arte em gerenciamento de projetos criada por cinco pessoas ao final dos anos 60 nos Estados Unidos, em Filadélfia, tendo como missão "promover o profissionalismo e a ética em gestão de projetos". No início da década de 90 o PMI tinha cerca de 8.500 participantes, já em 1995 este número cresceu para 17.000 e hoje tem mais de 115.000 participantes espalhados por mais de 125 países. Existe em circulação mais de 270.000 cópias (impressas) do PMBOK®. Em 1999, tornou a primeira organização no mundo a ter seu programa de certificação reconhecido com a ISO9001. Hoje tem mais de 240 representações (chamadas de capítulos), em mais de 45 países, inclusive no Brasil. Aqui o PMI também tem experimentado um crescimento em um ritmo acelerado. Gerenciamento de Projetos 10 • Interdependente: Os projetos geralmente interagem com as operações rotineiras das organizações e também com outros projetos, já que os resultados produzidos serão na maioria das vezes utilizadas ou por outros projetos, ou por tarefas rotineiras. Por exemplo: um projeto para implementar um sistema de rede local na organização incluindo disponibilidade de acesso a Internet e serviços de correio eletrônico, disponibilizará informações de forma mais rápida para os funcionários possibilitando o compartilhamento de recursos da organização. O resultado do projeto se relaciona com a operação diária da organização. • Ambiente de conflito: Os projetos quando precisam dos recursos os requisita de forma “emprestada” para as demais áreas, disputando estes recursos com essas áreas e com outros projetos. Pense no caso de uma seleção nacional de caráter esportivo. Os jogadores que por vezes são antagônicos em seus objetivos pertencem a um determinado time e são “cedidos” para formar uma nova equipe buscando um objetivo comum. O técnico de seleção é o gerente de projeto. 2.4 O que é Gerenciamento de Projetos ? “É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, para atender ou exceder as necessidade e expectativas das partes interessadas (stakeholders)” Project Management Body of Knowledge, 2000 No atual cenário mundial, fomentam o crescimento do gerenciamento de projetos: Administração por projetos: estruturação da organização como um todo para trabalhar orientada a projetos. Substituição da gerência média: entendimento do perfil do gerente de projeto como mais adequado para conduzir os negócios da organização nos níveis tático e operacional, nichos ocupados pela gerência média Redução do time-to-market dos produtos: redução do tempo entre a concepção da idéia do produto ou serviço e sua disponibilização no mercado. Regime de trabalho temporário: é crescente a quantidade de profissionais que trabalham por conta própria em relação aos profissionais com carteira de trabalho registrada. Este fenômeno abre oportunidade para trabalhos temporários cujas características se adequam a definição de temporariedade presente nos projetos. Gerenciamento de mudanças: em um tempo de constantes mudanças e aumento de complexidade, pode-se utilizar o gerenciamento de projetos como ferramenta para a condução de processos de mudança, ou seja, a mudança é tratada como um projeto. 2.5 Por que gerenciar projetos nas empresas? Gerenciamento de Projetos 11 Nós vivemos em um mundo no qual as mudanças - e sua velocidade - crescem cada vez mais. Para sobreviver e prosperar, as organizações precisam modificar constantemente seus produtos e serviços. Os projetos são o meio pelo qual estas inovações são efetivadas. Quanto maior a mudança, mais inovações e mais projetos surgem para : • evitar surpresas durante a execução dos trabalhos, antecipando riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas. Projetos bem geridos reduzem os riscos de surpresas e situações desfavoráveis. Caso essas surpresas ou situações apareçam, o profissional sabe como contorná-las sem ter que parar o projeto. • agilizar as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas. Sem a organização dessas informações (andamento do projeto, riscos que estão surgindo, e resultados já obtidos) não há também a agilização dessas decisões (como a captação de recursos, alocação de pessoal), retardando ou parando o projeto e dificultando a chegada ao resultado proposto inicialmente. • facilitar e orientar as revisões do projeto. Com as informações (citadas no ponto anterior) disponibilizadas, tem-se um maior controle sobre o projeto, podendo revisá-lo sempre que necessário e redirecioná-lo de uma forma simples e viável. • otimizar a alocação de pessoas. • documentar e facilitar estimativas para futuros projetos. Documentar o conhecimento adquirido em projetos anteriores ou numa 1ª fase de um projeto atual auxiliaria na redução de riscos e aumentaria as probabilidades de sucesso de um projeto futuro ou daquele que ainda está em andamento. Também pode-se reaproveitar essas informações/conhecimentos adquiridos e replanejar o projeto. Ao perguntar a um profissional da área de projetos o que ele entende como responsabilidade do gerenciamento de projeto, geralmente ele dirá: “Conseguir a conclusão do trabalho dentro de um cronograma e orçamento definidos e de acordo com as especificações determinadas”. Estes itens caracterizam a “Restrição Tripla” (The Triple Constraint). Gerenciamento de Projetos 12 ESCOPO CUSTO TEMPO Figura 1 – Triple constraint Estas três restrições constituem o ponto focal do gerenciamento de projeto, concentrando toda energia e atenção do profissional. Para ajudar o gerente de projetos a controlar, por exemplo a restrição de tempo, são desenvolvidos cronogramas e prazos através de ferramentas como PERT/CPM, GERT, e GANTT, no que diz respeito à restrição de custo, são estabelecidos orçamentos a serem respeitados através do uso de gráficos como por exemplo, o histograma de recursos. A restrição mais difícil de gerenciar é a restrição relacionada ao escopo e especificações, uma vez que geralmente a dificuldade encontra-se na apresentação de uma forma clara, além de como monitorá- los. Este trinômio foi evoluindo, a medida que a responsabilidade do gerenciamento de projeto foi se estendendo. A evolução do Trinômio: ESCOPO TEMPO QUALIDADE CUSTO Figura 2 – Evolução do trinômio Gerenciamento de Projetos 15 encerramento administrativo. Os termos-chave são: relatórios, apresentações e plano de comunicação. • Incertezas : é tratada pelo gerenciamento de riscos do projeto, (capítulo 11) que descreve os processos relacionados com a identificação, análise e respostas aos riscos do projeto. Consiste em identificação de riscos, quantificação de riscos, desenvolvimento de respostas a riscos e controle de respostas a riscos. Os termos-chave são: sintomas, riscos, plano de riscos, probabilidades e monte carlo. • Terceirização : é tratada pelo gerenciamento das Aquisições do projeto (capítulo 12) que descreve os processos requeridos para aquisição de bens e serviços de terceiros. Consiste no planejamento das aquisições, planejamento do processo de solicitação, seleção de fornecedor, administração de contrato e encerramento de contrato. Os termos-chave são: contratos, propostas e declaração de trabalho. • Coordenação : é tratada pelo gerenciamento da integração do projeto (capítulo 4) que descreve os processos requeridos para assegurar que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Consiste nos processos de desenvolvimento do plano global do projeto, execução do plano global do projeto e o controle global de mudanças. Os termos-chave são: plano de projeto, solicitação de mudanças, lições aprendidas e ações corretivas. 2.7 Demandas concorrentes Cada uma destas disciplinas provoca no projeto o que chamamos de demandas concorrentes, que devem ser mantidas em equilíbrio ou balanceadas (no inglês tradeoff). O que queremos dizer com isso? Na gerência de projetos existem características fortes de interação – uma ação, ou a falta de ação em uma área, usualmente afetará também outras áreas. As interações podem ser diretas e claras, ou podem ser incertas e sutis. Por exemplo, uma mudança de escopo quase sempre afeta o custo do projeto. Entretanto, ela pode ou não afetar o moral da equipe e a qualidade do produto, mas esta alteração de escopo do projeto invariavelmente afetará o uso dos recursos gerando novos custos, ou alterações nos prazos. Estas interações freqüentemente exigem balanceamento entre os objetivos do projeto (trade-offs) – consegue-se uma melhoria numa área somente através do sacrifício de desempenho em outra. O desafio do gerente de projetos é ajustar estas variáveis para criar um equilíbrio entre o desempenho, custos e prazos. 2.8 Partes interessadas no projeto (Stakeholders) Às vezes parece que a tecnologia faz todo o trabalho para conduzir e gerar os negócios e projetos do mundo moderno. De perto, contudo, demonstra-se que são sempre as Gerenciamento de Projetos 16 pessoas que movem a economia. Nos projetos, chamamos esses criadores e trabalhadores de interessados ou participantes, já que têm uma participação no projeto. Um fator crítico de sucesso para o gerente de projeto é reconhecer esses participantes. Os clientes, as pessoas que tomam as decisões, os representantes e empregados pertencem obviamente a esse grupo, mas, no sentido mais amplo, qualquer um que participe do projeto ou seja afetado por seus resultados é um interessado. Eles são o centro de um projeto de sucesso e uma gestão de projeto de sucesso significa satisfazer as necessidades e expectativas desses participantes. A primeira etapa do processo é chegar a um acordo: o gerente de projeto, a equipe do projeto, a gerência funcional, o patrocinador e o cliente precisam todos, obrigatoriamente, concordar com as metas do projeto. O gerente de projeto precisa, então, coordenar todos esses interessados no processo de direção do projeto através de seus vários estágios. Isso inclui não só dirigir a equipe do projeto, mas também gerenciar centrado no alto escalão da empresa, ou seja, usando seu know-how e conhecimento de projeto para guiar os gerentes funcionais, a equipe de projeto, o patrocinador e o cliente. Mas quem são realmente os interessados no projeto? Esses também chamados de stakeholders, são indivíduos e organizações diretamente envolvidos no projeto, ou aqueles cujos interesses podem ser afetados, de forma positiva ou negativa, no decorrer do projeto ou mesmo após sua conclusão; podem, também, exercer influências no projeto e seus resultados. A equipe de gerência do projeto deve identificar os interessados, conhecer suas necessidades e expectativas e, então, gerenciar e influenciar os requisitos de forma a garantir o sucesso do projeto. A identificação geralmente é tarefa difícil. Por exemplo, um trabalhador da linha de montagem, cujo emprego depende do resultado de um projeto de design de um novo produto, seria um interessado? Os gerentes de projeto precisam satisfazer cada participante, mas também receberão contribuições importantes de cada um deles. Todas as partes envolvidas em um projeto têm um interesse vital no sucesso do projeto - e cada um tem uma contribuição essencial a dar. Seja sua autoridade, verba ou conhecimento das exigências de produto, todas as contribuições são necessárias para assegurar o sucesso. Os projetos que deixam a desejar a um dos participantes-chave estão propensos a se depararem com uma paralisação abrupta ou um desvio de curso. 2.9 Sucesso e Fracasso dos Projetos Gerenciar o dia-a-dia de um projeto é necessário mas não é suficiente para garantir o seu sucesso. Um projeto pode ter sido concluído dentro do tempo estipulado, dos custos planejados, de acordo com o escopo combinado e num nível de qualidade especificado, e mesmo assim, ser taxado como mal sucedido. O inverso também ocorre, projetos que excederam negativamente suas variáveis de controle podem ser entendidos como bem sucedidos. Isto ocorre porque a avaliação do desempenho de um projeto depende da percepção que os interessados possuem em relação ao mesmo. Portanto, atenção especial deve ser destinada pelo gerente e equipe de projeto no gerenciamento da percepção que os interessados têm em relação ao projeto. Gerenciamento de Projetos 17 Sucesso e fracasso é uma “fotografia” do projeto que depende do ponto de vista de quem analisa e do momento da análise. Vários fatores irão infuenciar a percepção dos interessados no projeto: • Utilização do produto do projeto pelo cliente • Favorecimento dos negócios da organização no presente, por exemplo, por meio de melhoramento de processos, aumento de vendas e diminuição de custos • Favorecimento dos negócios da organização no futuro, por exemplo, por meio de sua melhor preparação para atuar em novos mercados, posicionar-se estrategicamente e adquirir novos conhecimentos e competências • Aguns FCS (fatores críticos de sucesso): envolvimento do cliente, clareza na definição e anúncio dos requerimentos, envolvimento da equipe de projeto, estabelecimento de expectativas realistas e apoio da gerência superior. Portanto, entende-se que o sucesso ou fracasso de um projeto está associado a fatores internos e externos. Os fatores internos são aqueles sob o controle direto do gerente e equipe de projeto, tais como: cumprimento do escopo, tempo, custo e qualidade. Os fatores externos relacionam-se com o cliente do projeto, tais como: uso do produto, satisfação do cliente e efetividade do projeto para a consecução das estratégias organizacionais. O capítulo regional do PMI-RJ realizou uma pesquisa em 2004, intitulada Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos, para identificar - dentre outros elementos - os problemas mais comuns encontrados em projetos, conforme figura 3. 3. Figura 3 – Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2.10 Fases de um projeto Cada fase do projeto é marcada pela conclusão de um ou mais produtos da fase (deliverables). Um subproduto é um resultado do trabalho (work product), tangível e Gerenciamento de Projetos 20 • Gerenciamento das expectativas dos clientes/usuários. Fase 4: Finalização – consiste na entrega final dos produtos gerados do projeto e análise dos resultados obtidos. • Aceite final ao produto do projeto; • Consolidação da análise de performance do projeto em termos de custo, escopo e cronograma; • Realização de reunião de encerramento com a equipe, abordando a performance do projeto e lições aprendidas; • Fechamento dos arquivos do projeto; • Divulgação do êxito do projeto. 2.13 Início do Projeto É fundamental que seja estabelecido um início formal do projeto para a organização, de modo que esta possa iniciar a alocação dos recursos para que o projeto se suceda. Para formalizar o início de um projeto, uma das primeiras ações a serem realizadas é a identificação das premissas e dados de ambiente que envolve o projeto. Uma vez identificada a necessidade, a tradução dessas necessidades e/ou oportunidades em um projeto deverá ser resultado de um trabalho em conjunto do patrocinador e gerente de projeto, permitindo definir melhor os objetivos e metas a serem alcançados, considerando o ambiente no qual o projeto está inserido. E com a equipe de especialistas para avaliar e estimar com melhor precisão os recursos e prazos necessários. Estas informações devem ser registradas num documento conhecido genericamente como “Project Charter” – Termo de Abertura do Projeto, o qual deverá ser apresentado à alta administração para que seja tomada a decisão quanto à execução ou não do projeto. Entende-se como patrocinador do projeto, o verdadeiro “padrinho” que viabilizará as condições políticas e econômicas permitindo que o projeto ocorra. São informações usualmente presentes num Termo de abertura do projeto – “Project Charter”: • Patrocinador, gerente de projeto e equipe básica; • Objetivos e metas; • Escopo do projeto e não-escopo do projeto; • Justificativas para o projeto; • Requisitos e necessidades externas ao projeto; • Expectativas da administração sobre o projeto; • Projetos relacionados (internos ou externos à organização); • Estimativa de recursos e prazo necessários ao projeto; • Medidas de desempenho. Gerenciamento de Projetos 21 Uma vez aprovado o conteúdo do Termo de abertura do projeto, passamos a fase de planejamento do projeto. Seleção e Priorização de Projetos Os métodos de seleção e priorização de projetos envolvem a medição do seu valor ou da sua atratividade para o dono do projeto, assim como sua importância na carteira de projetos da organização. Eles incluem considerar o critério de decisão (critérios múltiplos, se usados, devem ser combinados numa única função de valor) e os meios para cálculo de valores sob incerteza. Estes dois componentes são conhecidos como modelo de decisão e método de cálculo. A seleção do projeto também se aplica para escolha dos meios alternativos para executar o projeto. As ferramentas de otimização podem ser usadas para pesquisar a combinação ótima das variáveis de decisão. Habilidades do gerente de projetos O gerente de projetos importa das áreas de administração geral várias habilidades necessárias para lidar com os desafios de sua profissão. Neste conjunto, destacam-se: • Liderança Pode-se diferenciar liderança e gerência embora enfatize a necessidade de ambas: uma sem a outra tende a produzir resultados ruins. Ele afirma que a gerência se preocupa, antes de mais nada, em “produzir resultados que atendam, de forma consistente, as principais expectativas dos partes envolvidas,” enquanto liderança envolve: o Estabelecer direção - desenvolver ao mesmo tempo uma visão de futuro e as estratégias de mudanças para atingir esta visão. o Alinhar pessoas - comunicar esta visão, através de palavras e ações, às pessoas cuja cooperação possa ser necessária para atingir a visão. o Motivação e inspiração - ajudar as pessoas a adquirirem energia para superar resistências a mudanças que podem ser de caráter político, burocrático e relacionadas a recursos. Em um projeto, especialmente em um grande projeto, espera-se do gerente do projeto que ele seja também o líder. A liderança, contudo, não é limitada ao gerente do projeto: ela pode ser manifestada por diferentes indivíduos, em diferentes situações do projeto. A liderança necessita ser demonstrada em todos os níveis do projeto (liderança do projeto, liderança técnica, liderança de equipe). • Comunicação Comunicar envolve troca de informação. O emissor é responsável por tornar a informação clara, coerente e completa, permitindo que o receptor a receba corretamente. O receptor é responsável por garantir que a informação foi recebida de forma integral e entendida corretamente. A comunicação tem diversas dimensões: o Oral e escrita, falada e ouvida. Gerenciamento de Projetos 22 o Interna (dentro do projeto) e externa (ao cliente, à mídia, ao público, etc). o Formal (relatórios, resumos, etc) e informal (memorandos, conversas diretas, etc). o Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre pares e o organizações parceiras). A comunicação é um tema abrangente e requer um corpo de conhecimento substancial não exclusivo ao contexto de projeto, por exemplo: o Modelos emissor-receptor – ciclos de feedback, barreiras à comunicação, etc. o Escolha de meio - quando comunicar por escrito, quando comunicar de forma oral, o quando escrever um memorando informal, quando escrever um relatório formal, etc. o Estilos de redação - voz passiva ou voz ativa, estrutura da frase, escolha das palavras, o etc. o Técnicas de apresentação – linguagem da corporação, desenho dos visuais de suporte, etc. o Técnicas de reuniões - preparação de agenda, tratamento de conflitos, etc. o A Gerência de Comunicações do Projeto é a aplicação destes conceitos abrangentes às necessidades específicas do projeto; por exemplo, decidir como, quando, de que forma e a quem reportar o desempenho do projeto. • Negociação Negociar significa discutir com outros com o objetivo de se chegar a um acordo. Os acordos podem ser negociados diretamente ou com auxílio de uma terceira parte; mediação e arbitragem são dois tipos possíveis da negociação assistida. Negociações ocorrem em torno de diversas questões, em diversos momentos e em vários níveis do projeto. Durante o andamento de um projeto típico, a equipe do projeto tende a negociar por algumas ou todas as questões seguintes: • Objetivos de escopo, custo e cronograma. • Mudanças de escopo, custo e cronograma. • Termos e condições contratuais. • Designações. • Recursos. • Solução de Problemas Solucionar problemas envolve uma combinação entre definição do problema e tomada de decisão. Preocupa-se com problemas que já ocorreram (ao contrário da gerência de risco que trata de problemas potenciais). A definição do problema requer diferenciação entre sintomas e causas. Os problemas podem ser internos (um funcionário chave foi designado para outro projeto) ou externos Gerenciamento de Projetos 25 Estrutura Analítica do Projeto orientada a Produto : Figura 5 – Exemplo de WBS orientado ao produto Fonte: PMBOK 2000 Estrutura Analítica do Projeto orientada a Tarefa: Projeto de Paisagismo 1.0 Projetar jardins da casa 2.0 Colocar grama Construir cerca 2.1 Comprar material para a grama 2.2 Instalar sistema de sprinklers 2.3 Plantar grama 2.4 Plantar arbustos 3.1 Comprar material da cerca 3.2 Construir cerca 2.2.1 Identificar os locais dos sprinklers 2.2.2 Cavar valas 2.2.3 Instalar canos e ferragens 2.2.4 Cobrir o sistemas sprinklers 2.3.1 Remover entulhos 2.3.2 Preparar solo 2.3.3 Plantar sistemas da grama 3.2.1 Marcar linha e mourões da cerca 3.2.2 Instalar mourões 3.2.3 Instalar ripas e portões 3.2.4 Pintar/ caiar cerca Figura 6 – Exemplo de WBS orientada a tarefas Fonte: Verzuh, p. 137 Gerenciamento de Projetos 26 Projeto de Paisagismo 1.0 Projetar jardins da casa 2.0 Colocar grama 2.1 Comprar material para a grama 2.2 Instalar sistema de sprinklers 2.2.1 Identificar locais dos sprinklers 2.2.2 Cavar valas 2.2.3 Instalar cano e ferragens 2.2.4 Cobrir o sistema de srinklers 2.3 Plantar grama 2.3.1 Remover entulho 2.3.2 Preparar solo 2.3.3 Plantar sementes da grama 3.0 Construir cerca 3.1 Comprar material da cerca 3.2 Construir cerca 3.2.1 Marcar linha e mourões da cerca 3.2.2 Instalar mourões 3.2.3 Instalar ripas e mourões 3.2.4 Pintar cerca Figura 7 – Exemplo de representação da WBS por identação Fonte: Verzuh, p. 138 O número de níveis depende e varia de projeto para projeto. Não existe uma forma única de fazer uma Estrutura Analítica do Projeto. Isto é, um mesmo projeto poderia ter distintas Estruturas Analíticas se elaboradas por equipes distintas. O importante é, quanto mais elaborada for a Estrutura Analítica, melhor será a visibilidade do gerente do projeto e dos seus executores sobre o projeto. Dentre algumas vantagens da utilização da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), podemos destacar: • Nível de detalhes: o fato da representação em níveis, ou seja, primeiro nível representando o mais geral e os mais baixos mais específicos, auxilia a separação das distintas disciplinas do projeto; • Comunicação: a representação gráfica facilita a identificação e a detecção de alguma omissão; • Estimativa de tempo: a EAP auxilia na estimativa dos tempos para as tarefas de seu nível mais baixo; • Programação e controle do projeto: com a EAP, a identificação das atividades e dos gráficos de Gantt são facilitados; • Desempenho do projeto: uma vez que os relatórios de progresso, em geral, são referenciados à EAP. Gerenciamento de Projetos 27 Cronograma De posse da EAP, o próximo passo seria a decomposição da mesma em uma lista formal de atividades ou tarefas. • Lista de Atividades : A lista de atividades deve incluir todas as atividades que serão realizadas no projeto. Esta é obtida a partir da decomposição do último nível da EAP, o pacote de trabalho. Portanto, a partir dos pacotes de trabalho da EAP deriva-se as atividades do projeto. Assim como a EAP, a lista de atividades deve incluir descrições de cada atividade para garantir que os membros da equipe do projeto entenderão como o trabalho deverá ser realizado. Uma vez elaborada a lista de atividades, as atividades podem se relacionar das mais variadas maneiras. Sendo necessário assim, o estabelecimento da interligação das atividades e a esta relação, a chamaremos de sequenciamento das atividades. • Sequenciamento das Atividades : Entende-se como Relação de Precedência, o relacionamento entre as atividades, ou seja, trata-se do sequenciamento das atividades para execução. O sequenciamento das atividades envolve identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. As atividades devem ser sequenciadas corretamente possibilitando mais tarde o desenvolvimento de um cronograma realista e viável. O sequenciamento pode ser feito com o auxílio de um computador (por exemplo, utilizando softwares de gerenciamento de projeto) ou com técnicas manuais. As técnicas manuais são, geralmente, mais efetivas em projetos menores e em fases iniciais de projetos maiores quando existem poucos detalhes disponíveis. As técnicas manuais e automatizadas podem, também, ser utilizadas em conjunto. Dentre as técnicas que nos auxiliam na definição no sequenciamento das atividades, destacamos a seguinte. • Método do diagrama de precedência (PDM – Procedence Diagram Method): é um método de construção de diagrama de rede que utiliza retângulos para representar as atividades e os conecta por setas que representam as dependências. Gerenciamento de Projetos 30 cada atividade, baseado na sequência lógica especificada da rede e em uma duração estimada única. • GERT (Graphical Evaluation and Review Technique): Técnica que permite o tratamento probabilístico tanto para a rede lógica quanto para as estimativas de duração das atividades (por exemplo, algumas atividades podem ser executadas por completo, algumas apenas em parte, e outras mais de uma vez). • PERT (Program Evaluation and Review Technique): Utiliza uma rede seqüencial e uma estimativa de duração por média ponderada para calcular as durações das atividades. Embora existam diferenças superficiais, o PERT difere do CPM fundamentalmente por que usa distribuição de médias (valor esperado) em vez da estimativa mais provável, originalmente usado no CPM. Compressão da duração: É um caso especial de análise matemática que procura alternativas para reduzir o prazo do projeto sem alterar o seu escopo, a qual inclui técnicas tais como: • Colisão (Crashing): compensações de custo e prazo são analisados para determinar como obter a maior compressão para o mínimo aumento de custo. As colisões nem sempre produzem alternativas viáveis e freqüentemente resultam em aumento de custo. • Caminho Rápido (Fast tracking): realizar em paralelo atividades que normalmente seriam feitas em seqüência O caminho rápido freqüentemente resulta em retrabalho e usualmente aumenta o risco. O Cronograma do projeto pode ser apresentado de forma sumarizada ou em detalhes. Podendo ser apresentado de forma tabular ou em forma de gráfico. A apresentação do cronograma em forma de gráfico é a mais usual e nos seguintes formatos: • Gráficos de Barras: Também conhecido como gráficos de Gantt, mostram graficamente o início e término das atividades dando a dimensão do prgresso do projeto. São relativamente fáceis de serem lidos sendo, freqüentemente, usados em apresentações sobre o projeto. Gerenciamento de Projetos 31 Figura 9 – Gráfico de barras Fonte: PMBOK 2000 • Gráficos de Marcos: semelhantes aos gráficos de barras, porém somente identificando o início ou a conclusão dos principais resultados programados e as interfaces externas principais. Boa ferramenta de comunicação com a alta gerência da empresa. Figura 10 – Gráfico de Marcos Fonte: PMBOK 2000 Alocação de recursos O planejamento dos recursos é uma preocupação fundamental, descreve quando e como devemos alocar os recursos humanos. Na alocação de recursos devemos considerar os requisitos técnicos do projeto, a competência dos candidatos e recursos humanos e materiais disponíveis. Dentre as técnicas que nos auxiliam na alocação dos recursos, destacamos as seguintes. Gerenciamento de Projetos 32 • Matriz de Responsabilidade : os papéis do projeto (quem faz o que) e as responsabilidades (quem decide o que). Papéis e responsabilidades podem variar ao longo do tempo. Os papéis e as responsabilidades do projeto devem estar associadas ao detalhamento do escopo do projeto (EAP) ou as atividades do cronograma. Em grandes projetos, a matriz de responsabilidade pode ser desenvolvida em vários níveis. Figura 11 – Matriz de responsabilidade Fonte: PMBOK 2000 • Histograma de Recursos: nos mostra a distribuição dos recursos ao longo do projeto. Figura 12 – Histograma de recursos humanos Fonte: PMBOK 2000 Gerenciamento de Projetos 35 Plano de Gerenciamento da Qualidade O planejamento da qualidade envolve identificar que padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los. O plano de gerenciamento da qualidade deve descrever como a equipe de gerenciamento do projeto irá implementar suas políticas de qualidade. Na terminologia ISO 9000, ele deve descrever o sistema de qualidade do projeto: “a estrutura organizacional, responsabilidades, procedimentos, processos e recursos necessários para implementar o gerenciamento da qualidade” [5]. O plano de gerenciamento da qualidade é entrada para o plano geral do projeto e deve endereçar o controle da qualidade, a garantia da qualidade e a melhoria da qualidade do projeto. O plano de gerenciamento da qualidade pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante amplo, tendo como base as necessidades do projeto. Gerenciamento dos riscos Em projetos, existem algumas incertezas quanto ao cronograma, aos custos e a qualidade do produto final. Desta forma, como essas incertezas podem ser gerenciadas? O gerenciamento dos riscos é um processo pelo qual a incerteza é sistematicamente gerenciada para aumentar a probabilidade de cumprir os objetivos do projeto. Ou seja, é o processo que identifica, analisa e reage aos riscos do projeto, maximizando resultados positivos e minimizando as conseqüências de eventos adversos. A estrutura de gerenciamento dos riscos compreende em quatro etapas: • Identificar o risco: Encontrar sistematicamente as fontes de risco no projeto. • Qualificar/ Quantificar o risco:: Identificar cada risco em termos do dano possível e grau de probabilidade. • Desenvolver uma resposta aos riscos: Implementar as estratégias de respostas ao risco. • Controlar e Monitorar os riscos: Monitorar os efeitos das estratégias no projeto. Árvore de decisão : Uma análise de decisão normalmente é estruturada como uma árvore de decisão. A árvore de decisão é um diagrama que descreve uma decisão sob consideração e as implicações de escolher um ou outra das alternativas disponíveis. Ela incorpora as probabilidades dos riscos e o custo ou ganho de cada caminho lógico de eventos e decisões futuras. A resolução da árvore de decisão indica qual decisão produz o maior valor esperado para o tomador de decisão. Gerenciamento de Projetos 36 Plano de resposta aos riscos : As estratégias para responder aos riscos são : • Evitar o Risco: Mudar o plano do projeto para eliminar a exposição. • Mitigar o Risco: Reduzir a sua probabilidade ou o seu impacto. • Aceitar o Risco: Aceitar e criar reservas de contingência. • Transferir o Risco: Transferir total ou parcialmente as consequências do risco. Desenvolvimento do Plano de Projeto O desenvolvimento do plano do projeto utiliza as saídas dos outros processos para criar, incluindo planejamento estratégico, um documento consistente e coerente que possa ser usado para guiar tanto a execução quanto o controle do projeto. Este processo quase sempre se repete várias vezes. Por exemplo, o esboço inicial pode incluir requisitos de recursos genéricos e durações de tarefas sem datas, enquanto o plano final reflete recursos específicos e datas explícitas. O projeto do escopo do trabalho é um processo interativo que é geralmente feito pela equipe de projeto com o uso de uma EAP – Estrutura Analítica de Projeto - , permitindo a equipe capturar e depois decompor todo o trabalho do projeto. O plano do projeto é usado para: • Guiar a execução do projeto. • Documentar as premissas do plano do projeto. • Documentar as decisões de planejamento do projeto de acordo com as alternativas escolhidas. • Definir as revisões chaves de gerenciamento com relação ao conteúdo, âmbito e prazos. • Prover uma base de referência para medida de progresso e controle do projeto. 2.15 Execução e Controle do Projeto A fase de execução, nada mais é que transformar o planejamento em realidade, ou seja, executar as tarefas definidas no plano de projeto, seguindo passo a passo o desenvolvimento do projeto para que este possa atingir as metas programadas e o objetivo planejado originalmente. Durante a fase de execução é que todo o processo de sequenciamento de atividades, suprimento de materiais, equipamentos e pessoas acontecem e toda a gestão de contrato com terceiros se processa. Além de assegurar que a qualidade possa ser obtida e que o escopo possa ser cumprido. Uma vez definido o Plano do Projeto (custos, tempo, escopo e recursos), o controle nada mais é que o conjunto de procedimentos que visam garantir o acompanhamento da execução, permitindo que alternativas sejam identificadas e ações corretivas tomadas para que o projeto possa ser concluído, conforme planejado. Gerenciamento de Projetos 37 Execução do Plano do Projeto A execução é o processo básico de realização do plano do projeto. Neste processo, o gerente do projeto deve coordenar e direcionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projeto. Além disto, é o processo mais diretamente afetado pela área de aplicação do projeto, pois é exatamente nele que o produto do projeto é criado. O desempenho contra a linha base do projeto deve ser continuamente monitorado e então as ações corretivas podem ser tomadas baseadas no desempenho real contra o plano do projeto. Como resultados do processo de execução destacamos: • Resultados do trabalho : As informações sobre os resultados do trabalho, isto é, que subprodutos foram completados, quais ainda não foram, em que amplitude os padrões de qualidade estão sendo atingidos, que custos foram gastos ou comprometidos. • Requisições de mudanças : As requisições de mudanças (por exemplo, expandir ou reduzir o escopo do projeto, modificar as estimativas de custo ou prazo, etc.) são freqüentemente identificadas durante a execução do trabalho. Controle do Projeto O controle do projeto é um processo que possibilita não só a identificação do que está acontecendo, mas também para agir sobre os fatos. Para isto, é necessário a obtenção de informações precisas sobre o andamento do projeto, possibilitando a tomada de ações que conduzam o projeto de volta a seus objetivos de prazo, uso de recursos e qualidade previamente estabelecidos. Como principais ações de controle, podemos destacar: • Monitorar • Analisar as distorções • Apresentar alternativas • Replanejar o projeto Dentre as ferramentas utilizadas para o acompanhamento da execução do projeto, destacamos: Relatório de Desempenho No relatório de desempenho, normalmente se tem um resumo (situação geral atual do projeto, destaques, problemas atuais e próximos passos), um cronograma (previsto x realizado e próximos marcos), uma análise de custos (previsto x realizado – em termos financeiros e de homens-hora), um resumo do escopo, um resumo sobre a qualidade e dos recursos humanos empregados no projeto. Gerenciamento de Projetos 40 2.17 Conclusão Nos últimos anos, o gerenciamento de projetos se transformou em um assunto bastante difundido, uma vez que o grande desafio da nossa atualidade é o de atingir objetivos com prazos, custos e recursos limitados, surgindo a necessidade de controlar o trabalho, buscando atingir resultados previamente estabelecidos. Desta forma, podemos concluir que este desafio pode ser minimizado com a prática de uma metodologia de gerenciamento de projetos, onde a utilização de ferramentas e técnicas que possibilitem uma melhor concepção, planejamento, execução, controle e finalização de um projeto, permita-nos obter melhores resultados. Gerenciamento de Projetos 41 2.18 Referências bibliográficas PMBOK. Project Management Institute, 2000 MENEZES, Luís Cesar de Moura. Gestão de Projetos, Editora Atlas S.A, São Paulo, 2001. VERZUH, Eric. MBA Compacto: Gestão de Projetos / 3ª edição, Editora Campus, 2000 LEWIS, James P. The Project Manager´s Desk Reference: A comprehensive guide to project planning, scheduling , evaluation, control & systems, Editora McGrawHikk, 1995 DINSMORE, Paul C. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos : livro-base de preparação para certificação PMP – Project Management Professional, Editora Qualitymark, Rio de Janeiro, 2003 Gerenciamento de Projetos 42 3. Material Complementar 3.1 Slides Gerenciamento de Projetos 45 3.2.3 Análise de Valor Agregado Seu projeto consiste em construir um muro em torno de uma casa. Os quatro lados do muro possuem mesmo tamanho e altura. Cada lado está orçado em R$ 1000,00 e levará um dia para ser feito. Planejou-se que os lados seriam construídos um após o outro contemplando o tipo de dependência término/início. A regra para relatar o progresso é 50/50. Hoje estamos no final do terceiro dia e a tabela abaixo descreve o status do projeto. Atividades Status no final do terceiro dia Custo Real despendido até o final do terceiro dia Lado 1 Concluído R$ 1.000,00 Lado 2 Concluído R$ 1.200,00 Lado 3 Metade Concluído R$ 600,00 Lado 4 Não iniciado R$ 0,00 Calcule os indicadores do projeto interpretando as respostas conforme tabela abaixo : Indicador Cálculo Resposta Interpretação PV EV AC BAC CV CPI SV SPI EAC ETC VAC Gerenciamento de Projetos 46 3.2.4 Árvore de Decisão Uma máquina está em produção para um projeto que termina daqui a três meses. A produção é de 1.000 peças por mês. A máquina atual apresenta sensível deterioração de performance e as peças que produz estão sendo rejeitadas numa proporção de 10 para cada 100. O fornecedor ofereceu, pelo custo de R$ 100.000,00, a troca por uma nova máquina, para entrega imediata, com uma performance de apenas uma peça rejeitada a cada 100 produzidas. O custo pela perda de cada peça rejeitada é de R$ 500,00. Deve o gerente do projeto trocar a máquina atual pela nova ? 3.3 Formulários 3.3.1 Termo de Abertura do Projeto Título: ____________________________________________________ Patrocinador: _________________________ Data: ________________ 1. Necessidade do Negócio 2. Descrição do Produto (em termos gerais) 3. Indicação Inicial dos Riscos (cite três) 4. Prazo estimado variação de ______________ a ____________ Gerenciamento de Projetos 47 5. Indicação Inicial dos recursos financeiros necessários – variação de R$ ______________ a R$ ____________ 6. Nome do Gerente do Projeto 7. Autoridade (direitos) do gerente de projetos (cite três) 8. Responsabilidade (deveres) do gerente de projetos (cite três) 9. Premissas (cite três) 10. Restrições (cite três) Gerenciamento de Projetos