A área Hospitalar vem sofrendo constantes mudanças organizacionais devido à introdução de novas tecnologias que incentivam a melhoria do gerenciamento, o controle de custos e a otimização espacial das Instituições Hospitalares. Este trabalho tem como objetivo analisar os sistemas de distribuição de medicamentos da Farmácia Hospitalar para que seja possível propor um modelo de dispensação mais flexível que visa à otimização espacial. A revisão bibliográfica aborda as definições de espaço e

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Universidade Gama Filho – RJ

Universidade UNIMED – BH

OTIMIZAÇÃO DO ESPAÇO HOSPITALAR COM A MELHORIA DO SISTEMA

DE DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS ATRAVÉS DE UM MODELO

MÓVEL DE DISPENSAÇÃO

Camilla Pinto Grenfell

Belo Horizonte – MG

2005

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Universidade Gama Filho – RJ Universidade UNIMED – BH OTIMIZAÇÃO DO ESPAÇO HOSPITALAR COM A MELHORIA DO SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS ATRAVÉS DE UM MODELO MÓVEL DE DISPENSAÇÃO Camilla Pinto Grenfell Belo Horizonte – MG 2005

DEDICATÓRIA

Ao meu pai, pelo incentivo na realização deste curso e por me ensinar que é infindável a busca pelo saber; à minha mãe, pelo amor, dedicação e companheirismo nesta etapa. A Rafa, minha farmacêutica preferida, este trabalho é para você. Ao Silvinho, exemplo de alegria e amizade; e às minhas amigas, Elisa e Fá, pela carinhosa torcida.

II

AGRADECIMENTOS

Ao Administrador Hospitalar Silvio Denis Grenfell pelas idéias inovadoras e pensamento no futuro. Ao Arquiteto Jarbas Karman, pelo incentivo e valiosa contribuição para este trabalho. Aos Hospitais A e B, por viabilizarem a pesquisa de campo. Às Farmacêuticas responsáveis pelas Farmácias dos Hospitais pesquisados, respectivamente, Carla Bonanato de Avelar e Vera Lúcia Silva Reis. Ao Professor Victor Grabois e aos colegas e profissionais, Conceição de Maria Coelho Verdini, Américo Calzavara Neto, José Flávio Ribeiro de Andrade e Miguel Sandrone de Abreu pelas entrevistas realizadas. À Tia Beth pela ajuda na finalização do trabalho. À amiga Lila, pela vitória conquistada com dedicação, companheirismo e alegria. Á Professora e Arquiteta Virgínia Caetano de Melo Castro pelas orientações objetivas e pelo carinho e atenção no desenvolvimento do trabalho.

III

ABSTRACT

The Hospital area has been suffering constant organized alterations due to introduction of new technologies that stimulate the improvement of management, the control of expenses and the spatial optimization of hospitals establishment. This woks aims the analyses of the systems of distribution of medicines on hospital pharmacy that can be possible a more flexible model of dispensation focusing a spatial optimization. The bibliography revision broaches the definitions of area and hospital area, the characteristics of functional unities emphasizing hospital pharmacy, ending with the system of medicines distribution and distribution cars. The method of research chosen is the comparative study that allows the search of advantages and disadvantages of the systems utilized in two general hospitals in the city of Belo Horizonte and the acquisition of informations and opinions of professionals chemists about the best functioning of hospitals pharmacies. Through the bibliographic revision study, the analyses of the chosen hospitals and the interviews with the health area professionals, one can verify that the distinguished pharmaceutic logistic and the movable model of distribution medicines establish management tools useful to the chemist that coordinates a hospital pharmacy, to allow the construction of solutions and its implantation within the local, reality, favouring the organization of ideas, supplying subsidies to make decisions, application of new technologies, the professionals´ participation and the creative thought, essential to projection of actions that enables the improvement of the institution management and the qualify of services given to the patients. KEY WORDS Spatial optimization, hospital pharmacy and movable model of medicines distribution.

V

RESUMEN

El área hospitalario, en los últimos tiempos, ha sufrido frecuentes cambios en su organización a consecuencia de la introducción de nuevas tecnologías que impulsionan la mejoría de la administración, el control de los gastos y la optimización espacial de las Instituciones Hospitalarias. Este trabajo tiene como objetivo analisar los sistemas de distribución de medicinas de la Farmacia Hospitalaria para que sea posible proponer un modelo dispensador más flexible que pretende a la optimización espacial. La revisión bibliográfica aborda las definiciones de espacio y del espacio hospitalario, las características de las unidades funcionales con énfasis en la Farmacia Hospitalaria, finalizando con los sistemas de distribución de medicinas y de los coches dispensadores. El método de investigación elegido es el estudio comparativo que posibilita la búsqueda de las ventajas y desventajas de los sistemas utilizados en dos Hospitales Generales de la ciudad de Belo Horizonte y la obtención de informaciones y opiniones de los profesionales farmacéuticos sobre lo mejor funcionamiento de las Farmacias Hospitalarias. A través de la revisión bibliográfica, del análisis de los Hospitales escogidos y de las entrevistas hechas a profesionales del área de la salud, se verifica que la logística farmacéutica diferencial y el modelo móvil dispensador de medicinas constituyen herramientas de gerencia, útiles al farmacéutico que coordina una Farmacia Hospitalaria, por posibilitar la construcción de soluciones y su implantación dentro de la realidad local, privilegiando la organización de ideas, el suministro de subsidios para toma de decisiones, la aplicación de nuevas tecnologías, la participación de los profesionales y el pensamiento creativo, esencial a la planificación de acciones que posibiliten la mejoría administrativa de la Institución y de la calidad de los sevicios a los pacientes. PALABRAS CLAVES Optimización espacial, Farmacia Hospitalaria y el sistema móvil de distribución de medicinas.

VI

VIII

2.5.1 Definições de Farmacotécnica..................................................................................
2.5.2 Definições de Farmácia.............................................................................................
2.6 Carros de Dispensação.................................................................................................
2.7 Infecção Hospitalar......................................................................................................
3 SUPORTE PRÁTICO
3.1 Seleção das Instituições para efeito de diagnóstico.....................................................
3.2 Metodologia do levantamento de dados.......................................................................
3.3 Apresentação dos locais pesquisados...........................................................................
3.3.1 Hospital A.................................................................................................................
3.3.1.1 Farmácia Hospitalar do Hospital A........................................................................
3.3.2 Hospital B.................................................................................................................
3.3.2.1 Farmácia Hospitalar do Hospital B........................................................................
3.3.3 Resultados obtidos através do Levantamento de Dados...........................................
4 MODELO: CARROS – MEDICAMENTOS
4.1 Sistema de Distribuição de Medicamentos..................................................................
4.2 Modelo de Distribuição de Medicamentos através de Carros – Medicamentos..........
4.3 Requisitos para o Funcionamento do Sistema de Carros – Medicamentos.................
4.4 Benefícios e Dificuldades............................................................................................
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
5.1 Conclusão.....................................................................................................................
5.2 Recomendações............................................................................................................
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS
ANEXO A – Carta de Solicitação de Visita e Entrevista..................................................
ANEXO B – Questionário de Monografia sobre Farmácia Hospitalar.............................
ANEXO C – Padronização dos carros de emergência.......................................................
ANEXO D – Composição do carro de emergência fornecido pelo Hospital B.................
ANEXO E – Avaliação dos carros de emergência............................................................
ANEXO F – Kits padronizados para cirurgias e anestesias fornecidos pelo Hospital B...
ANEXO G – Imagens dos carros - medicamentos

LISTA DE TABELAS

Tabela 1: Atividades do Hospital A e o número de leitos de cada atividade..................... 43 Tabela 2: Atividades do Hospital B e o número de leitos de cada atividade...................... 49

XI

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Vantagens e desvantagens dos Sistemas de distribuição de medicamentos..... 34

XII

1 INTRODUÇÃO

Nos últimos tempos pode-se observar uma série de mudanças na área da saúde, que permitem visualizar novos cenários dentro dos Hospitais. Observa-se uma necessidade de reformular o conceito existente de gestão Hospitalar para que a unidade esteja apta a receber as novas mudanças. Qualquer processo de transformação, em qualquer área do conhecimento humano, envolve a apresentação de propostas e relaciona novas maneiras de executar, com maior eficiência e eficácia, as atividades analisadas. A reorganização administrativa de uma instituição pode apresentar numa visão micro, uma série de propostas para diversas áreas administrativas, propostas estas visando tão somente otimizar determinados fluxos e procedimentos e/ou criar novas rotinas. Para que haja mudança é necessário comprometimento e conscientização das lideranças das organizações de que o homem é o principal agente de transformação. Partindo-se do princípio de que todas as organizações, bem como seus ambientes, estão continuamente em mudança, podendo elas próprias redefinir, mudar e influenciar seu ambiente em causa própria, o processo de mudança é como se fosse um processo de aprendizagem, em que a organização está ininterruptamente reavaliando seus processos para detectar os pontos de acertos e os pontos em que foram cometidos desvios (Pereira, 2000). A redução do espaço físico é uma das principais mudanças abordadas neste trabalho de pesquisa, conceito este que é bastante citado na idéia de Hospital do Futuro, havendo uma maior flexibilidade e adaptação dos espaços às necessidades. A aplicação dos novos conceitos requer um novo desenho do edifício hospitalar, colocando como condição prévia de projeto a discussão do modelo gerencial da futura instituição de saúde. O Modelo Gerencial pode ser definido como o conjunto de documentos que caracterizam o gerenciamento dos recursos físicos, materiais, humanos e financeiros de uma instituição, considerando sua identidade, seus aspectos jurídicos e sua localização dentro do Sistema de Saúde (Gomez, 2003).

Com isso, observa-se a necessidade de adoção de uma logística diferenciada para que haja uma otimização dos espaços existentes com um maior controle de custos. O que se pretende neste trabalho é apresentar um sistema de distribuição de medicamentos móvel e flexível visando à otimização dos espaços dentro dos hospitais, além de melhorias no gerenciamento da Farmácia Hospitalar. 1.1 Descrição do Problema Vários problemas na logística e, conseqüentemente, no gerenciamento do espaço ocorrem em função da existência de várias micro-unidades subutilizadas ou até em excesso dentro das Instituições Hospitalares. Estas micro-unidades são caracterizadas como unidades de apoio para unidades maiores, que muitas vezes ocupam espaços, que podem ser melhor utilizados para os pacientes, visando o conforto assistencial. São exemplos destas micro-unidades os depósitos de materiais de limpeza, os almoxarifados descentralizados, as rouparias, as farmácias satélites, as copas, dentre outros. Além do problema espacial, outros fatores interferem no bom gerenciamento do Hospital, como os elevados gastos com equipamentos e recursos humanos, a falta de controle e segurança dos materiais e medicamentos, a logística atrasada, a falta de rotatividade de estoque e a falta de qualidade nos serviços prestados aos pacientes. Os medicamentos e materiais correlatos farmacêuticos ocupam um dos maiores custos em Hospitais e sistemas de saúde, sendo que seu gerenciamento correto representa uma importante ferramenta de crescimento das Instituições Hospitalares. Este conveniente gerenciamento das atividades de administração de materiais e de medicamentos em um hospital representa diferencial de gestão e economia de recursos financeiros, os quais, na maioria dos hospitais, são escassos (Bisson & Cavallini, 2002). Dado este contexto teórico e a realidade em que se encontram as Instituições Hospitalares, a pergunta da pesquisa é: Quais as vantagens para a Instituição Hospitalar em se adotar uma logística diferenciada, reduzindo os espaços destinados aos ambientes de apoio, centralizando-os e flexibilizando esta estrutura através de carros de transporte, dando ênfase ao sistema de distribuição de medicamentos da farmácia hospitalar?

Instituições Hospitalares. A partir dos dados levantados, analisar as unidades centralizadas e unidades descentralizadas, caracterizadas como unidades de apoio, além de avaliar a flexibilização destes espaços, utilizando carros de transportes. A estruturação e organização das Farmácias Hospitalares visando à geração de melhorias quanto à otimização dos espaços e controle de custos dos estabelecimentos hospitalares, é o principal foco deste trabalho. Pretende-se pesquisar os sistemas de distribuição das farmácias visando dar suporte teórico para a implementação de um sistema móvel e flexível de distribuição de medicamentos, melhorando o gerenciamento do espaço. A revisão bibliográfica aborda as definições de espaço, o conceito de espaço hospitalar, as características das unidades funcionais, o conceito e funcionamento da farmácia hospitalar, finalizando com a área de armazenamento e distribuição de medicamentos e os carros de dispensação. A identificação das características dos sistemas de distribuição de medicamentos das farmácias é realizada através de um levantamento de dados junto a funcionários e profissionais, com base na descrição de um sistema móvel de distribuição de medicamentos, melhorando o gerenciamento do espaço. 1.3.2 Objetivos Específicos a- Adquirir uma noção atualizada do assunto através de revisão bibliográfica;

b- Realizar um levantamento de dados junto a profissionais da área de saúde,

principalmente profissionais da farmácia hospitalar, para identificar as características do serviço, obtendo uma visão inicial do problema;

c- Comparar os sistemas de armazenagem e distribuição e as diferentes logísticas

hospitalares utilizadas no gerenciamento destes espaços;

d- Dar suporte teórico para a implementação de um modelo móvel e flexível de

distribuição de medicamentos, visando à otimização espacial.

1.4 Metodologia O método de pesquisa escolhido é o Estudo Comparativo de Casos. Este método envolve a escolha de mais de um caso a partir dos quais se realiza uma análise comparativa. Foram escolhidos dois hospitais gerais de médio porte da cidade de Belo Horizonte. O objetivo é o de maximizar as vantagens e desvantagens dos sistemas centralizado e descentralizado das farmácias hospitalares das Instituições escolhidas procurando, assim, oferecer uma conclusão acerca do fenômeno investigado. A solução proposta neste trabalho tem como base a determinação de requisitos fundamentais no conceito de espaço hospitalar com ênfase na logística e no gerenciamento destes espaços. A farmácia hospitalar é o principal enfoque deste trabalho, pois é um órgão de abrangência assistencial, técnico-científica e administrativa, onde se desenvolvem atividades ligadas à produção, armazenamento, controle, dispensação e distribuição de medicamentos e correlatos às unidades hospitalares. Para melhor abrangência do tema são citados outros ambientes hospitalares de serviços, como os depósitos de materiais de limpeza, os almoxarifados e as copas. A revisão bibliográfica sobre o assunto é o passo inicial para o delineamento conceitual do modelo a ser estudado. Segue-se a este uma busca de informações junto aos funcionários e profissionais da área para identificação de seu conceito de qualidade em logística de seleção ou planejamento, controle, compra, guarda e dispensação de medicamentos para que se obtenha uma fundamentação prática para elaboração de um modelo de estruturação do Serviço de Farmácia Hospitalar com foco na otimização espacial. A coleta de dados relacionados ao conceito de qualidade do sistema de distribuição de medicamentos de uma farmácia é desenvolvida, contribuindo para a descrição do modelo móvel de dispensação da medicação aos pacientes. 1.5 Resultados Esperados A partir da realização desta pesquisa, se esperam obter alguns resultados e constatações: a- Os conceitos de logística e gerenciamento espacial são diferenciados em relação aos profissionais farmacêuticos de cada Instituição;