Nota fiscal emitida com incorreções - Formas de regularização, Notas de estudo de Contabilidade
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Nota fiscal emitida com incorreções - Formas de regularização, Notas de estudo de Contabilidade

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Formas de regularização de notas fiscais emitidas com incorreções.
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Nota fiscal emitida com incorreções - Formas de regularização

IPI - Nota fiscal emitida com incorreções - Formas de regularização

Em face da publicação da Instrução Normativa RFB nº 973/2009, este procedimento foi colocado em atualização, porém, após análise técnica, foi constatado que o referido ato não alterou o seu conteúdo.

IPI - Nota fiscal emitida com incorreções - Formas de regularização

Sumário

1. Introdução

2. Espécies de incorreções

2.1 Incorreções não relacionadas com o lançamento do IPI

2.2 Incorreções relacionadas com o lançamento do IPI a menor

2.3 Incorreções relacionadas com o lançamento do IPI a maior

3. Erros constatados antes da saída das mercadorias - Cancelamento da nota fiscal

3.1 Nota fiscal já escriturada

4. Exame da nota fiscal pelo destinatário

4.1 Comunicação de irregularidades ao remetente

5. Erros não relacionados com o lançamento do IPI

6. Erros relacionados com o lançamento do IPI a menor

6.1 Regularização dentro do período de apuração

6.2 Regularização após o período de apuração

6.2.1 Até o vencimento do prazo de recolhimento

6.2.2 Após o vencimento do prazo de recolhimento

6.2.3 Escrituração fiscal

6.2.3.1 Pelo remetente

6.2.3.2 Pelo destinatário

6.2.4 Hipótese de existência de saldo credor

7. Erros relacionados com o lançamento do IPI a maior

7.1 Providências a ser tomadas pelo destinatário

7.2 Providências a ser tomadas pelo remetente

7.2.1 Compensação do valor lançado a maior

7.2.2 Acréscimo de juros ao valor compensável

7.3 Abatimento do valor na fatura

8. Modelo de comunicação de irregularidades

1. Introdução

O lançamento do IPI, de iniciativa do sujeito passivo, deve ser feito sob a sua exclusiva responsabilidade no momento da saída do produto do estabelecimento industrial, ou equiparado a industrial, mediante emissão da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Na emissão de documentos fiscais, os contribuintes devem atender a todos os requisitos regulamentares exigidos, especialmente os que dizem respeito aos elementos necessários ao lançamento do imposto (classificação fiscal, alíquota e valor tributável do produto). Qualquer omissão ou incorreção dos dados exigidos implica considerar a nota fiscal como inidônea ou sem valor legal para efeitos fiscais.

Apesar das citadas disposições regulamentares, caso a nota fiscal seja emitida com incorreções, o contribuinte poderá valer-se de determinados procedimentos para a respectiva regularização, segundo descrito neste texto.

(Regulamento do IPI, aprovado pelo Decreto nº 4.544/2002 , art. 123 , I, "b", e II, "c", e arts. 322 e 353)

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2. Espécies de incorreções

As incorreções podem ser classificadas em 3 grupos, conforme descrito nos subitens a seguir.

2.1 Incorreções não relacionadas com o lançamento do IPI

Os erros não relacionados com o lançamento do imposto decorrem do preenchimento inexato (ou da omissão) de elementos da nota fiscal.

Os erros mais comuns ocorrem: a) na data de emissão da nota fiscal;

b) na data de saída da mercadoria;

c) no endereço do destinatário;

d) no número do CNPJ do destinatário;

e) no número de inscrição estadual do destinatário;

f) no peso bruto e/ou líquido da mercadoria;

g) no fundamento legal da operação, quando amparada por isenção, suspensão etc.

2.2 Incorreções relacionadas com o lançamento do IPI a menor

Os erros relacionados com o lançamento do IPI a menor podem ocorrer em razão de:

a) adoção de preço inferior ao ajustado;

b) incorreção no cálculo do IPI, aplicação de alíquota diversa ou qualquer outro erro no preenchimento da nota fiscal que resulte em lançamento a menor do imposto.

2.3 Incorreções relacionadas com o lançamento do IPI a maior

Os erros relacionados com o lançamento do IPI a maior podem ocorrer em razão de: a) saída efetiva de mercadorias em quantidade inferior à discriminada na nota fiscal;

b) adoção de preço superior ao ajustado com o destinatário;

c) incorreção no cálculo do IPI, aplicação de alíquota diversa ou qualquer outro erro no preenchimento da nota fiscal que resulte em lançamento a maior do imposto.

3. Erros constatados antes da saída das mercadorias - Cancelamento da nota fiscal

O contribuinte que constatar qualquer erro na emissão da nota fiscal antes da saída das mercadorias deverá cancelar o documento e conservar todas as suas vias em bloco ou sanfona de formulários contínuos, com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido. Caso seja copiada a nota fiscal, serão feitos os assentamentos no livro copiador, arquivando-se as vias do documento cancelado.

( RIPI/2002 , art. 330 )

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3.1 Nota fiscal já escriturada

Se a nota fiscal já tiver sido escriturada no livro Registro de Saídas, hipótese em que o IPI nela lançado passa a figurar como débito no referido livro fiscal, é permitido ao contribuinte se creditar do valor do imposto mediante escrituração do seu valor diretamente no livro Registro de Apuração do IPI, no quadro "Demonstrativo de Créditos", item "005 - Outros Créditos", indicando o seu motivo na coluna "Observações".

( RIPI/2002 , art. 178 , I, e parágrafo único)

4. Exame da nota fiscal pelo destinatário

Os fabricantes, os comerciantes e os depositários que receberem ou adquirirem, para industrialização, comércio ou depósito, ou para emprego ou utilização nos respectivos estabelecimentos, produtos tributados ou isentos deverão examinar se eles estão devidamente rotulados ou marcados e, ainda, selados, quando sujeitos ao selo de controle, bem como se estão acompanhados dos documentos exigidos e se esses satisfazem a todas as prescrições do Regulamento do IPI.

Além disso, o contribuinte deverá declarar na nota fiscal a data de entrada da mercadoria no estabelecimento no mesmo dia em que essa se verificou.

( RIPI/2002 , art. 266 , caput e § 4º)

4.1 Comunicação de irregularidades ao remetente

Os adquirentes e os depositários que constatarem o recebimento de documentos fiscais em situação irregular deverão comunicar o fato por escrito (veja modelo no item 8) ao remetente da mercadoria, dentro de 8 dias contados do seu recebimento ou antes do início do seu consumo ou venda, caso se verifiquem em prazo menor, conservando em seu arquivo cópia do documento com prova de seu recebimento.

Esse procedimento os eximirá de responsabilidade pela irregularidade verificada.

( RIPI/2002 , art. 266 , §§ 1º e 2º)

5. Erros não relacionados com o lançamento do IPI

A regularização de erros não relacionados com o lançamento do IPI deve ser feita com a comunicação do fato, por escrito, ao remetente da mercadoria, na forma do subitem 4.1.

Caso o estabelecimento remetente se antecipe e envie ao estabelecimento destinatário a comunicação da irregularidade, caberá a este último anexar esse documento à nota fiscal irregular, eximindo-se, assim, de penalidades.

As irregularidades também deverão ser anotadas no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, e comunicadas à unidade da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) que jurisdiciona o estabelecimento.

Nesse sentido se manifestou a RFB, por meio da Solução de Consulta nº 139/2002: "MINISTÉRIO DA FAZENDA

SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL

SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 139 de 03 de Outubro de 2002

ASSUNTO: Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI

EMENTA: NOTA FISCAL. CORREÇÃO. Na legislação do IPI não há previsão legal para corrigir dados constantes de nota fiscal referentes a produto e volumes transportados por meio de documento instituído por norma estadual para esse fim. Irregularidades que não afetem o valor do IPI destacado na nota fiscal devem ser anotadas no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de

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Ocorrências, modelo 6."

( RIPI/2002 , art. 486 , I, e Solução de Consulta nº 139/2002)

6. Erros relacionados com o lançamento do IPI a menor

No caso de lançamento de IPI a menor, a regularização deve ser feita pela emissão de nota fiscal complementar, atentando-se para as orientações descritas nos subitens 6.1 e 6.2.

É oportuno ressaltar que a nota fiscal complementar não poderá ser emitida depois de iniciado qualquer procedimento fiscal.

( RIPI/2002 , art. 333 , § 5º)

6.1 Regularização dentro do período de apuração

A correção será feita mediante emissão de nota fiscal complementar, indicando-se nesta os dados pertinentes à nota fiscal originária.

A nota fiscal complementar será normalmente escriturada com débito do IPI no livro Registro de Saídas, pelo remetente, e no livro Registro de Entradas, pelo destinatário, inclusive com o crédito do imposto, se for o caso.

É conveniente que sejam feitas referências, na coluna "Observações" (contida em ambos os livros fiscais mencionados), de que se trata de lançamento complementar, indicando-se os dados relativos à nota fiscal originária.

( RIPI/2002 , art. 333 , XII)

6.2 Regularização após o período de apuração

Nessa hipótese, a regularização será feita igualmente mediante emissão de nota fiscal complementar, observando-se os procedimentos a seguir descritos.

6.2.1 Até o vencimento do prazo de recolhimento

Quando a regularização for efetuada após o período em que foi emitida a nota fiscal originária, mas até a data de vencimento do IPI relativo ao período de apuração original, a parcela do imposto lançado na nota fiscal complementar deverá ser recolhida mediante Darf específico, sem os acréscimos legais (multa e juros).

( RIPI/2002 , art. 205 )

6.2.2 Após o vencimento do prazo de recolhimento

Na hipótese de a regularização ser efetuada após o período em que foi emitida a nota fiscal originária e após a data de vencimento do IPI relativo ao período de apuração original, a parcela do imposto lançada na nota fiscal complementar deverá ser recolhida mediante Darf específico, com os acréscimos legais relativos ao recolhimento em atraso (multa e juros).

( RIPI/2002 , art. 205 )

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6.2.3 Escrituração fiscal

6.2.3.1 Pelo remetente

A nota fiscal complementar (emitida fora do período de apuração em que foi extraída a nota fiscal originária) será escriturada nos livros:

a) Registro de Saídas, inclusive na coluna "IPI - Valores fiscais - Operações com Débito do Imposto", anotando-se, em "Observações", que se trata de lançamento complementar e indicando-se os dados relativos à nota fiscal originária;

b) Registro de Apuração do IPI, no item "004 - Estorno de Débitos", em que será lançado o valor do IPI constante da nota fiscal complementar referida no subitem 6.2.

Nota

O Regulamento do IPI não contém disposições específicas no que se refere à escrituração da nota fiscal complementar extraída nas condições citadas no subitem 6.2. Entretanto, acreditamos que o critério focalizado nas letras "a" e "b" é o que mais se ajusta à sistemática geral de escrituração determinada pelo mencionado Regulamento.

6.2.3.2 Pelo destinatário

O destinatário escriturará normalmente a nota fiscal complementar no livro Registro de Entradas, inclusive com aproveitamento do crédito do IPI (quando for o caso), fazendo remissão, na coluna "Observações", ao lançamento originário.

( RIPI/2002 , art. 163 )

6.2.4 Hipótese de existência de saldo credor

Segundo o descrito nos subitens 6.2.1 e 6.2.2, nos casos em que a nota fiscal complementar é emitida fora do período de apuração em que foi extraída a nota fiscal originária, há necessidade de recolher o IPI por meio de Darf específico.

Mencionada orientação, entretanto, não se aplica quando o contribuinte (remetente) detiver em sua escrita fiscal saldo credor nunca inferior ao valor da diferença (lançamento a menor), desde o período de apuração em que foi emitida a nota fiscal originária até a data da emissão da nota fiscal complementar. Assim, repetimos, na hipótese de existência de saldo credor suficiente para absorver o débito decorrente do lançamento complementar, inexiste necessidade de recolher esse débito por meio de Darf em separado. Nesse caso, basta escriturar a nota fiscal complementar no livro Registro de Saídas, observadas as orientações de que trata a letra "a" do subitem 6.2.3.1.

Por outro lado, se, eventualmente, entre o período da emissão da nota fiscal originária e o da nota fiscal complementar, o saldo credor se transformar em devedor (total ou parcialmente), a diferença deverá ser recolhida por meio de Darf específico, hipótese em que os acréscimos legais, se for o caso, serão calculados a partir do vencimento do prazo de recolhimento fixado para o período em que o saldo credor se demonstrou insuficiente para absorver o débito decorrente do lançamento complementar.

(Parecer Normativo CST nº 516/1971)

7. Erros relacionados com o lançamento do IPI a maior

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No caso de erro relacionado com o lançamento a maior do IPI, por qualquer motivo (erro no cálculo do imposto, valor maior do que o ajustado com o comprador etc.), serão observadas as orientações descritas nos subitens a seguir.

7.1 Providências a ser tomadas pelo destinatário

A primeira providência a ser tomada pelo destinatário é comunicar a ocorrência, por escrito, ao remetente da mercadoria (veja modelo no item 8), solicitando, inclusive, que seja abatida da fatura a importância do imposto lançada a maior (bem como a importância cobrada a maior, no caso de nota fiscal com indicação de preço da mercadoria superior).

O crédito do IPI, se de direito, deverá ser efetuado pelo valor correto. Nessa hipótese, convém declarar, na própria comunicação de irregularidades, que o crédito foi efetuado pela importância correta, condição para que o remetente possa apropriar-se da parcela do imposto lançada a maior.

( Código Tributário Nacional - CTN , aprovado pela Lei nº 5.172/1966 , art. 166 )

7.2 Providências a ser tomadas pelo remetente

7.2.1 Compensação do valor lançado a maior

Caso o remetente constate a irregularidade antes do destinatário, deverá enviar-lhe comunicação da ocorrência (veja modelo no item 8), solicitando, ainda, que se credite apenas da quantia correta do IPI e confirme, por escrito, esse procedimento.

Com isso, o remetente poderá compensar os valores pagos indevidamente ou a maior diretamente na escrita fiscal, ou seja, no item "005 - Outros Créditos" do livro Registro de Apuração do IPI, independentemente de requerimento.

Se porventura o destinatário não tiver direito ao crédito do IPI (caso em que não haverá declaração da importância creditada), o imposto lançado indevidamente também poderá ser compensado pelo remetente, desde que esse possa comprovar que concedeu abatimento da parcela cobrada a maior do destinatário.

Nota

É oportuno salientar que não poderão ser objeto de compensação os créditos decorrentes de tributos que, por sua natureza, comportem transferência do encargo financeiro (como ocorre com o IPI), exceto se o interessado demonstrar haver assumido o referido encargo ou, no caso de tê-lo transferido a terceiro, estar por este expressamente autorizado a fazê-lo ( CTN , art. 166 ).

Nesse sentido, o item 52 do Parecer da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional PGFN/CRJN nº 638/1993, ao examinar diversos aspectos relacionados com a compensação de créditos, esclareceu que "tributos que, por sua natureza, comportam a transferência do respectivo encargo financeiro são somente aqueles em relação aos quais a própria lei estabelece dita transferência: são os casos dos chamados tributos indiretos, em que a lei estatui que o sujeito passivo da exação é o mero arrecadador do gravame para o Fisco, enquanto o terceiro é que, de fato, suporta o encargo do pagamento do tributo, como, por exemplo, o IPI".

( RIPI/2002 , art. 207 )

7.2.2 Acréscimo de juros ao valor compensável

Os valores passíveis de compensação (ou restituição) serão acrescidos de juros equivalentes à taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia (Selic) para títulos federais, acumulada mensalmente, e de 1% no mês em que a quantia for disponibilizada ao sujeito passivo.

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O cálculo dos juros terá como termo inicial de incidência: a) a partir de janeiro/1996, se o pagamento indevido ou a maior feito antes de 1º.01.1996;

b) a data do pagamento, caso este tenha sido efetuado a partir de 1º.01.1996 até 31.12.1997; e

c) o mês subseqüente ao do pagamento, se este tiver sido efetuado após 31.12.1997.

(Lei nº 9.250/1995 , art. 39 , § 4º, e Instrução Normativa SRF nº 900/2008, art. 72, I e § 1º, III)

7.3 Abatimento do valor na fatura

Ocorrendo quaisquer irregularidades enquadradas no presente item, o remetente (vendedor) deverá conceder abatimento na fatura, correspondente à diferença a maior debitada ao destinatário (comprador).

Esse abatimento poderá ser atestado por meio de documento contábil (nota de crédito ou equivalente) que represente o valor dessa diferença.

8. Modelo de comunicação de irregularidades

A seguir, reproduzimos o modelo de comunicação de irregularidades (comercialmente utilizado), tendo em vista que não existe um modelo oficial publicado pela Secretaria da Receita Federal.

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Observação

Segundo a Instrução Normativa SRF nº 1/2000 , o carimbo do CGC (atualmente CNPJ) foi abolido para todos os formulários ainda em vigor.

Legislação Referenciada

Decreto nº 4.544/2002

Instrução Normativa SRF nº 1/2000

Instrução Normativa SRF nº 900/2008

Código Tributário Nacional

Lei nº 9.250/1995

Parecer Normativo CST nº 516/1971

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Solução de Consulta nº 139/2002

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