1. Các rủi ro có thể xảy ra trong hệ thống thu – chi tiền
- Rủi ro trong giai đoạn lập và xử lý đơn đặt hàng
+ Đơn đặt hàng không được phê duyệt đúng thẩm quyền
+ Lệnh bán hàng có thể bị sửa đổi, làm sai lệch số lượng hoặc giá bán
+ Nhân viên bán hàng tự ý lập lệnh bán mà không có đơn đặt hàng thật của khách
hàng
- Rủi ro trong lập hóa đơn và phiếu xuất kho
+ Hóa đơn không khớp với lệnh bán hàng hoặc phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho có thể bị lập khống hoặc trùng lặp
- Rủi ro trong thu tiền
+ Thu tiền không đúng số tiền trên hóa đơn hoặc thu rồi nhưng nộp không đủ
+ Không có chứng từ đối chiếu giữa bộ phận kế toán và bán hàng
- Rủi ro trong ghi sổ kế toán
+ Ghi nhận trùng hoặc bỏ sót nghiệp vụ
+ Không có sự đối chiếu định kỳ giữa các bp kho và bp kế toán
2. Biện pháp khắc phục và kiểm soát rủi ro
- Thiết lập quy trình phê duyệt đơn hàng
- Sử dụng chữ ký điện tử hoặc phân quyền truy cập trong phần mềm kế toán
- Đối chiếu đơn đặt hàng và hợp đồng trước khi lập lệnh bán
- chỉ cho phép lập hóa đơn sau khi hàng đã xuất
- PXK phải được kho xác nhận thực xuất và có đối chiếu tồn kho định kỳ
- Doanh thu chỉ ghi nhận khi có đủ lệnh bán, phiếu xuất kho, hóa đơn
- Tách biệt chức năng thu tiền và ghi sổ kế toán, sử dụng phiếu thu, biên lai có số
thứ tự liên tục
- Định kỳ đối chiếu giữa các bp bán hàng, kế toán, thủ quỹ để phát hiện sai lệch kịp
thời
- Sử dụng phần mềm kế toán có tự động kiểm tra trùng lặp hoặc thiếu chứng từ, lập
báo cáo sai sót
