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Este documento detalla los procedimientos y requisitos para la afiliación al SGSSS de la población protegida por el ICBF. Explica los documentos válidos, cómo acreditar la condición de beneficiario y las responsabilidades administrativas. Aborda la movilidad entre regímenes, la terminación de la afiliación y las gestiones para garantizar el acceso a la salud de esta población vulnerable. Se enfatiza la correcta identificación y actualización de datos, así como los trámites ante el egreso del sistema de responsabilidad penal adolescente o del proceso administrativo para el restablecimiento de derechos. Destaca las obligaciones de EPS, IPS, ICBF y entidades territoriales en la protección del derecho a la salud.
Typology: Schemes and Mind Maps
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Dirección de Regulación del Aseguramiento en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones Subdirección de Operación del Aseguramiento en Salud Dirección de Promoción y Prevención Grupo de Convivencia Social y Ciudadanía 2022
En el marco de las competencias sobre regulación del Sistema General de Seguridad Social en Salud, el Ministerio de Salud y Protección Social presenta el Abecé de la Afiliación al SGSSS para la población en protección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (niños, niñas, adolescentes y jóvenes en proceso administrativo para el restablecimiento de sus derechos vulnerados o amenazados, y población perteneciente al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes)^1 , las cuales por sus condiciones de vulnerabilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta, según lo dispuesto por la ley y por lo definido en el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016 único reglamentario del sector salud y protección social, se constituyen como poblaciones especiales. En el contexto de la Ley 1751 de 2015, Estatutaria de Salud, que reconoce la salud como un derecho fundamental, el concepto de afiliación adquiere una especial connotación, dado que se traduce en el acto mediante el cual se establece el vínculo jurídico entre el usuario y el Sistema General de Seguridad Social en Salud y, se garantiza el acceso efectivo a los servicios de salud. En tanto que específicamente, se establece en su artículo 11 que los niños, las niñas y los adolescentes gozarán de especial protección por parte del Estado. En concordancia, el Decreto 780 de 2016 establece en su artículo 2.1.5.1 las personas que, por sus condiciones y calidades son afiliados al Régimen Subsidiado, y en el numeral 4 señala: “Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes en Proceso Administrativo para el Restablecimiento de sus derechos, y población perteneciente al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. El listado censal de beneficiarios será elaborado por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar” Así mismo, en la Resolución 1838 de 2019, se establece la responsabilidad del ICBF frente a la generación, consolidación y reporte al Ministerio de Salud y Protección Social del listado censal de la población en protección; para lo cual el usuario autorizado en la Sede Nacional del ICBF deberá realizar el cargue directo de la información a través de la Plataforma de Intercambio de la Información - PISIS del Sistema Integral de Información y al Protección Social-SISPRO. Este Abecé se estructura en siete (7) secciones que se describen en la tabla de contenido y que abordan la información en materia de afiliación al SGSSS y de manera específica en la relacionada con la población en protección del ICBF. (^1) Ley 1098 de 2006: Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.
El presente documento Abecé tiene por objetivo brindar herramientas de consulta técnica sobre la afiliación al SGSSS de la población en protección del ICBF. Está dirigido a las autoridades administrativas, direcciones regionales, dirección nacional, coordinaciones de asistencia técnica y de centros zonales, equipos técnicos del ICBF, Operadores de Servicios, Entidades Promotoras de Salud, Instituciones Prestadores de Servicios de Salud y Entidades Territoriales.
Para extranjeros:
¿Qué son las poblaciones especiales y como se acredita esta condición? Las poblaciones especiales son las personas que, por sus condiciones de vulnerabilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta requieren especial protección a cargo del Estado (Numeral 12, artículo 2.1.1.3 del Decreto 780 de 2016). Las autoridades administrativas y entidades a cargo de poblaciones especiales, son los responsables de acreditar a quienes ostentan la condición como poblaciones especiales. (Resolución 1838 de 2019 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social) ¿Quiénes son la población especial en protección del ICBF? Con el fin de facilitar los procesos administrativos tendientes a promover y garantizar la afiliación a las Entidades Promotoras de salud y generar el reporte de las novedades en el SGSSS, en el presente ABECÉ se entenderán como población en protección del ICBF las siguientes:
¿Qué debo hacer si la población en protección del ICBF está afiliada en el Régimen Contributivo? En los casos en que la población en protección del ICBF, se encuentre afiliada en el Régimen Contributivo, se puede solicitar la movilidad al Régimen Subsidiado de salud ante la EPS en la que están afiliados, reportando claramente que corresponde a esta población especial y que por lo tanto su movilidad solo afectará al niño, niña, adolescente o joven en protección del ICBF. ¿Puede la población en protección del ICBF pertenecer simultáneamente al Régimen Subsidiado y al Régimen Contributivo? Ninguna persona puede estar simultáneamente en el Régimen Subsidiado y en el Régimen Contributivo, ni inscribirse en más de una EPS. Por lo tanto, si una persona cumple las condiciones para cotizar deberá pertenecer obligatoriamente al Régimen Contributivo. Así mismo, si una persona reúne simultáneamente, las condiciones para pertenecer a un Régimen Exceptuado o Especial y al Régimen Contributivo, deberá permanecer en el Régimen Exceptuado o Especial de manera preferente. Las condiciones de pertenencia al Régimen Contributivo o a un Régimen Especial o Exceptuado prevalecen sobre las de pertenencia al Régimen Subsidiado, salvo lo dispuesto para la afiliación del recién nacido y de algunas poblaciones especiales tales como: los Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes en Proceso Administrativo para el Restablecimiento de sus derechos, y población perteneciente al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. ¿Cuándo se produce la terminación de la EPS de la población en protección del ICBF? La terminación de la inscripción en la EPS de la población en protección del ICBF se registra cuando la persona pierde la condición de población especial a cargo del ICBF.
¿Qué se entiende por novedad en el SGSSS? Son los cambios que afectan el estado de la afiliación, la condición del afiliado, la pertenencia a un régimen o la inscripción a una EPS y las actualizaciones de los datos de los afiliados. ¿Cómo se realiza el reporte de novedades de la población en protección del ICBF en el SGSSS? En el caso específico de la población en protección del ICBF, la autoridad administrativa debe realizar el reporte de la novedad mediante el diligenciamiento, suscripción y radicación del Formulario Único de Afiliación y Novedades ante la EPS. ¿Qué novedades puede registrar la población en protección del ICBF en el SGSSS? A través del diligenciamiento, suscripción y radicación del Formulario Único de Afiliación y Novedades ante la EPS, la autoridad administrativa a cargo de la población en protección del ICBF puede registrar novedades de traslado, movilidad, portabilidad, actualización o cambio de datos de identificación y de domicilio.
El traslado se debe solicitar mediante el diligenciamiento, suscripción y radicación del Formulario Único de Afiliación y Novedades ante la EPS, a la cual se va a trasladar el afiliado. ¿Cuáles son los tiempos para que el traslado de EPS se haga efectivo en el SGSSS? El traslado entre EPS producirá efectos a partir del primer día calendario del mes siguiente a la fecha del registro de la solicitud de traslado en el Sistema de Afiliación Transaccional, cuando éste se realice dentro de los cinco (5) primeros días del mes, momento a partir del cual la EPS a la cual se traslada el afiliado cotizante o el cabeza de familia y su núcleo familiar deberá garantizar la prestación de los servicios de salud del plan de beneficios. Cuando el registro de la solicitud de traslado se realice con posterioridad a los cinco (5) primeros días del mes, el mismo se hará efectivo a partir del primer día calendario del mes subsiguiente a la fecha del citado registro. ¿A partir de qué momento la EPS debe garantizar los servicios de salud después del traslado? La EPS debe garantizar los servicios de salud desde el momento en que se hace efectivo el traslado, entretanto la EPS de la que se traslada continuará prestando los servicios de salud.
¿Qué es la movilidad en el SGSSS? La movilidad en el SGSSS es el cambio de pertenencia a un régimen dentro de la misma EPS cuando se trate de afiliados clasificados en los niveles I y II del SISBÉN, es decir clasificados en los grupos A, B y C de la metodología IV del Sisbén, y pertenecientes a poblaciones especiales, sin que se pueda interrumpir la prestación de los servicios de salud. ¿Cómo y cuándo se reporta la novedad de movilidad en el SGSSS? La novedad de movilidad del Régimen Contributivo al Régimen Subsidiado debe ser reportada por la autoridad administrativa por cada uno de los afiliados a cargo, es decir de manera individual y directamente ante la EPS a través del Formulario Único de Afiliación y Novedades.
¿Qué es Portabilidad? Es la novedad en el SGSSS, que permite garantizar el acceso a los servicios de salud de los afiliados, en un municipio diferente a aquel donde habitualmente se reciben los servicios de salud en una IPS primaria, producto de la emigración ocasional, temporal o permanente del afiliado. ¿En qué circunstancias se aplica la Portabilidad? La portabilidad se debe aplicar cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias:
¿Qué información debe registrar el usuario en el minisitio para solicitar Portabilidad? La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información: nombre e identificación del afiliado; el municipio receptor; la temporalidad, si esta se encuentra definida; la IPS a la cual está adscrito en el municipio domicilio de afiliación y un número telefónico, dirección geográfica o dirección electrónica para recibir respuesta a su solicitud sobre adscripción a un prestador, en el municipio receptor. ¿Cuánto tiempo tiene la EPS para dar respuesta a la solicitud de portabilidad? La EPS, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la solicitud, deberá informar al afiliado la IPS a la cual ha sido adscrito en el municipio receptor y las opciones que el afiliado tendría para cambiarse. Así mismo, informará a la IPS primaria del domicilio de afiliación de la exclusión de este afiliado de su listado de adscritos.
¿Qué entidad debe reportar el listado censal de la población en protección del ICBF? El nivel nacional del ICBF debe elaborar y consolidar el listado censal de las poblaciones especiales a su cargo y realizar el reporte al Ministerio de Salud y Protección Social, a través del usuario autorizado en la Sede nacional del ICBF, en la Plataforma de intercambio de Información – PISIS del Sistema Integral de Información y la Protección Social SISPRO, en los términos de la Resolución 1838 de 2019 o la norma que la modifique, adicione o sustituya; disposición que reasignó la competencia de la Entidad Territorial al ICBF, por lo que no es responsabilidad de las Entidades Territoriales el envío de esta información. (Resolución 1838 de
¿El registro y reporte del listado censal de la población en protección del ICBF, genera la afiliación automática a una EPS? No. El registro y reporte del listado censal de la población a cargo de ICBF no genera la afiliación automática a una EPS, toda vez que el proceso de afiliación al SGSSS corresponde al diligenciamiento, suscripción y radicación del Formulario Único de Afiliación y Novedades ante la EPS.
¿Cuál es el procedimiento para afiliar a un NNAJ del ICBF? Para la afiliación de un niño, niña o adolescente en Proceso Administrativo en Restablecimiento de Derecho – PARD o un adolescente o joven vinculado al Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes – SRPA, al SGSSS, la autoridad administrativa y el equipo interdisciplinario, deberán adelantar las siguientes acciones:
La autoridad administrativa debe implementar un trámite ágil conforme a las siguientes etapas:
¿Qué trámite debe realizarse ante el egreso de la Población en protección del ICBF del Sistema de Responsabilidad Penal Adolescente o del proceso administrativo para el restablecimiento de derechos? Ante la terminación de un proceso de restablecimiento de derechos o la terminación de la sanción en el Sistema de Responsabilidad Penal, se terminan también las condiciones como población especial en protección del ICBF y como consecuencia, el ICBF realiza el reporte de la novedad ante el listado censal y la autoridad administrativa debe realizar el reporte o novedad ante la EPS para que se registre en las bases de datos de afiliados el cambio del tipo de población. ¿Qué instrumentos se prevén para garantizar la continuidad del aseguramiento en salud ante la terminación de la medida de restablecimiento de derechos en medio institucional o la terminación de la sanción en el sistema de responsabilidad penal? Para garantizar la continuidad del aseguramiento de la población a cargo del ICBF que egresa del SRPA o del PARD se deberán verificar las nuevas condiciones del afiliado y determinar su continuidad en el Régimen Subsidiado si se encuentra clasificado en los niveles 1 o 2 del Sisbén o pertenencia a otro grupo de población especial según lo definido en el artículo 2.1.5.1 del Decreto 780 de 2016. Si el afiliado es mayor de edad o en el caso de los menores de 18 años si su cotizante o cabeza de familia, tiene capacidad de pago deberá afiliarse o realizar novedad de movilidad al Régimen Contributivo en calidad de Cotizante, Beneficiario o Afiliado Adicional.
